5 beneficios de contar con una política de viajes

Sin duda, una política de viajes es fundamental para gestionar los viajes en tu empresa.

Sobre todo, si trabajas con agencias de viaje o dejas que el equipo haga sus propias reservas para simplificar el proceso y respetar las preferencias individuales. Ahí lo importante es establecer las condiciones necesarias para evitar contratiempos de última hora y garantizar que el viaje no se vaya de presupuesto.

En concreto, las políticas de viajes tienen las siguientes ventajas para los viajeros y la empresa.

Beneficios para viajeros

Permite más flexibilidad y autonomía

Cuando la política de viajes de empresa es clara, el equipo tiene a mano toda la información que necesita para hacer reservas, cargar gastos o solicitar reembolsos.

De este modo, los viajeros eligen las opciones de vuelo, alojamiento y transporte que mejor se ajustan a su ubicación, horario y preferencias. Y lo hacen directamente, sin esperas y sin tener que preguntar cada dos por tres.

Pero también les da mayor libertad y autonomía durante el viaje. Por ejemplo, Jaime, que se ha leído la política de viajes, no se lo pensará dos veces si tiene que pedir un taxi para llegar a tiempo a la convención, porque sabe que la empresa cubre ese gasto.

Ofrece mayor seguridad y tranquilidad

La política de viajes puede indicar medidas de seguridad para viajar a sitios peligrosos, cómo actuar en caso de emergencia y a qué números llamar. Además, puede detallar qué cubre el seguro de viajes en caso de urgencia médica, cancelaciones y otros imprevistos.

Así, si la política exige reservar en hoteles de más de cuatro estrellas que cumplan ciertas normas de higiene y seguridad básicas, Andrea viajará mucho más tranquila. Y si, además, sabe que debe evitar el transporte público por la noche en su destino, optará por alquilar un coche con dos compañeros de trabajo.

Beneficios para empresas

Mejora la gestión de los gastos

Gracias a una política de gastos de viaje bien definida, la empresa puede ahorrar dinero.

Por ejemplo, indicando con cuánta antelación se debe reservar un vuelo, con qué proveedores existen acuerdos o qué gastos no se consideran reembolsables. También se pueden establecer unos límites para ciertos tipos de gasto, como comidas o alojamiento.

Si no hay directrices claras, es posible que algunas personas hagan desplazamientos innecesarios o que prolonguen su estancia por motivos personales, lo que puede conllevar gastos considerables para la empresa.

Aumenta la productividad

Una política de viajes corporativos eficaz ayuda a planificar los viajes de manera eficiente para evitar que los viajeros pierdan su vuelo, que hagan cambios de última hora sin consultar a la persona responsable o que se produzcan malentendidos que acaban costando un tiempo valioso a la empresa.

Cuanto más claro y completo sea este conjunto de reglas, menos dudas habrá que resolver y menos tiempo habrá que dedicar a abordar problemas con los visados, los seguros de viaje o la documentación necesaria para viajar.

La dinámica del grupo empeora cuando el equipo tiene expectativas poco realistas y cada uno hace las cosas a su modo.

Simplifica el proceso de reembolso

Todo es mucho más fácil cuando los viajeros saben qué documentación presentar para solicitar un reembolso (recibos, facturas, itinerarios de viaje, etc.), a qué persona dirigirla y en qué plazo deben hacerlo.

Lo ideal es que la política de viajes de trabajo, además, incluya información sobre qué se consideran gastos de viaje y cuáles no son reembolsables, con qué proveedores tiene acuerdos la empresa y qué normas se aplican para reembolsos relacionados con las llamadas telefónicas y las tarjetas de crédito personales.

¿El resultado? Menos carga de trabajo para Finanzas, RR. HH. y para los gestores de viajes, pero también menos estrés y frustración para los empleados.

Por si aún te quedan dudas…

Con una buena política de viaje, además:

• Evitas multas y sorpresas desagradables definiendo plazos claros para obtener las autorizaciones de viaje necesarias o indicando qué proveedores se adhieren a las políticas de la empresa.
• Promueves la buena imagen de la empresa reflejando sus valores en la política. Esto facilita la atracción de talento y la retención del personal.
• Impulsas el ROI de los viajes de negocios al facilitar los procesos de reserva, el control de los gastos y las gestiones innecesarias.

Eso sí, su elaboración requiere colaborar con la dirección de la empresa, así como con los departamentos de RR. HH., Compras y Finanzas. 

¿Por dónde empezar entonces?

1. Elige la mejor OTA

Una buena agencia debería ayudarte a simplificar la gestión de viajes.

La ventaja de TravelPerk es que las políticas ya se integran en el proceso de reserva, por lo que tu equipo solo accede a las opciones de viaje que se ajustan a ellas.

2. Define límites de gasto para cada situación

Para eso, te será útil definir el propósito del viaje. Porque los gastos de una reunión con un cliente no son los mismos que los de un viaje de formación.

3. Evalúa cuales son las mejores empresas para hacer reservas

Si ves que tu equipo suele elegir un tipo de servicio más que otro, intenta negociar un descuento para reservas en grupo con proveedores que ofrezcan este servicio. En tu mano está procurar una mejor experiencia de viaje y proteger el presupuesto de la empresa.

4. Elige el mejor seguro de viajes

Identifica qué debería cubrir: atención médica en viajes de aventura, cancelaciones, pérdidas de equipaje, etc. Pero, sobre todo, lee la letra pequeña y asegúrate de que la compañía ofrezca cobertura en los países a los que viaja tu equipo.

5. Define cómo se reembolsan los gastos de viaje

En primer lugar, hay que definir qué gastos son reembolsables.

Describe el proceso claramente: qué documentación presentar, a quién enviarla, qué herramienta utilizar y cuál es el plazo de presentación y cobro.

6. Comparte la política de viajes con tu equipo

Procura que sea fácilmente accesible, emplea un lenguaje claro y utiliza ejemplos prácticos donde sea necesario. Recuerda dejar la dirección de correo electrónico o el teléfono de la persona que resolverá las dudas.

Ahorra tiempo con una plantilla de política de viajes

Si quieres ir más rápido y asegurarte de seguir las mejores prácticas, descarga la plantilla de política de viajes de TravelPerk. Con ella, te será más fácil gestionar las reservas, los gastos de viaje, los reembolsos y la seguridad de tus viajes de negocios.