Cómo presupuestar los viajes de negocios de tu empresa

Los viajes de negocios vuelven a estar en auge. Statista prevé que aumentarán un 38 % en 2022 y que se habrán recuperado completamente al nivel anterior antes de 2024. De acuerdo con las conclusiones de Skift, esto se debe a que las reuniones presenciales presentan mayores índices de éxito. Además, son la opción preferida de ocho de cada diez ejecutivos.

Si eres gerente financiero y te toca crear el presupuesto para viajes de negocios, querrás prepararlo de forma que tu equipo tenga éxito y que, a su vez, sea viable desde el punto de vista económico. 

Conseguir algo así supone todo un desafío y por eso queremos ayudarte. En este artículo veremos los cinco pasos que te ayudarán a crear un presupuesto viable para viajes de negocios.

5 consejos para preparar el presupuesto para viajes de negocios

Cuando organices el presupuesto para viajes de negocios, debes asegurarte de que los gastos se correspondan con los objetivos, las necesidades y los resultados de la empresa.

Para que resulte más fácil, conviene seguir estos pasos:

1. Determina qué cantidad es realista para tu empresa

El primer paso consiste en precisar cuánto dinero puedes gastar en viajes de negocios sin poner en peligro otros gastos esenciales, como el alquiler o las nóminas.

Si en tu empresa se están empezando a retomar los viajes de negocios, un buen punto de partida para hacerte una idea realista de los costes de los mismos es echar un vistazo a los patrones de viajes anteriores. Por ejemplo:

• Duración media de la estancia.
• Precios de los billetes de avión.
• Conexiones y traslados por tierra.
• Gastos de dietas.
• Alojamiento y ocio. 
• Inscripciones en conferencias.
• Visados.
• Seguros.

Con todo esto, puedes empezar a calcular cuánto podría costar un viaje de negocios corriente y decidir cuál sería el presupuesto más realista en función de tus necesidades de viajes actuales y de los objetivos de la empresa de cara al futuro. En última instancia, todos los gastos derivados de los viajes de negocios deben ser justificables en razón del rendimiento que la inversión puede generar para tu empresa. 

A la hora de asignar un presupuesto, también debes tener en cuenta las necesidades de cada equipo. Por ejemplo, los equipos de ventas suelen viajar con más frecuencia que los de departamentos en los que no se trata tanto directamente con el cliente. 

A partir de estos cálculos iniciales, tienes que decidir qué gastos de los viajes de negocios pueden reclamar los empleados, además de comparar tus ingresos y gastos actuales. De este modo, podrás hacerte una idea de la cantidad de dinero que debes reservar para los viajes de negocios.

2. Ten en cuenta la estacionalidad y los factores externos

¿En ciertas épocas del año hay más carga de trabajo en tu empresa que en otras? ¿Hay momentos puntuales del año en que los directores o los equipos de desarrollo de negocio asisten a más conferencias y eventos del sector? Estos elementos se deben tener en cuenta a la hora de confeccionar un presupuesto para viajes de negocios. 

Piensa también en otros factores externos que pueden influir en la cantidad de dinero que vas a destinar a los viajes de negocios. Un ejemplo sería el aumento de la inflación.

3. Busca maneras de reducir los gastos

Hay muchas formas eficaces de optimizar el presupuesto para viajes y reducir costes. Estas son algunas de ellas:

• Reserva con antelación. A veces, es inevitable tener que hacer reservas de última hora, pero intenta reservar los viajes con antelación siempre que sea posible. De esta forma, te beneficiarás de ciertas ventajas, como precios de vuelos más baratos, mejores ofertas de hotel, etc.
• En lugar de usar taxis o alquilar un coche, anima a los empleados a utilizar en sus desplazamientos terrestres el transporte público, como el autobús, el tranvía o el tren.
• Usa una aplicación de gestión de viajes para hacer las reservas. En lugar de perder tiempo y dinero buscando en diferentes sitios web, usa una plataforma de gestión de viajes como TravelPerk, donde podrás realizar todas las reservas en un mismo lugar y tendrás acceso a tarifas de hotel muy competitivas y a un catálogo de vuelos líder en el sector.
• Haz reservas con tarifas flexibles. Las reuniones se pueden cancelar, se convocan huelgas, los empleados se ponen enfermos... Cuando te encargas de gestionar el presupuesto para viajes de negocios de tu empresa, hay cosas que escapan a tu control. Elige opciones de reserva flexibles para poder solicitar la devolución del dinero en caso de que surja algún imprevisto. FlexiPerk, por ejemplo, te permite cancelar cualquier viaje de negocios hasta 2 horas antes de la salida y recuperar el 80 % del importe.

