Cómo optimizar tu presupuesto para viajes de negocios

Si trabajas para una pequeña o una gran empresa, los viajes de negocios siempre suponen un importante gasto, solo por detrás de las nóminas. Se espera que un 84 % de viajeros de negocios realice algún viaje en los próximos 6 meses, por lo que es más importante que nunca que los viajes de negocios sean rentables. 

El problema es que muchos directores y gerentes financieros pasan demasiado tiempo buscando facturas y recibos e iniciando sesión en diversas plataformas de viajes para averiguar qué parte del presupuesto para viajes de negocios se ha gastado ya.

Este proceso, que suele ser bastante caótico, unido a los interminables informes de gastos, hace que resulte muy complicado establecer un presupuesto por adelantado y tomar decisiones financieras en tiempo real. 

Como los viajes de negocios suelen ser un coste variable, si tu empresa realiza las reservas de viajes de negocios a través de distintas plataformas o de las tradicionales agencias de viajes en lugar de reservarlo todo desde un único lugar, obtener datos precisos y actualizados de los gastos para optimizar el presupuesto no solo es estresante, sino que también resulta prácticamente imposible. 

En este artículo vamos a analizar cómo puedes ahorrar dinero y sacarle aún más partido a tu presupuesto.

Los datos en tiempo real son la clave

Si quieres optimizar el presupuesto para viajes de negocios, contar con datos en tiempo real te ayudará a establecer criterios de referencia para los costes de los viajes. Así, podrás crear futuros presupuestos más realistas y tomar decisiones acertadas que, a su vez, influirán en las decisiones financieras del mes y el trimestre en curso. 

Para tener más control sobre el presupuesto, debes tener datos de todos los gastos de viajes de negocios y poder visualizar los gastos de cada uno de los viajes desglosado en distintas categorías. De este modo puedes calcular el coste medio de los viajes de negocios de cada departamento, equipo, persona o sucursal de la empresa. Si hasta ahora has tenido que hacerlo mediante engorrosos procedimientos manuales, parece un sueño, ¿verdad? 

Realizar el seguimiento de los gastos de viajes es sencillo con TravelPerk

La única forma de controlar el presupuesto para viajes de negocios es tener acceso a informes en tiempo real. Gracias a las sofisticadas herramientas de TravelPerk para realizar informes, puedes ver los costes desglosados por empleado, equipo, tipo de viaje, coste medio del viaje, IVA recuperable y mucha más información.

¿Cómo obtener los datos que necesitas?

La forma más sencilla es permitir que la herramienta de reserva de viajes de negocios los recopile por ti. 

Para ello, hay que evitar que los gestores de viajes y los office managers realicen las reservas a través de sitios web y aplicaciones de reserva de viajes de negocios diseñados para los viajes de ocio y vacaciones. Conviene también dejar de recurrir a las tradicionales agencias de viajes para que organicen tus viajes de negocios. En lugar de eso, es recomendable usar una plataforma moderna de reservas diseñada específicamente para los viajes de negocios y, aún más importante, concebida pensando en los equipos financieros de las empresas. 

Lo ideal es que la plataforma de reservas que elijas informe automáticamente del coste total de cada viaje desglosado por empleado, equipo y sucursal, y que ofrezca otros datos, como el precio medio del viaje, el intervalo de fechas y el tipo de gasto (billetes de avión, tarifas de hoteles, etc.).

Además, la herramienta debe incluir etiquetas que te permitan recopilar información personalizada relativa a los gastos de viaje, como, por ejemplo, cuánto dinero se ha gastado en un cliente o un evento en particular.

Poder establecer categorías y separar estos gastos es la clave que te permitirá tomar decisiones operativas acertadas y optimizar tu presupuesto para viajes de negocios. 

La herramienta de informes de TravelPerk también permite configurar informes y programar alertas en relación con los datos que más te interesan, para que puedas tomar decisiones financieras bien fundamentadas. 

Simplifica el proceso de gestión de gastos

Además de ofrecerte una herramienta sofisticada de informes, tu empresa de gestión de viajes debería integrar tu herramienta de reservas de viajes de negocios con tu sistema de gestión de gastos. De esta forma, tendrás los gastos consolidados en una única plataforma y podrás analizarlos de una manera más sencilla. 

Para obtener una visión completa, herramientas como Ramp, Divvy, Mobilexpense Group, Payhawk y Yokoy te permiten añadir otros datos, como las comidas y las entradas a eventos. 

Obtén más información en nuestra completa guía sobre cómo simplificar el proceso de gestión de gastos.

Además de los datos en tiempo real y la simplificación de procesos de gestión de gastos, aquí van otros tres consejos para que tu presupuesto para viajes de negocios sea aún más eficaz.

Integra la política de viajes en tu herramienta de reservas

Para controlar las reservas en tiempo real, conviene que la política de viajes esté integrada en tu herramienta de reservas. No solo el equipo financiero te lo agradecerá, sino que los empleados y los gestores de viajes estarán mejor informados acerca de lo que entra dentro del presupuesto. Como resultado, es más probable que mejore el cumplimiento de la política de viaje.

Cuando configures la política de viajes en tu plataforma de reservas, crea el menor número posible de políticas. Nosotros recomendamos aplicar una política estándar y, si fuera necesario, una política para directores y ejecutivos. De este modo, será mucho más fácil gestionar las políticas de viajes y coordinar los gastos.

Configura flujos de trabajo de aprobación automáticos

Ayuda a definir los flujos de trabajo de aprobación para que los gestores de viajes revisen y validen las solicitudes más eficazmente. Si tu política de viajes está integrada en una herramienta de reservas como TravelPerk, puedes configurar el flujo de trabajo de aprobación más adecuado para ti. Por ejemplo, si un empleado reserva un viaje de negocios que cumple la política de viajes que has configurado, puedes determinar que se apruebe automáticamente. Eso te permitirá dedicarte a otras tareas más importantes.

Reclama el IVA de tus viajes de negocios

Las pymes pierden sumas millonarias cada año por el IVA no reclamado de los viajes de negocios de sus empleados. Con tantas normativas fiscales como hay en el Reino Unido y en el resto del mundo, el proceso de devolución resulta confuso y agotador para muchos equipos financieros. Por suerte, TravelPerk ha creado una sencilla solución de reclamación del IVA que te permite reducir los costes de los viajes y ahorrar hasta un 25 % del presupuesto anual para viajes. TravelPerk recopila en tu nombre las facturas de los proveedores de servicios para que recuperes todo el dinero que te corresponde.