¿Qué es un asistente de dirección y cuáles son sus funciones?

El trabajo de un asistente de dirección no es fácil, pero es esencial en cualquier empresa. Es necesario contar con diversas habilidades y es un puesto que requiere asumir muchas responsabilidades. Sin su ayuda, algunas empresas lo pasarían incluso mal para mantenerse a flote. En esta guía veremos qué es un asistente de dirección y cuáles son sus responsabilidades y tareas.

¿Qué es un asistente de dirección?

Un asistente de dirección se encarga de ofrecer apoyo administrativo a nivel ejecutivo en la empresa y entre sus principales tareas está gestionar la oficina, organizar viajes, gestionar eventos, crear informes y responder llamadas, entre otras.

Por lo que respecta a la formación, para ser asistente de dirección es necesario contar con una titulación mínima de grado medio o superior, y no se suele exigir una determinada especialización.

La mayoría de las empresas tampoco piden ningún certificado especial para acceder al trabajo, pero, si el candidato tiene algún título en un campo relacionado, puede resultar útil para su carrera profesional. Las habilidades necesarias más habituales suelen ser la resolución de problemas, la gestión del tiempo, la capacidad organizativa, las habilidades para establecer relaciones interpersonales, la gestión de proyectos y el conocimiento del software que se utiliza.

Aunque en muchas empresas se contratan asistentes de dirección diferentes para cada consejero o director, en las empresas pequeñas lo habitual suele ser contratar a un único asistente para varias personas. Normalmente, depende del tamaño de la empresa y de las necesidades de los directores. Cuando estos se encargan de muchas tareas, necesitan asistentes de dirección individuales, y viceversa. 

Funciones de un asistente de dirección

En muchas ocasiones, los asistentes de dirección tienen agendas más apretadas que las de los propios directores, sin exagerar. El asistente de dirección asume numerosas responsabilidades y obligaciones en el día a día para garantizar que todos los procesos de la empresa se desarrollen correctamente. 

A continuación, presentamos una lista de responsabilidades que podrás encontrar en cualquier descripción de un trabajo como asistente de dirección:

• Ser la persona de contacto para cualquier comunicación general con su superior.
• Responder llamadas y transferirlas a la persona adecuada.
• Gestionar los viajes del consejero o director para el que trabaja y realizar el seguimiento de sus itinerarios.
• Buscar y organizar los datos para presentarlos a la alta dirección (directores, ejecutivos, comités, etc.).
• Recopilar los informes de gastos.
• Realizar tareas de contabilidad.
• Gestionar memorandos, informes, facturas y documentos relacionados, incluida la información confidencial.
• Mantener la confidencialidad de la información.
• Filtrar a los visitantes y decidir si pueden reunirse con los directores o no.
• Realizar tareas de oficina, como la adquisición de material de oficina y la gestión del sistema de archivo.
• Gestionar y registrar las necesidades en cuanto a suministros.

Aunque parece una lista larga, la verdad es que la descripción del puesto de trabajo y la lista de tareas suele ser interminable, ya que siempre van a ir apareciendo nuevos retos que superar y tareas que realizar. Quizá a mucha gente no le resulte nada atractivo, pero puede ser un trabajo realmente gratificante.

Cualidades de un asistente de dirección 

1. Grandes dotes organizativas

Seguro que a nadie le sorprende que los mejores asistentes de dirección posean unas dotes organizativas absolutamente extraordinarias. Como asistente de dirección, te conviertes en responsable de dos volúmenes de trabajo inmensos: el tuyo propio y el del director para el que trabajas. Tienes que ser capaz de priorizar todas las tareas que hay que hacer y gestionarlo todo con la mayor eficacia posible. 

También es fundamental ser capaz de hacer varias tareas a la vez. Da igual lo bien que se haya planificado el día, siempre surgen emergencias y cuestiones urgentes que requieren atención inmediata. Por eso es necesario ser lo suficientemente flexible como para gestionarlas. Cuando hayas apagado todos los fuegos, puedes volver a tu planificación previa sin problemas. 

Es necesario ser una persona organizada, para que toda la información que el director o tú podáis necesitar esté al alcance de la mano.

2. Conocimientos de tecnología

Ya hemos hablado a grandes rasgos sobre cómo la tecnología ha cambiado drásticamente el trabajo de un asistente de dirección, al ofrecer a los directores soluciones para algunas de las funciones administrativas más tradicionales. Los asistentes de dirección deben hacer un trabajo más analítico y estratégico, pero tener buenos conocimientos desde el punto de vista tecnológico también es clave. 

Los asistentes administrativos deben dominar a la perfección los programas tradicionales de Google y Microsoft Office, como Excel y PowerPoint, así como una serie de herramientas y recursos que les ayudarán a hacer mejor su trabajo, como Slack, Calend.ly y TravelPerk, entre muchos otros.

Introducir los datos, levantar actas y mantener los registros son tareas muy importantes dentro de la labor de los asistentes de dirección. Por eso, estar al día de las últimas aplicaciones y soluciones del mercado facilitará, sin duda, su trabajo. 

Cada vez más directores utilizan algunas de estas soluciones tecnológicas, lo que supone que los propios asistentes de dirección tienen que ayudarles a solucionar problemas cuando surgen. 

3. Fiabilidad ante todo

Trabajar codo con codo con un miembro de la alta dirección de una empresa implica tratar información sensible y confidencial de manera habitual. Hablamos, por ejemplo, de información financiera de la empresa, cuestiones de RR. HH., secretos comerciales... Además, también se llegan a conocer crisis muy delicadas que, a menudo, hay que resolver. 

Es sumamente importante mantener la confidencialidad y la discreción por el bien tanto del director como de la propia organización. Si se pierde la confianza del director con el que se trabaja, resultará prácticamente imposible trabajar. 

4. Excelentes habilidades de comunicación

Un asistente de dirección trata constantemente con personas. Desde el director para el que trabaja hasta otros trabajadores de la empresa, pasando por clientes y partes interesadas que no pertenecen a la organización. El asistente es el portavoz del director y de la empresa, por lo que debe poseer buenas dotes de comunicación y don de gentes. 

Tener empatía e inteligencia emocional te ayudará a establecer relaciones personales que serán fundamentales para el desarrollo de tu trabajo. Un buen asistente de dirección se debe mostrar activo en LinkedIn y Meetup y, además, siempre debe participar activamente en los eventos sociales y establecer relaciones con otros asistentes y contactos, que le serán muy útiles en el futuro. 

5. Deseo de aprender

Cuando tu jornada laboral es frenética, encontrar la manera de mejorar tus habilidades o aprender otras nuevas puede parecer misión imposible. Sin embargo, es la mejor forma de avanzar profesionalmente y de que te valoren más como asistente de dirección. 

Lo ideal es empezar dedicando algo de tiempo cada semana a estar al día de las últimas noticias y tendencias dentro del sector. También debes conocer las herramientas que van surgiendo y que pueden facilitar la vida del asistente. Solo con eso podrás reforzar tu posición como asistente de dirección.

En definitiva, los asistentes de dirección son para la organización el equivalente humano de las navajas multiusos. La lista de habilidades incluidas en este artículo es bastante amplia y puede parecer demasiado, pero no hay que sucumbir ante la presión. Si de verdad quieres destacar como asistente de dirección, tienes que estar dispuesto a asumir esta función intensa pero gratificante y a aprender con la experiencia. Los errores son inevitables, pero hay que respirar hondo y aprender de ellos. Todo saldrá bien.