Versicherung bei Dienstreisen

Viele Angestellte unternehmen regelmäßig Dienstreisen, sei es innerhalb Deutschlands oder auch ins Ausland. Eine wichtige Frage in diesem Zusammenhang ist die nach dem Versicherungsschutz für Arbeitnehmer:innen. Wir erklären Ihnen, was ein guter Versicherungsschutz für Dienstreisen abdecken sollte, was die gesetzliche Unfallversicherung ist und welche Möglichkeiten Ihnen zusätzliche Dienstreiseversicherungen bieten. 

Wie wichtig ist ein guter Versicherungsschutz bei Dienstreisen?

Generell haben Arbeitgeber eine sogenannte Fürsorgepflicht, welche sie dazu verpflichtet, auf die Sicherheit und Gesundheit all ihrer Angestellten zu achten – dies gilt auch, wenn Arbeitnehmer:innen auf Geschäftsreise geschickt werden. Die Fürsorgepflicht bei Dienstreisen macht es dem Arbeitgeber zur Aufgabe, seine Angestellten umfassend für die Reise abzusichern. Ein ausreichender Versicherungsschutz trägt zur Erfüllung dieser Fürsorgepflicht bei und kann darüber hinaus auch ungewollte Kosten verhindern. 

Ebenso wie im Alltag oder bei der Arbeit vor Ort im Unternehmen kann es auch auf Geschäftsreisen zu ungeplanten Zwischenfällen aller Art kommen. Angestellte können einen Unfall haben oder medizinische Versorgung benötigen, müssen womöglich Flüge oder Zugtickets stornieren oder auf ihr verlorenes Gepäck warten. All diese Situationen können je nach Aufenthaltsort und Ausmaß zu einer kostspieligen Angelegenheit werden – sowohl für die Arbeitnehmer:innen als auch für Sie als Arbeitgeber. 

Ein gut aufgestellter Versicherungsschutz kann ungeplante Kosten für beide Seiten verhindern bzw. minimieren – damit sind sowohl der Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer:innen auf der sicheren Seite und können ihre Dienstreisen mit einem guten Gefühl antreten.  

Es gehört auch zur Aufgabe des Arbeitgebers, die Mitarbeiter:innen über die Rahmenbedingungen und möglichen Risiken der Reise aufzuklären. Wissenswertes rund um das Risikomanagement bei Dienstreisen erfahren Sie in unserem Ratgeber zum Thema Travel Risk Management.

Versicherung bei Dienstreisen – wichtig im Inland und Ausland

Generell empfiehlt es sich, den Versicherungsschutz für Dienstreisen im Inland ebenso ausgiebig zu überprüfen wie für Auslandsaufenthalte. In beiden Fällen sind teils unterschiedliche Versicherungen relevant, um Arbeitnehmer:innen einen umfassenden Schutz gewährleisten zu können. Im Folgenden klären wir, welche Rolle die gesetzliche Unfallversicherung für Dienstreisen sowohl im In- und Ausland spielt und welche zusätzlichen Versicherungen je nach Aufenthaltsort sinnvoll sein können. 

Gesetzliche Unfallversicherung bei Dienstreisen

Die gesetzliche Unfallversicherung schützt Mitarbeiter:innen auf Dienstreisen im Inland sowie auch im Ausland. Sie gleicht finanzielle Schäden bei Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten aus und kommt auch für die Kosten der nach dem Unfall anstehenden Rehabilitation auf. Damit ist sie eine der wichtigsten Versicherungen für Arbeitnehmer:innen.  

Damit der Unfallversicherungsschutz aber auch auf Dienstreisen besteht, muss die Reise zuvor unbedingt offiziell vom Arbeitgeber in Form einer Dienstreisegenehmigung genehmigt werden. Hierzu können Arbeitnehmer:innen einen Dienstreiseantrag stellen. Anhand der Genehmigung lässt sich im Nachgang zweifelsfrei nachweisen, dass es sich bei der Reise um eine vom Arbeitgeber angeordnete Dienstreise und damit auch um Tätigkeit im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses handelt. Zudem muss die Dienstreise beziehungsweise der Auslandsaufenthalt bereits im Voraus zeitlich begrenzt sein. Diese beiden Kriterien gelten sowohl für Geschäftsreisen im Inland als auch im Ausland. 

