Office Management – der Leitfaden

Das Office Management umfasst einen vielfältigen Aufgabenbereich. Büroleiter:innen kümmern sich heutzutage nicht mehr nur darum, Büromaterial zu beschaffen oder Verwaltungsaufgaben zu erledigen – beim modernen Office Management geht es vielmehr darum, ein positives und gut organisiertes Büroumfeld zu schaffen und so den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen angenehmer und effektiver zu gestalten.

In diesem Leitfaden werden wir uns genauer mit dem Office Management beschäftigen. Wir erklären Ihnen unter anderem, was Büromanagement überhaupt ist, welche Fähigkeiten ein:e Office Manager:in benötigt und welche Aufgaben zum Büromanagement gehören. 

Was ist Office Management?

Das Office Management ist eine Tätigkeit, die sich auf die Verbesserung der Produktivität, der Effizienz und der Arbeitsbedingungen in einem Büro konzentriert. Zum Büromanagement gehören zum Beispiel folgende Aufgaben:  

• Verwaltung des Arbeitsplatzes
• Umgang mit der Büroausstattung
• Aufbau einer einladenden Büroumgebung
• Verwaltung der Bürofinanzen und des Budgets
• Begrüßung von Besucher:innen und neuen Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz
• Organisation von Aktivitäten im Büro und externen Veranstaltungen für das Büropersonal
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen
• Verwaltung der internen Kommunikation
• Beschaffung von Büromaterial, Büromöbeln und vieles mehr

Die zuständige Person, die sich um all diese Aufgaben kümmert, ist der oder die sogenannte „Office Manager:in“. Alternativ sind auch Berufsbezeichnungen wie Workplace Manager:in, Büroleiter:in oder Büromanager:in verbreitet. Ebenso vielfältig wie potenziellen Bezeichnungen für das Berufsbild sind auch die Aufgaben der Office Manager:innen. Denn je nach Branche, Größe und Abteilungsstruktur des Unternehmens variieren diese stark. Die Büroverwaltung läuft in jedem Unternehmen anders ab, daher müssen sich die Office Manager:innen je nach Firma auch verschiedenen Herausforderungen stellen – und dazu bedarf es einer Reihe grundlegender Fähigkeiten und Soft Skills.

Fähigkeiten von Office Manager:innen

Um den vielen verschiedenen Aufgaben gewachsen zu sein und sich den ständig wechselnden Anforderungen des Büromanagements anzupassen, sollte ein:e gut:e Office Manager:in verschiedene Fertigkeiten beherrschen. 

Allem voran ist eine ausgeprägte soziale Kompetenz wichtig für diesen Beruf, denn Büroleiter:innen vermitteln oft zwischen verschiedenen Parteien – sei es zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter:innen, zwischen der Personalabteilung und den Angestellten oder zwischen dem Unternehmen und externen Dienstleister:innen im Gebäude, wie etwa dem Reinigungspersonal. Aber auch technische Fertigkeiten sind nicht zu vernachlässigen, da Office Manager:innen etwa für die Kommunikation und die Personalführung mit diversen Software-Programmen vertraut sein müssen – Excel und PowerPoint bilden hierbei nur den Anfang.  

Doch grundlegend sind vor allem folgende Soft Skills und Fertigkeiten wichtig, um den Beruf des Büroleiters bzw. der Büroleiterin erfolgreich auszuüben: 

