Reisemanagement für Geschäftsreisen – Ihr Leitfaden 2023

In Sachen Reisemanagement fanden in den letzten Jahren einige Veränderungen statt: Langwieriges Mikromanagement wird abgelöst von übersichtlichen Prozessen, die auf Vertrauen, Transparenz und Einfachheit bauen.

Geschäftsreisende benötigen heutzutage eine einfache, digitale Möglichkeit, selbst nach ihren Wünschen zu buchen – und aus einem großen Inventar aus Unterkünften und Transportmitteln auszuwählen. Gleichzeitig möchten Unternehmen weiterhin ihre Kosten senken und die Ausgaben stets im Blick behalten. Dafür braucht es ein Reisemanagement, das beide Interessen berücksichtigt: den Wunsch nach Selbstständigkeit seitens der Arbeitnehmer:innen und die Notwendigkeit der Kostenkontrolle auf Arbeitgeberseite.

Unser Leitfaden zum Reisemanagement hilft Ihnen dabei, diese scheinbar widersprüchlichen Ziele zu kombinieren – und zu erreichen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Reisemanagement effektiver gestalten und Workflows integrieren, die ihren Namen verdienen.

Was versteht man unter Reisemanagement?

Reisemanagement umfasst alle Reiseprozesse, die mit Geschäftsreisen zusammenhängen. Das Ziel des Reisemanagements liegt darin, die Reisekosten und den Planungsaufwand zu reduzieren, damit sich Mitarbeiter:innen auf das Wesentliche konzentrieren können. Zum Reisemanagement zählen alle Aufgaben, die vor, während und nach einer Dienstreise anfallen – das heißt:

• Reiserichtlinien erstellen und Compliance sicherstellen
• Genehmigungsprozesse für Dienstreiseanträge
• Reiseplanung: Reisedaten checken und koordinieren
• Buchungsprozess: Reisebuchung sowie die Buchung weiterer Reisedienstleistungen
• Laufende Kostenkontrolle
• Abrechnungsprozess: Zusammenführen aller Reisekosten in der Reisekostenabrechnung bzw. Spesenabrechnung
• Evaluierung von Reiseprozessen und Optimierung für zukünftige Dienstreisen

Geschäftsreisen können von externen Geschäftsreisebüros, von internen Reisemanager:innen oder von einer Verwaltungsfachkraft durchgeführt werden, z. B. von Mitarbeiter:innen des Büromanagements.

Unabhängig davon, wer für das Reisemanagement verantwortlich ist, verlassen sich die meisten Unternehmen auf Geschäftsreiseplattformen, um Reiseprozesse von der Buchung bis zur Abrechnung im Blick zu behalten.

Welche Vorteile bietet Reisemanagement für Unternehmen?

Reisemanagement umfasst eine Reihe an Prozessen, die Mitarbeiter:innen nur schwer nebenbei erledigen können. Aus diesem Grund ist Reisemanagement besonders dann effektiv, wenn es Mitarbeiter:innen gibt, die speziell dafür eingestellt bzw. damit beauftragt werden – entweder unternehmensintern oder über einen externen Dienstleister. So können sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter:innen von den Vorteilen profitieren:

• Geringere Reisekosten
• Wenig Planungsaufwand für Geschäftsreisende
• Mehr Zeit für die wesentlichen Tätigkeiten

Was macht ein:e Travel Manager:in?

Travel Manager:innen übernehmen alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit Reiseprozessen anfallen. Neben den oben genannten bürokratischen Prozessen gehören auch Vertragsverhandlungen mit potenziellen Partnern wie Fluggesellschaften oder Hotels dazu. Darüber hinaus tragen Travel Manager:innen auch eine soziale Verantwortung und sind für die Sicherheit und Zufriedenheit der Geschäftsreisenden zuständig. Zu ihren Aufgaben zählen deshalb auch: 

• Travel Risk Management: Fürsorgepflicht, Versicherung und Co.
• Eventmanagement
• Vergabe von Dienstwagen
• Informationen zu und Organisation von Bleisure Travel, Workation und Co.
• Ermöglichen von nachhaltigen Geschäftsreisen

Travel Manager:innen sollten stets mitarbeiterorientiert kommunizieren, um die Compliance für die Reiserichtlinie sowie eine hohe Mitarbeitermotivation aufrechtzuerhalten. Sie sollten sich auf dem Geschäftsreisemarkt auskennen, über eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit verfügen und betriebswirtschaftliche Kenntnisse sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent mitbringen.

