So automatisieren Sie Ihre Reiserichtlinie

Wir haben vorhin Reisefreigaben bereits besprochen und erwähnt, wie diese durch Automatisierung für alle einfacher gestaltet werden können.

Sehen wir uns an, wie die Reisefreigabe gewöhnlich abläuft und warum dieser Prozess automatisiert werden sollte.

Verstehen Ihre Kollegen eigentlich Ihre Reiserichtlinien und die Buchungsvorgaben?

Wenn Ihre Reiserichtlinie nur auf einer Wiki-Seite, im Intranet oder ausgedruckt auf einer Bürowand zu finden ist, wird sie kaum jemand lesen. 

Reiserichtlinien-Dokumente sind ideal für Aspekte wie Reisesicherheit und Regelungen zur Erstattung von Mahlzeiten, aber nicht für die Reisebuchung.

Im Folgenden klären wir:

• Warum Sie Reiserichtlinien automatisieren sollen
• Welche Richtlinienbereiche Sie automatisieren können
• Wie eine automatisierte Reiserichtlinie aussieht
• Wie Sie damit Reisegenehmigungen automatisieren können

Warum sollten Sie Ihre Reiserichtlinie automatisieren?

Die Automatisierung Ihrer Richtlinie bringt viele Vorteile:

• Weniger Wirrwarr
• Verfügbarkeit (die Richtlinie ist genau da, wo Mitarbeiter sie wirklich brauchen)
• Höhere Einhaltung der Reiserichtlinien

Eine hundertprozentige Compliance ist auch damit kaum möglich. Es gibt immer Last-Minute-Reisen, die Budgetgrenzen für dieses Reiseziel oder Strecke überschreiten. Unsere Kunden, die ihre Richtlinien automatisiert haben, bestätigen allerdings dass Ihre Richtlinien in mehr als 95% der Reisen eingehalten wird

Wenn Reisende Ihr Tool nicht mögen oder sie darin die gewünschten Anbieter und Optionen nicht finden, buchen sie außerhalb des Tools, was Ihre Richtlinie überflüssig macht.

Wenn also ein Mitarbeiter eine Reise intern bucht, greift Ihre automatisierte Richtlinie und hilft  die Richtigen Entscheidungen zu treffen.

Das spricht gege eine schriftliche Reiserichtlinie

Mitarbeiter sollen die Richtlinie lesen. Was passiert, wenn sie das nicht tun? Was ist, wenn sie sie lesen und wieder vergessen? Was aber, wenn Mitarbeiter sie durchlesen und ignorieren, weil sie ihnen dringend benötigte Angebote fehlen?

Es ist wenig überraschend, dass 50 % der Geschäftsreisenden zugeben, dass sie die Reiserichtlinien nicht immer einhalten. Das liegt meist an Komfort und Preisen. Dies geschieht vorwiegend, wenn die genehmigte Plattform keine passenden Flug- oder Hoteloptionen oder angemessenen Preise für den Reisenden anbietet. In dem Fall buchen Mitarbeiter auf anderen Portalen und entscheiden sich somit gegen Ihre Richtlinien.

In einer anderen Umfrage haben 64 % der reisenden Millennials zugegeben, dass sie die Reiserichtlinien zwar verstehen, aber trotzdem außerhalb der Richtlinien buchen. 

Wenn Mitarbeiter beispielsweise nach Hotels in London suchen, kann ein Reiserichtlinien-Dokument nicht aufzeigen, welche der gefundenen Optionen innerhalb oder außerhalb der Richtlinien sind. Eine automatisierte Richtlinie kann das allerdings – genau dort, wo Mitarbeiter suchen und buchen!

Welche Teile Ihrer Reiserichtlinie können Sie automatisieren?

Eine automatische Reiserichtlinie umfasst üblicherweise Folgendes:

• Die zu verwendende Buchungsplattform
• Welche Flugklassen erlaubt sind
• Wie hoch die Kosten für eine bestimmte Flugroute sein dürfen
• Wie viel man für ein Hotel in einer bestimmten Stadt ausgeben darf
• Welche Mietwagenklassen erlaubt sind
• Der Prozess zur Reisekostenabrechnung

Reiserichtlinien erschienen bisher oft nur im Willkommenspaket oder einem internen Wiki. Sobald Sie Reisevorgaben automatisieren und dadurch eingrenzen, was Mitarbeiter buchen können, sparen Sie Geld und schaffen mehr Fairness unter reisenden Mitarbeitern.

