Le guide complet des budgets de voyages d'affaires

Comment optimiser le budget de vos voyages d’affaires

Que vous travailliez au sein d’une petite ou d’une grande entreprise, les voyages d’affaires peuvent représenter une dépense de poids, au même titre que les salaires. À l’heure où 84 % des voyageurs d’affaires prévoient d’effectuer au moins un déplacement dans les 6 prochains mois, la rentabilité des voyages d’affaires est plus importante que jamais. 

Le problème, c’est que les responsables et gestionnaires des questions financières perdent trop de temps à récupérer des factures et reçus et à se connecter à de nombreuses plateformes pour savoir dans quelle mesure le budget des voyages d’affaires a déjà été dépensé.

Face à ce processus chaotique conjugué à des rapports de dépenses interminables, il est extrêmement difficile de garder le contrôle du budget et de prendre des décisions financières éclairées en temps réel. 

Les voyages d’affaires représentent généralement un coût variable. Et si votre entreprise effectue des réservations sur plusieurs plateformes ou par l’intermédiaire d’un agent de voyage traditionnel au lieu de tout réserver au même endroit, il est d’autant plus difficile, voire impossible, d’obtenir une vision précise et actualisée de vos dépenses. 

Dans cet article, nous expliquons comment vous pouvez économiser de l’argent et maîtriser votre budget.

Les données en temps réel sont essentielles

Si vous souhaitez optimiser le budget de vos voyages d’affaires, le fait de disposer de données en temps réel vous aidera à définir des points de repère en termes de frais de déplacement, à élaborer à l’avenir des budgets qui reflètent la réalité et à prendre des décisions éclairées qui auront une incidence sur les décisions financières au cours du mois et du trimestre en cours. 

Pour optimiser le contrôle de votre budget, vous devez bénéficier d’une visibilité totale des frais de déplacement et visualiser les dépenses associées à chaque voyage d’affaires selon diverses catégories. Vous pouvez ainsi définir le coût moyen d’un voyage d’affaires par service, équipe, personne et/ou bureau. Intéressant, non ? Surtout si les processus manuels et à forte intensité de main-d’œuvre ne vous effraient pas. 

Comment TravelPerk simplifie le suivi des dépenses de voyage

Seuls des rapports en temps réel peuvent vous permettre de garder le contrôle du budget de vos voyages d’affaires. Grâce aux outils sophistiqués de création de rapports de TravelPerk, vous pouvez décomposer les coûts par membre du personnel, équipe, type de voyage, coût moyen du voyage, TVA récupérable, etc.

Comment obtenir les données dont vous avez besoin ?

La façon la plus simple d’obtenir des données consiste à laisser votre outil de réservation de voyages d’affaires le faire pour vous. 

Autrement dit, les gestionnaires de voyages et responsables administratifs ne doivent plus réserver leurs voyages sur des sites de réservation de voyages d’affaires et des applications conçus pour les voyages d’agrément et de tourisme. Évitez également de passer par les agences de voyages traditionnelles pour réserver vos voyages d’affaires. Nous recommandons plutôt d’utiliser une plateforme de réservation moderne destinée spécifiquement aux voyages d’affaires et qui tient compte des besoins des équipes financières. 

Dans l’idéal, la plateforme de réservation choisie doit générer automatiquement un rapport sur le coût total des voyages par membre du personnel, équipe et bureau, et fournir des informations telles que le coût moyen du voyage, la plage de dates et le type de dépenses (billets d’avion, chambres d’hôtel, etc.).

L’outil doit également comporter des tags qui vous permettent de collecter des informations plus personnalisées sur vos dépenses de voyage, comme le montant dépensé pour un client ou dans le cadre d’un événement spécifique, par exemple.

Chez TravelPerk, nous offrons une solution flexible de création de rapports qui vous permet de visualiser les dépenses en temps réel. Notre outil vous propose une sélection de filtres automatiques et de tags manuels pour consulter toutes les données dont vous avez besoin en un clic. 

La capacité à catégoriser et séparer ces dépenses est essentielle pour prendre des décisions opérationnelles éclairées et optimiser le budget de vos voyages d’affaires. 

L’outil de création de rapports de TravelPerk vous permet également de configurer des rapports ou de planifier des alertes en fonction des données qui vous importent le plus, afin de prendre des décisions financières plus éclairées. 

Rationalisez votre processus de gestion des dépenses

Outre des outils sophistiqués de création de rapports, votre société de gestion des voyages doit favoriser l’intégration de votre outil de réservation de voyages d’affaires à votre système de gestion des dépenses afin que toutes les dépenses soient regroupées au sein d’une même plateforme, ce qui simplifie considérablement leur analyse. 

Des outils tels que Ramp, Divvy, Mobilexpense Group, Payhawk et Yokoy vous permettent d’ajouter d’autres données telles que les repas ou les tickets d’événements, offrant une vue d’ensemble complète. 

Consultez notre guide complet pour savoir comment rationaliser votre processus de gestion des dépenses.

Outre les données en temps réel et les processus rationalisés de gestion de dépenses, voici 3 autres astuces pour maîtriser le coût de vos voyages d’affaires.

Intégrez votre politique de voyages à votre outil de réservation

Vous devez pouvoir intégrer votre politique de voyages à votre outil de réservation pour contrôler les réservations en temps réel. Non seulement l’équipe financière en tirera profit, mais le personnel et les gestionnaires de voyages auront une meilleure vision des éléments inclus dans le budget. Sans compter que cela participe à la conformité aux politiques de voyages.

Lorsque vous configurez votre politique de voyages au sein de votre plateforme de réservation, créez le nombre minimum de politiques possibles. Nous recommandons aux responsables d’entreprise d’appliquer une politique standard ainsi qu’une politique spécifique aux cadres, le cas échéant, afin de faciliter la gestion de la politique de voyages et la coordination des frais de déplacement.

Configurez des flux de travail d’approbation automatiques

Il peut s’avérer utile de configurer des flux de travail d’approbation afin que les gestionnaires de voyages puissent examiner et valider les demandes plus efficacement. Si votre politique de voyages est intégrée à un outil de réservation tel que TravelPerk, vous pouvez configurer votre flux de travail d’approbation favori. Par exemple, si un voyageur réserve un voyage d’affaires à venir qui entre dans le cadre de la politique de voyages que vous avez configurée, vous pouvez faire en sorte qu’il soit automatiquement approuvé afin de vous consacrer à des tâches plus importantes.

Récupérez la TVA appliquée à vos voyages d’affaires

Les petites et moyennes entreprises perdent des millions chaque année en omettant de récupérer la TVA associée à leurs voyages d’affaires. Face aux multiples réglementations fiscales en vigueur au Royaume-Uni et dans le monde, le processus de remboursement peut souvent être confus et fastidieux pour de nombreuses équipes financières. C’est pourquoi TravelPerk a créé une solution simple de récupération de la TVA vous permettant de maîtriser les coûts et d’économiser jusqu’à 25 % sur votre budget de voyages annuel. TravelPerk collecte les factures des prestataires de services en votre nom, de sorte qu’aucun montant n’est négligé.