• Organisationstalent und Zeitmanagement: Nur Büroleiter:innen mit einem guten Organisationstalent und einem effektiven Zeitmanagement können angesichts der Vielzahl und Vielfalt der Anforderungen in diesem Beruf wirklich gute Leistungen erbringen. 
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten und Führungsqualitäten: Diese beiden Fertigkeiten ermöglichen es Office Manager:innen, zufriedene Mitarbeiter:innen zu halten, einen guten ersten Eindruck bei Besucher:innen zu hinterlassen und Meinungsverschiedenheiten im Team zu schlichten. Zudem müssen Office Manager:innen auch mit vielen verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, wie zum Beispiel mit der Finanzabteilung oder der Personalabteilung. Auch hier können Menschenkenntnis und Durchsetzungsvermögen von Vorteil sein. 
• Kommunikationsstärke: Durch eine gute und eindeutige Kommunikation können Office Manager:innen den Angestellten eine klare Vorstellung davon vermitteln, was die Unternehmensleitung für die Zukunft plant und was von den einzelnen Mitarbeiter:innen erwartet wird. Auch in der Personalführung ist Kommunikationsstärke ein Vorteil. 
• Verhandlungsgeschick: Egal, ob Office Manager:innen mit externen Dienstleister:innen über die Konditionen für einen Vertrag verhandeln oder vielleicht auf der Suche nach einem neuen Bürogebäude sind – Verhandlungsgeschick und Entscheidungsfähigkeit helfen ihnen dabei, stets das beste Angebot für das Unternehmen zu finden bzw. auszuhandeln. 

In unserem Beitrag „Office Manager:in werden – 10 Tipps für angehende Büroleiter:innen“ geben wir Ihnen weitere Tipps an die Hand, mit welchen Fertigkeiten und Qualifikationen Sie als Office Manager:in glänzen und Ihre Karriere vorantreiben können. 

Was sind die Hauptaufgaben des Office Managements?

Im Folgenden gehen wir genauer auf die Aufgabenfelder im Unternehmen ein, die typischerweise von Office Manager:innen erledigt werden. Zu den Hauptaufgaben des Büromanagements zählen:

• Organisation der Büroräume
• Verwaltung der Mitarbeiter:innen
• Umgang mit externen Dienstleister:innen
• Eventplanung
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
• Verwaltung der internen Kommunikation
• Sicherheit und Wohlergehen der Angestellten 

Organisation der Büroräume

Das Organisieren der Büroräume ist oft eine der wichtigsten Aufgaben des Office Managements. Dabei gilt es, ein Gleichgewicht zwischen Form und Funktion zu finden, um eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen und gleichzeitig eine hohe Leistungsfähigkeit zu gewährleisten.

Beispielhafte Aufgaben: 

• Anpassung der Ästhetik der Büroräume an die Marke des Unternehmens und die Bedürfnisse der dort arbeitenden Angestellten 
• Festlegung der Arbeitskultur, der Normen sowie der Organisation von Tätigkeiten und Arbeitsabläufen im Büro
• Schaffung eines angemessenen Arbeitsumfelds für die Mitarbeiter:innen, um Produktivität und Arbeitsmoral zu verbessern
• Ersetzen von kaputter, verbrauchter oder veralteter Ausrüstung
• Verwaltung von und Umgang mit von verschiedenen Teams genutzten Besprechungsräumen

Verwaltung der Mitarbeiter:innen

Häufig werden Office Manager:innen gebeten, die Personalabteilung bei der Mitarbeiterverwaltung zu unterstützen. Bei kleinen, aufstrebenden Unternehmen gibt es vielleicht auch gar kein HR-Team, sodass die gesamte Verantwortung auf den oder die Büroleiter:in übergeht. In solchen Fällen sollte der oder die Office Manager:in nicht nur über Organisationstalent verfügen, sondern auch über umfassende Kenntnisse im Arbeitsrecht.

In der Regel umfasst die Hilfestellung des Office Managements für die HR-Abteilung aber einfachere Aufgaben, wie etwa die Entgegennahme von Mitarbeiter:innen-Feedback, oder aber Aufgaben im Zusammenhang mit Löhnen und Sozialleistungen.