Kontrollieren automatisierte Reiserichtlinien, was Reisende buchen?

Eine automatisierte Reiserichtlinie ist viel wirkungsvoller als ein Blatt Papier, wenn Sie Kontrolle über Reisebuchungen wollen.

Natürlich sind auch automatisierte Richtlinien nicht frei von Problemen, die ihre Papiervorgänger bereits hatten.

Automatisierte Richtlinien wirken nur innerhalb des Reisetools. Wenn reisende Mitarbeiter Ihr Buchungstool aus irgendeinem Grund nicht verwenden wollen und andere Plattformen nutzen, büßen Sie sowohl beim Business Travel Management als auch bei finanziellen Aspekten wie einfachen Reisekostenabrechnungen ein. 

Wie sieht eine automatisierte Reiserichtlinie aus?

Eine automatisierte Reiserichtlinie ist in Ihre Buchungsplattform für Geschäftsreisen eingebettet. Damit sehen Mitarbeiter direkt bei der Reiseplanung, was innerhalb und was außerhalb der Richtlinien liegt.

Wenn Reisende einen Flug, ein Hotel, ein Auto oder einen Zug außerhalb der Unternehmensrichtlinien buchen möchten, können sie über das Tool eine Genehmigungsanfrage an ihren Administrator senden. Somit ersparen sie sich lange, aufwendige E-Mails. Wenn Mitarbeiter Ihr zugelassenes Tool verwenden, kann der zuständige Administrator auch alle Details zu der gewünschten Reise direkt überprüfen.

So können Sie den Genehmigungsprozess automatisieren

Reisegenehmigungen erfolgen häufig manuell, telefonisch, per E-Mail oder persönlich. Reisende müssen sich oft mit hin und her E-Mails oder Telefongesprächen mit dem Reisebüro oder Office-Manager abfinden, nur um eine Reisebuchung vorzunehmen.

Sprich, die Reise an sich wurde vorab genehmigt, aber die endgültige Kostengenehmigung einzuholen, kann zeitaufwendig sein.

Mit automatisierten Reiserichtlinien können Reisende – oder Administratoren, die für Reisende buchen – die Reservierung abschließen, sobald sie etwas Passendes innerhalb der Richtlinien finden. Sie ersparen sich somit das Genehmigungsverfahren.

So beseitigen Sie…

• Viele Telefonate und E-Mails zwischen Reisenden und dem Buchenden
• Mikromanagement und zeitaufwendige Buchungskontrollen (da die Regeln bereits vordefiniert sind)
• Das Versäumen günstiger Angebote aufgrund langwieriger Genehmigungsprozesse

Bei besonderen Reiseanforderungen oder Buchungen, die aus gutem Grund außerhalb der Richtlinien liegen, wäre weiterhin eine Genehmigung nötig. In den meisten Tools kann der Manager/Administrator die Anfrage aber einfach einsehen und in der Plattform zügig genehmigen, wodurch die Reise automatisch gebucht wird.

So wird die Automatisierung zum Erfolg

Eines ist sicher: Die automatisierte Reiserichtlinie des Unternehmens ist nur so effektiv wie das verwendete Tool. Wenn Reisende die Plattform nicht mögen oder sie nicht die passenden Reisedeals bietet, buchen sie lieber außerhalb des Tools, womit Ihre Richtlinie sinnlos wird.

Die folgenden Kriterien umfassen nicht alle möglichen Aspekte des Reisemanagements – Ihre Finanzabteilung hat vielleicht weitere Anforderungen an die Buchungssoftware. Hier finden Sie jedoch die wesentlichen Faktoren, die ein Reisetool erfüllen soll, wenn Sie Ihre Richtlinien automatisieren möchten:

• Exzellente Bewertungen von Reisenden (nicht nur von Reisemanagern oder Finanzteams)
• Alle online verfügbaren Reiseoptionen, auch die günstigen Reiseanbieter, die Mitarbeiter gerne nutzen, um Geld zu sparen
• Erstklassiger 24/7-Reisesupport, auf den Reisende nicht mehr verzichten möchten

Wählen Sie ein Buchungstool für Dienstreisen, das Reisende wirklich nutzen wollen, denn das ist entscheidend für den Erfolg Ihrer automatisierten Richtlinie.

