¿Cuál es el coste medio de un viaje de negocios?

Si eres quien se encarga de gestionar los gastos de los viajes de empresa, puede que te peguntes cuál es el coste medio de un viaje de negocios. ¿Qué se debe meter en el presupuesto de un programa de viajes y cómo valorar si una propuesta de viaje es asumible?

Como ya supondrás, no hay fórmulas matemáticas para medir el coste medio de los viajes de negocios. Los gastos de los viajes de negocios pueden diferir mucho en función del destino y de la duración. Aun así, hay ciertos factores que puedes tener en cuenta para hacerte una idea aproximada de cuáles serán, de media, los gastos de viaje.

A la hora de estimar los costes medios de los viajes de negocios, ¿qué costes podríamos considerar asumibles?

Coste medio de los viajes de negocios por región

Los gastos de viaje cambian de una región a otra Sin embargo, tal vez te lleves una sorpresa al saber qué países son los que más gastan en viajes de negocios y cuáles son los más caros en este sentido. Aquí tienes un pequeño resumen:

Gastos de viaje de negocios en EE. UU.

Según datos del Banco Mundial, Estados Unidos está entre los primeros puestos en cuanto a gasto en viajes de negocios, con un volumen de 322 420 millones de dólares en 2021.

Un informe de Runzheimer de 2019 reveló que, de media, los viajes de negocios en EE. UU. cuestan 1293 $. El informe mostraba que los gastos de viaje se habían incrementado y que los estados más caros para viajes de negocios eran Hawái, Massachusetts y California. Evidentemente, los costes son muy distintos en función de si son viajes internacionales o nacionales. Un estudio de ese mismo año llevado a cabo por Expert Market arrojó que el coste medio de un viaje nacional en los Estados Unidos era de 990 $, mientras que, de media, los viajes de negocios internacionales costaban 2525 $.

La pandemia de COVID-19 ha provocado un descenso en los viajes de negocios a escala mundial. Sin embargo, la demanda (y los precios) han aumentado en 2022 y la Global Business Travel Association (GBTA) prevé que la recuperación sea total para 2024. Aunque esas cifras de 2019 hayan cambiado en los últimos años, siguen siendo una referencia válida para entender el coste medio de los viajes de negocios en EE. UU.

Coste de los viajes de negocios en Europa, Oriente Medio y África (EMEA)

Alemania es el mayor mercado de viajes de negocios de la región EMEA, con un volumen de gasto de 90 218 millones de euros en 2021. De media, los alemanes que viajaron por negocios en 2020, se gastaron 161 € al día, según Statista.

Dado que la región EMEA abarca a decenas de países, muchos con economías muy dispares, los costes de los viajes de negocios en esta región pueden variar considerablemente. Algunas de las ciudades más caras de EMEA en lo que respecta a los viajes de negocios son Ginebra, Estocolmo o Stavanger (Noruega). En la lista de las que son relativamente más baratas están Dubái, Ámsterdam o Helsinki. Los costes diarios en Ginebra ascienden a 537 $, y en Helsinki a 414 $, según Expert Market. A grandes rasgos, en la región de EMEA encontramos algunas de las ciudades más caras del mundo para viajar por negocios.

Coste de los viajes de negocios en la región de Asia-Pacífico

China se ha convertido en una potencia mundial en el ámbito de los viajes de negocios. En 2021 su gasto en viajes de negocios ascendió a 230 910 millones de dólares. Los gastos diarios habituales de un viaje de negocios dentro de China oscilan entre los 29 y los 145 $, según Swift Passport Services.

Algunas de las ciudades más caras para viajes de negocios en Asia-Pacífico son Hong Kong, Singapur y Sídney. El coste diario medio en Hong Kong es de 523 $, mientras que en Singapur esa cifra es de 478 $, según Expert Market.

Algunas de las ciudades más baratas de Asia son Kuala Lumpur, Delhi y Tianjín (China). El coste diario medio en Taijín es de 242 $, y en Delhi es de 245 $.

Coste de los viajes de negocios en el continente americano (sin contar a EE. UU.)

Sin contar a EE. UU., los costes de los viajes de negocios en el continente americano son bastante bajos. Caracas es, sin embargo, una de las grandes excepciones, ya que los costes de los viajes de negocios en esa ciudad ascienden a los 611 $ al día, sin duda uno de los destinos más caros del mundo. Buena parte de culpa del tremendo incremento de los costes en Caracas la tienen la hiperinflación de los últimos cinco años en Venezuela y los problemas de seguridad a los que hay que hacer frente.

Además de Caracas, algunas de las ciudades más caras del continente americano para los viajes de negocios son Río de Janeiro, Calgary o São Paulo. Entre las ciudades más baratas encontramos a San José (Costa Rica), San Salvador o Ciudad de Guatemala. De media, los costes diarios en Río de Janeiro ascienden a 371 $, y en Ciudad de Guatemala a 209 $.

