Comment définir un budget pour les voyages d’affaires

Les voyages d’affaires reprennent. Statista prévoit qu’ils augmenteront de 38 % en 2022 et auront retrouvé un rythme normal d’ici 2024. Selon une étude de Skift, le fait que les réunions en face à face soient plus efficaces n’y est pas étranger. Sans compter que 8 cadres sur 10 privilégient également cette option.

Si vous êtes responsable des questions financières, vous devez établir un budget pour les voyages d’affaires qui favorise la réussite de votre équipe tout en restant économiquement viable. 

La tâche peut s’avérer ardue, c’est pourquoi nous vous proposons notre aide. Dans cet article, nous vous présentons les cinq étapes qui vous aideront à établir un budget réaliste pour les voyages d’affaires.

5 conseils pour établir un budget pour les voyages d’affaires

Lors de l’établissement d’un budget pour les voyages d’affaires, vous devez veiller à ce que les dépenses soient en accord avec les objectifs, les besoins et les résultats de l’entreprise.

Pour vous faciliter la tâche, nous vous recommandons de procéder comme suit :

1. Fixez un budget réaliste pour votre entreprise

La première étape consiste à essayer de déterminer le montant que vous pouvez consacrer aux voyages d’affaires sans affecter d’autres dépenses essentielles telles que la location et la paie.

Si les voyages d’affaires reprennent au sein de votre entreprise, commencez par étudier les caractéristiques des voyages antérieurs pour vous faire une idée réaliste des frais afférents :

• Durée moyenne des séjours.
• Prix des billets d’avion.
• Transferts et transports terrestres.
• Frais de repas.
• Hébergement et loisirs. 
• Frais de conférence.
• Visas.
• Assurance.

Une fois cette étude réalisée, vous pouvez commencer à évaluer le coût d’un voyage d’affaires moyen et déterminer un budget réaliste en fonction de vos besoins actuels en termes de voyages et des objectifs à long terme de l’entreprise. Au bout du compte, toutes les dépenses liées aux voyages d’affaires doivent se justifier par le retour sur investissement qu’elles peuvent apporter à votre entreprise. 

Vous devez également tenir compte des besoins des différentes équipes lors de l’allocation de votre budget. Les équipes commerciales, par exemple, voyagent généralement plus fréquemment que les équipes moins susceptibles d’être en contact avec la clientèle. 

Sur la base de ces calculs initiaux, vous devez identifier les frais de déplacement que le personnel peut se faire rembourser et comparer vos revenus actuels à vos dépenses actuelles. Cette démarche devrait vous donner une idée du montant à consacrer aux voyages d’affaires.

2. Tenez compte de la saisonnalité et des facteurs externes

Certaines périodes de l’année sont-elles plus chargées que d’autres pour votre organisation ? Les conférences et événements de réseautage auxquels assistent les membres de vos équipes de direction ou de développement commercial sont-ils organisés à certaines périodes clés de l’année ? Tous ces éléments doivent également être pris en compte dans le budget de vos voyages d’affaires, 

sans parler d’autres facteurs externes susceptibles de l’influencer, tels que la hausse de l’inflation.

3. Saisissez les opportunités de réduction des dépenses

Il existe de nombreuses astuces efficaces pour optimiser le budget de vos voyages et réduire les coûts, parmi lesquelles :

• Réserver : si les réservations de dernière minute sont parfois inévitables, essayez dans la mesure du possible de réserver votre voyage afin de bénéficier d’avantages tels que des vols moins chers, de meilleures offres d’hôtels, etc.
• Encourager le personnel à utiliser les transports en commun (bus, tramway, train, etc.) comme moyens de transport terrestre plutôt que des taxis ou des voitures de location.
• Utiliser une application de gestion des voyages pour les réserver : plutôt que de perdre du temps et de l’argent à parcourir plusieurs sites web, utilisez une plateforme de gestion des voyages comme TravelPerk, qui vous permet de réserver votre voyage d’affaires en un seul endroit et d’avoir accès à des tarifs d’hôtel compétitifs et à une sélection de vols incomparable.
• Profiter des tarifs flexibles : il arrive que des réunions soient annulées, des grèves se produisent et des personnes tombent malades. Certaines choses échappent à votre contrôle lorsque vous êtes en charge de la gestion du budget des voyages d’affaires de votre entreprise. Veillez donc à prévoir des options de réservation flexibles afin de pouvoir vous faire rembourser en cas d’imprévu. FlexiPerk, par exemple, vous permet d’annuler un voyage d’affaires jusqu’à 2 heures avant le départ et de bénéficier d’un remboursement de 80 % des frais engagés.

