Dienstreise: Compliance Ihrer Reiserichtlinie verbessern

Die Einhaltung der Reiserichtlinien sicherzustellen, ist eine knifflige Angelegenheit. Ignorieren Ihre Mitarbeiter:innen die Budgetgrenzen und buchen teure Hotels? Oder buchen sie auf Reiseportalen, anstatt Ihr Reisebüro zu kontaktieren? Derartige Compliance-Probleme können verschiedenste Gründe haben. Welche das sind und welche Schritte Sie unternehmen können, um die Compliance bei Dienstreisen zu verbessern, klären wir hier im Guide.

Was bedeutet Compliance?

Compliance, engl. für Einhaltung, beschreibt die Einhaltung bestimmter Anforderungen innerhalb eines Unternehmens. Compliance-Regeln sind Verhaltensrichtlinien für unterschiedliche Situationen, die in einem Unternehmen auftreten können. Verhalten sich Mitarbeiter:innen und Führungskräfte gesetzeskonform, compliant, können Risiken für das Unternehmen minimiert werden. Solche Risiken können zum Beispiel Bußgelder, Schadensersatzansprüche oder andere Kosten bzw. Mehrkosten sein, die sich belastend auf ein Unternehmen auswirken. Um die Compliance sicherzustellen, können Unternehmen ein Compliance-Management-System einrichten und Compliance-Beauftragte ernennen. 

Warum ist Compliance bei Dienstreisen wichtig?

Compliance bei Dienstreisen bezieht sich vor allem auf die Einhaltung der Reiserichtlinien. Dass Mitarbeiter:innen die Richtlinien einhalten, ist besonders aus zwei Gründen wichtig:

1. Kostenkontrolle 

Dienstreisen sind mit hohen Reisekosten verbunden. Ausgaben für den Transport und die Unterkunft fallen dabei am meisten ins Gewicht. Damit die Kosten nicht den Rahmen sprengen, ist es umso wichtiger, dass Sie in Ihrer Reiserichtlinie Budgetgrenzen festlegen und dass Mitarbeiter:innen diese bei der Buchung von Flügen und Hotels einhalten. Genauso wichtig ist die Definition von erstattungsfähigen Ausgabenkategorien und solchen, die nicht erstattungsfähig sind. So gehen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden am Ende keine Rechnungen für private Ausgaben einreichen.

2. Sicherheit

Die Compliance bei Dienstreisen ist nicht nur mit Pflichten von Mitarbeiter:innen verbunden, sondern dient auch deren Sicherheit – zum Beispiel bei Projekteinsätzen im Ausland. Neben Informationen zu Reisekosten und anderen Regelungen enthält eine Reiserichtlinie auch wichtige Informationen, die dem Schutz der Reisenden dienen. Dazu gehören zum Beispiel die Vorgehensweise in Notfällen, der sichere Umgang mit Alkoholkonsum sowie spezielle Verhaltensregeln im Ausland. Mit diesen Regelungen erfüllen Arbeitgeber ihre Fürsorgepflicht – im Gegenzug sind sie auf die Compliance ihrer Mitarbeiter:innen angewiesen.

Compliance verbessern: Schritt für Schritt zur Einhaltung der Richtlinien

Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie potenzielle Compliance-Probleme rechtzeitig erkennen und nachhaltig beheben. So können Sie die Zufriedenheit Ihrer Arbeitnehmer:innen langfristig verbessern, unnötige Kosten vermeiden und die Sicherheit Ihrer Reisenden gewährleisten.

1. Compliance-Probleme aufspüren und Verstöße ergründen

Finden Sie heraus und dokumentieren Sie, wann und warum Mitarbeiter:innen entgegen der Richtlinien buchen. Wenn Sie eine entsprechende Software verwenden, können Sie solche Konformitätsprobleme automatisch erfassen.

Verfolgen Sie Buchungen entgegen der Richtlinie am besten nach. So können Sie besser verstehen, ob es an Ihrer Richtlinie liegt oder an mangelnder Compliance Ihrer Kolleg:innen. Auf diese Weise erfahren Sie, wie viele Dienstreisen nicht gesetzeskonform gebucht werden, und können den Ursachen und möglichen Trends auf den Grund gehen.

Ein mögliches Szenario ist, dass Geschäftsreisen zwar nur zu 70 % konform mit Ihren Reiserichtlinien sind, die meisten Compliance-Probleme aber bei unvermeidbaren Last-Minute-Reisen oder kurzfristigen Vertriebsterminen entstehen. Erstellen Sie für solche Reisen eine separate Richtlinie. So können Sie eine Verzerrung Ihrer Daten vermeiden. Andere Beispiele für typische Buchungen außerhalb der Richtlinie sind:

• Führungskräfte entscheiden sich für teurere Unterkünfte.
• Kundenmanager:innen buchen aufgrund kurzfristiger Kundenanfragen sehr spät, sodass die Preise außerhalb der Budgetgrenzen liegen.
• Vertriebsmitarbeiter:innen brauchen Extra-Gepäck für Veranstaltungen und müssen dieses bei Flügen hinzubuchen.

