¿Qué es un Office Manager y cuáles son sus funciones?

Está claro que la función de office manager está cambiando. Aunque ya había empezado a hacerlo antes de la pandemia del coronavirus, ahora, con la vuelta a la oficina física y virtual, está experimentando nuevos cambios.

Los office managers ya no se encargan de comprobar que todo el mundo lave los platos después de comer, comprar el material de oficina o arreglar la impresora. Ahora son fundamentales para garantizar la felicidad, la seguridad y la fidelización de los trabajadores, entre otras cosas. 

En este artículo se describen las cualidades, habilidades y herramientas que todo buen office manager debe dominar para cumplir su función a la perfección, tanto este año como en el futuro. 

¿Qué es un office manager?

Estos profesionales, a quienes a menudo también se les llama administradores de oficina, coordinadores de oficina o gestores de operaciones de oficina, suelen ser el primer contacto para cualquier persona interna o externa a la empresa. Sus responsabilidades son muy variadas: crear un ambiente laboral adecuado, ayudar a un nuevo empleado a incorporarse, ejercer como asistente de dirección, entre otras. 

Por eso, la carga de trabajo de los office managers aumenta con rapidez. Además de hacer que la oficina sea un espacio funcional y dinámico, también tienen que gestionar los movimientos del personal, los viajes, las expectativas... La lista es interminable. Se espera mucho de un office manager y, de hecho, cada empleado tiene una idea diferente sobre cuáles son las funciones de este puesto. 

Ser office manager es muy satisfactorio, y no solo por cumplir con las expectativas de las personas, sino por superarlas. Puedes convertirte en una pieza fundamental e incluso llegar a ser responsable del éxito de una empresa y de sus empleados. 

Funciones del office manager

Las responsabilidades de un office manager dentro de la empresa dependerán de muchos factores, como el sector, el tamaño y la propia cultura de la organización. Por eso mismo, en esta lista nos centraremos en las responsabilidades más comunes que asume un office manager en una oficina corporativa.

Las actividades típicas relacionadas con la gestión de oficinas se pueden dividir en:

• Cuidado del espacio físico de la oficina
• Gestión de empleados
• Planificación de eventos
• Viajes de los empleados
• Personal de las instalaciones
• Comunicación interna
• Seguridad

Cuidado del espacio físico de la oficina 

Suele ser la responsabilidad principal en un puesto relacionado con la gestión de oficinas tradicional. Alcanzar el equilibrio entre la forma y la función es fundamental, pues es necesario ofrecer una atmósfera positiva para conseguir el mayor rendimiento posible.

Ejemplos de tareas que realizan: 

• Garantizar que la estética del espacio físico de la oficina sea acorde tanto a la marca como a las personas que allí trabajan.
• Establecer la cultura, las normas y la organización del trabajo presencial.
• Crear un espacio de trabajo adecuado para los empleados con el fin de mejorar su productividad y su estado de ánimo.
• Reemplazar los equipos rotos, desgastados u obsoletos.
• Gestionar los espacios de reuniones que usan los diferentes equipos.

Gestión de empleados

A veces, aunque no esté bien visto del todo, el office manager debe ayudar a RR. HH. con el resto de empleados. En empresas pequeñas o en crecimiento, es posible que ni tan siquiera haya un equipo de RR. HH. como tal, por lo que todas estas responsabilidades recaen sobre el office manager.

En estos casos, no se necesita un office manager con un perfil general, sino un profesional con amplios conocimientos en derecho laboral.

En cualquier caso, las tareas relacionadas con RR. HH. que debe realizar el office manager son menos específicas, como escuchar las preocupaciones y los comentarios del personal, y tareas relacionadas con los salarios y las prestaciones.

Ejemplos de tareas que realizan: 

• Gestionar los programas de beneficios y bienestar.
• Averiguar cómo trabajan mejor los empleados en la oficina, y cuáles son sus necesidades y deseos.
• Trabajar con RR. HH. en las tareas de contratación de personal.
• Administrar los pagos y los ascensos del personal de la empresa.
• Ayudar a crear una motivación externa para los empleados.

