Guía para la gestión de viajes de negocios del 2023

La gestión de viajes está atravesando un gran cambio, alejándose de la microgestión y yendo hacia la confianza, transparencia y simplicidad.

Sucede que el “control” y el “cumplimiento” han dominado la conversación en torno a la gestión de viajes de negocios desde hace un tiempo. Y no es de extrañar. Para las empresas, los viajes de negocios son el segundo gasto más grande, después de los salarios de los empleados. Cuando se administran eficazmente, las empresas ganan 12,50 $ o más en ingresos incrementales por cada dólar invertido en esos viajes.

Hoy en día, los viajeros de negocios exigen facilidad a la hora de hacer las reservas y mejores opciones de viaje. Al mismo tiempo, las empresas buscan reducir costes y mejorar el retorno sobre la inversión de los viajes de negocios.

Nuestra guía para la gestión de viajes te ayudará a lograr estos objetivos y muchos más.

¿Qué es la gestión de viajes?

La gestión de viajes es el proceso de control, seguimiento y redacción de informes sobre los gastos relativos a los viajes de una empresa. Los viajes de negocios pueden ser gestionados por agencias de viajes de negocios externas, un gestor de viajes interno o bien por un profesional de administración, como pueden ser los gerentes de oficinas.

Más allá de quién se encarga de la gestión, la mayoría de las empresas también suelen confiar en una plataforma de viajes de negocios para hacer un seguimiento de los gastos de viaje, entre otras funciones.

¿Qué hace un gestor de viajes de negocios?

Un gestor de viajes para empresas suele ser un empleado de la compañía que se encarga de gestionar los viajes de toda la empresa (cuando es una parte externa se denomina agente de viajes de negocios).

Dependiendo del tamaño de la empresa, puede existir un equipo entero de gestores de viajes de negocios. Sus funciones principales son las siguientes:

• Reservar traslados para viajeros (no solo ejecutivos de nivel C, sino para todos los empleados).
• Ayudar a los departamentos internos a hacer un seguimiento de los gastos de viaje para que puedan mantenerse por debajo del presupuesto.
• Proveer asistencia a los viajeros antes, durante y después de sus viajes.
• Elegir y gestionar a los proveedores.
• Negociar tarifas corporativas en hoteles que la empresa usa con frecuencia.
• Reservar viajes grupales.
• Organizar el transporte terrestre.
• Analizar el gasto en viajes de la empresa o entregar informes de gastos al director de finanzas para su análisis.

¿Qué hace un comprador de viajes?

Un comprador de viajes se encarga de comprar o externalizar la compra de los viajes de negocios. Esto significa asociarse con proveedores, negociar tarifas o escoger una empresa de gestión de viajes de negocios y supervisar su trabajo.

El comprador de viajes suele tomar decisiones que influyen en toda la empresa, no solo en los departamentos individuales.

¿Cómo funciona una empresa de gestión de viajes para empresas?

No todas las empresas de gestión de viajes de negocios son agencias de viajes. También hay empresas de software de gestión de viajes, que ofrecen plataformas de reserva para empresas y servicio de asistencia las 24 horas del día.

Una empresa de gestión de viajes se encarga de todo lo relativo a la gestión de los traslados, o bien de darles a los empleados las herramientas necesarias para poder gestionar los viajes en poco tiempo. Como por ejemplo:

• Autorreserva según políticas
• Reserva Concierge
• Reserva grupal
• Asistencia en viajes
• Informes de gastos de viajes
• Creación de políticas de viaje
• Seguimiento de presupuestos de viaje
• Etiquetado y categorización de gastos de viajes

Problemas frecuentes en la gestión de viajes de negocios

Cuando tu empresa utiliza un proceso que no fue diseñado teniendo en cuenta la forma de viajar de la compañía (porque la solución es demasiado robusta o inexistente), lo que termina sucediendo es que ni los viajeros ni los administradores logran satisfacer sus necesidades.