Beispielhafte Aufgaben: 

• Zusammenarbeit mit der Personalabteilung bei der Rekrutierung und der Einstellung neuer Angestellter
• Verwaltung der Gehälter und Beförderungen der bestehenden Mitarbeiter:innen
• Verwaltung von Vergünstigungen und Wohlfühlprogrammen
• Unterstützung bei der Schaffung externer Motivation für die Angestellten
• Erkennen und Umsetzen von Wünschen und Bedürfnissen, um die Produktivität und Zufriedenheit der Angestellten zu steigern

Umgang mit externen Dienstleister:innen

Die Mitarbeiter:innen des Unternehmens sind oft nicht die einzigen Personen, die in den Büroräumen arbeiten oder dort unterwegs sind. Stattdessen sind zum Beispiel auch externe Dienstleister:innen und Mitarbeiter:innen des angemieteten Gebäudes im Büro unterwegs. Der Umgang mit sämtlichen Personen, die im Büro verkehren, fällt im Allgemeinen ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich des Office Managements.

Beispielhafte Aufgaben: 

• Zusammenarbeit mit Personen, die in den Büroräumen arbeiten, aber keine Angestellten des Unternehmens sind, z. B. Wartungspersonal, Reinigungspersonal oder Kurierdienste
• Kommunikation mit Vermieter:in oder Hausverwaltung
• Anlaufstelle und Beziehungspflege für externe Lieferant:innen und Dienstleister:innen

Eventplanung

Die Organisation von Veranstaltungen in den Büroräumen fällt eindeutig in den Aufgabenbereich der Office Manager:innen. Und dies gilt oft auch für Events außerhalb des Büros, seien es Teambuilding-Aktivitäten, Betriebsausflüge oder Veranstaltungen mit Kund:innen und Interessent:innen.

Beispielhafte Aufgaben:

• Planung und Organisation von Weihnachtsfeiern und anderen Betriebsveranstaltungen
• Organisation von externen Veranstaltungen wie Workshops, Teambuilding-Events, Klausurtagungen etc.
• Umgang mit Veranstaltungsorten und Verkäufer:innen und Organisation von Equipment und Reiseplänen

Verwaltung der internen Kommunikation

Die Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung eines Unternehmens und den Angestellten ist für die produktive Arbeit äußerst wichtig. Die Verwaltung dieser Kommunikation wird häufig dem oder der Büroleiter:in übertragen. Selbst wenn ein Unternehmen eine Kommunikationsabteilung oder Kommunikationsspezialist:innen im Marketingteam hat, kann das Office Management gebeten werden, bei dieser Art von Arbeit auszuhelfen.

Beispielhafte Aufgaben: 

• Kommunikation der Ziele und Anforderungen des Unternehmens an die Mitarbeiter:innen
• Unterrichtung des Personals über Veränderungen im Unternehmen, z. B. Markenbildung, Neueinstellungen und Neuerungen in den Abteilungen
• Anhören und Berücksichtigen von Anliegen und Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen 

Sicherheit und Wohlergehen der Angestellten

Es obliegt dem Office Management, dafür zu sorgen, dass sich die Angestellten im Unternehmen wohlfühlen. Um dies zu erreichen, ist es vor allem wichtig, ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen. Das bedeutet, dass die Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeiter:innen sicher sein müssen und dass das Unternehmen vor potenziellen externen Bedrohungen geschützt sein sollte.

Beispielhafte Aufgaben: 

• Organisation und Durchführung von Sicherheitsübungen, z. B. Brandschutzübungen
• Verwaltung von Sicherheitsteams und/oder Videoüberwachung
• Verteilung und Kontrolle von Schlüsseln und Ausweisen für Mitarbeiter:innen und Gäste
• Sicherstellung des Zugangs zu geeigneter Sicherheitsausrüstung
• Genehmigung und Prüfung von Werkzeugen und Materialien, die von den Mitarbeiter:innen verwendet werden
• Datensicherheit (in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung)
• Umgang mit Belästigung, Diskriminierung oder bedrohlichem Verhalten von Mitarbeiter:innen (in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung)

Organisation von Geschäftsreisen

Besitzt ein Unternehmen kein spezialisiertes Personal für das Travel Management, fällt die Verwaltung von Geschäftsreisen für gewöhnlich ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich des Büromanagements. Bei der Organisation von Geschäftsreisen gilt es allerdings einige Faktoren zu berücksichtigen und der Arbeitsaufwand für das Reisemanagement kann immens und bisweilen sehr zeitintensiv sein.

