Cómo cumplir con la política de viajes

El cumplimiento de las políticas de viajes es un asunto complicado. ¿Están tus empleados ignorando descaradamente la política de la empresa para disfrutar de mejores habitaciones de hotel? ¿O reservan en sitios comerciales en lugar de con tu agencia de viajes con la intención de volar con compañías low cost y ahorrarte así algo de dinero?

La falta de cumplimiento de la política puede deberse a muchos y diversos factores:

• Tu documento de política en sí
• Tu herramienta, proceso o proveedor de reservas aprobado
• La cultura de tu empresa
• Personas y departamentos concretos

A continuación, te explicamos las mejores formas de aumentar el cumplimiento de tu política de viaje, sea cual sea el problema.

¿Cuándo revisar tu política?

Puede que el problema sea muy simple: si tu política está anticuada, no es de extrañar que nadie en tu empresa la cumpla.

Estas son algunas de las razones principales por las que resulta conveniente revisar el documento de política o actualizar la configuración de la política de viaje automatizada en tu herramienta de reservas.

• Cambio significativo en el tamaño de la empresa.
• Cambio significativo en la estructura de la empresa.
• Confusión entre los empleados.
• Dificultad para lograr un 90 % o más de cumplimiento de la política.
• Problemas en el seguimiento financiero o en los procesos de gestión.
• Presupuestos obsoletos para rutas y alojamientos.
• Un gran número de empleados reserva con otros medios distintos a la herramienta aprobada por la empresa.

A la hora de actualizar tu política, deberás mantener cierto equilibrio: será mejor no hacerlo con demasiada frecuencia porque hay que implicar a mucha gente, pero tendrás que adaptarla a medida que tu empresa crezca y cambie. Así que tenlo presente.

Control del incumplimiento

Debes averiguar cuándo y por qué la gente reserva fuera de la política, y llevar un registro. Si utilizas un software que incluya estas opciones, podrás realizar un seguimiento automático de los problemas de cumplimiento.

Llevar un registro de las reservas fuera de la política te ayudará a entender si tal vez el problema está en tu política y no en los trabajadores. De esta manera, podrás comprobar qué porcentaje de viajes está fuera de la política y empezar a identificar las causas de las tendencias y los problemas de cumplimiento.

Imagina que, por ejemplo, descubres que, si bien los viajes de la empresa solo cumplen la política al 70 %, la mayoría de los incumplimientos se dan por las reservas de última hora que hay que hacer para atender a los clientes. En ese caso, quizá prefieras crear una categoría aparte para esos viajes con una política específica, de manera que no sesguen los resultados. Las reservas que habitualmente incumplen la política son:

• Altos directivos que optan por un alojamiento de mayor calidad.
• Gestores que reservan con poco tiempo debido a necesidades urgentes de los clientes.
• El departamento de ventas necesita facturar equipaje adicional para asistir a eventos.

Sin embargo, si descubres que algún equipo o empleado está haciendo reservas fuera de la política sin necesidad, ya sabes con quién deberás tener una conversación.

Permite reservas directas para mejorar el cumplimiento

Si todavía no cuentas con una herramienta de reservas que permita a tus viajeros hacer sus reservas ellos mismos dentro de la política, a lo mejor deberías pensártelo dos veces. Si tu política ya está integrada en el proceso de reserva, tus empleados deberían poder elegir libremente su itinerario y la experiencia que desean, siempre dentro del presupuesto.

Si no tienen esta opción, es mucho más probable que terminen reservando al margen de la herramienta o proceso aprobados.

Por ejemplo, si utilizas una agencia de viajes que requiere que los empleados les llamen para reservar un viaje y seleccionar sus preferencias, no todos lo harán. La mayoría de la gente está acostumbrada a reservar sus propios viajes, por lo que les puede resultar tedioso tener que ir seleccionando preferencias a través de un agente, y es posible que decidan hacerlo por su cuenta. Si tu herramienta no permite realizar reservas directas, recurrirán a un sitio web comercial, lo que dificultará mucho el seguimiento a tu equipo de administración.

Elige un software de viaje intuitivo (asistencia, EU, ofertas de viaje)

La reserva directa no es lo único que echan en falta los viajeros.