• Las reservas de viajes suelen ser eternas cadenas de correos electrónicos que acaban por destruir tu productividad y tus días.
• El equipo de administración se sobrecarga y el estrés aumenta con cada solicitud de reserva, cambio de vuelo o cancelación.
• El equipo financiero llega a su límite intentando averiguar quién está gastando dinero en qué viajes y por qué.
• El equipo de operaciones pasa horas redactando una política de viajes que nadie lee.
• El equipo de finanzas supervisa cada reserva de viaje para controlar el gasto del único modo que conoce: a través de la microgestión (sí, aunque estemos en 2023).
• Los viajeros carecen de libertad para elegir el viaje exacto que desean, como lo harían si fuese un viaje personal.
• Los viajeros se quejan de que se ven obligados a reservar sus viajes, y frecuentemente insisten en hacerlo online, saltándose las políticas de la empresa.

Problemas a los que se enfrentan

Involucrados en el proceso de gestión de viajes

Actualizar el proceso y los sistemas de gestión de viajes requiere sin duda un esfuerzo en equipo. Dependiendo del tamaño de tu empresa, podría ser necesaria la colaboración con:

• Gerente de viajes de negocios de la empresa
• Gerente de oficina
• Director de operaciones
• Director y gerentes de finanzas
• CEO
• Panel de viajeros frecuentes
• Agencia de viajes de negocios actual

Algunos compañeros se tendrán que involucrar mucho en el proceso (como los de finanzas y operaciones), mientras que otros solamente tendrán que dar su opinión y aprobación (como los viajeros frecuentes de nivel C).

Los pilares de la gestión de viajes para empresas moderna:

• Confianza: confía en los viajeros para que hagan las reservas siguiendo el proceso y la política aprobados; y pónselo fácil.
• Transparencia: permite que los viajeros vean en qué se les permite gastar y que elijan según esos parámetros. Permite que los equipos financieros y administrativos vean qué se está reservando y por qué.
• Simplicidad: crea un proceso que funcione y satisfaga las necesidades de todos.
• Impacto: mide el impacto de los viajes de negocios en la empresa y reduce los viajes innecesarios que dejan exhaustos a los viajeros y a las empresas con gastos evitables.

Con estos cuatro pilares, puedes ir despidiéndote de esos procesos manuales y complicados de reserva, los innumerables correos electrónicos y las solicitudes de informes. Y lo más importante, puedes decirle adiós a la confusión.

Cinco pasos para gestionar los viajes de negocios eficazmente

En todas las empresas, independientemente de su tamaño, los viajes de negocios se pueden gestionar de la siguiente manera:

• Elige una herramienta de reserva inteligente.
• Asegura un servicio de asistencia de viaje las 24 horas
• Crea políticas y flujos de trabajo de aprobaciones
• Organiza y utiliza los datos de los gastos de viaje
• Mejora la colaboración entre los departamentos de administración y finanzas

1. Elige una herramienta de reserva inteligente.

No es extraño que con la llegada de los sitios de reservas en línea, las empresas de todo el mundo hayan comenzado a reservar viajes en sitios orientados al consumidor.

Pero, ¿sabes qué sucede cuando una empresa utiliza herramientas orientadas al consumidor para reservar viajes? Que el director financiero ya no puede supervisar en el proceso y se convierte en el policía malo. Los departamentos de finanzas están obligados a gestionar al detalle cada gasto de viaje de cada departamento, de un modo muy controlador y tradicional.

No puedes llegar a la transformación sin la tecnología. El primer paso para gestionar viajes de manera moderna es escoger una herramienta que aporte confianza, transparencia y, sobre todo, simplicidad.

Estas son las principales características que hay que tener en cuenta en tu nueva plataforma de gestión de viajes:

• Autoreservas en concordancia con la política: confía en tus viajeros para que reserven lo que necesitan, y ofrece políticas y parámetros claros.
• Consolida la facturación: trata de crear una única factura mensual para todos los viajes de un proveedor, en lugar de tener las facturas en varios sitios.
• Informes de gastos de viajes: permite que los equipos financieros y administrativos puedan hacer fácilmente un seguimiento de los itinerarios de viaje escogidos y los gastos según centros de costes, etiquetas o categorías.
• Procesos de reserva fáciles para los viajeros: consolidar las facturas y obtener informes precisos es imposible si los empleados deciden no utilizar la herramienta correspondiente, por lo que es conveniente escoger una herramienta que sea simple de utilizar y navegar a nivel usuario.
• Buen inventario: el inventario no es algo adicional. Asegúrate de que la plataforma utilizada tenga todas las opciones necesarias disponibles y que la empresa se comprometa a añadir más opciones de inventario.
• Asistencia en el viaje: necesitarás asistencia de viaje en tu idioma que esté disponible las 24 horas, para que los empleados puedan obtener ayuda aun cuando el equipo administrativo no esté disponible.