Unvorhergesehene Komplikationen im Zusammenhang mit Reisen können zudem weitreichende Folgen für das Unternehmen haben. Wenn Probleme bei der Reiseplanung nicht professionell gehandhabt werden, kann es im schlimmsten Fall passieren, dass zum Beispiel ein wichtiges Branchenereignis verpasst wird oder bedeutende Beziehungen verloren gehen. Zum Glück gibt es heutzutage zahlreiche Reisebuchungssysteme und -portale, die sich auf die Organisation von Geschäftsreisen spezialisiert haben und Unternehmen Hilfestellung in dieser Angelegenheit bieten. 

Beispielhafte Aufgaben: 

• Verwaltung eines Reisebudgets für Mitarbeiter:innen
• Abwicklung von Flügen, Transport zum und vom Flughafen und Unterbringung
• Umgang mit Notfällen, z. B. Stornierungen oder verpasste Flüge

Formen des Office Managements

Büroleiter:innen gehören in vielen Unternehmen mittlerweile fest zur Belegschaft. Doch je nach Branche, in der das Unternehmen tätig ist, fallen diesem besonderen Posten die unterschiedlichsten Aufgaben zu. Daher möchten wir Ihnen im Folgenden die vier gängigsten Arten von Office Manager:innen vorstellen:

• Office Manager:innen in Unternehmen
• Juristische Büroleiter:innen
• Leiter:innen von Arztpraxen
• Virtuelle Office Manager:innen

Office Manager:innen im klassischen Unternehmen

In Unternehmen besteht die Hauptaufgabe der Büroleiter:innen darin, die Leistung der im Büro tätigen Belegschaft zu verbessern. Die Umgebung, in der die Mitarbeiter:innen agieren, sollte sowohl deren Tätigkeiten als auch der Kultur des Unternehmens selbst angemessen sein – und es liegt in der Zuständigkeit der Office Manager:innen, genau das zu gewährleisten. Neben der Organisation und Verwaltung der Büroräume und der Arbeitsabläufe werden Büroleiter:innen in Unternehmen auch oft in die Arbeit anderer Abteilungen wie etwa Personalwesen (HR), Finanzen und sogar Marketing eingebunden.

Bei großen Unternehmen ist es zudem häufig der Fall, dass mehrere Firmenniederlassungen existieren. In der Regel verfügt jede der Niederlassungen dann über eine:n eigene:n Office Manager:in. Diese wiederum sind meist dem oder der hauptverantwortlichen Büroleiter:in im Hauptsitz der Firma unterstellt.  

Office Manager:innen einer Anwaltskanzlei

In Anwaltskanzleien sind Büroleiter:innen vorwiegend dafür zuständig, das Arbeitsumfeld sowohl für die Angestellten als auch für die potenziellen Kund:innen zu verwalten. Die Zuständigkeiten sind dabei von Büro zu Büro unterschiedlich, doch häufig sind Office Manager:innen damit betraut,

• Kund:innen und andere Besucher:innen des Gebäudes zu empfangen und zu betreuen,
• mit Verwaltungsassistent:innen zu verhandeln,
• die Gehaltsabrechnung des Personals zu bearbeiten, 
• und in Zusammenarbeit mit dem HR-Team an Projekten zu arbeiten.

Die wohl wichtigste Aufgabe von Kanzleimanager:innen sind aber die Büroräume selbst. Da diese häufig der Ort sind, an dem sich aktuelle und potenzielle Mandant:innen mit ihrem Rechtsbeistand treffen, muss der Arbeitsbereich ein Höchstmaß an Professionalität vermitteln. 

Die Arbeit als Office Manager:in in einer Kanzlei erfordert darüber hinaus auch ein Verständnis für juristische Belange und ein grundlegendes Fachwissen insbesondere in dem Bereich, auf den sich das Unternehmen spezialisiert hat.

