8 maneras de ser el superhéroe de los viajes de tu jefe

Ya sea por un seguido de reuniones o la presión de rendir bien pese a dormir poco, el estrés que los viajes de negocios de tu jefe puede ser significativo. Pero anticipar estos momentos y encontrar maneras de aliviarlo te puede hacer ganar grandes elogios. El problema es que ellos no son los únicos que tienen que hacer malabares con múltiples responsabilidades. Sabemos que tu día ya está lleno con la gestión de la oficina, como para añadir los preparativos de los viajes a la mezcla, así que te hemos ahorrado el tiempo (y el esfuerzo mental) haciendo una lista de 8 cosas que requieren poco esfuerzo pero tienen un gran impacto, que puedes hacer para ayudar a tu jefe a que tenga un viaje exitoso.

Una experiencia de viaje positiva se reduce a unos pocos factores clave que tu jefe realmente necesita:

• Claridad - Conocimiento siempre actualizado de los detalles de su viaje
• Asistencia - Posibilidad de contactar con alguien para obtener ayuda en cualquier momento
• Ahorro de tiempo - Ocuparse rápidamente de las tareas administrativas mientras está fuera
• Personalización - Disfrutar la experiencia de viaje que espera
• Diversión - Momentos especiales o de desconexión

Estos consejos te ayudarán a pensar más allá de lo convencional la próxima vez que planees los viajes de negocios. Pasarás de gestionar los viajes a ser un auténtico superhéroe de los viajes.

Prepara el móvil de tu jefe

Aquí hay algunas aplicaciones que pueden hacer el viaje de tu jefe mucho más fácil. TripIt te permite ver la información de la puerta de embarque e información del despegue en tiempo real. Muchas aplicaciónes móviles de hoteles, como la Marriot Mobile App, permiten hacer el check-in en línea. Piensa en las aplicaciones que tu jefe probablemente usará, y haz el esfuerzo adicional de descargárselas e incluso iniciar sesión si es necesario. Para viajes internacionales, elige una aplicación de conversión de divisas y una aplicación de traducción. El conversor de divisas de XE está disponible en Android e IOS y ayudará a tu jefe a mantenerse dentro del presupuesto durante el viaje. Para la aplicación de traducción, el Traductor de Google es la mejor opción.

Lo más importante es que descargues los idiomas y divisas relevantes para usar sin conexión. Sin duda alguna, tu jefe experimentará mala cobertura o largos periodos sin acceso a una red Wifi, así que en la medida de lo posible, descarga las funcionalidades que se puedan usar sin conexión. ¡Tripadvisor y Google Maps te permiten descargar mapas de ciudades e información de los sitios por anticipado!

Ten una persona de contacto para cambios de última hora en el itinerario

Atrapado en Niza por una huelga de trenes… Pasar un día más en Ámsterdam por la niebla… Extender una noche más la estancia en Newcastle… Sea lo que sea a lo que se tenga que enfrentar tu jefe, necesitas saber quién se encargará de ello.

Los cambios de última hora son siempre un engorro (a menos que te guste que te pongan en espera). No saber de antemano quién está a cargo de hacer esos cambios sería un desastre.

Si has estado trabajando con el mismo jefe durante un tiempo, es probable que ya sepas quién se encargará los cambios de último minuto. Pero si esta es una nueva relación laboral, asegúrate que lo sabes de antemano.

Sea cual que sea el servicio que usas para reservar los viajes, asegúrate de que incluye asistencia 24/7 para gestionar cualquier urgencia imprevista. Cuando reservas con TravelPerk, nuestro conserje personal se ocupa de los cambios inesperados, y estamos disponibles 24/7 mediante correo electrónico, chat o por teléfono, para que tu jefe siempre tenga un compañero de viaje, incluso cuando estés durmiendo.

Conoce las preferencias en todo momento

Las preferencias cambian con el tiempo y las circunstancias. Tu jefe puede preferir estar cerca del cliente o de la oficina local para los viajes cortos, pero preferir estar cerca de restaurantes y puntos emblemáticos de la ciudad para viajes más largos.

Nunca des por sentado que te acordarás. Crea una lista en algún lugar fácil de editar (como Google Docs) o usa TravelPerk para salvaguardar esta información para cada usuario. Algunas categorías importantes son:

• Programas de Viajero Frecuente
• Preferencias para los asientos
• Preferencias dietarias para vuelos (en especial cualquier alergia)

Con TravelPerk también puedes añadir una petición especial a cada reserva que nuestro servicio de conserje se encargará de atender (como una salida tardía del hotel o asientos con espacio extra para las piernas).

Algunas preferencias quizás se apliquen para cada viaje, otras pueden ser más específicas. Mantener esta lista a lo largo del tiempo eliminará las conversaciones repetitivas y ahorrará tiempo a todos a largo plazo.