Herausforderungen im Reisemanagement

Viele existierende Dienstleister und Angebote passen jedoch nicht zu den Anforderungen, die Unternehmen heute haben – zum Beispiel im Hinblick auf die Flexibilität. Wenn sich die Reiseplanung kurzfristig ändert, brauchen Geschäftsreisende einfache Lösungen. Auf der anderen Seite gibt es eine Menge Probleme und Herausforderungen, wenn Unternehmen das Geschäftsreisemanagement selbstständig, sprich ohne Dienstleister und ohne geeignete Hilfsmittel, übernehmen:

• Jede Reisebuchung sorgt für ein endloses Hin und Her im E-Mail-Verkehr, das unnötig viel Zeit kostet und die Laune verdirbt.
• Verantwortliche sind durch jede Buchungsanfrage, Flugänderung und Stornierung überarbeitet und gestresst, weil sie das Reisemanagement „nebenbei“ abwickeln müssen.
• Dem Finanzteam fehlt ein einheitliches Tool zur Kostenkontrolle, sodass es den Überblick verliert, wer für welche Reisen Geld ausgibt und warum.
• Verantwortliche haben viel Zeit investiert, um eine Reiserichtlinie zu erstellen, die am Ende aber niemand liest und einhält.
• Das Finanzteam überwacht jede Reisebuchung, um die Ausgaben durch Mikromanagement zu kontrollieren. Das kostet Zeit und Nerven.
• Reisende finden nicht die Buchungsoptionen, die sie sich wünschen, wie z. B. Airbnb, oder haben keine einfachen Buchungstools.
• Das führt dazu, dass Reisende außerhalb der Unternehmensrichtlinien buchen – und Ihr Unternehmen die Kontrolle über die Reisekosten verliert.

Gängige Buchungsmethoden und ihre Nachteile

Einige Unternehmen greifen für die Buchung von Geschäftsreisen noch auf gängige Buchungsmethoden zurück und nutzen Online-Reisebüros, stationäre Reisebüros oder die traditionelle Unternehmenssoftware. Diese Dienstleister verursachen allerdings Probleme für Geschäftsreisende, Verwaltung und Finanzabteilung gleichermaßen. Welche das sind, schauen wir uns im Folgenden an.

1. Online-Reisebüros

• Reisende müssen verschiedene Websites vergleichen und die Reise aus eigener Tasche bezahlen oder einen langwierigen E-Mail-Verkehr mit der Verwaltungsfachkraft führen, welche die Buchung vornimmt. Wenn unterwegs Probleme auftauchen, gibt es oft keine Unterstützung.
• Verwaltung: Im Zuge der Buchung für die Reisenden kommt es zu einem starken E-Mail-Verkehr. Oft fehlt die Unterstützung innerhalb des Betriebs und die Mitarbeiter:innen fühlen sich mit Problemen, Änderungen und Stornierungen allein gelassen und sind schnell überfordert.
• Finanzabteilung: Scheinbar gute Preise sind oftmals nicht erstattungsfähig, zudem fallen Gebühren für Stornierungen und Änderungen an. Aufwandsentschädigung, Erstattung und Bestandsverfolgung erfolgen manuell. So ist es nahezu unmöglich, die Einhaltung der Reiserichtlinien zu gewährleisten.

2. Stationäre Reisebüros

• Reisende: Online-Formulare der Reisebüros sind oft fehlerhaft und haben eine schlechte Bedienoberfläche. Die Mitarbeiter:innen rufen am Ende den Support an, um zu buchen, und würden eigentlich lieber Zeit sparen und selbst buchen, um die gewünschten Optionen zu erhalten.
• Verwaltung: Oft kommt es zu einem verstärkten E-Mail-Verkehr zwischen Reisenden und Reisebüro, bis die Reisen abgeschlossen sind.
• Finanzabteilung: Der Service ist kostspielig und die Reisepreise liegen über dem Marktniveau. Ein Reporting ist nur eingeschränkt möglich, ebenso wie die Integration. 

