Plantilla de política de viáticos corporativos y reembolso de gastos

Con nuestra plantilla de política de gastos de viaje, ya no tendrás que hacer el trabajo duro. Tras consultar a profesionales en gestión de viajes para entender cuáles son los elementos esenciales de una política, desarrollamos una que es concisa, fácil de entender y muy sencilla de personalizar. 

Obtén ahora la plantilla, o sigue leyendo para informarte sobre lo que incluye, por qué lo incluimos y cómo personalizar cada elemento para tu propia empresa. Te sorprenderá lo fácil que es planificar un viaje de negocios.

¿Qué contiene nuestra plantilla de política de viáticos?

Nuestra plantilla de política de viáticos para empresas para viajeros del Reino Unido, EE. UU. o la UE incluye las seis secciones clave que se detallan aquí. Le dimos un formato fácil de leer y de personalizar. Se puede aplicar a viajes nacionales o internacionales, viajes en avión, en tren, etc. 

Una política de viáticos corporativos eficaz tiene seis secciones clave:

1. Introducción
2. Proceso de reservas
3. Categorías de gastos
4. Gastos no reembolsables
5. Informe de gastos y proceso de reembolso
6. Asistencia al viajero, seguridad y deber de cuidado

Veamos qué incluye cada sección. 

Descarga la plantilla de política de viáticos

Sección 1: Introducción

Una buena plantilla de política de gastos de viaje siempre debe incluir una introducción. ¿Por qué? Porque debes dejar claro al personal que tu política no es un pretexto burocrático, sino que les brinda seguridad, mejora la imparcialidad, y reduce el trabajo manual y la confusión. Te sugerimos hacer una lista de las principales ventajas de tu política de viáticos para que los viajeros comprendan su importancia de manera clara. 

Si tienes varias políticas de viáticos para distintos departamentos o clases de personal, explica a quién va dirigida la política en la sección de introducción.

Consejo clave: En la introducción, incluye las ventajas de cumplir la política para los viajeros, como la seguridad y el apoyo. Así, sabrán por qué es importante seguirla. 

Sección 2: Proceso de reservas

En la segunda sección de nuestra plantilla gratuita de política de viáticos, incluimos todo lo que tu personal necesita saber sobre dónde y cómo reservar viajes. Organiza el viaje de tu personal o déjalo en sus manos. Esta plantilla te servirá en ambos casos. 

• Cómo reservar. ¿Cuál es tu proceso, método o plataforma aprobados para reservar viajes de negocios? Si tu empresa utiliza una plataforma que permite reservar dentro de los márgenes de la política, incluye el nombre de tu plataforma de reservas aprobada. De lo contrario, escribe el nombre y los datos de contacto de la empresa o persona con la que deben comunicarse para reservar.
• Proceso de aprobación para la alta dirección. Es probable que el proceso de aprobación para la alta dirección sea diferente del de otros miembros del personal. La alta dirección puede requerir la aprobación de ejecutivos, y estos pueden requerir el visto bueno de otros miembros de la gerencia de primera línea. Todo esto debe estar incluido en tu política.
• Uso de programas de fidelización. Muchas empresas no permiten a los viajeros acumular puntos para sus programas de fidelización personales. Pero si confías en que tus viajeros sabrán aprovechar este beneficio, puedes autorizarlo y dejar una aclaración en tu política: “No se podrán elegir opciones más caras para conseguir puntos de fidelidad”.
• Extensiones por ocio. A veces, los viajeros de negocios quieren prolongar su viaje hasta el fin de semana o usar algunos de sus días de vacaciones. Debes incluir normas sobre las extensiones por ocio (o “bleisure”), como la diferencia de costo permitida para los vuelos de ida y vuelta. Conviene detallar qué gastos están cubiertos y cuáles se consideran “gastos personales” por “viaje personal”. Aclara que son gastos adicionales que no entran en la categoría de gastos empresariales de la política de viáticos.
• Viajes con personas ajenas a la empresa. Por lo general, no se reembolsan los gastos de viaje relacionados con cónyuges, familiares, mascotas o cualquier persona ajena a la empresa. Se pueden reembolsar si las personas ajenas a la empresa acompañan a miembros del personal por motivos de trabajo, como asistir a una conferencia o a un evento para hacer contactos. 

Consejo clave: Deja muy claro cómo se deben reservar los viajes. Utiliza una plataforma de reservas corporativa para hacer un seguimiento de los viajes en un solo lugar. 

Sección 3: Categorías de gastos

Una parte importante de cualquier política y procedimiento de gastos es determinar los gastos permitidos. De este modo, tu política de viáticos será más rentable y estará mejor alineada con las necesidades de tu empresa para cada viaje. 

En la tercera sección de nuestra plantilla de política de viáticos de empresa, desglosamos los gastos de viajes de negocios por categorías comunes: vuelos, alojamiento, transporte terrestre, comida y entretenimiento, y uso del teléfono personal. 