Wenn Sie allerdings merken, dass gewisse Teams oder Personen unnötigerweise außerhalb der Richtlinien buchen, dann sollten Sie die Gründe dafür herausfinden.

2. Reiserichtlinie optimieren und aktualisieren

Vielleicht hat Ihr Compliance-Problem aber auch andere Ursachen. Ist Ihre Richtlinie möglicherweise veraltet? In dem Fall ist es nicht überraschend, dass sie kaum jemand einhält. Budgetgrenzen entsprechen höchstwahrscheinlich nicht mehr den aktuellen Preisen, sodass sie unmöglich eingehalten werden können. Möglicherweise sind auch Kontakte zu Ansprechpartner:innen veraltet, weil diese nicht mehr in der Firma beschäftigt sind. Veraltete Informationen können für Verunsicherung und Frust sorgen, weshalb es verständlich ist, dass Mitarbeiter:innen Ihre Reiserichtlinie nicht ernst nehmen.

In folgenden Fällen kann eine Optimierung oder Aktualisierung Ihrer Reiserichtlinie sinnvoll sein:

• Starke Änderungen in der Unternehmensgröße
• Wesentliche Umstrukturierung der Firma
• Unklarheiten unter den Mitarbeiter:innen
• Kontinuierlich weniger als 90 % Richtlinien-Compliance 
• Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung oder Verwaltung von Reisekosten
• Veraltete Budgets für Transportmittel und Unterkünfte
• Zu viele Mitarbeiter:innen buchen außerhalb der zugelassenen Plattform

Beim Aktualisieren Ihrer Richtlinie ist Sorgfalt gefragt. Wahrscheinlich wollen Sie nicht mehr als nötig ändern, aber behalten Sie im Hinterkopf, dass Sie die Richtlinie anpassen sollten, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert.

3. Buchung vereinfachen

Wenn Sie noch kein Buchungstool mit integrierten Reiserichtlinien haben, sollten Sie das in Erwägung ziehen. Wenn Sie Ihre Richtlinien in den Buchungsprozess integrieren, können Mitarbeiter:innen das gewünschte Geschäftsreiseprogramm innerhalb Ihrer Budgetgrenzen wählen.

Unsere Daten aus vielen Jahren Geschäftsreisemanagement zeigen deutlich, dass Geschäftsreisende mit hoher Wahrscheinlichkeit auf ein nicht genehmigtes Tool ausweichen, wenn ihnen kein einheitliches und einfaches Tool für die selbstständige Buchung zur Verfügung steht. Wenn Sie beispielsweise mit einem Reiseunternehmen zusammenarbeiten, mit dem Reisende für die Buchung erst mehrere Telefonate führen müssen, finden sie schnell einen anderen Weg. Dadurch wird es für Ihr Reisemanagement besonders schwierig, Reisekosten nachzuverfolgen. Als Faustregel gilt: Geschäftsreisen sollten mindestens genauso einfach zu buchen sein wie Urlaubsreisen. Deshalb ist ein geeignetes Buchungstool so wichtig.

4. Geeignetes Buchungstool finden

Die Möglichkeit, selbst zu buchen, ist jedoch nicht der einzige Aspekt, den Sie im Interesse Ihres Unternehmens und Ihrer Reisenden beachten sollten. Denken Sie an das Risiko, dass sich Mitarbeiter:innen von Ihrem Geschäftsreisetool abwenden werden, sobald sie eine Alternative mit einer benutzerfreundlicheren Oberfläche oder besseren Reisedeals finden. Das heißt: Wenn Ihre Reisesoftware kompliziert ist oder die Nutzererfahrung und das Design an die 90er Jahre erinnern, müssen Sie sich nicht wundern, dass Mitarbeiter:innen andere Buchungskanäle nutzen. Reisen, die nicht über Ihre genehmigte Plattform erfolgen, sind letztendlich auch nicht konform.

Anstatt gegen den Strom zu schwimmen, wählen Sie ein Reisetool, das Ihre Mitarbeitenden lieben werden. Wenn Ihr Team über ein einziges Tool bucht, hat das entscheidende Vorteile: 

• Administrative und finanzielle Abläufe lassen sich viel einfacher erledigen. 
• Sie können Daten über Reisekosten und Compliance erfassen, damit Sie Trends und Probleme auf einen Blick erkennen nicht erraten müssen.
• Mitarbeiter:innen können ihre Reisedaten gebündelt in einem Tool einsehen.
• Sämtliche Belege über Reisekosten befinden sich an einem Ort, sodass Sie bei der Reisekostenabrechnung Zeit sparen.

