Guía sobre políticas de viajes de empresa

Llega el momento de crear una política para la empresa. Lo más cómodo sería meter cualquier cosa y… Voilà! Tarea terminada. Pero ese documento que tienes entre manos será la base de las decisiones que tome el personal de la empresa. No parece que lo más adecuado sea redactarlo a la ligera.

Lo cierto es que una política de calidad facilita el seguimiento y la comunicación, y termina por consolidar los viajes corporativos. Pero cuando no está a la altura, puede que no sirva para nada.

En esta guía te contaremos en qué consisten las políticas de viajes de negocios y de qué forma pueden beneficiar a tu empresa. Después, nos sumergiremos en los detalles que debes tener en cuenta: las prácticas recomendadas, consejos de redacción, una plantilla personalizable, cómo garantizar un cumplimiento prácticamente total, la forma en que la tecnología facilita la aprobación de los viajes, e incluso cómo automatizar todo el proceso de reserva de viajes de negocios.

¿Qué es una política de viaje de empresa?

Básicamente, una política de viaje incluye las normas y procedimientos por las que los empleados se deben regir para reservar y aprobar un viaje de negocios y para conocer los gastos que se contemplan. Los encargados de diseñar las políticas de viajes de negocios son el equipo de dirección financiera y el departamento de gestión de viajes. Normalmente, dan respuesta a preguntas como estas: ¿Se puede viajar en clase business? ¿Con cuánto tiempo hay que hacer la reserva? ¿Qué precauciones debe tomar el empleado si viaja solo?

Las políticas de viaje más completas suelen incluir información sobre lo siguiente:

• El proceso de reserva y la herramienta que la empresa haya aprobado para hacerlo.
• Los costes de reserva que se permiten en cuanto a hoteles, vuelos o transporte por carretera.
• Excepciones o normas que se pueden aplicar en caso de que la ciudad o el trayecto obliguen a aumentar el presupuesto.
• Las compañías preferidas por la empresa.
• Los procesos de aprobación de viajes que excedan las limitaciones habituales.
• El proceso de reembolso.
• Los gastos permitidos.
• Los pasos para redactar el informe a la vuelta.
• La compañía de seguros de viaje.
• Las obligaciones o procedimientos de las compañías contratadas.

Como ves, una política de viaje no solo se centra en la reserva. También abarca una gran cantidad aspectos del viaje e involucra a empleados de diversos departamentos.

¿Cuál es su función?

Cuanto más claras sean las directrices de una política de viajes de negocios, más llano será el camino para todos los implicados.

No se trata de apilar normas, sino de evitar que la persona que está leyendo el documento se frustre en el intento. Si la política de viajes se diseña bien, tanto las empresas como los empleados que viajan saldrán beneficiados.

En el caso de los empleados:

• Mayor flexibilidad y autonomía. El empleado dispone de pautas para planificar su viaje.
• Seguridad, ante todo. Los lugares por los que se mueve están bajo control.
• Menor confusión. La reserva deja de ser un proceso engorroso.

En el caso de la empresa:

• Mayor control. Se reducen los picos de gastos.
• Menor fricción y frustración en cuanto a gastos y reembolsos.
• Mayor imparcialidad. Se fomenta una cultura empresarial positiva.

Qué elementos debe incluir

Siempre hay que tener en cuenta estos tres factores: cómo viaja la empresa, quién realiza esos viajes y por qué los realiza. Pero este es solo el primer paso.

Es vital contar con una herramienta y un proceso de reserva que hayan sido aprobados previamente. Es decir, ¿quieres establecer una única plataforma de viajes de negocios para unificar los gastos? ¿Prefieres, por el contrario, que sea el empleado quien reserve sus viajes dentro de los márgenes que establece la política? ¿O quizás deba encargarse de todo el proceso la dirección de la oficina?

Por otra parte, la política debe incluir una lista de los gastos permitidos en los viajes corporativos. De esta forma, los empleados son plenamente conscientes de las compras que pueden hacer y se evitan desembolsos innecesarios con la tarjeta de la empresa.

En la política de viaje, también podrás detallar los gastos y los procesos de reembolso. Eso las convierte en el incentivo perfecto para que los empleados lean el documento.

Por último, pero no menos importante, hay que incluir toda la información sobre seguridad que los empleados vayan a necesitar. Por ejemplo, qué hacer en caso de emergencia durante el viaje, con quién ponerse en contacto dependiendo de la emergencia que surja o qué seguro se puede contratar.

Échale un vistazo a nuestra plantilla. En ella, encontrarás cómo redactar una política de viajes de empresa y te detallaremos los pasos a seguir.

Qué hay que tener en cuenta

Es bastante común que las políticas de viaje estén desfasadas. A muchas empresas incluso les cuesta recordar cuándo fue la última vez que pusieron la suya a punto. Lo más normal es que no cumplan con las expectativas porque:

• Son difíciles de entender.
• Nadie las lee ni se acuerda de que existen.
• No están adaptadas a la tecnología.
• Resultan demasiado burocráticas.

Veamos algunas cifras

• El 64 % de los millennials comprenden la política de viaje de su empresa, pero no se ciñen a ella.*
• El 72 % de las empresas no han alcanzado el nivel de cumplimiento deseado.*
• Al menos el 50 % de las reservas de hotel se realizan al margen de la política corporativa.***

En realidad, este tipo de problemas se pueden resolver fácilmente con una política que refleje de manera más precisa las necesidades de la empresa y de los empleados que viajan. Por ejemplo, si la mitad de los viajes no se ajustan a los ideales de cumplimiento, quizás se deba a que el presupuesto estándar no está actualizado de acuerdo con los precios o las demandas actuales. Puede ocurrir que tu empresa necesite una gran cantidad de reservas de última hora aunque la política no ampare esta situación.

El mejor compañero de una política realista es una tecnología que facilite su puesta en marcha. Pero ni la típica wiki ni el clásico documento en PDF son la solución.

Lo que de verdad hace falta es una política que se pueda integrar en una tecnología que permita hacer reservas.

Tecnología para hacerlo realidad

Todavía no se ha inventado un documento que tenga acceso a las compras que realizan los empleados en los viajes de empresa. Por eso, lo mejor es contar con tecnología que facilite las reservas de los viajes corporativos. En otras palabras: una herramienta en la que se puedan incluir políticas de viaje personalizables y en la que las personas encargadas puedan dar su aprobación. De esta manera, podrás comprobar que el viaje se ha planificado de conformidad con la política de la empresa y se podrá proceder a la reserva. Si eso no es así, la persona encargada recibirá una notificación (para ello, tendrás que configurar la herramienta).

Llegados a este punto, es hora de descubrir los siguientes puntos de la guía. En este recurso en línea encontrarás ayuda con los aspectos siguientes de las políticas de viajes de negocios:

• Redactar una política de viaje
• Prácticas recomendadas de las políticas de viaje
• Usar una plantilla de política de viaje
• Mejorar el cumplimiento de la política
• Automatizar una política de viaje