Esta es la información que deberá incluir cada categoría:

Viajes en avión

• Herramienta o método de reserva aprobado.
• Proveedores preferidos (si los hubiera).
• Criterios de autorización de la clase business (por ejemplo, para vuelos de una duración determinada o para el personal de un cierto nivel de jerarquía). Criterios para determinar si viajan en clase económica o business.
• Días de antelación para reservar viajes internacionales.
• Días de antelación para reservar viajes nacionales.

Alojamiento

• Herramienta o método de reserva aprobado.
• Tarifas máximas por noche y ciudad para las habitaciones de hotel.
• Proveedores preferidos y detalles de las tarifas negociadas (si las hubiera).
• Normas sobre las habitaciones estándar y las mejoras de categoría (por ejemplo, las habitaciones estándar se reservan por defecto y se puede elegir una de categoría superior si se ofrece sin cargo adicional).
• Gastos de hotel reembolsables, como el estacionamiento.
• Normas para reservar Airbnb o departamentos de alquiler.

Viajes en tren

• Herramienta o método de reserva aprobado.
• Clase de billete de tren permitida, como clase económica.

Taxis y viajes compartidos

• Criterios de autorización de taxis y viajes compartidos (por ejemplo, cuando el transporte público no es viable).
• Importe máximo por transacción.

Vehículos de alquiler y personales

• Tipo de vehículo de alquiler permitido (por ejemplo, compacto o mediano).
• Cantidad de miembros del personal que pueden compartir un vehículo de alquiler cuando viajan juntos.
• Importe reembolsable por milla o kilómetro.

Conferencias y eventos

• Proceso de reembolso de gastos de inscripción a conferencias o eventos si no se paga por adelantado. 
• Proceso para otros gastos relacionados con la conferencia o el evento, como comidas o cualquier otro aspecto no incluido en el costo de la inscripción.

Comidas, viajes y ocio

• Importe reembolsable por desayuno.
• Importe reembolsable por almuerzo. 
• Importe reembolsable por cena.
• Como alternativa, importe máximo diario.
• Gastos de comidas personales durante el viaje.
• Normas sobre las comidas de negocios, como quién aprueba el importe.
• Normas sobre los gastos de representación de los clientes, como los gastos permitidos.

Uso del teléfono personal

• Importe o porcentaje de la factura del teléfono celular que será reembolsable durante las semanas del viaje. Criterios de reembolso de gastos de llamadas por motivos personales. 
• Posibilidad de reembolso en caso de daño o robo del teléfono personal durante los viajes de negocios y, de ser así, hasta qué importe.

Consejo clave: Nuestra plantilla de política de viáticos lo tiene todo. Tan solo tienes que introducir los importes, los proveedores aprobados y otros detalles para cada categoría de gastos reembolsables. También puedes eliminar con facilidad todo lo que no se adapte a tu empresa.

Sección 4: Gastos no reembolsables

Incluye una lista con los principales gastos de viaje que tu empresa no reembolsará. Aclara que tu empresa solo cubrirá los gastos relacionados con los viajes y las provisiones contempladas en la sección anterior. 

Estos son algunos ejemplos de gastos no reembolsables que puedes incluir en tu política de viáticos:

• Compras durante el vuelo no incluidas en la tarifa. 
• Tasas por exceso de equipaje.
• Gastos de guardería infantil, cuidado y alojamiento de mascotas.
• Gastos de familiares que acompañan a los miembros del personal en su viaje.
• Artículos de aseo o prendas de vestir.
• Afiliaciones a programas de membresía de aerolíneas.
• Compras en el minibar o facturas del bar.
• Lavandería o limpieza en seco.
• Multas de estacionamiento o infracciones de tráfico.
• Cargos de cambio de billetes de avión.
• Transporte en tren de primera clase.
• Alquiler de vehículos Premium, Luxury o Elite.
• Películas, entretenimiento en línea o periódicos.
• Uso de spas y gimnasios.
• Flores y dulces.
• Servicio a la habitación.
• Camas o ropa de cama adicionales.
• Prendas de vestir.
• Daños a vehículos personales.
• Seguro de la empresa de alquiler de vehículos.

Consejo clave: Consulta a colaboradores, como el director financiero y algunos de tus viajeros frecuentes, para decidir qué sería justo no incluir en todos los viajes de la empresa en general. Detalla qué se debe pagar al personal a su regreso y qué no (por ejemplo, los traslados al trabajo). 

Sección 5: Informe de gastos y proceso de reembolso

En la sección sobre tu política y procedimiento de gastos, asegúrate de incluir lo siguiente:

• Herramienta para contabilizar los gastos.
• Elementos que no hace falta contabilizar (por ejemplo, reservas hechas con tu herramienta de reservas aprobada).
• Persona a cargo de recibir los informes de gastos.
• Información que se debe incluir en las solicitudes de reembolso, como los recibos originales. 
• Plazo de presentación de las solicitudes de reembolso.
• Tiempo de procesamiento habitual para recibir el reembolso.

