8 consejos para directores de oficina que reservan viajes de negocios

No hay que ser un adicto al trabajo a menos que quieras serlo, pero lidiar con el caos y poner orden en tu oficina puede llevar algún tiempo. En especial cuando aparecen nuevas y complejas tareas que exigen mucho tiempo.

Una de las tareas que puede provocar mucho estrés cuando aterriza en tu camino es reservar un viaje de negocios. Perseguir a la gente para que entreguen sus documentos e información de viajero tampoco se incluye en nuestra idea de diversión.

Pero no te preocupes, te ofrecemos 8 consejos para reservar tus viajes de negocios de forma rápida y sencilla.

1. Crea un procedimiento para las solicitudes de viaje

En muchas empresas (en especial las startups) no existe un procedimiento para reservar los viajes. Hazte unas cuantas preguntas rápidas:

• ¿Algunos empleados te piden que reserves un viaje a través del correo electrónico mientras otros te lo piden en persona?
• ¿Algunos empleados te dan toda la información que necesitas mientras que otros solo te dan fechas y destinos?
• ¿Algunos empleados te dicen sus preferencias de asiento al solicitar, mientras que otros mencionan las peticiones especiales días después?

Si has respondido que “sí” a algunas de las preguntas, adivina qué… es la hora de crear un procedimiento para las solicitudes de viajes.

Sí, los empleados tardarán en acostumbrarse al nuevo proceso, pero una vez lo hagan habrá menos problemas de última hora y la comunicación será más clara para todos los involucrados. Así que, con el tiempo te lo agradecerán.

El documento de solicitud de viaje puede ser un PDF para rellenar que se envía por correo electrónico o un formulario a tiempo real que te notifica cuando se rellena.

Tendrás que incluir:

• Preferencias de aerolíneas u hoteles (no solo las preferencias de la empresa, sino también las personales).
• Si se necesita un transporte terrestre y desde/hacia donde
• Fechas y si hay flexibilidad con ellas
• Etc.

Presta atención a los detalles que siempre tienes que clarificar con los empleados, y añade esos aspectos al formulario de la solicitud de viaje.

2. Guarda la información del viajero en el sitio dónde reservas los vuelos

Prepárate, este consejo te ahorrará muchísimo tiempo.

En lugar de crear formularios del perfil del viajero (o perseguir a la gente para obtener sus detalles), guarda todos los detalles del viajero en un lugar seguro… el lugar donde reservas el viaje.

Cada viajero se puede añadir como usuario a la cuenta TravelPerk de tu empresa, de modo que cuando introduzcas sus datos una vez, ¡no tendrás que volver a añadirlos nunca más! Esto incluye la información necesaria como las fechas de nacimiento y los documentos de viaje; también detalles útiles como los números del programa de fidelidad. Guardar los números de los programas de fidelización hará que seas la persona preferida de todos.

3. No hagas que los empleados paguen los viajes y luego tengan que pedir un reembolso

Algunos empleados dirán que no les es un problema pagar por adelantado sus viajes, pero esto se complica rápidamente. Cuando los viajeros de negocios pagan ellos mismos no te puedes asegurar que las reservas se hagan dentro de la política, hasta que ya es demasiado tarde. Como administrador, es mejor gestionarlo todo (incluido el pago) por ellos, ya sea pagando por avanzado con la tarjeta de la compañía o con facturas mensuales.

Como administrador, es mejor gestionarlo todo (incluido el pago) por ellos, ya sea pagando por avanzado con la tarjeta de la compañía o con facturas mensuales.

Pero, ¿y si esta situación ocurre accidentalmente o por error? Un trabajador puede haber seguido el protocolo, pero el hotel podría pedir el pago en persona. Si esto ocurre tendrás que estar disponible para clarificar cualquier problema con el hotel. Si reservas con TravelPerk, nuestro equipo de Atención al Cliente está disponible 24/7.