Office Manager:innen von Arztpraxen

In der Gesundheitsbranche werden Office Manager:innen häufig in Krankenhäusern, Arztpraxen und Zahnarztpraxen eingesetzt. In diesem Fall wird von den Büroleiter:innen im Allgemeinen ein gewisses Maß an einschlägigem Branchenwissen verlangt. Dazu kann Wissen in den Bereichen Gesundheitswesen oder Anatomie, Laborverfahren und sogar Recht im Gesundheitswesen erforderlich sein.

Ein:e Büromanager:in ist auch im Gesundheitswesen primär für den Arbeitsbereich zuständig, wobei der Schwerpunkt hier auf der Schaffung einer für die Patient:innen geeigneten Umgebung liegt. Vor allem ist eine strenge Sauberkeit in der gesamten Einrichtung unerlässlich.

Der Komfort und das Wohlbefinden der Patient:innen sind ebenfalls von großer Bedeutung, daher sollten Wartezimmer und Operationssäle eine beruhigende und sichere Ästhetik aufweisen. Und auch das Personal muss vom Office Management dazu angehalten werden, im Umgang mit den Patient:innen eine ähnliche Präsenz zu zeigen.

Zu den zusätzlichen Aufgaben von Office Manager:innen im Gesundheitswesen können auch folgende zählen:

• Umgang mit Vertraulichkeiten der Patient:innen und der Schweigepflicht 
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Entsorgung von medizinischen Abfällen
• Möglicherweise auch die Beaufsichtigung von medizinischen Assistent:innen 

Virtuelle Office Manager:innen

In vielen Unternehmen besteht kein Bedarf an Office Manager:innen, die in Vollzeit an einem Standort arbeiten. Vielleicht ist das Unternehmen schlicht zu klein und kann sich die Stelle nicht leisten oder aber es sind nur ein paar Stunden Arbeit pro Woche zu bewältigen. Es wird auch immer üblicher, dass Unternehmen auf Remote-Arbeitskräfte setzen und so ein großer Teil der Belegschaft von zu Hause aus arbeitet. In solchen Unternehmen ist es daher eine beliebte Praxis, virtuelle Büromanager:innen einzustellen. So können weiterhin wichtige Aufgaben vom Office Management erledigt werden, ohne dass das Unternehmen gezwungen ist, wieder auf eine traditionelle Struktur umzustellen. 

Die Aufgaben von virtuellen Office Manager:innen hängen stark vom Unternehmen selbst ab – von den Bedürfnissen der Firma, der Unternehmenskultur und auch vom Arbeitsumfang, der von den Büroleiter:innen geleistet werden soll. Doch auch wenn sich das Ganze auf die digitale Ebene verschiebt, bleibt ein Großteil der Aufgaben gleich. Der größte Unterschied zwischen virtuellen und stationären Office Manager:innen besteht einfach darin, dass im Falle eines vermehrt online agierenden Unternehmens kein physischer Raum mehr zu verwalten ist. An dieser Stelle kann man sich natürlich fragen: Ist ein:e Büroleiter:in nicht überflüssig, wenn es gar kein Büro zu verwalten gibt? Die Antwort lautet: Nein.  

In einem virtuellen Büro müssen Büromanager:innen immer noch die meisten Aufgaben des traditionellen Office Managements erledigen – etwa Reisen organisieren, externe Firmenveranstaltungen planen, anderen Teams bei Projekten helfen, Verwaltungs- und Kommunikationsaufgaben erledigen oder Videokonferenz-Tools implementieren. 

Anders als im stationären Büro kümmern virtuelle Office Manager:innen sich aber nun um Teams an verschiedenen Standorten. Das kann sogar bedeuten, dass länderübergreifend gearbeitet werden muss. Es mag auf den ersten Blick zwar wenig intuitiv erscheinen, aber vielleicht ist die Beschäftigung von Office Manager:innen gerade dann am wichtigsten, wenn es gar kein physisches Büro gibt. 