3. Traditionelle Unternehmenssoftware

• Reisende: Verfügt die traditionelle Unternehmenssoftware über eine benutzerunfreundliche oder wenig zeitgemäße Bedienoberfläche, nutzen die Reisenden sie nicht gern. Hinzu kommt ein Offshore-Kundenservice, der in der Regel bei Kundenbewertungen als die größte Frustrationsquelle angegeben wird.
• Verwaltung: Durch die vielseitigen Funktionen und Aufgaben einer allgemeinen Software ist die Verwaltung von Reisebuchungen über derartige Tools oft kompliziert und undurchschaubar. Wenn Reisende das Tool nicht verwenden möchten, kann die Reise entsprechend auch nicht kontrolliert werden.
• Finanzabteilung: Es fehlen günstige Flüge und Hotels, die online verfügbar sind. Reisende mögen die Bedienoberfläche der Software nicht und buchen daher außerhalb der Richtlinien an anderer Stelle. 

Reisemanagement vereinfachen – mit Reisemanagement-Unternehmen

Aufgrund der Probleme der gängigen Buchungsmethoden entscheiden sich Unternehmen zunehmend für externe Partner. Das müssen nicht immer Reisebüros sein – auch Softwareunternehmen fallen in die Kategorie Reisemanagement und bieten neben einem 24-Stunden-Support digitale Selbstbuchungsplattformen für Unternehmen.

Als Partner für Ihr Reisemanagement übernimmt TravelPerk entweder die komplette Verantwortung für das Reisemanagement oder stellt Ihren Mitarbeiter:innen die benötigten Tools zur Verfügung, um Geschäftsreisen ohne großen Zeitaufwand selbst zu managen. Um Ihr Reisemanagement zu vereinfachen, übernehmen wir folgende Aufgaben für Sie:

• Selbstbuchung innerhalb der Richtlinien Ihres Unternehmens
• Concierge-Buchungen
• Gruppenbuchungen
• 24/7-Support
• Automatisierte Reisekostenberichte
• Einfache Erstellung von Reiserichtlinien
• Tracking des Reisebudgets
• Kennzeichnen und Kategorisieren von Reiseausgaben

Die Säulen des modernen Reisemanagements

Um sich von manuellen und komplizierten Buchungsvorgängen und unübersichtlichem E-Mail-Verkehr zu verabschieden, können Sie einige grundlegende Dinge in Ihrem Unternehmen verändern. Orientieren Sie sich dabei an den vier Säulen des modernen Reisemanagements und schaffen Sie Übersichtlichkeit für sich und Ihr Unternehmen:

1. Vertrauen – Vertrauen Sie Reisenden, dass sie gemäß den genehmigten Prozessen und Richtlinien buchen, und vereinfachen Sie die Buchung.
2. Transparenz – Lassen Sie Reisende sehen, was sie ausgeben dürfen, und entsprechend auswählen können. Lassen Sie Finanz- und andere Verantwortliche sehen, was gebucht wird und warum.
3. Einfachheit – Führen Sie Prozesse für die Buchung, Genehmigung und Abrechnung ein, die funktionieren und alle Anforderungen erfüllen.
4. Auswirkungen – Messen Sie die Auswirkungen von Geschäftsreisen auf das Unternehmen und sparen Sie unnötige Kosten ein.

Fünf Schritte zum effektiven Geschäftsreisemanagement

In Unternehmen jeder Größe können Sie Geschäftsreisen effektiv verwalten, indem Sie diese fünf Schritte gehen:

1. Wählen Sie ein intelligentes Buchungstool.
2. Stellen Sie einen 24/7-Support für Ihre Reisenden sicher.
3. Erstellen Sie Richtlinien und Genehmigungsworkflows.
4. Organisieren und nutzen Sie Daten zu Ihren Dienstreisen.
5. Verbessern Sie die interne Zusammenarbeit.

Wir schauen uns im Folgenden an, was es mit diesen Schritten auf sich hat und wie Sie Ihnen zu einem effektiven Reisemanagement verhelfen können.