4. Establece una política de viajes de negocios clara y mantén informados a los empleados

Cuando hayas determinado qué presupuestos son realistas para tu empresa y cómo se pueden ahorrar costes, es importante que todo el mundo esté al tanto de ello.

Para muchos empleados, los viajes de negocios son una ventaja, y nosotros opinamos lo mismo, claro; pero es fundamental controlar los costes, especialmente si se trata de una empresa pequeña.

La mejor forma de conseguirlo es contar con una política de viajes de negocios clara a la que tengan acceso todos los trabajadores que deban viajar.

Una política de viajes suele constar de guías sobre el proceso de reserva, las categorías de los gastos y sus correspondientes informes y, lo más importante, las compras reembolsables y no reembolsables. Así, los empleados estarán bien informados acerca de los pagos que se pueden considerar gastos de los viajes de negocios.

Si no sabes por dónde empezar, descárgate nuestra plantilla de política de viajes para dar los primeros pasos.

Por otro lado, es importante que los empleados puedan acceder fácilmente a la política de viajes para poder cumplirla. La mejor forma de mejorar el cumplimiento de la política de viajes es integrarla en tu herramienta de reserva de viajes de negocios. De esta forma, puedes configurar aprobaciones automáticas para las reservas que cumplan la política y hacer un seguimiento de las reservas que no lo hagan, lo que te permite controlar mejor el presupuesto para viajes de negocios. 

5. Prepara un presupuesto que se pueda adaptar

Contar con un presupuesto es imprescindible para tu empresa, pero procura prepararte para los imprevistos. Tu presupuesto para viajes de negocios debe poder adaptarse a situaciones inesperadas, tales como emergencias o gastos imprevistos. 

Deja siempre un margen de error cuando calcules el coste de tus viajes de negocios.

5 formas de controlar el exceso de gasto en el presupuesto para viajes de negocios

Si eres gerente financiero y te toca crear el presupuesto de gastos para viajes de negocios, sabrás lo complicado que es hacer un seguimiento de los costes de los mismos y, a su vez, permitir que los empleados se beneficien de las mejores ofertas. 

En Estados Unidos, el gasto en viajes de negocios en 2021 alcanzó la friolera de 322 420 millones de dólares. Es probable que esta cifra aumente en lo que queda del año 2022, por lo que los equipos financieros que controlan los presupuestos para viajes de negocios deben tener cuidado con el exceso de gasto.

Conocer las fuentes principales del exceso de gasto de la empresa te ayudará a adelantarte a los acontecimientos a la hora de organizar el presupuesto para viajes de negocios.

Aquí te presentamos varias posibles causas del exceso de gasto y cinco formas de mantener a raya el presupuesto para viajes de negocios de tu empresa.

1. Usa una plataforma todo en uno

Cuando los empleados reservan sus viajes de negocios a través de diferentes plataformas y aplicaciones, gestionar los presupuestos y llevar un seguimiento de los gastos puede resultar caótico.

Los gerentes financieros con experiencia saben que iniciar sesión en distintas plataformas para descargar las facturas individuales para realizar los reembolsos necesarios acaba siendo una tarea tediosa, con un seguimiento complicado y perjudicial para la gestión del gasto.

Con el fin de simplificar la recopilación de facturas e informes de gastos, busca una empresa de gestión de viajes con una plataforma todo en uno donde puedas reservar los vuelos, el alojamiento y los traslados en un mismo lugar. Lo ideal es que, además, sea una plataforma fácil de usar, con un buen servicio de asistencia al cliente y muchas opciones de viajes. 

TravelPerk te ofrece la mejor solución de gestión de viajes de negocios del mercado, incluso para pequeñas empresas. Nuestra plataforma cuenta con un amplio catálogo de vuelos y te ayuda a encontrar los mejores precios.

2. Implementa los informes en tiempo real

El exceso de gastos de viajes se produce cuando los equipos financieros no tienen una visión clara de las tendencias de gasto de la empresa. Si no se dispone de datos en tiempo real, las decisiones financieras se toman a posteriori, en lugar de hacerlo en el momento. 

Si tienes acceso a los datos en tiempo real, podrás detectar qué equipos realizan constantemente reservas que exceden el presupuestos (como tarifas de hotel astronómicas en Nueva York, por ejemplo). También podrás ajustar la asignación de gasto diario de las tarjetas de crédito para los viajes nacionales e internacionales.

Los informes flexibles en tiempo real de TravelPerk te permiten afinar con precisión el presupuesto para viajes de negocios. Nuestros informes en tiempo real desglosan los datos por empleado, tipo de transporte, tipo de reserva y cancelación. También permiten a tu equipo programar los informes dentro de un plazo predeterminado y configurar alertas cuando toque tomar decisiones basadas en los datos.

