Leitfaden: Grundlegendes zu Reiserichtlinien

Wo Geschäftsreisen zum Daily Business gehören, können unternehmenseigene Reiserichtlinien viel Arbeit, Zeit und Nerven sparen. Vorausgesetzt, sie sind gut gemacht: vollständig, verständlich, praktikabel und bedürfnisorientiert. 

Mal eben schnell zusammenschreiben lässt sich eine solche Richtlinie also nicht. Zumindest dann nicht, wenn sie Früchte tragen und die zahlreichen Prozesse rund um die Planung einer Geschäftsreise spürbar und nachhaltig vereinfachen soll. Aber: Mit ein paar wertvollen Tipps können auch Sie eine Reiserichtlinie erstellen, die das Travel Management in Ihrem Unternehmen revolutioniert. 

In unserem Leitfaden zum Thema Reiserichtlinien für Geschäftsreisen zeigen wir Ihnen, worauf es bei der Erstellung eines solchen Regelwerks ankommt, was eine gute Reiserichtlinie bewirken kann und wie Sie sie am besten in Ihr Unternehmen integrieren. Bevor wir mit einer Schritt-für-Schritt Anleitung für die Erstellung Ihrer Reiserichtlinie, Best Practice Beispielen und einer Muster-Richtlinie richtig in die Tiefe gehen, beginnen wir aber ganz von vorn – mit einer kurzen Definition. 

Definition: Was ist eine Reiserichtlinie?

Eine Reiserichtlinie, auch Travel Policy genannt, bündelt alle wichtigen Informationen rund um Planung, Buchung, Durchführung und Abrechnung einer Geschäftsreise. Damit dient sie als Regelwerk für die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens und bildet die Schnittstelle zwischen Chefetage, Finanzabteilung und Reisemanagement auf der einen Seite sowie den Reisenden selbst auf der anderen Seite. 

Von organisatorischen Grundlagen über personelle Fragen bis hin zu konkreten Kostenvorgaben regelt die Reiserichtlinie den kompletten Reiseablauf. Hier finden die Mitarbeiter:innen Informationen zum bevorzugten Buchungskanal und erlaubten Reisekosten, Formulare für die Reisekostenabrechnung/Kostenerstattung sowie die Kontaktdaten der Ansprechpartner:innen für Reiseanträge, Notfälle und Rückfragen jeder Art. 

Dabei gilt: Je umfassender und verständlicher die Richtlinie formuliert ist, desto selbstständiger können Dienstreisende bei der Planung und Umsetzung der einzelnen Schritte agieren.

Vorteile: Warum sind Reiserichtlinien sinnvoll?

Wo klare Regeln fehlen, fühlen sich diejenigen, die eine Geschäftsreise planen, schnell frustriert, überfordert und demotiviert. Genau hier setzt eine ausführliche und gut durchdachte Reiserichtlinie an und schafft Fairness und Transparenz für alle Reisenden und Beteiligten. 

Indem potenzielle Fragen zu Reisekosten, Verpflegungspauschale, Reisemitteln, Genehmigungsprozessen und Co. an einem zentralen Ort beantwortet werden, bietet die Reiserichtlinie den Mitarbeiter:innen nicht nur Hilfestellung, sondern nimmt sie förmlich an die Hand und begleitet sie durch den gesamten Prozess. Wann und wo auch immer vor, während oder nach einer Reise Unklarheiten aufkommen, liefert das Regelwerk die passenden Antworten. So müssen Reisemanager:innen und Finanzmitarbeiter:innen nicht wieder und wieder dieselben Fragen beantworten und auch die Dienstreisenden fühlen sich sicherer.

Ganz konkret ergibt sich also eine Reihe an Vorteilen für die Reisenden sowie für das Unternehmen und die anderen Personen, die an einer Reisebuchung beteiligt sind: 

Inhalt: Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Damit eine Reiserichtlinie Entscheidungen und Prozesse vereinfachen und Geschäftsreisen im gesamten Unternehmen konsolidieren kann, sollte sie möglichst keine Fragen offenlassen oder gar aufwerfen. Für jeden Schritt des gesamten Prozesses braucht es deshalb ausführliche und unmissverständliche Vorgaben.

1) Buchungsprozess

Da wäre zunächst der Buchungsprozess. Was im Privaten oft intuitiv abläuft, lässt sich in einem Unternehmen am besten anhand von festen Regeln und Abläufen bewerkstelligen. Eine Reiserichtlinie hält fest, wie die Mitarbeiter:innen bei der Planung und Buchung einer Reise Schritt für Schritt vorgehen können und klärt,

• ob die Buchung in Eigenregie erfolgt,
• wie weit im Voraus eine Buchung getätigt werden muss,
• über welche Plattform(en) die Buchung vorgenommen werden soll,
• welche Zahlungsmittel bevorzugt ausgewählt werden sollen, 
• ob bei Buchungen innerhalb der Reiserichtlinien eine Genehmigung notwendig ist, wie die Vorgehensweise bei Buchungen außerhalb der Richtlinien aussieht und was es sonst noch zu beachten gibt.