Examina a conciencia el hotel

¿Alguna vez te ha decepcionado el wifi del hotel? La última cosa que quieres es ser parcialmente responsable por una experiencia decepcionante con el wifi. Casi todos los hoteles dicen que su wifi es rápido, pero ese no es siempre el caso. Puedes usar Hotel Wifi Test para llevar a cabo un test al momento y comprobar el estado real.

Quizás también quieras llevar a cabo una búsqueda rápida en TripAdvisor para leer las reseñas reales antes de comprometerte con un hotel. Estate atento a cualquier problema con el servicio o la calidad. Para obtener la información más útil lee las últimas 5-10 reseñas y busca entre etiquetas relevantes que puedan aparecer como “cafetería” o “área de wifi”.

Encárgate de los pequeños extras

Yehoshua Wertheimer, cómo asistente ejecutivo del CEO de Clarity Capitol, entiende la importancia de planear con antelación cuando se trata de viajes de negocios:

Los directivos no siempre tienen tiempo para planificar. Entienden que, con tal de maximizar la productividad y su eficacia, necesitan la ayuda de un asistente en quien puedan confiar, uno que siempre vaya una paso por delante, despejando el camino y tomando las medidas preventivas necesarias.

Yehoshua Wertheimer

Algunos ejemplos de pequeños extras que te pueden ayudar a preparar las cosas de antemano para tu jefe:

• Etiquetas para el equipaje de recambio
• Tarjetas de visita adicionales
• Información y datos de contacto del anfitrión local (cliente o gestor de la oficina)
• Refrigerios saludables
• Recomendaciones de restaurantes basadas en sus platos favoritos
• Consejos sobre qué hacer durante el tiempo libre

Tómate un momento para pensar en las pequeñas cosas que marcarán la diferencia para tu jefe, y de nuevo, mantén la lista al día. ¡Haznos saber lo que se te ocurrió en los comentarios o por Twitter en @travelperk!

Mantén todos los detalles del viaje en un mismo sitio y disponibles sin conexión

Conoces la importancia de tener los detalles del itinerario, hotel y alquiler de coche, programa de fidelización y detalles de contacto relevantes en un mismo lugar. Es aún más importante que la información esté disponible sin conexión a Internet, si fuera necesario.

Así que, ¿dónde deberías guardar todos los detalles? Aquí van algunas ideas:

• Un documento PDF: Crea una plantilla de Word de una sola página y completa los detalles para cada viaje. Guardándolo como un PDF se podrá copiar en los diferentes dispositivos de tu jefe y será fácil de acceder sin conexión.
• Una funda de plástico: Reúne todos los documentos de viaje necesarios en una misma funda de plástico o en un sobre transparente. Esto puede ser la impresión del PDF a modo de resumen o copias de las diferentes confirmaciones.
• Una captura de pantalla: Con TravelPerk, los detalles de cada viaje se pueden encontrar en un solo lugar (¡con solo un inicio de sesión requerido!). Pero para aquellos momentos en que necesitas acceso sin conexión toma una captura de pantalla de los detalles y envíala por Slack o WhatsApp. Es la opción más rápida.

Simplifica el informe de gastos

Declarar los gastos se puede percibir como una gran pérdida de tiempo. Hacer el seguimiento del dinero lleva más tiempo que gastarlo.

Ayuda a tu jefe a hacer el informe de gastos en un instante. Descárgale una aplicación que escanee los recibos como Receipt Bank o Expensify, que están disponibles en iOS y Android. Aunque vuestra compañía no use de manera oficial este tipo de aplicaciones, puede ser un salvavidas para cada empleado. Si tu jefe gestiona los informes de gastos por su cuenta, puedes completar de antemano algunos de los detalles del viaje en los informes, para que pueda acabar la tarea antes.

Pero nada es mejor a que sea automático. Nos hemos integrado con Expensify para que todos los detalles del viaje generen informes automáticamente. ¡Hurra!

Crea una experiencia exitosa

Aquí hay una pregunta muy simple que le puedes hacer a tu jefe: ¿Qué tiene que pasar para que este viaje sea un éxito?

Te podría decir “Tengo que ser puntual, pase lo que pase”, así pues debes tener planes alternativos por si el actual falla. O quizás haya otras cosas pequeñas que quiere hacer como “no me puedo olvidar de traer macarons para mi hija”.

Para cada viaje, identifica las prioridades no negociables, y para viajes más largos, una o dos cosas a nivel personal que harían su estancia más agradable. Recuerda, todo el mundo está en su mejor estado cuando están en equilibrio, descansados y conectan con su motivación personal para el éxito.

Después del viaje, ten una pequeña conversación con tu jefe sobre cómo fue el viaje y qué puedes hacer de otra manera la próxima vez. Aprende sobre cada experiencia para seguir mejorando.

Cuando eres capaz de prever las necesidades de los viajes de negocios al ir un paso por delante, juntar la documentación necesaria, reducir el estrés e incrementar el disfrute, entonces te conviertes en un activo muy valioso. En otras palabras, ¡un superhéroe de viajes!

Para simplificar las reservas de viajes de negocios, la preparación y los informes, regístrate en TravelPerk.