Cómo elaborar una política de viajes

Puede que creas que no necesitas una política de viajes para la empresa. De hecho, ahora que la mayoría de viajeros corporativos reservan sus viajes con compañías aéreas de bajo coste, el gasto irresponsable no debería ser un problema en tu empresa. Pero una buena política de viajes no solo hace referencia a lo que los viajeros pueden comprar a expensas de la compañía o cuánto pueden gastar en desplazamiento o en alojamiento.

Una política de viajes es mucho más que eso, es una forma de unificar los viajes de negocios para que su gestión no consuma todo el trabajo administrativo. También es tu manera de proteger a los viajeros de tu empresa.

A continuación, vamos a ver cómo se puede redactar una política de viajes que incluya los aspectos más importantes.

Cómo crear una política de viaje para empleados

Aunque la política de viajes también beneficiará a la empresa, es importante poner a tus empleados en primer lugar. Desde el momento en el que tomas en cuenta las necesidades de tus empleados, se multiplican las oportunidades de que tu política les sea de utilidad.

Hay dos formas de poner esto en práctica:

• Incluye la información que los empleados necesiten (como reembolsos y seguridad): si los empleados necesitan consultar la política para su propio beneficio, hay más posibilidades de que se familiaricen con ella. Incluye tu política de viajes y gastos para que sepan los reembolsos que pueden solicitar, e incluye el proceso que deben seguir para recibir ese reintegro. Añade también información sobre los seguros de viajes y las medidas que hay que seguir en caso de emergencia.
• Menciona claramente la herramienta de aprobación de reserva de viajes y las políticas: no debes esperar que tus empleados recuerden la tarifa por noche permitida de cien ciudades diferentes. Utiliza tu política de viajes para recordarles cuál es la herramienta oficial de reserva de viajes de la empresa. Esta plataforma debe incluir las políticas sobre los presupuestos en función de tarifas y rutas, así como los procesos de autorización para que los responsables correspondientes reciban un aviso cuando algo no esté incluido en la política.

Si estás buscando información sobre los mejores formatos para diseñar una política de viajes, échale un ojo a nuestra plantilla de políticas de viajes.

Cómo elaborar una política de viajes paso a paso

Estos son los puntos que tienes que tener en cuenta a la hora de elaborar una política de viajes:

1. Revisa tu política actual

¿Está tu política desactualizada o simplemente no tienes ninguna?

Antes de personalizar una plantilla, puede ser esclarecedor revisar lo que funciona y lo que no en tu actual sistema de procesos o política de viajes. Haz esto junto con las partes interesadas para tener otros puntos de vista.

2. Define objetivos y prioridades

Determina cuáles son los dos o tres objetivos prioritarios que debes actualizar de tu política, como satisfacer las necesidades de un equipo creciente como el tuyo. Aquí puedes encontrar algunos ejemplos útiles para la actualización de tu política de viajes:

• Reducir la confusión de los viajeros.
• Rebajar el volumen de trabajo manual del departamento de administración.
• Mejorar el cumplimiento de la política de viajes.
• Minimizar los gastos innecesarios.
• Mejorar la atención y seguridad de los viajeros.
• Mejorar la supervisión de los gastos de viaje.
• Aumentar la satisfacción de los viajeros.

3. Involucra a los actores clave

El tamaño y la organización de tu empresa determinará quién ha de aprobar la nueva plantilla de la política de viajes. Algunas personas suelen estar muy atareadas, por lo que probablemente no puedan ayudarte. Puedes contar con los actores clave que estarán involucrados a lo largo de todo el proceso. A los otros usuarios deberías darles una lista de puntos para que los revisen y aprueben; pero recuerda que debe ser una tarea sencilla que no requiera demasiado tiempo.

A continuación, te indicamos quiénes deben ayudar a redactar la política de viajes de la empresa o aprobar la versión final:

• Gerente de viajes: ofrece datos acerca del comportamiento del cliente, de los objetivos de la propia política, así como información detallada sobre las agencias de viaje, la negociación de tarifas y mucho más.
• Gerente de oficina: ofrece conocimientos sobre problemas relacionados con el proceso de reserva de viajes y ayuda a definir los objetivos para mejorar la política y los procedimientos.
• CEO: ofrece datos sobre los objetivos de cumplimiento y la reducción de gastos. También proporcionará ideas para agilizar los procesos de presentación de los gastos.
• COO: ayuda a configurar objetivos para agilizar los procesos y ahorrar tiempo, así como mejorar la atención y el control del cumplimiento.
• Viajeros frecuentes: saben lo que funciona y lo que no en la actual política de viajes, y también pueden actuar como portavoces de otros viajeros.
• RR. HH.: conoce las exigencias y expectativas de los empleados, además de tener una lista de los distintos objetivos en relación a los viajes (contratación, a diferencia de ventas o marketing).

