Quel est le coût moyen des voyages d'affaires ?

Si vous êtes responsable de la gestion des frais de voyage d'affaires, vous vous interrogez peut-être sur le coût moyen des voyages d'affaires. Quel budget devez-vous prévoir pour votre programme de voyage, et comment pouvez-vous juger si une proposition de voyage est raisonnable ?

Comme vous pouvez probablement le deviner, il n'y a pas de moyen simple de mesurer le coût moyen des voyages d'affaires. Les coûts des voyages d'affaires peuvent varier considérablement en fonction de la destination des voyageurs et de la durée de leur absence. Cependant, il existe certains facteurs que vous pouvez prendre en compte pour vous donner une idée des frais de voyage moyens.

Estimation du coût moyen d'un voyage d'affaires : quel est le coût raisonnable d'un voyage d'affaires ?

Coût moyen des voyages d'affaires par région

Les coûts liés aux voyages sont différents selon les régions du monde. Mais vous serez peut-être surpris d'apprendre quels sont les pays qui dépensent le plus pour les voyages d'affaires, et quels sont ceux qui sont les plus chers pour les voyageurs d'affaires. Voici un aperçu de ce à quoi vous pouvez vous attendre :

Coûts de voyage d'affaires aux États-Unis

Selon les données de la Banque mondiale, les États-Unis sont un leader mondial en matière de dépenses de tourisme d'affaires, avec 322,42 milliards de dollars dépensés en 2021.

Un rapport Runzheimer de 2019 a révélé que le coût moyen d'un voyage d'affaires aux États-Unis était de 1 293 $. Ce rapport a montré que les dépenses liées aux voyages d'affaires avaient augmenté, et que les États les plus chers pour les voyages d'affaires étaient Hawaï, le Massachusetts et la Californie. Bien sûr, les coûts sont sensiblement différents entre les voyages internationaux et les voyages domestiques. La recherche effectuée la même année et recueillie par Expert Market a montré que le coût moyen d'un voyage domestique aux États-Unis était de 990 $, tandis que la moyenne pour un voyage d'affaires international était de 2 525 $.

L'impact de la pandémie de COVID-19 a provoqué une diminution des voyages d'affaires mondiaux. Toutefois, la demande (et les prix) ont augmenté en 2022, et la Global Business Travel Association (GBTA) prévoit une reprise complète d'ici 2024. Ainsi, même si les chiffres de 2019 ci-dessus ont pu changer au cours des dernières années, ils constituent toujours une référence utile pour comprendre le coût moyen des voyages d'affaires aux États-Unis.

Les coûts des voyages d'affaires en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique (EMEA)

L'Allemagne est le plus grand marché pour les voyages d'affaires dans la région EMEA, dépensant 91,86 milliards pour cette activité en 2021. En 2020, le voyageur d'affaires moyen en Allemagne a dépensé 161 € par jour, selon Statista.

Comme la région EMEA comprend des dizaines de pays aux économies très différentes, les coûts des voyages d'affaires peuvent varier considérablement au sein de cette région. Parmi les villes les plus chères de la région EMEA pour les voyages d'affaires, on compte Genève, Stockholm et Stavanger (Norvège), tandis que les villes relativement moins chères sont Dubaï, Amsterdam et Helsinki. Les coûts quotidiens à Genève s'élèvent en moyenne à 547 $, tandis qu'à Helsinki, les coûts quotidiens s'élèvent à 422 $, selon Expert Market. Dans l'ensemble, les villes de la région EMEA sont parmi les plus chères au monde pour les voyageurs d'affaires.

Coûts de voyage d'affaires dans la région Asie-Pacifique

La Chine est l'un des plus grands acteurs mondiaux du voyage d'affaires, avec 230,91 milliards de dollars dépensés pour le tourisme d'affaires en 2021. Le coût d'un voyage d'affaires quotidien typique en Chine varie entre 29 et 145 dollars environ, selon Swift Passport Services.

Dans la région Asie-Pacifique, certaines des villes les plus chères pour les voyages d'affaires sont Hong Kong, Singapour et Sydney. Les coûts quotidiens à Hong Kong s'élèvent en moyenne à 523 $ , tandis que les coûts quotidiens moyens à Singapour s'élèvent à 478 $, selon Expert Market.

Parmi les villes les moins chères d'Asie, on retrouve Kuala Lumpur, Delhi et Tianjin (Chine). Les coûts quotidiens à Tianjin s'élèvent en moyenne à 242 $, tandis qu'à Delhi les coûts quotidiens s'élèvent à 245 $ .

Coûts des voyages d'affaires sur le continent américain (en dehors des États-Unis)

En dehors des États-Unis, les coûts des voyages d'affaires sont assez faibles sur le continent américain. Une exception non négligeable est Caracas, au Venezuela : les voyages d'affaires y coûtent 611 $ par jour, ce qui signifie que ces voyages comptent parmi les plus chers du monde. La crise économique aiguë et l'hyperinflation au Venezuela au cours des cinq dernières années, ainsi que les problèmes de sécurité à Caracas, contribuent à la flambée des coûts.

Outre Caracas, les villes les plus chères pour les voyages d'affaires en Amérique sont Rio de Janeiro, Calgary et São Paulo. Certaines des villes les moins chères sont San José (Costa Rica), San Salvador et Guatemala City. Les coûts quotidiens à Rio de Janeiro s'élèvent en moyenne à 371 $, tandis qu'à Guatemala City les coûts quotidiens s'élèvent à 209 $ .