Bei der Wahl Ihres Buchungstools sollten Sie auf folgende Punkte achten:

1. Klare UX (Nutzererfahrung) – Ihr Geschäftsreisetool sollte die Buchung von Reisen so einfach machen wie bei einem Urlaub und intelligente Verwaltungsfunktionen bieten, die hilfreich für Unternehmen, Reisemanagement und Mitarbeiter:innen sind.
2. Größtmögliches Reiseinventar – Damit Ihre Reisenden nur über ein Tool buchen, sollte es alle Angebote an Flügen und Hotels enthalten, die online zu finden sind. Idealerweise bieten Sie auch die Möglichkeit, Apartments via Airbnb zu buchen. 
3. 24/7-Support – Reiseportale wie Verbraucherwebseiten haben oft keinen oder einen schlechten Kundendienst. Greifen Sie zu einem Tool, das einen 24/7-Support auf mehreren Kanälen wie Live-Chat, E-Mail und Telefon bietet. So betreuen Sie Ihre Reisenden jederzeit und überall. 
4. Proaktiver Reise-Support – Wählen Sie eine Buchungsplattform, bei dem das Support-Team nicht nur bei Anrufen zur Stelle ist, sondern Sie bei Problemen wie Reisestornierungen auch direkt kontaktiert und proaktiv Lösungen findet.
5. Keine Weiterleitungen – Ihr Geschäftsreisetool sollte Sie im Buchungsprozess niemals an externe Websites weiterleiten. 
6. Keine Vorkasse & Spesenintegration – Mitarbeiter:innen sollten Dienstreisen nicht aus eigener Tasche bezahlen müssen. Wählen Sie ein Tool, das Reisekosten in einer Abrechnung bündelt, damit Administrator:innen bzw. Zuständige im Geschäftsreisemanagement sie direkt begleichen können und der unnötige Umweg über Mitarbeiter:innen entfällt.
7. Integrierte Richtlinien mit TravelPerk – Mit dem Reisemanagement-Tool sollten Sie Reiserichtlinien voreinstellen, diese nach Stadt, Strecke und Mitarbeitergruppen anpassen und Workflows für Genehmigungsverfahren einrichten können.

5. Reiserichtlinien integrieren, automatisieren & individualisieren

Verbessern Sie die Business Travel Compliance, indem Sie eine automatische Reiserichtlinie erstellen, die bereits bei der Buchung greift und Geschäftsreisenden bestimmte Buchungen erlaubt oder verbietet.

Um eine höhere Compliance bei Reisebuchungen zu erreichen, sollten Sie Ihre integrierte, automatisierte Richtlinie für folgende Bereiche anpassen:

• Vielreisende Teams oder Abteilungen – Vielleicht dürfen Ihre häufig reisenden Mitarbeiter:innen andere Buchungsklassen oder etwas höhere Übernachtungskosten geltend machen.
• Last-Minute-Reisende – Für Mitarbeiter:innen, die oft kurzfristig reisen müssen, sollten Sie eine separate Reise-Policy in Ihrem Buchungstool einrichten. Ansonsten stehen Sie immer vor dem Dilemma, dass Last-Minute-Reisen unnötigerweise als nicht gesetzeskonform eingestuft werden, obwohl sie genehmigt sind.
• Teurere Städte – In manchen Städten ist es fast unmöglich, ein angemessenes Hotel für 150 € pro Nacht oder sogar 200 € zu bekommen. Passen Sie die Budgetgrenzen an die jeweilige Stadt an, um Ihre Richtlinie möglichst realistisch zu gestalten. Das ist zwar teurer, aber dafür praxisnah.
• Hochpreisige Verbindungen – Manche Verbindungen kosten trotz ähnlicher Länge mehr als andere. Für diese Routen können Sie höhere Budgetgrenzen setzen und das allgemeine Budgetlimit unverändert beibehalten.
• Personen mit besonderen Zulagen – Dürfen Ihre Geschäftsführer:innen in der Business Class fliegen? Können Personen, die größer als 1,80 m sind, mehr Beinfreiheit dazubuchen? Legen Sie diese Optionen für Einzelpersonen oder Reisegruppen in Ihrem Geschäftsreisetool fest.

Je realistischer Ihre automatisierte Richtlinie ist, desto mehr können Sie die Einhaltung der Reiserichtlinie auch ohne Mikromanagement steigern.

Fazit: Entspannt und richtlinienkonform reisen!

Eine gute Compliance ist kein Selbstläufer, aber wenn Sie an den richtigen Stellen etwas verändern, können Sie die Compliance bei Dienstreisen deutlich verbessern. Zur Übersicht fassen wir die wichtigsten Punkte hier noch einmal zusammen: Für eine bessere Compliance sollten Sie …

• … Compliance-Probleme aufspüren und Verstöße ergründen
• … Ihre Reiserichtlinie optimieren und aktualisieren
• … die Buchung vereinfachen
• … ein geeignetes Buchungstool finden
• … Ihre Reiserichtlinie integrieren, automatisieren & individualisieren

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

FAQ – häufige Fragen zum Thema Dienstreise & Compliance