2) Richtlinien zu Unterkunft und Transportmitteln

Sind die Regularien rund um den Buchungsprozess geklärt, geht es weiter mit der Reise selbst. Auch im Bereich Unterkunft und Reisemittel ergeben sich im Planungsverlauf Fragen, die eine Reiserichtlinie im besten Fall beantworten sollte: 

• Erfolgt die Unterbringung in einem Hotel oder sind auch Ferienwohnungen und alternative Unterkünfte möglich? 
• Wie weit darf die Unterkunft vom Arbeitsort entfernt sein? 
• Auf welche Ausstattungsmerkmale und Services darf bei der Auswahl geachtet werden? 
• Wie viel darf die Unterkunft maximal kosten? 
• Welche Transportmittel dürfen zur An- und Abreise genutzt werden? 
• Wann sind Business Class Flüge und Zugfahrten in der ersten Klasse legitim?

3) Verpflegung und Entertainment

Vor allem vor Ort ist oft nicht ganz klar, welche Leistungen der Arbeitgeber bezahlt und welche Kosten der/die Reisende selbst zu tragen hat. Das beginnt bei der eigenen Verpflegung und reicht von Hotelleistungen über Unternehmungen mit Kunden oder Kollegen bis hin zur Frage nach dem zulässigen Alkoholkonsum: 

• Wie hoch ist die Verpflegungspauschale und wie gelangen Arbeitnehmer:innen an die Erstattung der Verpflegungskosten? 
• Welche Obergrenzen gelten für Restaurantbesuche und anderweitige Programmpunkte mit Kunden oder Kollegen? 
• Welche Richtlinien und finanziellen Obergrenzen herrschen im Hinblick auf Alkohol? 
• Welche Hoteldienstleistungen dürfen auf Firmenkosten in Anspruch genommen werden? 
• Wie erfolgt die Abrechnung der Spesen? 

Sie sehen: Da kommt ganz schön was zusammen. Damit bei der Fülle an Fragen und Informationen nichts untergeht, haben wir Ihnen eine Checkliste mit den wichtigsten Aspekten rund um das Thema Dienstreise zusammengestellt.

Checkliste für eine vollständige Reiserichtlinie

Zur Basic-Ausstattung einer Reiserichtlinie für Geschäftsreisen gehören Informationen zu den folgenden Themen: 

• Buchungsprozess und Buchungskanal
• Obergrenzen für Kosten (An- und Abreise, Übernachtungen, Verpflegungskosten etc.)
• Sonderregeln für teurere Reiseziele, Langstreckenflüge etc. 
• Bonusprogramme, Kooperationspartner und bevorzugte Reiseanbieter
• Genehmigungsverfahren für Reiseanfragen außerhalb der Richtlinie
• Zulässige Ausgaben und nicht-erstattungsfähige Ausgaben
• Bevorzugte Unterkunfts- und Transportmittelarten 
• Reisekostenabrechnung, Rückerstattungsprozess und Zahlungsnachweise
• Reiseversicherung im In- und Ausland
• Sicherheits- und Gesundheitsmanagement 
• Informationen zu bestimmten Zielländern
• Ansprechpartner:innen bei Notfällen, Fragen etc. 

Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen bei der Vielzahl an Themen den Durchblick behalten und genau den Abschnitt finden, der für sie gerade relevant ist, braucht die Richtlinie außerdem eine klare Struktur. Wie diese im Detail aussehen kann, verdeutlicht ein Blick in unsere Muster-Reiserichtlinie. 

Herausforderungen bei der Reiserichtlinie

Wer Zeit und Mühe in die Erstellung einer unternehmenseigenen Reiserichtlinie steckt, der will am Ende auch sicher sein können, dass sie nicht als Papierstapel in der Büroschublade verstaubt. Ein Schicksal, das leider nach wie vor vielen Reiserichtlinien droht. Warum? Weil sie zu lang, zu bürokratisch, zu kompliziert, zu theoretisch sind. 

Die Folgen sind ernüchternd: 

• 64 % der jüngeren Mitarbeiter:innen buchen ihre Dienstreise außerhalb der Reiserichtlinie. 
• 72 % der Unternehmen können mit ihrer Reiserichtlinie nicht das gesteckte Compliance-Ziel erreichen. 
• Mehr als 50 % aller Hotelbuchungen innerhalb eines Unternehmens verlaufen nicht richtlinienkonform. 

Umso wichtiger ist es deshalb, eine Reiserichtlinie zu erstellen, die nicht nur reich an Informationen, sondern auch verständlich, bedürfnisorientiert und praktisch ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dies erreichen können.

Praktikable Lösungen für Ihre Reiserichtlinie

Eine Fülle an wertvollen Informationen allein genügt nicht, um einer Reiserichtlinie zur bestmöglichen Compliance zu verhelfen. Ebenso wichtig ist es nämlich, dass die Inhalte so aufbereitet und ausformuliert sind, dass jede/r Mitarbeiter:in sie verstehen, einordnen und umsetzen kann. Erst dann ist das Kriterium der Verständlichkeit erfüllt. Erfahrungswerte sind hier besonders hilfreich. Gehen Sie also in den Austausch mit Reisenden sowie auch mit Mitarbeiter:innen aus dem Travel Management und der Finanzabteilung, um herauszufinden, welche Stolpersteine vermehrt auftreten und zu welchen Themen oft Fragen aufkommen. Auf Basis der Ergebnisse können Sie bestehende Richtlinien überarbeiten und bestenfalls um einen FAQ-Bereich ergänzen. 