Wie verändert sich das Konzept des Office Managements?

Das Office Management hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Büroleiter:innen haben sich von Sekretär:innen, die nur mit der Anfertigung von Fotokopien und der Weiterleitung von Nachrichten betraut waren, hin zu Mitarbeiter:innen mit strategischer Bedeutung für das Unternehmen entwickelt.

Viele Büromanager:innen treffen sich regelmäßig mit leitenden Angestellten und werden oft mit wichtigen Entscheidungen wie Standortwahl, Produktivitätsverbesserungen und mehr betraut.

Was ein modernes Office Management ausmacht

Von modernen Office Manager:innen wird erwartet, dass sie durch ihre Tätigkeiten einen direkteren Einfluss auf die Umsatzgenerierung des Unternehmens haben. Büroleiter:innen müssen dazu nicht nur ihre eigenen Projekte planen und durchführen, sondern auch die Funktionalität der Räumlichkeiten und der anderen Abteilungen analysieren und bewerten – alles mit dem Ziel, einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Immer häufiger werden Office Manager:innen auch in die Arbeit anderer Teams eingebunden, etwa bei der Ausarbeitung großer Marketing- und Branding-Kampagnen, bei der Planung von Firmenveranstaltungen oder bei Projekten des HR-Teams zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität. So ist es nicht unüblich, dass Office Manager:innen damit beauftragt werden, geeignete Wellness-Programme für die Angestellten zu finden und einzurichten.

Mit dieser zusätzlichen Verantwortung und der Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung sind aber auch höhere Erwartungen verbunden. Erfahrene Büroleiter:innen sollten daher

• über fundierte Kenntnisse in den vom Unternehmen verwendeten Softwareprogrammen verfügen.
• gutes Projektmanagement beherrschen, da sie selbstständig arbeiten und weitreichende Projekte betreuen müssen. 
• ihre Grundkenntnisse und ihr Fachwissen stets erweitern und sich immer über die Branche und die Tätigkeiten des eigenen Unternehmens auf dem Laufenden halten, z. B. über Trends, Vorschriften und Neuigkeiten.

Office Manager:innen sind oft mit zahlreichen verschiedenen Aufgaben betraut und müssen daher nicht nur ihre Softskills wie Organisationstalent und Kommunikationsstärke stetig verbessern, sondern auch ihre Fertigkeiten und Kenntnisse in anderen Bereichen ausbauen.

Das Aufgabenfeld des Office Managements kann sich in einer Firma von Woche zu Woche verändern. So kann es passieren, dass Büroleiter:innen andere Abteilungen spontan bei Projekten unterstützen müssen, etwa wenn große Ereignisse bevorstehen oder aber eine plötzliche Veränderung in der Branche stattfindet. Neue Aufgaben und unbekannte Arbeitssituationen gehören somit zum Alltag von modernen Office Manager:innen. Das erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. 

Fazit: ein Beruf mit Potenzial

Das Office Management entwickelt sich ständig weiter, parallel dazu verändert sich auch die Rolle der Office Manager:innen und die Anforderungen an die Position werden immer höher. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie umfassend das Aufgabenfeld von Büroleiter:innen ist, kann es sich lohnen, einen Blick auf diverse Stellenanzeigen zu werfen. Anhand derer können Sie erkennen, welche Erwartungen Unternehmen an Bewerber:innen im Bereich Office Management stellen. 

Die Verantwortung und der Mehrwert, den gute Office Manager:innen mit sich bringen, bleiben aber nicht ungesehen. Wer das Arbeitsumfeld und die Produktivität der Firma positiv und nachhaltig beeinflusst, spielt eine zentrale Rolle in der Unternehmensführung – und wird vielleicht mit entsprechenden Aufstiegschancen im Unternehmen belohnt. So können Büroleiter:innen mit der Zeit auch leitende Positionen einnehmen, wie etwa Personalchef:in oder Chief Operation Officer. 

FAQ – häufige Fragen zum Office Management