4. Satisface las peticiones de viaje rápidamente (siempre y cuando toda la información esté en orden)

Procesar las peticiones para viajes en menos de 24 horas es la mejor manera de cumplir con el presupuesto. En la gran mayoría de casos los precios de vuelos y hoteles incrementa a medida que se acerca la fecha. Así que cuando reservas rápidamente, normalmente consigues el mejor precio.

Sin embargo, también existe el riesgo de reservar demasiado pronto.

A pesar de que hayas recibido la petición de viaje, el empleado que la envió puede contactarte con un cambio en el itinerario.

Comprueba de nuevo con los trabajadores que todos los detalles del viaje estén fijados, y considera añadir una casilla en tu formulario de petición de viaje que diga algo como: “Excluyendo circunstancias imprevistas, ¿se puede reservar este viaje en las próximas 24 horas?”

Esta pregunta ayudará a evitar que algunos empleados envíen una solicitud de viaje antes de tiempo.

5. No pierdas tiempo mirando los hoteles incorrectos

Con los vuelos, normalmente, solo hay unas pocas opciones buenas y viables. Todo lo demás tiene precios desorbitados o escalas interminables. Pero en cuanto a hoteles se refiere, las opciones son infinitas… y es abrumador.

Como mánager de oficina, tu tiempo es limitado y valioso, así que no lo pierdas mirando hoteles que no encajan.

En cambio, busca solo entre los hoteles que son:

• Preferidos de tu compañía
• Con tarifas corporativas con tu compañía
• Dentro del presupuesto

Nuestra función de búsqueda de hoteles hace fácil filtrar los resultados e incluso te proporciona un mapa para que puedas tener en cuenta la localización a la vez que filtras los resultados.

6. Dale al viajero todos los detalles de su viaje en un solo sitio

Para ahorrar tiempo haciendo reservas, también tienes que ahorrar tiempo proactivamente una vez el viaje se haya reservado. No quieres que un viajero que conoce los detalles de su vuelo continúe preguntándote por el transporte al aterrizar o viceversa.

La mejor manera de hacer esto es guardarlo todo en un solo lugar, como un solo email o PDF. O al menos instar a los viajeros a usar una aplicación como TripIt después de hacer una reserva. Cualquier viaje reservado con TravelPerk se puede ver en cualquier momento cuando el usuario inicia sesión, así que se guarda automáticamente en un solo lugar.

7. Ve más allá para los ejecutivos

Estás intentando que los trabajadores sigan un protocolo establecido para ahorrar tiempo a todos. Pero no esperes que los ejecutivos hagan lo mismo.

Adáptate a ellos usando tu formulario de petición de viaje como una lista — una lista de las cosas que les tienes que preguntar, no un formulario que tienen que rellenar.

También puedes satisfacer peticiones especiales para ejecutivos de las que no te encargarías para otros trabajadores, como conseguir asientos con espacio extra, añadir a su pareja al viaje o hacer una reserva para la cena de la primera noche.

Sabrás el mejor enfoque para cada ejecutivo, pero para obtener ayuda con parte de esos mimos y ajustes personales, échale un vistazo a nuestro Executive Club.

8. Exige excelente atención al cliente cuando reserves viajes

Lo has vivido…estar en espera para contar la misma historia al cuarto representante de atención al cliente con el que hablas en un día.

Elimina parte del estrés de reservar viajes al asegurarte que usas una solución de viajes de negocios que tiene un servicio de atención excelente.

Quizás consideres hacerte mejores amigos con un agente de viajes si tu compañía usa una agencia de viajes corporativa, o respaldarte en tu agente de viajes particular si tu compañía reserva los viajes con TravelPerk Premium.

Sea lo que sea que tengas que hacer para obtener ayuda, ¡házlo! Te lo mereces, y tu compañía te necesita. ¡El tiempo que te ahorras en reservas de viajes lo puedes usar infinitamente mejor en las nuevas medidas administrativas que estás implementando!

TravelPerk ayuda a los asistentes ejecutivos y a los directores de oficina a ahorrar tiempo en las reservas y gestión de viajes con perfiles de viajeros, búsqueda de hoteles con tarifas negociadas y una atención al cliente personalizada y superior.