2. Asegura un servicio de asistencia de viaje las 24 horas

Ofrecer un servicio de asistencia de viaje disponible las 24 horas no es tarea fácil, a menos que seas un vampiro que no duerme. Si no eres el Conde Drácula (y quieres disfrutar de tu tiempo libre), es posible que te lleguen infinitas cancelaciones, cambios y otras solicitudes por las noches o fines de semana; o, si quieres gestionarlo durante tu horario normal de trabajo, tendrás trabajar más horas para poder dedicar tiempo a los proyectos importantes.

Además, si no estás disponible para ayudar, los viajeros se quedarán atascados mientras esperan a tener una solución. Y esto implica un coste directo en tiempo y dinero para la empresa. La solución lógica es confiar en un socio que ofrezca asistencia de viaje las 24 horas para que tú, como gerente de oficina o gestor de viajes, no debas hacerlo.

Estos son los requisitos para buscar un servicio de asistencia de viaje:

• Disponible las 24 horas
• Facilidad para contactar una persona
• Seguimiento garantizado
• Asistencia en el idioma nativo
• Facilidad para tratar problemas importantes

Muchos gerentes de oficinas y gestores de viajes se involucran mucho en los viajes (y en todos los problemas que surgen a última hora), y eso es genial. La clave es tener un socio que esté disponible cuando tú no lo estás, para que puedas decidir cuándo es importante que te involucres y cuándo puedes delegar el trabajo a alguien.

Además de obtener asistencia para asuntos rutinarios, como cambios o cancelaciones, también querrás tener ayuda a la hora de reservar viajes grupales. Los viajes de 8 o más personas pueden acabar por sobrecargar a todo el equipo de administración de la oficina. Cuando examines las herramientas, fíjate en si te ayudarán a reservar viajes grupales, incluyendo la negociación del precio.

3. Crea políticas y flujos de trabajo de aprobaciones

Automatizar la política de viajes supone varios beneficios. Lograrás un mayor cumplimiento de la política en todo momento. El equipo administrativo ahorrará tiempo al no tener que ocuparse de reservar todos los viajes. Los viajeros podrán beneficiarse de la libertad de reservar por su cuenta.

¿Hay algunos departamentos, oficinas o viajeros específicos con necesidades de viaje especiales? Si es así, tu política de viajes será más compleja, al no tener una única política que funcione para la totalidad de la empresa.

Para la mayoría de las empresas, una política de viajes debe incluir estos factores básicos:

• Coste máximo por vuelo
• Coste máximo por noche de hotel
• Número mínimo de días de antelación para reservar
• Calificación de estrellas de hoteles
• Clase de vuelo permitida

¡Y eso es solo el comienzo! Puedes definir cosas más específicas, como el coste máximo de un hotel según cada ciudad.

Flujos de trabajo de aprobación

Al establecer políticas de viaje automatizadas, tienes diferentes opciones para determinar cuán estrictas o permisivas pueden ser. Cuando se trata de automatizar políticas y aprobar viajes por fuera de los límites, encontramos 3 tendencias diferentes:

• Ningún viaje requiere aprobación
• Algunos viajes requieren aprobación
• Todos los viajes requieren aprobación

Si un viajero intenta reservar un viaje que está fuera de la política, es necesario tener un proceso de aprobación simple. El viajero debería poder solicitar la aprobación dentro de la propia aplicación, y que ésta misma notifique al administrador. Así, no habrá necesidad de escribir ningún correo electrónico.

El siguiente paso es decidir quién se encarga de aprobar los viajes: ¿el gerente de oficina, el gerente de viajes de negocios, el director de finanzas o entre varios líderes de diferentes departamentos?