Cómo presupuestar los viajes de negocios: comprensión y supervisión de los costes de los viajes de empresa

Esperamos que ahora te hagas una mejor idea del coste medio de los viajes de negocios en las diferentes partes del mundo. Pero, ¿cómo puedes usar esta información para diseñar presupuestos que se ajusten a las necesidades de tu empresa?

Los costes de los viajes de negocios dependen de diferentes factores, tanto si se trata de pequeñas empresas como de grandes corporaciones. Cuestiones que hay que tener en cuenta al presupuestar viajes de negocios:

Tipos de gastos de los viajes de negocios

1. Alojamiento: ¿Los empleados se alojarán en hoteles de alta gama, de gama media o baratos? ¿Qué precios de hotel tienes en mente? ¿Te plantearías otras opciones de alojamiento (como Airbnb)?

Al reservar el alojamiento, conviene valorar los siguientes factores:

• Precio de venta
• Proximidad al destino
• Servicios (como Internet, impresora, recepción 24 horas)
• Comodidad de los viajeros
• Intimidad (¿los empleados tendrán que compartir la habitación u otros espacios?)
• Seguridad

2. Transporte: ¿Cómo llegarán los empleados al destino (avión, coche, tren, autobús?) ¿Qué se debería presupuestar respecto a los billetes de avión, etc.? Una vez en el destino, ¿necesitarán un coche de alquiler o recurrirán a taxis y al transporte público?

Al decantarte por uno u otro medio de transporte, es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Precio de venta
• Duración de los traslados
• Compromiso con los objetivos de sostenibilidad
• Comodidad y seguridad de los viajeros

3. Comida:

• ¿Cuántas comidas harán los empleados durante el viaje?
• ¿Es caro comer en la ciudad en cuestión?
• ¿Habrá gastos adicionales de comida y bebida? (Por ejemplo, si hay que ir a comer con los clientes)

4. Seguros y seguridad:

• ¿Los empleados que salen de viaje cuentan con el seguro médico adecuado o necesitarán un seguro de viaje?
• ¿Hay riesgos importantes para la seguridad o para la salud en el lugar de destino que podrían conllevar gastos adicionales (seguridad privada, vacunas, medicinas, etc.)?
• ¿Cuál es tu política sobre incidencias y emergencias durante los viajes? (Perder vuelos y tener que reservar uno en el último momento, por ejemplo)

5. Visados:

• ¿Alguno de los empleados necesita visado o permiso de viaje? ¿Cuánto cuesta tramitarlos?

6. Gastos adicionales:

• Dietas para conferencias y otros eventos
• Internet de pago (por ejemplo, en trenes u hoteles)
• Cargos de «roaming» de las operadoras de telefonía (si se utiliza un teléfono de la empresa)

En el caso de que los empleados viajen al extranjero, es importante tener en cuenta el tipo de cambio a la hora de calcular los costes totales.

Maneras de reducir los gastos de los viajes de negocios

Como ves, son muchos los factores a valorar a la hora de planificar un viaje de negocios. Eso sí, si tus herramientas de reserva de viajes —o tu empresa de gestión de viajes— no tienen capacidad para facilitar informes, puede que ni siquiera sepas cuánto te estás gastando ni cómo los costes de los viajes de empresa están repercutiendo en la cuenta de resultados.

Si quieres sacar el mayor partido del presupuesto para viajes y de la gestión de gastos, quizá sea el momento de incorporar un software específico para la gestión de viajes de empresa. Gracias a Travelperk y a su función de informes en tiempo real tendrás una panorámica completa de todos los costes.

Además, puedes usar nuestra función de presupuestos dinámicos para establecer límites más precisos y realistas respecto a los viajes y al alojamiento (precios de los vuelos, gastos de hotel, etc.). En el sector de los viajes, los precios y las tarifas de los hoteles pueden oscilar bastante a lo largo del año en función de las tendencias. Con esta herramienta, los empleados que salen de viaje pueden acceder a las mejores ofertas para un período de tiempo determinado.

En ciertos países, los viajeros pueden reclamar el IVA soportado en las compras que realizan durante el viaje. Recuperar el IVA de forma manual conlleva papeleo y tiempo, pero puedes agilizar el proceso utilizando la herramienta para IVA de TravelPerk. Por cierto, en TravelPerk solo pagas por viaje, así que no tendrás que preocuparte por las tarifas de suscripción al utilizar el servicio.

Hay otras formas de reducir los costes de los viajes de negocios y de mejorar la gestión de los gastos, como por ejemplo mediante la introducción de unas políticas de viaje eficaces o mejorando el proceso de aprobación de viajes de empresa. Por suerte, la inversión en viajes de negocios suele ser muy rentable: según un estudio de Oxford Economics, las empresas ingresaron alrededor de 12 euros por cada euro invertido.