Comment établir un budget pour les voyages d'affaires : comprendre et suivre les coûts des voyages d'affaires

Nous espérons que vous avez maintenant une meilleure idée du coût moyen des voyages d'affaires dans différentes parties du monde. Mais comment l'appliquer directement et créer un budget réaliste pour les voyages d'affaires de votre entreprise ?

Les coûts des voyages d'affaires et des voyages pour les petites entreprises dépendent d'un certain nombre de facteurs différents. Voici ce qu'il faut garder à l'esprit lorsque vous établissez le budget de vos voyages d'affaires :

Types de frais de voyage d'affaires

1. Hébergement : Les voyageurs séjourneront-ils dans des hôtels haut de gamme, moyen de gamme ou bon marché ? À quel type de tarif vous attendez-vous pour l'hôtel ? Envisageriez-vous également d'autres options d'hébergement (comme Airbnb ?)

Lors de la réservation d'un hébergement, vous devez prendre en compte :

• Niveau de prix
• Proximité de la destination
• Commodités (Internet, impression, réception ouverte 24 h/24)
• Confort des voyageurs
• Confidentialité (les personnes devront-elles partager des chambres d'hôtel ou d'autres espaces ?)
• Sécurité

2. Transport : Comment les voyageurs se rendront-ils dans leur ville de destination (avion, voiture, train, bus) ? Quel budget devez-vous prévoir pour les billets d'avion, etc ? Une fois arrivés, auront-ils besoin d'une location de voiture, ou prendront-ils des taxis ou les transports en commun ?

Lorsque vous décidez des types de transport à utiliser, prenez en compte :

• Niveau de prix
• Temps passé en transit
• Engagement envers les objectifs de durabilité
• Confort et sécurité des voyageurs

3. Alimentation :

• De combien de repas les voyageurs auront-ils besoin ?
• Quel est le prix de la nourriture dans la ville de destination ?
• Les voyageurs auront-ils des dépenses supplémentaires en matière de nourriture et de boissons (par exemple, des dîners d'affaires avec des clients ?)

4. Assurance et sécurité :

• Tous les voyageurs ont-ils une assurance maladie appropriée pour la destination, ou auront-ils besoin d'une assurance voyage temporaire ?
• La destination comporte-t-elle un risque élevé pour la santé ou la sécurité qui pourrait entraîner des dépenses supplémentaires (par exemple, sécurité privée, vaccins ou médicaments avant le voyage) ?
• Quelle est votre politique en matière de contretemps et d'urgences en voyage (par exemple, rater un vol et devoir en réserver un autre à la dernière minute) ?

5. Visas :

• Certains voyageurs ont-ils besoin d'un visa ou d'un titre de voyage ? Quels sont les coûts d'acquisition de ces derniers ?

6. Dépenses additionnelles :

• Frais de conférence et autres événements
• Internet payant (par exemple, dans les trains ou les hôtels)
• Frais d'itinérance des fournisseurs de services mobiles (si vous utilisez un téléphone d'entreprise)

Si les employés doivent voyager à l'étranger, n'oubliez pas de prendre en compte le taux de change dans le calcul des coûts totaux.

Façons de réduire les coûts des voyages d'affaires

Comme vous pouvez le voir, beaucoup de facteurs entrent dans la planification des voyages d'affaires. Mais si vos outils de réservation de voyages (ou votre entreprise de gestion de voyages) ne permettent pas d'établir des rapports de dépenses, il se peut que vous ne sachiez même pas combien vous dépensez actuellement et quel est l'impact des coûts des voyages d'affaires sur la rentabilité.

Si vous cherchez à mieux maîtriser votre budget de voyage et la gestion de vos dépenses, il est peut-être temps de vous équiper d'un logiciel dédié à la gestion des voyages d'affaires. Avec Travelperk, vous aurez un aperçu complet de tous vos coûts grâce à notre fonctionnalité de reporting en temps réel.

Vous pouvez également utiliser notre fonctionnalité de budgets dynamiques pour fixer des plafonds plus précis et réalistes sur chaque élément du voyage et de l’hébergement (frais de vol, frais d'hôtel, etc.) Dans l'industrie du voyage, les prix et les tarifs hôteliers peuvent varier de manière significative, car les tendances du voyage changent tout au long de l'année : cet outil est conçu pour aider les voyageurs à obtenir la meilleure offre possible dans une période donnée.

Certains pays permettent aux voyageurs de récupérer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) payée sur les achats effectués pendant un voyage. Si récupérer la TVA manuellement implique souvent des formalités administratives complexes et fastidieuses, vous pouvez simplifier le processus grâce à la solution TVA de TravelPerk. Et vous ne paierez pour TravelPerk que par voyage.

D'autres moyens de réduire les coûts des voyages d'affaires et d'améliorer votre gestion des dépenses consistent à vous assurer que vous avez mis en place les bonnes politiques de voyage et à renforcer votre processus d'approbation des voyages d'affaires. Heureusement, les dépenses liées aux voyages d'affaires ont tendance à offrir un excellent retour sur investissement : une étude Oxford Economics a montré que les entreprises profitaient d'un retour de 12,50 $ pour chaque dollar investi.