1. Geeignetes Buchungstool wählen

Die allgegenwärtige Präsenz von Online-Reisebüros im privaten Bereich hat dazu geführt, dass Unternehmen Ihre Geschäftsreisen häufig auch auf Verbraucherseiten buchen.

Aber was passiert, wenn ein Unternehmen Verbrauchertools verwendet, um Reisen zu buchen? Einer der vielen Nachteile: CFOs fehlt die Kontrolle. So bleibt ihnen häufig keine andere Wahl, als Nachforschungen anzustellen. Die Finanzabteilungen sind gezwungen, die Reisekosten für jede Abteilung zu mikromanagen. Dadurch verlieren sie Zeit und machen sich beim Team unbeliebt. 

Reisende möchten aus einem großen Reiseinventar wählen und unkompliziert buchen können, während CFOs Kostenkontrolle und Übersicht brauchen. Ohne die passende Technologie lassen sich diese Interessen nur schwer in Einklang bringen. Der erste Schritt beim modernen, technologiebasierten Reisemanagement besteht darin, ein Tool auszuwählen, das auf Vertrauen, Transparenz und, nicht zu vergessen, Einfachheit basiert – also auf drei der vier Säulen des modernen Reisemanagements.

Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einer Plattform für Reisemanagement achten sollten:

• Selbstbuchung innerhalb der Richtlinien – Vertrauen Sie Ihren Reisenden, dass sie buchen, was sie benötigen, und richten Sie entsprechend Richtlinien und Parameter ein.
• Konsolidierte Rechnungsstellung – Erhalten Sie eine monatliche Rechnung für alle Reisen von einem Anbieter, anstatt diese über verschiedene Buchungsseiten verteilt zu haben.
• Reisekostenberichte – Achten Sie auf einen einfachen Zugriff für alle Teammitglieder der Finanzabteilung und Verwaltung, die Details zu Reiseplänen und Ausgaben nach Kostenstellen, Tags oder Labels verfolgen müssen.
• Einfacher Buchungsprozess, den Reisende gerne durchlaufen – Rechnungskonsolidierung und genaues Reporting sind nicht möglich, wenn Mitarbeiter:innen das genehmigte Tool umgehen möchten. Wählen Sie daher ein Tool, das mit einer benutzerfreundlichen und einfach verwendbaren Bedienoberfläche ausgestattet ist.
• Tolles Angebot – Optionen sind nicht unwichtig. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Plattform alle verfügbaren Optionen aufzeigt, die Sie online finden können, und dass das Unternehmen verpflichtet ist, mehr Angebote hinzuzufügen.
• Reisesupport – Sie benötigen einen Reisesupport, der rund um die Uhr in Ihrer Muttersprache verfügbar ist, damit Mitarbeiter:innen auch dann Hilfe erhalten, wenn ihr Team im Unternehmen nicht verfügbar ist.

2. Rund-um-die-Uhr-Support sicherstellen

Es ist nicht einfach, rund um die Uhr für Reisende da zu sein und nachts sowie am Wochenende Stornierungen, Änderungen und andere Anfragen zu bearbeiten. Dazu kommt, dass die Zeit, die für die wirklich wichtigen Projekte benötigt wird, darunter leidet.

Wenn Sie nicht für Support zur Verfügung stehen, bleiben Reisende stecken und warten auf eine Lösung, was Ihr Unternehmen letztendlich Zeit, Geld und Nerven kostet. Die logische Konsequenz lautet, sich auf einen Partner zu verlassen, der rund um die Uhr Unterstützung bietet, sodass es nicht an Ihnen als Büroleiter:in oder Reisemanager:in hängen bleibt.