3. Comunica las políticas de viajes de negocios

Las empresas que quieran encontrar soluciones proactivas al exceso de gasto deben informar a sus empleados de los procesos de aprobación de los gastos de los viajes de negocios, así como del rembolso de los mismos. Es una práctica con la que los empleados aprenden la política de viajes de negocios y, a su vez, permite a la empresa revisar las directrices.

Organiza una reunión con todos los equipos y departamentos implicados para abordar las cuestiones planteadas a continuación. Así, podréis identificar las lagunas de conocimiento de la política por parte de los empleados y ampliar el alcance del proceso de aprobación de la política actual:

• ¿Los empleados conocen la política de viajes vigente?
• En caso afirmativo, ¿cómo se les ha informado al respecto? ¿Con qué frecuencia se les comunica? 
• ¿Es necesario actualizar la política de viajes de tu empresa?

A continuación, establece un programa claro que indique la frecuencia con la que se van a comunicar las políticas de viajes de la empresa a los empleados. En esta etapa, decidir la información pertinente que se incluirá también te ayudará a no dejar fuera del mensaje ningún elemento necesario. Por ejemplo, la información sobre las deducciones fiscales, los gastos imprevistos y las políticas relacionadas con los impuestos. 

Además, establecer un calendario de revisión de la política en estas reuniones garantiza el análisis continuo de los resultados de la misma a lo largo del año. Por ejemplo, llevar a cabo revisiones en función de una fecha o un evento predeterminados, como un cambio significativo en el tamaño o la estructura de la empresa. También es importante informar sobre las políticas que afectan a toda la empresa o solo a ciertos departamentos.

A su vez, es fundamental expresar con claridad las excepciones a las políticas de viajes de negocios. Por ejemplo, ¿hay algún caso en el que los empleados puedan superar el límite del presupuesto? 

Para que se cumpla mejor la política, opta por una herramienta de reservas con políticas integradas personalizables que proporcione una visión clara de los parámetros de las mismas. Con TravelPerk, puedes establecer dichos parámetros para equipos que viajan con más frecuencia o para empleados con asignaciones especiales. También puedes automatizar y configurar los límites que permiten a los empleados reservar viajes con arreglo a las políticas de la empresa, sin necesidad de aprobación previa. Por otro lado, si alguno de sus viajes incumple la política, TravelPerk lo indicará para que lo revise la persona encargada de su aprobación.

Contar con políticas de viajes para los empleados es esencial para satisfacer sus necesidades y mejorar el cumplimiento de las mismas. La plantilla de política de viajes de TravelPerk es un buen comienzo. Es muy completa, totalmente personalizable y se ha diseñado para que puedas establecer tus políticas de viajes en tan solo unos minutos.

4. Planifica con antelación los viajes de negocios

Las reservas de última hora aumentan los gastos de la empresa con respecto al coste de los viajes de negocios. Los datos en tiempo real permiten conocer los viajes que los empleados reservan a última hora, pero la apuesta más segura es planificar todo por adelantado para obtener tarifas más baratas.

Una forma de planificar los gastos y respetar el presupuesto es reservar los viajes de negocios a conferencias o retiros al principio de cada año natural. 

Ofrecer a los empleados beneficios, recompensas o mejoras en relación con los viajes de negocios sirve para animarlos a hacer sus reservas con antelación con el fin de conseguir billetes de avión y habitaciones de hotel a buen precio.

 5. Ofrece flexibilidad para la cancelación de viajes

Aunque un viaje se planifique con antelación, los viajeros de negocios necesitan una flexibilidad total por si tienen que cancelarlo.

Según una reciente encuesta de GlobalData, el 52 % de los encuestados se mostraron preocupados por las restricciones internacionales para viajar. Después de la pandemia, los viajeros de negocios necesitan contar con opciones flexibles debido a los posibles retrasos o cancelaciones derivados de las restricciones.

En definitiva, crea un presupuesto para viajes de negocios eficaz para tu empresa mientras controlas el exceso de gasto. Una herramienta de viajes de negocios como TravelPerk ofrece a los empleados la libertad para reservar ellos mismos sus viajes, al tiempo que te permite controlar el presupuesto. Reserva una demostración para ver cómo TravelPerk te ayuda a controlar el exceso de gasto en tu presupuesto para viajes de negocios. 

Si ya has establecido el presupuesto, asegúrate de que es realmente eficaz para ti. Vamos a profundizar un poco más en cómo optimizar el presupuesto para viajes de negocios durante todo el año y qué estrategias y herramientas clave puedes usar para simplificar el trabajo de tu equipo financiero. Para obtener más información, haz clic en el siguiente artículo.