Ohne eine offizielle Dienstreisegenehmigung oder die zeitliche Begrenzung kann es im Zweifelsfall zu Streitigkeiten mit der Unfallversicherung kommen. Daher sollte die Dienstreisegenehmigung in Ihrem Unternehmen fester Bestandteil Ihres Genehmigungsprozesses für Geschäftsreisen sein. 

Welche Aktivitäten der Dienstreise sind versichert?

Die gesetzliche Unfallversicherung für Geschäftsreisen greift bereits während der Vorbereitung der Reise. Geht ein:e Angestellte:r also beispielsweise in ein Reisebüro, um die anstehende Geschäftsreise dort zu planen, so ist diese Aktivität bereits versichert. 

Generell gilt aber, dass durch die gesetzliche Unfallversicherung nur Aktivitäten versichert sind, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Erwerbstätigkeit und dem Beschäftigungsverhältnis stehen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass nicht der komplette Zeitraum der Dienstreise und auch nicht sämtliche Aktivitäten, die im Rahmen der Reise unternommen werden, unter den Unfallversicherungsschutz fallen. 

Im Folgenden finden Sie eine exemplarische Übersicht von Aktivitäten, die die gesetzliche Unfallversicherung abdeckt: 

Vorbereitung/An- und Rückreise: 

• vorbereitende Aktivitäten für die Dienstreise
• der direkte Weg vom Wohnort/von der Dienststätte zum Ziel der Dienstreise und umgekehrt

Vor Ort: 

• Aufsuchen der Unterkunft vor Ort
• der direkte Weg zwischen Unterkunft und Dienststätte bzw. relevanten Örtlichkeiten 
• Kennenlernen der Dienststätte bzw. der relevanten Örtlichkeiten
• sämtliche Aktivitäten, die im Rahmen der Dienstreise dem Beschäftigungsverhältnis dienen (z. B. Meetings, Weiterbildungen, Arbeitszeit) 
• Weg zu einem Restaurant, sofern dieses nicht unnötig weit von der Unterkunft entfernt ist 
• Betanken eines Fahrzeuges, das für die Dienstreise genutzt wird (z. B. PKW) 
• etc. 

Nicht durch die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt sind hingegen sämtliche Aktivitäten, die primär dem privaten Lebensbereich der Mitarbeiter:innen zuzuordnen sind. Dazu zählt unter anderem das Verlassen des direkten Weges bei der An- und Abreise für persönliche Zwecke. Ebenfalls nicht versichert sind das Aufsuchen einer Bar nach Feierabend, das Erkunden der Stadt in der Pause oder aber die Teilnahme an Freizeitaktivitäten. Alles, was also nicht in einem direkten Zusammenhang mit der Arbeit und dem Beschäftigungsverhältnis steht, ist nicht durch den gesetzlichen Unfallschutz versichert. 

Generell kommt die gesetzliche Unfallversicherung auch nur für Kosten auf, die der versicherten Person im Zuge eines Unfalls oder einer Berufskrankheit entstehen – sie deckt also primär Personenschäden ab. Sachschäden, Gepäckverlust, Stornierung von Transportmitteln, Krankenversicherung vor Ort und vieles mehr, was für eine Dienstreise von Bedeutung sein kann, wird hingegen nicht durch die Unfallversicherung abgedeckt. An diesem Punkt werden Dienstreiseversicherungen interessant, die zusätzlichen Schutz bieten. 

Dienstreiseversicherungen für zusätzlichen Schutz

Dienstreiseversicherungen, auch Geschäftsreiseversicherungen genannt, können als eine Art Ergänzung zur gesetzlichen Unfallversicherung gesehen werden, da sie meist genau die Aktivitäten und Kosten abdecken und übernehmen, für die die Unfallversicherung eben nicht aufkommt. Durch eine Kombination aus Unfall- und geeigneter Dienstreiseversicherung kann den Mitarbeiter:innen ein umfassender Versicherungsschutz für Dienstreisen geboten werden. Doch welches Leistungsspektrum beinhalten Dienstreiseversicherungen eigentlich – und für welche potenziellen Versicherungsfälle lohnt es sich, abgesichert zu sein?