Normativa sobre el uso de tarjetas de crédito personales.

Consejo clave: Aclara qué herramienta debe utilizar el personal para presentar gastos y solicitudes de reembolso.

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Sección 6: Asistencia al viajero, seguridad y deber de cuidado

Diseña una política de viáticos que capture el interés de los viajeros. Procura incluir toda la información que necesiten para que la lean con regularidad y, así, se familiaricen con el documento. No cabe duda de que los viajeros se preocupan por su seguridad, y tu empresa debe demostrarles que esa es su prioridad. Incluye información sobre asistencia al viajero, seguros de viaje y tu proveedor de cuidado dentro de la política de viáticos.

• Seguimiento de la ubicación de los viajeros. Informa a los viajeros de que se realiza un seguimiento del viaje cuando reservan mediante tu método o herramienta aprobados. En caso de emergencia, se tomarán medidas para evacuarlos. Si no sabes dónde están, ¡no puedes ayudarlos! Incluye el nombre de la herramienta aprobada y explica los pasos a seguir para un seguimiento preciso del viaje en caso de que deban reservar con otro método por un motivo válido.
• Asistencia al viajero. En caso de cancelaciones, cambios, etc., ¿a quién deben llamar los viajeros? Incluye los datos de contacto de tu proveedor de asistencia al viajero, como números de teléfono, direcciones de correo electrónico y lo que corresponda. Si hubiera varios números, según la región o el idioma, inclúyelos también. 
• Apoyo en caso de emergencia. En este subapartado, indica tu proveedor de asistencia (si tuvieras uno) y los datos de la póliza de seguro de viaje. También deja el nombre del empleado o del proveedor con el que se deben comunicar en caso de emergencia. 

Consejo clave: Incluye información sobre asistencia en viaje, seguros y seguridad. Esto permitirá a los viajeros obtener toda la información necesaria en un solo lugar. Además, podrán familiarizarse con la política en su conjunto.

Pasos clave para implementar la política de viáticos

• Personalizar. Personaliza y completa la plantilla de la política de viáticos. Trabaja junto con otros colaboradores para modificar y personalizar la política según sea necesario. Recopila todos los detalles, como el seguro de viaje, las tarifas nocturnas, etc. 
• Automatizar. Actualiza la política de viáticos automatizada. Crea o actualiza una política de viáticos automatizada para que los viajeros y administradores puedan reservar siempre dentro de los márgenes de la política.
• Implementar. Pon en práctica la política. Dependiendo del tamaño de tu empresa, pon en práctica el nuevo documento de política y la política automatizada con todo el personal o con un subconjunto inicial.
• Escuchar. Busca opiniones sobre la nueva política. Pide la opinión del personal acerca de la claridad de la política de viáticos y la facilidad de uso de las herramientas aprobadas y la automatización de la política.

Obtén la plantilla ahora o suscríbete a una prueba gratuita de TravelPerk Premium para poder crear una política automatizada integrada en el proceso de reserva de viajes.

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Cómo mejorar el cumplimiento de la política de viáticos corporativos

¿Tienes un problema de cumplimiento con la política de viáticos? ¿El personal ignora intencionalmente la política de viáticos y gastos, o se debe a una falta de capacitación? El incumplimiento puede deberse a varios motivos. Puede que sea la herramienta de reservas de tu empresa, la cultura de tu empresa o, incluso, el propio documento de la política.

Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta si deseas mejorar el cumplimiento de la política de viáticos de tu empresa: 

• ¿Tu política es obsoleta? Esto se puede deber a cambios dentro de tu organización o simplemente a que tu política actual no se esté cumpliendo. Tal vez haya llegado el momento de revisarla y renovarla.
• Supervisa los problemas de cumplimiento. Utiliza un software de gestión de viajes para supervisar el cumplimiento de la política y usa esa información para entender el origen del problema. 
• La autoreserva mejora el cumplimiento de la política. Puede que el problema sea tu herramienta de reservas preferida. Opta por una que permita a tu equipo reservar viajes de negocios según sus preferencias, siempre respetando los márgenes de tu política. Así, se reducirán las posibles confusiones e incumplimientos.
• Elije una herramienta de reservas fácil de usar. Tu personal prefiere un software de fácil manejo, con asistencia adecuada y opciones amplias. 
• Incorpora tu política de gastos de viaje a la herramienta de reservas. De este modo, se crea un sistema automático que autoriza o rechaza distintos tipos de viajes, en función de las necesidades de la empresa.

Si adaptas tu política a la realidad con el software de viajes corporativos adecuado, aumentarás el cumplimiento en todo momento y sin necesidad de microgestión.