Respect de votre politique

Il est souvent incroyablement compliqué de faire respecter votre politique de voyage d'entreprise. Vos employés ignorent-ils ouvertement votre politique afin de profiter de chambres d’hôtel plus chères ? Vos employés font-ils délibérément leurs réservations sur des sites de voyage grand public plutôt qu’auprès de votre agence dans le but de voyager avec des compagnies low cost et de vous faire économiser de l’argent ?

Différents facteurs peuvent être à l’origine du non-respect de votre politique :

• Votre politique en elle-même
• Votre outil de réservation, votre processus ou votre fournisseur approuvés
• Votre culture d’entreprise
• Personnes et services

Voici les principaux moyens d’améliorer le respect de votre politique de voyage d’entreprise, quels que soient les problèmes rencontrés.

Mise à jour de votre politique

Votre problème est peut-être simple. Si votre politique est complètement obsolète, il n’est pas étonnant que votre entreprise ne puisse pas la respecter.

Voici quelques raisons fréquentes pour lesquelles vous devriez peut-être réécrire votre politique de voyage d'entreprise ou mettre à jour les paramètres automatisés sur votre outil de réservation.

• Changement significatif de la taille de l’entreprise
• Changement significatif de la structure de l’entreprise
• Mauvaise compréhension de la part des employés
• Difficulté à faire respecter la politique à 90 % ou plus
• Problèmes liés au suivi financier ou aux processus de gestion
• Des budgets obsolètes pour les trajets et l’hébergement
• Trop d’employés réservent avec un autre outil que celui approuvé par l’entreprise

La mise à jour de votre politique est un exercice d’équilibre. Comme il implique de nombreuses parties prenantes, il n’est pas recommandé de le faire trop souvent. Mais votre politique devra s’adapter à la croissance et à l’évolution de votre entreprise. Gardez cela en tête !

Suivi des problèmes

Vous devriez noter quand et pourquoi les personnes réservent en dehors de la politique et conserver un registre En utilisant un logiciel qui comprend les fonctionnalités ci-dessus, vous pourrez suivre automatiquement les problèmes de non-conformité de votre politique.

Le suivi des réservations qui ne respectent pas la politique vous aidera à comprendre si votre politique est fautive, et pas seulement vos collègues. Ainsi, vous pourrez connaître le pourcentage de voyages qui ne respectent pas la politique et commencer à trouver les causes et les tendances des problèmes de non-conformité.

Par exemple, disons que vous constatez que les voyages de l’entreprise ne respectent qu’à 70 % la politique et que parmi les 30 % restants, la majorité des problèmes concerne les voyages de dernière minute qui sont nécessaires pour servir les clients. Dans ce cas, il vous faudra peut-être simplement changer ces voyages de catégorie et créer une politique distincte pour ceux-là afin qu’ils ne faussent pas vos données. Les réservations en dehors de la politique de voyage comprennent souvent :

• Les cadres supérieurs qui choisissent des hébergements de meilleure qualité
• Les responsables de clientèle qui réservent à la dernière minute en raison des besoins urgents des clients
• Les commerciaux qui ont besoin de bagages supplémentaires lorsqu’ils participent à des événements

Toutefois, si vous constatez que certaines équipes ou personnes réservent sans raison en dehors de la politique, vous savez alors avec qui vous devrez avoir une discussion.

Autoriser l’auto-réservation

Si vous ne disposez pas déjà d’un outil de réservation qui permet aux voyageurs de faire leurs propres réservations dans le cadre de la politique, il est temps de l’envisager. Lorsque votre politique est intégrée dans le processus de réservation, les voyageurs ont la liberté de choisir l’itinéraire et l’expérience qu’ils souhaitent tout en respectant le budget.

Si vous n’autorisez pas l’auto-réservation, il est plus probable que les voyageurs réservent en dehors de l’outil ou du processus approuvé.

Par exemple, si vous utilisez une agence de voyages qui oblige vos employés à les appeler pour réserver un voyage et leur faire part de leurs préférences, tous vos employés ne le feront pas. La plupart des gens sont habitués à réserver leurs propres voyages pour les vacances. Ils seront frustrés de devoir faire plusieurs fois appel à un agent pour étudier les différentes options, et finiront de toute façon par réserver de leur côté. Mais si vous ne disposez pas de l’outil approuvé pour l’auto-réservation, ils utiliseront un site web grand public et il sera très difficile pour votre équipe administrative de gérer le suivi.

Importance du logiciel de voyage

L’auto-réservation n’est pas la seule chose que les voyageurs souhaitent.