Auslandskrankenversicherung

Einer der wohl wichtigsten Zusatzversicherungen ist eine Auslandskrankenversicherung, die die Kosten für die medizinische Versorgung bei Dienstreisen im Ausland abdeckt. Diese ist wichtig, da die gesetzliche Krankenversicherung zwar in Deutschland die Kosten für erkrankte Personen übernimmt, aber nicht im Ausland. Für Arbeitsunfälle kommt zwar die Unfallversicherung auf, doch wenn Angestellte schlicht erkranken oder ihnen etwas außerhalb der Arbeitszeit zustößt, verhält es sich anders. Dienstreiseversicherungen mit inkludierter Auslandskrankenversicherung können Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen bei dienstlichen Auslandsaufenthalten finanziell absichern.

Reisegepäckversicherung

Auch eine Reisegepäckversicherung kann sinnvoll sein. Dadurch ist im besten Fall nicht nur das private Gepäck des Reisenden versichert, sondern auch dienstlich mitgeführte Gegenstände und Geräte (z. B. Laptop, Kamera etc.). Im Fall von Beschädigung oder Verlust kommt die Reisegepäckversicherung dann für die entstandenen Schäden auf. Ähnliches gibt es auch für wichtige Geschäftsdokumente, deren Verlust es abzusichern gilt.

Dienstreiseversicherung für Geschäftsflüge und Co.

Nicht zuletzt kann auch die Reise an sich versichert werden. Bei Ausfall oder Stornierung von Transportmitteln oder gar einem kompletten Reiseausfall können Kosten durch eine Zusatzversicherung gemindert werden. Fällt beispielsweise der Flug aus, so werden die Flugkosten erstattet. Sind die reisenden Mitarbeiter:innen krank und die ganze Reise muss abgesagt werden, übernimmt die Versicherung die Kosten. Dies kann sowohl für Geschäftsreisen im Inland als auch für Aufenthalte im Ausland interessant sein.Genau hier setzt FlexiPerk an. Indem Sie die flexible Lösung zu Ihrer Reisebuchung hinzufügen, stellen Sie sicher, dass kostenlose Stornierungen jederzeit möglich sind. So sind Sie für alle Zwischenfälle gewappnet – und zwar, ohne auf Ihrem Geld sitzen zu bleiben. Ob Flug, Zug oder Unterkunft: Selbst bei spontanen Absagen erhalten Sie 80 Prozent Ihrer Ausgaben zurück. Die Organisation drum herum erledigen wir!

Was es bei der Versicherungswahl sonst zu beachten gilt

Für dienstliche Auslandsaufenthalte in Ländern mit hoher Kriminalität oder gar in Krisengebiete werden teils spezielle Zusatzleistungen im Rahmen der Geschäftsreiseversicherung angeboten, wie zum Beispiel Versicherungsschutz gegen Diebstahl oder gar Entführung.Ob all diese Zusatzversicherungen wirklich gebraucht werden, hängt stark von der Art der Dienstreise, der Wahl des Transportmittels und dem Zielort ab. Die Chance, dass das Gepäck beim Transport im eigenen Dienstwagen verschwindet, ist beispielsweise wesentlich geringer als bei der Reise im Flugzeug. Infolgedessen fällt das Versicherungsportfolio eines Unternehmens für Dienstreisen ins Ausland meist umfangreicher aus als für Reisen im Inland. Viele Versicherungsgesellschaften bieten daher individuell gestaltbare Dienstreiseversicherungen an, die auf die jeweiligen Bedürfnisse der Unternehmen und der Angestellten abgestimmt werden können.

Fazit: Versicherungsschutz bei Dienstreisen

Arbeitgeber sind im Rahmen Ihrer Fürsorgepflicht dazu verpflichtet, Arbeitnehmer:innen auf Dienstreisen umfassend abzusichern – am einfachsten gestaltet sich das mit geeigneten Versicherungen. Durch ein umfangreiches und auf die Art der Dienstreise angepasstes Versicherungsportfolio wird die Sicherheit der Angestellten sowohl bei Reisen im In- als auch im Ausland erhöht. Zudem kann ein guter Versicherungsschutz finanzielle Verluste für die Firma, etwa im Fall von Reiseabbruch oder Erkrankungen, wesentlich verringern. Dadurch bietet ein umfassender Versicherungsschutz sowohl dem Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer:innen viele Vorteile.

FAQ – häufige Fragen zu Versicherungen für Dienstreisen