Nachfolgend finden Sie die Anforderungen, auf die Sie achten sollten:

• Rund um die Uhr verfügbar
• Echte Mitarbeiter:innen, keine Chatbots
• Garantierte und schnelle Antwortzeiten
• Support in verschiedenen Sprachen
• Geschultes Personal

Viele Büroleiter:innen und Reisemanager:innen sind immer noch mit dem täglichen Klein-Klein von Reisen und den damit verbundenen Last-Minute-Problemen beschäftigt. Das ist bis zu einem bestimmten Level grundsätzlich kein Problem. Es geht nur darum, einen verfügbaren Partner in Ihrer Abwesenheit zu haben – oder für den Fall, dass Ihr Unternehmen zu groß geworden ist, als dass sich Reisemanager:innen selbst um alles kümmern können. In der Regel ist dies bei mehr als 50 Mitarbeiter:innen der Fall, bei Beratungsunternehmen schon ab 20 Mitarbeiter:innen.

Neben der Abdeckung von routinemäßigen Support-Aufgaben wie Änderungen und Stornierungen sollten Sie auch Support bei der Buchung von Gruppenreisen erhalten. Große Reisen von acht oder mehr Personen können das Büromanagement-Team wirklich belasten. Prüfen Sie beim Testen von Tools, ob sie Ihnen bei der Buchung von Gruppenreisen helfen, einschließlich der Preisverhandlung.

3. Richtlinien automatisieren

Durch die Automatisierung Ihrer Reiserichtlinien ergeben sich drei zentrale Vorteile: 

1. Sie erhöhen die Einhaltung von Reiserichtlinien. 
2. Ihre Verantwortlichen sparen Zeit, da sie nicht mehr alle Reisen buchen müssen.
3. Reisende erhalten mehr Freiheiten bei der Buchung.

Haben bestimmte Abteilungen, Büros oder Reisende besondere Reisebedürfnisse oder Berechtigungen? In diesem Fall sollten Sie gesonderte Reiserichtlinien erstellen, die auf die jeweilige Mitarbeitergruppe oder Führungsebene zugeschnitten sind.

Für die meisten Unternehmen sind folgende grundlegende Faktoren mindestens erforderlich und sollten in der Reiserichtlinie festgelegt sein:

• Budget pro Flug
• Budget pro Hotel und Nacht
• Mindestanzahl der im Voraus gebuchten Tage
• Erlaubte Hotelsterne
• Erlaubte Flugklassen

Aber das ist erst der Anfang! Sie können sogar noch mehr ins Detail gehen und zum Beispiel für jede Stadt die maximalen Kosten für ein Hotel individuell festlegen.

Genehmigungsworkflows

Beim Einrichten automatisierter Reiserichtlinien können Sie festlegen, wie streng oder nachsichtig Sie sein möchten. Im Folgenden finden Sie drei sehr unterschiedliche Vorgehensweisen, um Richtlinien zu automatisieren und Reisen zu genehmigen, die außerhalb der gesetzten Budgets liegen:

1. Keine Genehmigungen erforderlich
2. Für einige Reisen ist eine Genehmigung erforderlich
3. Für jede Reise ist eine Genehmigung erforderlich

Für den Fall, dass Mitarbeiter:innen versuchen, eine Reise zu buchen, die nicht den Richtlinien entspricht, sollten Sie einen möglichst einfachen Genehmigungsprozess aufsetzen. Reisende sollten in der Lage sein, innerhalb Ihrer Lösung eine Genehmigung anzufordern, welche automatisch an die Vorgesetzten geht.

Als nächstes müssen Sie entscheiden, wer die Reisen genehmigt: die oder der Vorgesetzte, die Verantwortlichen für Geschäftsreisen, der oder die CFO oder mehrere Abteilungsleiter:innen?

Für eine Verwaltungsfachkraft, die regelmäßig Reisen genehmigt, ist eine Plattform hilfreich, die alle offenen Genehmigungsverfahren direkt im Dashboard anzeigt. Auf diese Weise haben Sie für jede offene Reise einen zentralen Ort und müssen Ihre E-Mails nie lange durchsuchen.

4. Reisedaten organisieren

Effektives Reisemanagement ist nicht nur für die Verantwortlichen für Geschäftsreisen wichtig. Auch Operations und die Finanzabteilung sind involviert. Diese Teams brauchen eine funktionierende Berichterstattung über Reisekosten, die nicht nur detailliert, sondern auch aufschlussreich ist.