4. Élaborez une politique de voyages d’affaires claire et tenez le personnel informé

Une fois que vous avez déterminé des budgets réalistes pour votre entreprise et comment réduire les coûts, vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Beaucoup considèrent les voyages d’affaires comme un avantage, et ce n’est pas tout à fait faux. Cependant, il est impératif de maîtriser vos coûts, surtout si vous êtes une petite entreprise.

Pour ce faire, vous devez élaborer une politique de voyages d’affaires claire à laquelle le personnel peut facilement accéder.

Une politique de voyages renseigne généralement sur le processus de réservation, les catégories de dépenses, les rapports de dépenses et, surtout, les achats remboursables et non remboursables. Le personnel est ainsi informé des dépenses qui peuvent être considérées comme des frais de déplacement.

Si vous ne savez pas par où commencer, téléchargez notre modèle de politique de voyages.

La politique de voyages doit être facilement accessible au personnel. Le meilleur moyen de garantir la conformité à votre politique de voyages consiste à l’intégrer dans votre outil de réservation de voyages. Vous pouvez ainsi configurer l’approbation automatique des réservations conformes à la politique et suivre facilement les réservations hors politique afin de mieux contrôler le budget de vos voyages d’affaires. 

5. Établissez un budget adaptable

Si l’établissement d’un budget est essentiel pour votre entreprise, préparez-vous également à faire face à des imprévus. Le budget de vos voyages d’affaires doit être adaptable pour tenir compte des circonstances imprévues, telles qu’une urgence ou des dépenses accessoires. 

Ainsi, prévoyez toujours une marge d’erreur lorsque vous calculez le coût de vos voyages d’affaires.

5 façons d’éviter de dépasser le budget de vos voyages d’affaires

Si vous êtes responsable de la budgétisation des voyages d’affaires, vous savez à quel point il est difficile de suivre les frais de déplacement tout en permettant au personnel d’accéder aux meilleures offres. 

Les États-Unis ont dépensé la somme astronomique de 322,42 milliards de dollars en voyages d’affaires en 2021. Ce chiffre étant susceptible d’augmenter pour le restant de l’année 2022, les équipes financières chargées de contrôler les budgets des voyages d’affaires devront veiller à ce qu’ils ne soient pas dépassés.

Familiarisez-vous avec les principales sources de dépassement de budget afin de garder le contrôle et de budgétiser avec précision les voyages d’affaires.

Voici quelques-unes des causes de dépassement possibles, ainsi que nos cinq meilleures méthodes pour contrôler le budget des voyages d’affaires de votre entreprise.

1. Utilisez une plateforme tout-en-un

La gestion des budgets de voyage et le suivi des dépenses peuvent s’avérer aussi chaotiques qu’un passage à la douane lorsque le personnel utilise plusieurs plateformes et applications pour réserver ses voyages d’affaires.

Les responsables des finances savent pertinemment que le fait de devoir se connecter à plusieurs plateformes pour télécharger des factures individuelles est aussi laborieux qu’il complique le remboursement des dépenses.

Pour simplifier la collecte des factures et les rapports de dépenses, identifiez une société de gestion des voyages qui propose une plateforme tout-en-un vous permettant de réserver vols, hébergements et transferts au même endroit. Cette plateforme doit également être simple d’utilisation tout en mettant à disposition une assistance complète et de nombreuses options de voyage. 

TravelPerk offre la meilleure solution de gestion des voyages d’affaires du secteur, même pour les petites entreprises. Notre plateforme propose un vaste inventaire de vols et vous aide à trouver les meilleurs prix.

2. Créez des rapports en temps réel

Les dépassements de budget des voyages se produisent lorsque les équipes financières ne visualisent pas clairement les tendances de l’entreprise en matière de dépenses. En l’absence de données en temps réel, les décisions financières sont prises rétrospectivement, et non à l’instant T. 

L’accès à des données en temps réel vous permet d’identifier les équipes qui dépassent systématiquement leur budget de voyage (en réservant à New York des chambres d’hôtel hors de prix, par exemple). Ces données en temps réel vous permettent également d’ajuster les dépenses journalières par carte de crédit allouées dans le cadre de déplacements aux niveaux national et à international.

Les rapports flexibles en temps réel de TravelPerk vous aident à affiner le budget de vos voyages d’affaires. Nos rapports en temps réel décomposent les données de l’entreprise par membre du personnel, type de transport, type de réservation et annulation. Ils permettent également à votre équipe de planifier des rapports dans un délai prédéterminé et de définir des alertes pour prendre des décisions orientées données.