Strikte, moderate oder flexible Reiserichtlinien

Automatisierte Reiserichtlinien müssen die Buchungen der Mitarbeiter nicht kontrollieren, wenn Sie das nicht wollen.

Sie können Ihre Reiserichtlinie in ihrem Reisetool einrichten und Reisenden dennoch Buchungen außerhalb der Richtlinie erlauben. Hier finden Sie alle Optionen, die Sie haben:

• Streng – Reisende Mitarbeiter müssen für jede Reisebuchung eine Freigabe anfordern (oder ein Administrator bucht anhand der gespeicherten Präferenzen des Mitarbeiters).
• Moderat – Mitarbeiter benötigen nur eine Vorabfreigabe bei Reisebuchungen außerhalb der Richtlinie.
• Uneingeschränkt – Mitarbeiter können die benötigten Buchungen ohne Genehmigung vornehmen.

Achten Sie darauf, ein Buchungstool zu wählen, bei dem Sie unterschiedliche Funktionen für verschiedene Gruppen von Reisenden haben. Zum Beispiel werden Führungskräfte und ihre persönlichen Assistenten eher die Möglichkeit brauchen, die gewünschten Reisen jederzeit selbst zu buchen. Account Manager für wichtige Kunden brauchen vielleicht die gleichen Regelungen.

Indem Sie für einzelne Reisende oder Teams bestimmte Freigabeprozesse einstellen, schaffen Sie eine realitätsnahe, automatisierte Richtlinie.

So richten Sie eine automatisierte Reiserichtlinie ein 

Es wird Zeit, die Richtlinie in Ihrer Software für Geschäftsreisemanagement so anzupassen, dass sie zu Ihrem Unternehmen passt. 

1. Legen Sie Ihre Reiserichtlinien fest – Bevor Sie ein Tool einrichten, sollten Sie sicherstellen, dass der CFO, der Travel Manager und weitere Stakeholder mit Ihrer Richtlinie einverstanden sind. Wenn Sie sich unsicher sind, erhalten Sie hier unseren Leitfaden zur Erstellung von Richtlinien. 
2. Wählen Sie ein Tool, das Reisende gerne nutzen – Wenn Geschäftsreisende Ihr genehmigtes Tool nicht mögen, dann ist Ihre automatisierte Richtlinie völlig unwirksam. Die Mitarbeiter würden auf Ihr Reisemanagement-Tool verzichten und so die In-App-Richtlinie übergehen. 
3. Legen Sie Vorgaben zu Flügen fest – Setzen Sie allgemeine Kostengrenzen, streckenspezifische Budgets, Flugklassen und Anforderungen für Vorausbuchungen.
4. Legen Sie Ihre Hotelrichtlinien fest – Bestimmen Sie allgemeine Höchstbeträge für Übernachtungen, spezifische Budgets für Reiseziele, Sternebewertungen und Regeln zur Vorausbuchung.
5. Definieren Sie Vorschriften für Zug- und Autoreisen – Integrieren Sie Budgets für Vorausbuchungen und allgemeine Grenzen.
6. Erstellen Sie gruppenspezifische Richtlinien – Vielleicht benötigen gewisse Teams Sonderregelungen. Außendienstmitarbeiter oder Technik-Teams brauchen meist höhere Budgets, weil sie mehr auf Last-Minute-Reisen gehen. 
7. Richten Sie die Freigabe nach Teams oder Abteilungen ein – Wenn Sie Reisegruppen so anlegen, erhält stets die richtige Person eine Freigabeanfrage für die Geschäftsreise. Sie können Ihre Travel Policy auch so anpassen, dass nur gewisse Mitarbeitergruppen keine Genehmigungen benötigen.

Das Einrichten Ihres Tools ist relativ einfach. Das Einigen auf Obergrenzen mit Ihrem Team könnte jedoch der schwierigere Teil sein.

Die gute Nachricht: Wenn Sie Ihre Geschäftsreisekosten in einem einzigen Tool konsolidieren, können Sie echte Reisedaten sammeln, die Ihnen helfen, Ihre Richtlinien noch genauer zu gestalten. 

Am besten starten Sie mit einer automatisierten Richtlinie und einem konsolidierten Buchungsprozess. Anschließend können Sie die gewonnenen Reisedaten vierteljährlich oder jährlich überprüfen, um die Richtlinien auf Basis dieser realen Unternehmensdaten zu optimieren.