Indem Sie Kostenstellen sowie Labels verwenden und sicherstellen, dass alle Ihre Reisen im Reportingtool verfügbar sind, können Sie intelligente Reportings erstellen, mit denen die Finanzabteilung Trends, Fehlerquellen und Möglichkeiten zur Budgetoptimierung erkennen kann.

• Kostenstellen – Verwendet Ihr Unternehmen unterschiedliche Zahlungskonten für unterschiedliche geografische Regionen? Wie viele Kostenstellen hat das Unternehmen? Stellen Sie sicher, dass die richtigen Konten mit den Reisekosten belastet werden.
• Tags und Labels – Gibt es neben den Kostenstellen wichtige Filter, die der Finanzabteilung beim Anzeigen von Reisekostenberichten helfen würden? Möchten Sie beispielsweise, dass jede Reise nach Team oder Projekt getaggt wird? Tags von Beginn an zu benutzen, spart später viel Zeit.

Um genaue Reportings zu erhalten, sollten Sie alle Daten zu Ihren Dienstreisen nach Möglichkeit an einem zentralen Ort aufbewahren. Stellen Sie daher möglichst sicher, dass Ihre Management-Lösung mit vielen Drittanbietern kommunizieren kann, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind, z. B. Billigfluggesellschaften, Airbnb oder europäische Bahnlinien. Wenn Ihr Unternehmen Sonderkonditionen mit Hotels ausgehandelt hat, sollte das Tool diese Preise für Sie sicherstellen können, damit Sie die Reisedaten nicht durch direkte Buchungen verlieren.

5. Zusammenarbeit verbessern

Das Wichtigste im modernen Reisemanagement ist, dass es dem gesamten Unternehmen dient. Wir haben erwähnt, dass Reisende mit einem 1A-Support ausgestattet sein müssen. Wir haben auch darüber gesprochen, wie man in der Verwaltung und Administration Zeit spart. Was ist also mit der Finanzabteilung?

Sie sollten auf Folgendes achten:

• Optimierter Genehmigungsprozess – Automatische Benachrichtigungen und Abstimmungsprozesse, die in das Buchungstool Ihrer Wahl integriert sind, sparen Zeit.
• Einfacher Zugriff auf Rechnungen – Das Finanz-Team muss alle Rechnungen schnell abrufen können, um die Ausgaben abzugleichen. Der beste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer Plattform, welche die Reisekosten in einer monatlichen Rechnung zusammenfasst.
• Möglichkeit der Sofort-Verfolgung von Ausgaben – Konsolidieren Sie alle Reiseausgaben auf einer Plattform, damit Sie Berichte darüber erstellen können, was von wem ausgegeben wird und warum. Verwenden Sie Tags und Labels und achten Sie auf die Möglichkeiten eines monatlichen Reportings – idealerweise automatisiert.
• Kosteneinsparungen bei Reisen – Bei der Optimierung von Reisen geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen. Viele Unternehmen nutzen immer noch Lösungen für ihr Geschäftsreisemanagement, die es schon in den 80ern und 90ern gab. Dies bedeutet, dass die Preise der Angebote so gestaltet sind, dass das Unternehmen mehr zahlt als ein:e Verbraucher:in! Hier verbirgt sich ein erhebliches Sparpotenzial.

Fazit – bereit für effektives Reisemanagement!

Reisemanagement ist umfangreich und braucht ebenso viel Zeit wie Expertise. Aber Sie können Ihre Reiseprozesse optimieren, indem Sie auf Vertrauen, Transparenz und Einfachheit setzen. 

Mit den folgenden fünf Schritten können Sie viel verändern:

1. Wählen Sie ein intelligentes Buchungstool, das alle Anforderungen erfüllt.
2. Verteilen Sie die Last des Supports – Versuchen Sie nicht, allein rund um die Uhr für alle Reisenden da zu sein.
3. Richten Sie Kostenstellen und Labels ein, um die Übersicht zu behalten.
4. Erstellen Sie Richtlinien und Genehmigungsworkflows – Fügen Sie die Richtlinie in den Buchungsprozess ein.
5. Verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Finanzabteilung – Automatisieren Sie die Rechnungslegung und Erstellung von Reportings.

FAQs – häufige Fragen zum Thema Reisemanagement