3. Communiquez sur les politiques de voyages

Les entreprises en quête de solutions proactives pour éviter les dépassements de budget se doivent d’informer leur personnel des systèmes d’approbation des frais de déplacement en vigueur, afin de le sensibiliser à leur politique de voyages et de permettre aux employeurs de réviser les directives.

Organisez une réunion avec l’ensemble des équipes et services nécessaires afin de répondre aux questions suivantes, de déterminer si le personnel maîtrise tous les aspects de la politique et d’avoir une vue d’ensemble du système d’approbation actuel :

• Le personnel connaît-il votre politique de voyages actuelle ?
• Si oui, comment est-elle communiquée ? À quelle fréquence ? 
• Votre politique de voyages doit-elle être mise à jour ?

Définissez ensuite un calendrier précis de communication des politiques de voyages de l’entreprise au personnel. Déterminez les informations pertinentes à inclure dans votre message afin de garantir qu’il aborde tous les points nécessaires, par exemple : informations sur les déductions fiscales, dépenses accessoires, politiques relatives à l’IRS, etc. 

L’établissement d’un calendrier de révision des politiques au cours de la discussion garantit également des vérifications régulières de leurs performances tout au long de l’année. Par exemple, procédez à des révisions en amont d’un événement ou à un moment prédéterminé, tel qu’une modification importante de la taille ou de la structure de l’entreprise. Il convient également de communiquer sur les politiques qui s’appliquent à l’échelle de l’entreprise ou sont plus ciblées.

Définissez clairement les exceptions aux politiques de voyages d’affaires. Par exemple, le personnel est-il autorisé à dépasser le budget dans certains cas ? 

Pour assurer la conformité aux politiques, choisissez un outil de réservation qui offre des politiques intégrées personnalisables et qui vous donne un aperçu clair des paramètres de ces politiques. TravelPerk permet de définir des paramètres de politique adaptés aux équipes qui voyagent le plus fréquemment ou aux personnes qui bénéficient de conditions spéciales. Vous pouvez également automatiser et définir des limites qui permettent au personnel de réserver des voyages conformes à votre politique, sans avoir besoin d’approbation préalable. En cas de voyage non conforme à la politique, TravelPerk le signale à l’approbateur présélectionné.

L’élaboration d’une politique de voyages pour le personnel permet de répondre à ses besoins en la matière et d’assurer la conformité à ladite politique. Le modèle de politique de voyages de TravelPerk vous aide à démarrer du bon pied. Notre modèle complet est entièrement personnalisable et conçu pour vous aider à élaborer vos politiques de voyages en quelques minutes.

4. Planifiez les voyages d’affaires

Les réservations de dernière minute entraînent une augmentation des dépenses de l’entreprise dans le cadre de son budget de voyages d’affaires. Si les données en temps réel révèlent que le personnel a tendance à effectuer des réservations de dernière minute, mieux vaut les planifier pour bénéficier de tarifs plus avantageux.

Le fait de réserver vos voyages d’entreprise pour des conférences et retraites au début de l’année vous permet de rester dans les limites de votre budget. 

L’offre d’avantages, de récompenses ou de surclassements pour ses voyages d’affaires incite le personnel à réserver les déplacements pour bénéficier des meilleurs tarifs aériens et hôteliers.

 5. Assurez la flexibilité en cas d’annulation

Malgré la planification anticipée, les voyageurs d’affaires ont besoin d’une flexibilité totale en cas d’annulation de leurs déplacements.

Dans une étude récente de GlobalData, 52 % des personnes interrogées ont déclaré s’inquiéter des restrictions de voyage à l’international. Au lendemain de la pandémie, les voyageurs d’affaires recherchent des options flexibles pour gérer les éventuels retards ou annulations résultant de ces restrictions.

Un programme de voyages qui tient compte de la flexibilité et de la possibilité de rembourser l’ensemble des frais engagés garantit une certaine tranquillité d’esprit, même en cas de modification des projets de voyage.

Maîtrisez le coût de vos voyages d’affaires en contrôlant les dépassements de budget de l’entreprise. Un outil de gestion des voyages d’affaires comme TravelPerk offre au personnel la liberté de réserver lui-même ses voyages, tout en proposant des options personnalisables pour un budget maîtrisé. Demandez une démonstration dès aujourd’hui pour découvrir comment TravelPerk peut vous aider à éviter de dépasser le budget de vos voyages d’affaires. 

Si vous avez déjà établi le budget de vos voyages d’affaires, vous devez vous assurer qu’il est aussi efficace que possible. Voyons plus en détail comment optimiser le budget de vos voyages d’affaires tout au long de l’année, ainsi que les stratégies et outils clés utilisables pour faciliter la tâche de votre équipe financière. Cliquez sur l’article suivant pour en savoir plus.