Puede que también eviten tu herramienta en busca de mejores ofertas o experiencias de usuario. Si el software de viaje que utilizas es rudimentario, de difícil navegación o engorroso por cualquier motivo, no lo usarán para hacer sus reservas. Y los viajes que no se reservan a través de la herramienta aprobada no cumplen la política.

En lugar de luchar contra corriente, elige una herramienta de viaje que a tus empleados les guste usar.

Cuando todos tus empleados reservan a través de una sola herramienta, los procesos administrativos y financieros son mucho más fáciles de manejar. Además, puedes recopilar datos sobre gastos de viaje y cumplimiento para destapar problemas y descubrir tendencias, en lugar de andar especulando.

Al elegir una herramienta de reserva de viajes corporativos, busca:

• Una experiencia de usuario fluida: con tu herramienta, reservar viajes de trabajo debería ser tan fácil como reservar unas vacaciones, pero con toda una serie de funciones inteligentes necesarias para la empresa.
• Un gran catálogo de viajes: para que los viajeros sigan reservando en un solo lugar (para facilitar la facturación, el seguimiento, etc.), procura elegir una herramienta que tenga todos los vuelos y hoteles que se pueden encontrar online. De esta forma, nadie se irá a otro sitio a buscar lo que no encuentra en ella.
• Asistencia multicanal 24/7: los sitios de viajes comerciales no suelen ofrecer servicio de asistencia, o es muy deficiente. Cuida de tus viajeros dondequiera que estén y en cualquier momento eligiendo una herramienta que incluya asistencia 24/7 en múltiples canales, incluidos chat en vivo, correo electrónico y teléfono.
• Asistencia proactiva en viaje: busca una herramienta cuyo servicio de asistencia no esté allí solo cuando llamas tú, sino que se pongan en contacto contigo cuando haya algún problema, como en caso de cancelación de viaje.
• Sin redirecciones: tu herramienta nunca debería redirigir a otro sitio web durante el proceso de reserva de un viaje.
• Sin reembolsos: los empleados nunca deberían tener que pagar los viajes de su bolsillo. Escoge una herramienta que consolide los viajes en una sola factura para que sean los administradores quienes paguen directamente, no los viajeros.
• Políticas integradas: tu herramienta de viajes debe permitirte preestablecer políticas de viaje, personalizarlas por ciudad, ruta y departamento y también configurar procedimientos de aprobación.

Incluye políticas en tu app

Puedes mejorar el cumplimiento creando una política de viajes automática que se active en el momento de la reserva para permitir o prohibir que los viajeros reserven determinados viajes.

Para asegurar el uso adecuado de tu herramienta de reservas, también puedes plantearte personalizar tu política integrada y automatizada respecto de los siguientes puntos:

• Equipos o departamentos que viajan con frecuencia. Puede que los viajeros frecuentes deban tener la opción de acceder a una clase de pasaje diferente o un presupuesto algo mayor para hoteles.
• Equipos o departamentos que viajan con poca antelación. En el caso de empleados o equipos que a menudo tienen que reservar con menos margen del deseable, posiblemente te convendrá crear una política aparte para ellos en tu herramienta. Así cuando hagan una reserva con solo 4 días de antelación, no se registrará como incumplimiento.
• Ciudades más caras. Hay ciertas ciudades en las que es casi imposible conseguir un hotel decente por 125 euros la noche, o incluso por 175. Establecer límites en función de la ciudad contribuirá a que tu política sea más realista y, por lo tanto, también más costosa en ocasiones.
• Rutas más caras. Del mismo modo, algunas rutas siempre cuestan más, incluso comparándolas con rutas de longitud similar. En este caso, puedes subir el tipo máximo solo para estas rutas específicas y dejar el máximo general donde está.
• Individuos con presupuestos especiales. ¿Quieres que tus altos ejecutivos vuelen en business class o que los empleados que midan más de metro ochenta puedan optar por espacio extra para poder estirar las piernas? Configura todos estos elementos por persona o grupo de viajeros dentro de tu herramienta de reserva de viajes corporativos.

Cuanto mejor refleje la realidad de tu empresa, más posibilidades tendrá tu política automatizada de mejorar el cumplimiento las 24 horas del día. ¡Y sin tener que involucrarte en cada operación!

En nuestro próximo artículo, veremos con más detalle cómo automatizar las políticas y los procedimientos de aprobación.