Elementos esenciales a cubrir en una política de viajes

Estas prácticas recomendadas son el resultado de nuestra propia experiencia e incluyen desde las herramientas de reserva de viajes hasta cómo crear una política que tus empleados cumplan de forma efectiva. Para empezar, emplear tecnología inteligente en vez de los típicos documentos de siempre es una manera de ponérselo fácil a todo el mundo.

En este artículo no encontrarás los contenidos en sí que deben aparecer en tu política (para eso, consulta nuestra plantilla). En su lugar, te explicamos cuáles son los elementos esenciales que deberías incluir para que resulte eficaz y no termine siendo otra lista de normas que nadie lee.

Estas son las principales prácticas recomendadas en política de viaje que cualquier empresa debería aplicar, independientemente de su presupuesto y normativa interna:

1. Reserva en un solo lugar

Una de las recomendaciones más importantes que debe hacer tu política de viaje es instar a todos los miembros de tu empresa a reservar en un mismo sitio.

¿Por qué? Porque así podrás consolidar todos los viajes de negocios y todos los servicios asociados. Estas son las principales ventajas de hacer todas las reservas en el mismo sitio:

• Tendrás siempre información actualizada sobre los gastos de viaje de tu empresa, para poder tomar decisiones presupuestarias más adecuadas al caso.
• Te permitirá clasificar los gastos por equipos, departamentos y proyectos, a fin de crear informes más precisos.
• Podrás consolidar todos los gastos de viaje en una sola factura mensual.
• No tendrás que hacer reembolsos. La empresa podrá realizar los pagos directamente a cada empleado a través de la herramienta aprobada para la reserva de viajes.
• Podrás realizar un seguimiento de manera fácil y rápida a tus viajeros para saber quién entra y sale de cada oficina.
• Sabrás cuando alguno de tus viajeros se encuentra en un área afectada por desastres naturales u otras situaciones de emergencia.
• Podrás integrar tus políticas de viaje en el sitio donde reservan tus empleados.

En las prácticas recomendadas que te proponemos a continuación, repasaremos algunas de estas ventajas. Pero es importante aclarar de entrada que te será difícil aplicar nuestros consejos si tu empresa sigue utilizando varios sitios web para las reservas. Sin una plataforma consolidada, será complicado que puedas controlar el proceso previo a la reserva del viaje (para aprobarla) y el posterior (para seguimiento e informes).

2. Tu política es un recurso

Piensa en tu política de viajes como una fuente de recursos, no una lista de normas. Puede que ahora mismo tu política sea más bien una lista de normas; sin embargo, eso no es lo más efectivo (veremos cómo solucionarlo en la práctica recomendada n.º 3).

Si diseñas tu política como una fuente de recursos para tu plantilla, sabrán dónde mirar para encontrar la información que necesitan: en las propias normas.

Aquí enumeramos algunas de las informaciones y recursos que tus viajeros necesitarán tener siempre a mano:

• La plataforma de reserva de viajes aprobada por la empresa
• Cómo conseguir asistencia en viaje
• Compañía de seguros de viaje
• Qué hacer en caso de emergencia
• Proveedor de protección y cuidado al viajero (si lo hay)
• Qué gastos pueden/no pueden cargar a la empresa
• El procedimiento de reembolso

La política de viaje automatizada debería contener todas las normas que tengan relación directa con el proceso de reserva. También puedes incluirlas en el documento de política de viaje pero, sobre todo, es fundamental que aparezcan en las políticas automatizadas de la misma plataforma donde se reservan los viajes.

3. Automatiza cuanto puedas

El 50 % de los viajeros de negocios reconoce que no siempre sigue la política de viajes de su empresa, y el 60 % afirma que ni siquiera entiende cuál es el propósito ni las ventajas de una política de viajes corporativa. Si la lista de normas de tu política no sirve para nada, ¿qué debería haber en su lugar?

Para aplicar esta práctica recomendada, la clave es no luchar contra la naturaleza humana: poner más normas e incrementar el control sobre tu plantilla no va a funcionar. Un documento de política de viaje no es la panacea; al fin y al cabo, no deja de ser un papel.

En su lugar, lo que necesitas es una política de viaje que condicione el proceso de reserva. Debe estar integrada en la misma plataforma en la que se reservan los viajes de negocios, de tal forma que, si un empleado intenta hacer una reserva que incumpla la política, no pueda completarla sin la aprobación de su supervisor. Este recibirá una notificación desde la aplicación de viajes para aprobar o denegar el viaje, y deberá completar la reserva o bien autorizar al empleado para que lo haga él mismo.

Para obtener información más detallada sobre cómo configurar políticas de viaje automatizadas, consulta este artículo.

4. La mejor opción para tus viajeros

Las políticas de viaje automatizadas son lo mejor. Puesto que controlan todo el proceso de viaje, ya no tendrás que andar encima de la gente para que no se pasen del presupuesto. Pero tienen una pega: si a tu plantilla no le gusta usar la plataforma aprobada o no encuentran buenas ofertas de viaje con ella, no la usarán.

El 35 % de las veces que los empleados reservan a través de una herramienta que no es la aprobada por la empresa, es porque buscan mejores precios.

Por eso, es esencial elegir una plataforma que disponga de una amplia oferta y buenos precios, pero que además ofrezca una experiencia de usuario positiva. Siempre que hagas un cambio de tecnología en tu empresa, ponla a prueba primero. Deja que lo pruebe el 5 % o 10 % de la plantilla para empezar, y pídeles su opinión. Si no les gusta la solución de gestión de viajes que has elegido, será difícil que puedas controlar los gastos de viaje a través de la política de viajes automatizada de la herramienta porque, sencillamente, harán sus reservas en otro sitio.

5. Permite reservas directas

Al final, la mejor práctica recomendada es buscar siempre el beneficio mutuo.

Permitir la reserva directa beneficia a…

• Los empleados, porque podrán hacer sus reservas ellos mismos con más agilidad y cumpliendo con la política.
• Los administradores, porque no tendrán que gestionar todas las reservas, sino instar a los empleados a que utilicen la plataforma de viajes de negocios y ayudarles solo en lo que precisen.

La reserva directa es la solución más cómoda al configurar la política de viaje en la plataforma de reservas. Solo tienes que añadir viajeros a tu cuenta y asunto resuelto.

Pero si la reserva directa no es la opción más adecuada para tu empresa, no se hable más: no todas las organizaciones necesitan lo mismo. Aun así, puedes seguir permitiendo que tus empleados elijan la escala, el itinerario y el alojamiento que deseen.

Si lo prefieres, puedes configurarlo de manera que tengan que solicitar aprobación para cada viaje, incluso aquellos que cumplan la política. En este caso, el usuario guardará su reserva en curso y un administrador finalizará cada reserva con las opciones ya seleccionadas. Con esta configuración, se ahorra tiempo de gestión y además permites que tus empleados seleccionen las opciones que quieran para su viaje.

Como ves, las prácticas recomendadas para la política de viajes corporativos tienen en cuenta lo que es mejor también para el empleado, no solo para la empresa. Y es que poniéndose en la piel del viajero, gestionar un programa de viajes se hace mucho más fácil.

En nuestro próximo artículo, te explicaremos cómo elaborar una política para que sea realmente eficaz.