Um Frustration und Buchungen außerhalb der Richtlinie vorzubeugen, können Sie außerdem ein besonderes Augenmerk darauf legen, dass Ihre Vorgaben nicht nur die Anforderungen des Unternehmens abbilden, sondern auch die Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeiter:innen einbeziehen. So steigen Identifikationspotenzial und Wohlfühlfaktor – und es fällt den Reisenden leichter, die Richtlinie im Buchungsprozess zu beherzigen. Wie Sie vorgehen können, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen in der Konzeption zu berücksichtigen, zeigen wir Ihnen in unserem Guide zur Erstellung einer Reiserichtlinie. 

Zuletzt bleibt noch ein Kriterium offen: der Praxisbezug. Klassischerweise handelt es sich bei den Reiserichtlinien der meisten Unternehmen zunächst um ein einfaches Dokument – eine PDF- oder Word-Datei beispielsweise, vielleicht sogar ein Wiki auf dem unternehmenseigenen Server. Das ist sicherlich ein guter Ansatz, um die Informationen zu sammeln und für alle abrufbar zu machen. Sonderlich praktikabel ist ein starres Dokument, das man immer wieder bewusst öffnen und durchforsten muss, allerdings nicht. Damit eine Reiserichtlinie wirklich Einzug in das Travel Management der Mitarbeiter:innen hält, muss sie vielmehr unumgänglich sein: ein fester Bestandteil des Buchungsvorgangs, technisch integriert und ohne Zusatzaufwand nutzbar. Genau hier setzt TravelPerk an. Mit einem Buchungstool, das Ihre individuellen Reiserichtlinien kennt, sie von vornherein in den Buchungsprozess einbindet und obendrein alle To Dos an einem zentralen Ort vereint. Simpel, praktisch und zukunftsfähig.

Zukunft: Wie sieht eine zukunftsfähige Reiserichtlinie aus?

Apropos Zukunft: Gerade jüngere Arbeitnehmer:innen legen zunehmend Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance und nehmen damit Einfluss auf die Geschäftsreisebranche. Start-ups und andere Unternehmen mit einer tendenziell jüngeren Belegschaft sehen sich daher mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Um bei dieser Zielgruppe an Attraktivität zu gewinnen, kann es sich lohnen, auch in puncto Dienstreisen ein Stück weit umzudenken und den Wandel in die eigenen Richtlinien und Angebote zu integrieren. 

Unter den Stichworten Bleisure Travel und Workation bilden sich beispielsweise neue Formen von Geschäftsreisen, die für einen Mix aus Arbeit und Freizeit stehen und die Bedürfnisse der jungen Arbeiter:innengenerationen ernstnehmen und salonfähig machen. 

Zur Erklärung: Bleisure steht für eine Kombination aus Business und Leisure, zu Deutsch Freizeit. Gemeint ist eine spezielle Art der Dienstreise, die es den Reisenden ermöglicht, nach getaner Arbeit die Stadt zu erkunden und den Trip beispielsweise um ein kleines Urlaubswochenende zu verlängern. Der Begriff Workation ergibt sich wiederum aus den Worten Work (Arbeit) und Vacation (Urlaub). Hierbei handelt es sich im Grunde um eine Dienstreise ohne konkreten Anlass: Die Mitarbeiter:innen bereisen in Abstimmung mit dem Arbeitgeber einen Ort, um von dort aus remote zu arbeiten. 

Richtlinien für Bleisure Travel & Workation

Beide Modelle erfordern auf Unternehmensseite natürlich ein gewisses Grundvertrauen, können aber im Gegenzug für eine hohe Mitarbeiter:innenzufriedenheit sorgen, kreative Prozesse anstoßen und eine motivierte Arbeitsatmosphäre erschaffen. Wer das Potenzial solcher Trends erkennt, kann mit alternativen Unterkunftskonzepten wie Ferienwohnungen, Tiny Häusern und Co. neue Anreize schaffen und die unternehmenseigenen Reiserichtlinien sowie den persönlichen Horizont entsprechend erweitern. 

Mehr denn je steht bei Workations und Bleisures der Komfort im Vordergrund: Wenn die Reisenden neben der Arbeit auch einen Teil ihrer Freizeit am Zielort verbringen, liegt ihnen in der Regel besonders viel daran, den Aufenthalt selbst mitzugestalten. Hier lohnt es sich also umso mehr, die umfassenden Richtlinien und den Buchungsprozess mithilfe einer individuell zugeschnittenen Geschäftsreiseplattform miteinander zu verflechten – für eine stressfreie Abwicklung und ein entspanntes Reisegefühl, das schon bei der Planung beginnt.