Gestionar el personal de las instalaciones

Muchas veces, los empleados de una empresa no son los únicos que trabajan las oficinas. Los contratistas externos y los empleados de las instalaciones alquiladas también están a menudo en la oficina, y es el office manager quien suele ocuparse de ellos.

Ejemplos de tareas que realizan: 

• Trabajar con personas que prestan sus servicios en las oficinas físicas, pero que no son empleados de la empresa, como, por ejemplo, los empleados de mantenimiento, los guardias de seguridad o los repartidores.
• Comunicarse con el arrendador o el propietario del inmueble.
• Establecer relaciones con los proveedores externos.

Planificación de eventos

Por supuesto, un office manager es responsable de gestionar los eventos que se vayan a celebrar en la oficina. Aquí también se incluyen los eventos que se celebran fuera de la oficina, ya sean para fomentar el team building entre empleados o aquellos que incluyen clientes actuales y potenciales.

Ejemplos de tareas que realizan:

• Planificar y organizar las celebraciones en la oficina.
• Gestionar las salidas fuera de las instalaciones, como la asistencia a talleres, eventos de team building, retiros y actividades similares.
• Ocuparse de los establecimientos, los proveedores, los estands y los itinerarios.

Viajes de los empleados

Gestionar los viajes de los empleados es una parte fundamental de la gestión de oficinas en la actualidad. Se deben tener en cuenta una gran cantidad de variables, por lo que la carga de trabajo que supone la gestión de viajes puede ser inmensa y, en ocasiones, sumamente caótica.

Cualquier complicación imprevista que surja en un viaje puede acarrear consecuencias muy negativas para la empresa si no se gestiona correctamente, ya que puede resultar imposible asistir a un importante evento del sector o perder un gran cliente potencial.

Ejemplos de tareas que realizan: 

• Gestionar el presupuesto para viajes de los empleados.
• Gestionar vuelos, desplazamientos al aeropuerto y el alojamiento con herramientas como TravelPerk.
• Gestionar emergencias, como los vuelos cancelados o perdidos.

Comunicación interna

La comunicación entre la alta dirección de una empresa y el resto de empleados es fundamental para el rendimiento de la compañía. Muchas veces, es el office manager quien se encarga de gestionar la comunicación interna de la empresa. Incluso aunque la empresa tenga un departamento de comunicación o especialistas dentro del equipo de marketing, a veces se le pide ayuda al office manager con este tipo de tareas.

Ejemplos de tareas que realizan: 

• Comunicar las necesidades y los objetivos de la empresa a los empleados.
• Actualizar la información de los empleados sobre los cambios de la empresa, como la personalización de la marca, las contrataciones o las modificaciones dentro de los departamentos.
• Escuchar y tener en cuenta las preocupaciones y necesidades de los empleados.

Seguridad

No se debe subestimar la importancia de crear un entorno laboral seguro. Los empleados deben realizar sus trabajos en unas condiciones laborales seguras. Además, la empresa también tiene que estar protegida de posibles amenazas externas.

• Organizar y realizar simulacros, por ejemplo, de incendios o ataques con armas de fuego.
• Garantizar que el edificio se cierre por las noches.
• Gestionar los equipos de seguridad y de videovigilancia.
• Distribuir y controlar las llaves y las acreditaciones, tanto para los empleados como para los invitados.
• Garantizar el acceso al equipo de seguridad adecuado.
• Aprobar qué herramientas y materiales pueden usar los empleados.
• (Junto con el departamento de informática) Seguridad de datos
• (Junto con RR. HH.) Hacer frente al acoso, la discriminación o las amenazas entre empleados, y gestionar las muestras de enfado y frustración del personal.

Las funciones de este profesional administrativo siguen evolucionando, y cada año es más exigente que el anterior. Si quieres comprobar si tus habilidades y conocimientos están en consonancia con lo que demanda el mercado, te recomendamos que leas descripciones de puestos de office manager. Así podrás conocer de primera mano las altas expectativas que tienen las empresas en cuanto a los office managers.

Las empresas pueden comprobar el impacto directo que los office managers tienen en su entorno laboral y, por ello, es poco probable que desaparezcan a corto plazo. Se trata de un puesto tan exigente que puede ser el primer paso del camino hacia cargos más altos dentro de la empresa, como jefe de personal o director de operaciones.