Para un administrador que aprueba viajes constantemente, es muy útil tener una plataforma que muestre todos los viajes que requieren aprobación dentro de un mismo panel de control. De ese modo, se centralizan todos los viajes que están en proceso, para no tener que buscar cada correo electrónico por separado.

4. Organiza y utiliza los datos de los gastos de viaje

La gestión eficiente de viajes no es únicamente una tarea para el equipo de administración. Los equipos de finanzas y operaciones también deberían estar involucrados. ¿Por qué? Porque quieres que los informes de gastos de viaje no solo sean precisos, sino que también contengan información muy útil.

Al usar centros de costes, etiquetas y asegurarte de que todos los viajes se encuentran en la herramienta de informes, puedes generar informes inteligentes. Estos permitirán al equipo de finanzas identificar tendencias, fallos y oportunidades para una optimización del presupuesto.

• Centros de costes: ¿tu empresa usa diferentes cuentas de pago para diferentes regiones? ¿Cuántos centros de costes tiene la empresa? Asegúrate de que los gastos de los viajes se carguen a las cuentas correctas.
• Etiquetas y categorías: más allá de los centros de costes, ¿hay algún filtro importante que el equipo de finanzas debería tener al alcance cuando revise los informes de gastos de los viajes? Por ejemplo, ¿preferirían que cada viaje se categorizara por equipo o por proyecto? Decide qué quieres de antemano para que el sistema de etiquetado se pueda implementar desde el primer momento.
• Guarda todos los viajes en un solo sitio: siempre que puedas hacerlo, guarda los viajes en un mismo sitio para obtener información precisa. Trabaja con una solución de gestión de viajes que se integre con aquellos proveedores relevantes para tu empresa, como las aerolíneas de bajo coste, Airbnb o las líneas de trenes europeas. Si tu empresa ha negociado tarifas hoteleras, necesitarás que se incluyan también, para que no pierdas la información de los viajes al reservar directamente.

5. Mejora la colaboración entre los departamentos de administración y finanzas

Lo más importante en la gestión moderna de viajes es que aporta valor a toda la empresa. Hemos hablado sobre darles a los viajeros un soporte excelente. Hemos remarcado la importancia de ahorrar tiempo como administrador. Pero, ¿qué pasa con las finanzas?

Esto es lo que el equipo financiero quiere y necesita:

• Proceso de aprobación simplificado: si un proceso de aprobación requiere la participación del administrador y el equipo de finanzas, intenta que sea lo más fluido posible.
• Acceso fácil a la facturación: el equipo de finanzas necesita tener las facturas a mano para poder conciliar los gastos. La mejor manera de hacerlo es utilizando una plataforma que consolide los gastos de viaje en una factura mensual.
• Capacidad para hacer un seguimiento de gastos instantáneo: consolida todos los gastos de viajes en una plataforma para que se puedan generar informes (usando etiquetas y categorías) sobre qué se está gastando, quién lo está gastando y por qué. Al igual que con las facturas, determina si es necesario enviar un informe mensual o si prefieren descargarlas ellos mismos.
• Ahorro de costes en viajes: optimizar los viajes no se trata únicamente de ahorrar tiempo. Muchas empresas aún utilizan plataformas de reservas que fueron desarrolladas en los años 80 o 90. Esto significa que suman un valor añadido al inventario, por lo que la compañía acaba pagando más que lo que pagaría un consumidor final. Con precios de viaje similares a los del nivel de los consumidores, impresionarás al equipo de finanzas.

Hora de mejorar la gestión de viajes

En resumen

Optimizar el proceso de gestión de viajes puede lograrse en cinco pasos:

1. Escoge una herramienta de reservas inteligente que satisfaga las necesidades de todos.
2. Comparte la carga del servicio de asistencia de viajes, no intentes hacerlo solo.
3. Establece centros de costes y etiquetas que se adapten a las necesidades de la empresa.
4. Crea políticas y flujos de aprobación e integra la política en el proceso de reservas.
5. Mejora la colaboración entre los departamentos de administración y finanzas, ten las facturas y los informes siempre a mano.

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