Ils abandonneront également votre outil de voyage d’affaires au profit d’options proposant une meilleure expérience utilisateur (UX) ou des meilleures options pour leurs voyages. Si vous utilisez un logiciel de voyage mal conçu, sur lequel il est difficile de naviguer ou pas du tout convivial, vos voyageurs ne l’utiliseront pas pour réserver leur voyage. Tout voyage qui n’est pas réservé avec votre outil approuvé ne respecte pas la politique.

Au lieu de lutter contre vents et marées, choisissez un outil de voyage que vos employés adorent.

Lorsque vos employés effectuent leurs réservations à l’aide d’un seul outil, il est beaucoup plus facile de gérer vos processus administratifs et financiers. De plus, vous pouvez collecter des données sur les dépenses de voyage et le respect de la politique afin de découvrir les tendances et les problèmes au lieu d’avoir à les deviner.

Un bon outil de voyage d’affaires devrait comporter…

• Un UX optimisé - Votre outil de gestion des voyages d’affaires devrait rendre la réservation de voyages d’affaires aussi facile que celle de vacances, mais disposer également des nombreuses fonctionnalités de gestion intelligentes dont les entreprises ont besoin.
• Un bon inventaire de voyages - Pour que les voyageurs puissent faire leurs réservations sur un seul endroit (pour faciliter la facturation, le suivi, etc.), assurez-vous que l’outil que vous choisissez dispose de tous les vols ou hôtels que vous pourriez trouver en ligne. De cette manière les voyageurs n’auront pas besoin d’aller ailleurs pour trouver ce qu’ils veulent.
• Assistance multicanal 24/7 - Les sites de voyages ne disposent généralement pas d’assistance à la clientèle, ou celle qu’ils ont est très mauvaise. Prenez soin de vos voyageurs, où qu’ils soient et à tout moment, en choisissant un outil qui comprend une assistance 24/7 sur de multiples canaux comme le chat en direct, les e-mails et le téléphone.
• Assistance proactive au voyage - Recherchez un outil dont l’assistance n’est pas seulement disponible lorsque vous l’appelez, mais qui s’efforce aussi de vous contacter en cas de problème, comme une annulation de voyage.
• Pas de redirection - Votre outil de voyage d’affaires ne doit jamais comporter de redirection dans le processus de réservation.
• Pas de remboursement - Les employés ne devraient pas avoir à payer de leur poche. Choisissez un outil qui regroupe les voyages sur une seule facture afin que les administrateurs puissent les payer directement, et que les voyageurs n’aient pas à le faire.
• Politiques intégrées - L’outil de voyage doit vous permettre de prédéfinir des politiques de voyage, de les personnaliser par ville, itinéraire et service, et également de mettre en place des processus d’approbation.

Intégration de votre politique

Vous pouvez améliorer le respect de la politique en créant une politique de voyage automatique qui fonctionne au moment de la réservation pour permettre ou interdire aux voyageurs de réserver certains voyages.

Afin que votre politique soit le mieux respectée sur votre outil de réservation de voyage, envisagez de personnaliser votre politique intégrée et automatisée pour les éléments suivants :

• Équipes ou services qui voyagent fréquemment - Vos voyageurs fréquents ont peut-être droit à une classe de voyage différente ou à un montant légèrement supérieur par hôtel.
• Équipes ou services qui voyagent avec peu de préavis - Pour les personnes ou les équipes qui doivent souvent voyager avec un préavis inférieur à ce qui est souhaitable, vous pouvez définir une politique distincte dans votre outil de voyage afin que, lorsqu’elles réservent quelque chose à 4 jours d’intervalle, cela ne soit pas signalé comme une non-conformité de la politique de voyage.
• Villes plus chères - Dans certaines villes, il est presque impossible de trouver un hôtel décent pour 150 € la nuit, voire 200 €. Établir des limites par ville peut rendre votre politique plus réaliste en fonction des destinations visitées.
• Des itinéraires plus coûteux - De même, certains itinéraires coûtent toujours plus cher, même si on les compare à des itinéraires de longueur similaire. Vous pouvez fixer un maximum plus élevé pour ces itinéraires, de sorte que le maximum global ne soit pas modifié.
• Personnes bénéficiant de conditions particulières - Vos cadres supérieurs ont-ils le droit de voyager en classe affaires ? Les personnes de plus de 180 cm peuvent-elles acheter plus d’espace pour leurs jambes ? Configurez-les par personne ou groupe de voyageurs dans votre outil de voyage d’affaires.

Plus votre politique automatisée reflète la réalité, plus vous pourrez améliorer le respect des règles en toutes circonstances, sans micro-gestion.

Dans notre prochain article, nous aborderons plus en détail l’automatisation de vos politiques et des processus d’approbation.