Trabaja en equipo para crear una política que satisfaga las necesidades de todo el mundo. Básate en los grupos mencionados anteriormente para decidir quién te ayudará. Organiza una reunión para definir los objetivos, y así evitar interrumpir las responsabilidades diarias de cada uno de los miembros del equipo. Después, trabaja de forma independiente para completar la personalización de la plantilla. Cuando sea necesario y de forma individual, pide consejo a cada uno de los actores clave sobre ciertas secciones. Una vez acabado el proceso, organiza una reunión final con todos los actores clave para revisar la política antes de ponerla en práctica.

4. Elige el nivel de rigurosidad

Antes de comenzar a redactar la política de viajes, debes decidir el modelo de gestión de viajes y el nivel de rigor. Conocer esto de antemano, facilitará la toma de las decisiones que vendrán más adelante.

• Estilo de gestión de viajes: ¿serán los viajeros quienes efectúen su reserva mediante la herramienta de reserva de viajes de negocios? ¿Será un administrador o un supervisor quien se haga cargo de las reservas? ¿Cuánta libertad y autonomía quieres ofrecer a tus viajeros?
• Nivel de rigor: si permites que los viajeros efectúen las reservas por sí mismos, ¿qué rigor quieres que tenga la política incorporada a la herramienta de reservas? ¿Quieres que permita viajes no incluidos en la política y que simplemente envíe una notificación al gerente? ¿Quieres que sea necesaria una aprobación previa? ¿Quieres que los viajeros puedan seleccionar los detalles del viaje que desean y que, a continuación, soliciten la aprobación?

Si los actores clave no están de acuerdo con el modelo de la gestión de viajes, puede ser muy difícil redactar la política o configurar el proceso de aprobación dentro de la herramienta de reserva de viajes de negocios.

5. Decide qué incluir en tu política

El siguiente paso consiste en decidir qué es lo que se va a incluir en la política. A continuación, puedes encontrar un repaso de los elementos básicos. Si quieres más detalles, échale un vistazo a la siguiente sección de esta guía.

• Una introducción que resuma por qué la política es importante para los empleados y lo que encontrarán dentro de la misma.
• El proceso de aprobación de la reserva de viajes y la herramienta de aprobación.
• Categorías de gastos permitidos, con detalles sobre lo que es reembolsable en cada una.
• Gastos no reembolsables, de manera que los viajeros sepan qué deben pagar ellos mismos si quieren algo que no está cubierto por la política de viajes.
• Cómo presentar informes de gastos y solicitudes de reembolso.
• Cómo contactar con los servicios de asistencia de viajes, el seguro de viajes, los agentes de atención al cliente, así como los procedimientos que se deben seguir en caso de emergencia.

Mientras que una política de gastos de viaje de un negocio pequeño incluye solo unas cuantas ciudades y rutas conocidas, la de una compañía grande incluye un número mucho mayor de ciudades y rutas del mundo.

6. Redacta un boceto de la política y consigue la aprobación de los actores clave

El siguiente paso es redactar la política de viajes y asegurarse de que incluye todo lo mencionado anteriormente. Consigue la aprobación de todos los actores clave, no solo de los que tienen puestos directivos. Recuerda obtener la respuesta de los viajeros más frecuentes para asegurarte de que el documento es tan claro y conciso como sea necesario.

7. Define una política de viaje automatizada que funcione durante el proceso de reservas

Después de actualizar el documento de tu política de viajes, debes crear una versión automatizada que guíe las reservas de viajes en cada momento. Una política de viajes automatizada permite o evita que los viajes se completen en el momento de la reserva, en función de tus propios parámetros como el coste global máximo por vuelo o el coste máximo para ciertas rutas. Obtén más información sobre la aprobación de viajes automatizada.

En nuestro próximo artículo te daremos un documento con huecos que debes rellenar, a modo de política, para agilizar este proceso en la medida de lo posible.