Verfassen einer Reiserichtlinie - Beispiele

Diese Best Practices für Reiserichtlinien in Unternehmen zeigen, was bei der Reiseplanung und -buchung von Dienstreisen zu beachten ist und wie man eine sinnvolle Richtlinie erstellt, die Reisende auch tatsächlich einhalten. 

Wenn Sie moderne, intelligente Technologie anstelle von altmodischen Schriftstücken nutzen, reduzieren Sie den Frust für alle Beteiligten. Denken Sie daran, wie Reisebuchungen heute funktionieren und welche Art von Buchung ihre Mitarbeiter im Privaten gewohnt sind - an moderner Software und Technologie führt (wahrscheinlich) kein Weg vorbei.

Dies ist keine vollständige Liste dessen, was in Ihrer Richtlinie enthalten sein sollte – zu diesem Zweck können Sie sich unsere Vorlage ansehen. Vielmehr zeigen wir Ihnen wichtige Bestandteile auf, mit der Sie Ihre Richtlinie optimieren können. Schließlich sind es sonst nur Regeln, die niemand liest!

Die folgenden Best Practices für Reiserichtlinien sollten alle Unternehmen beachten, unabhängig von der größe der Budgets oder individuellen Regeln. 

1: Möglichst alle Reisen an einem Ort buchen

Eines Ihrer Hauptanliegen für die Reiserichtlinien sollte es sein, dass alle Mitarbeiter an einem Ort buchen.

Warum? Damit Sie Ihre Dienstreisen und alle damit verbundenen Aktivitäten konsolidieren können. Hier sind die wichtigsten Vorteile der zentralen Reisebuchung:

• Verfolgen Sie alle Abrechnungen auf einen Blick, um Budget-Entscheidungen zu Bahnfahrten, Flügen oder anderen Verkehrsmitteln, Verpflegungskosten, Hotelbuchungen, Trinkgelder oder andere Reisenebenkosten zu treffen.
• Taggen Sie Reiseausgaben nach Mitarbeitergruppen wie Außendienstmitarbeiter, Abteilung oder Projekt, um zuverlässige Berichte zu erstellen.
• Konsolidieren Sie Ausgaben wie Übernachtungskosten, Flugkosten und andere Fahrtkosten in einer monatlichen Reisekostenabrechnung.
• Beseitigen Sie zeitaufwändige Kostenerstattungen an Reisende, da Ihr Unternehmen direkt über das gewählte Reisebuchungstool zahlen kann.
• Verfolgen Sie den Aufenthaltsort von Reisenden in Echtzeit .
• Wissen Sie über Reisende Bescheid, sodass Sie bei  Naturkatastrophen oder anderen Notfällen schnell helfen können.
• Verknüpfen Sie Buchungsprozess und Richtlinie (automatisch)

Sie werden merken, dass es schwierig ist diese Punkte einzuhalten, solange Ihre Geschäftsreisen über verschiedene Anbieter gebucht werde. Ohne eine konsolidierte Reiseplattform ist es mühsam, Reisen sowohl vor der Buchung (Genehmigung) als auch danach (Nachverfolgung und Reiseabrechnung) stets im Blick zu behalten.

2: Ihre Reiserichtlinie, Zugänglich, verständlich, einfach

Wenn Sie Ihre Richtlinie als vollständige,übersichtliche und vor allem einfach zugängliche Informationsressource einsetzen, können Reisende finden, was sie wirklich brauchen. Alle wichtigen Hinweise sollten direkt neben den Regeln zu finden sein.

Diese Auskünfte sollten leicht auffindbar sein:

• Ihre genehmigte Geschäftsreise-Buchungsplattform
• Wo und wie ist der Support erreichbar
• Anbieter und Information zu Reiseversicherung
• Was in Notfällen zu tun ist
• Anbieter der Fürsorgepflicht (falls vorhanden)
• Welche Ausgaben erstattungsfähig sind und welche nicht wie Übernachtungen, Flugreisen, Bahnreisen, Parkgebühren und weitere Verpflegungsmehraufwendungen, Mietfahrzeug, öffentliche Verkehrsmittel etc.
• Die Verfahren für Reisekostenabrechnungen und Erstattungen

Alle Regeln zum Buchungsvorgang gehören in Ihre automatisierte Reiserichtlinie. Sie können sie zwar in Ihr Richtliniendokument aufnehmen, aber es ist wichtiger, dass Sie sie in die automatisierten Reiserichtlinien in Ihrer Buchungsplattform integrieren.

3: Automatisieren von Reiserichtlinien

50 % der Reisenden geben zu, dass sie die Reiserichtlinien nicht immer einhalten, und 60 % sagen, dass sie weder den Zweck noch die Vorteile der Reiserichtlinien verstehen. Eine reine Auflistung der Regeln in den Richtlinien ist oft wenig hilfreich. Was können Sie alternativ machen?

Um den Automatisierungstipp zu befolgen, müssen Sie nicht unbedingt mehr Regeln und striktere Freigabeprozesse einführen – das klappt eher nicht. Das Richtliniendokument ist nicht makellos. Es ist eben nur ein Dokument. 

Stattdessen sollten Sie darauf achten, dass Ihre Reiserichtlinien den Buchungsvorgang bestimmen. Sie sollten in Ihr Reisebuchungstool eingebettet sein. Damit können Sie sicherstellen, dass Reisende, die etwas außerhalb der Richtlinien buchen möchten, dies nicht ohne die Genehmigung des zuständigen Vorgesetzten tun können. Der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung von der Buchungsplattform und kann die Reise genehmigen oder ablehnen. Außerdem kann er die Buchung vervollständigen oder alternativ einfach seine Zustimmung erteilen und der Reisende schließt die Buchung anschließend selbst ab.

4: Nutzen Sie ein Buchungstool für Geschäftsreisen, das Reisende mögen

Automatisierte Reiserichtlinien sind großartig. Sie wirken auf Reisen rund um die Uhr. Sie müssen dann nicht mehr jeden anmeckern, damit er nicht zu viel ausgibt. Doch auch diese Richtlinien können Schwächen haben. Wenn Reisende die erlaubte Buchungsplattform nicht gerne nutzen oder wenn sie das Gefühl haben, dass es keine passenden Reiseangebote gibt, dann werden sie diese auch nicht nutzen.

In 35 % der Fälle, in denen Reisende außerhalb des genehmigten Tools buchen, liegt das an der Suche nach besseren Schnäppchen. 

Wählen Sie eine Plattform, die nicht nur ein tolles Inventar und gute Preise bietet, sondern auch eine ansprechende Benutzeroberfläche und ein gutes Nutzererlebnis für Ihre Reisenden liefert. Wenn Sie Änderungen bezüglich der Buchungstechnologie vornehmen, sollten Sie diese zuerst testen. Starten Sie einen Roll-out zunächst bei 5 bis 10 % Ihrer Reisenden und bitten Sie sie um Feedback. Wenn Reisende das von Ihnen gewählte Reisemanagement-System nicht mögen, werden Sie einfach woanders buchen. Dadurch können Sie die Reiseausgaben nicht mehr so einfach wie über die automatisierte Richtlinie kontrollieren.

5: Geschäftsreisen? Selber buchen! 

Geben Sie die Buchung von Geschäftsreisen in die Hand der Reisenden  Ihrer Mitarbeiter wissen am Besten, was sie wollen. Mit einer integrierten Richtlinie, müssen sie sich keine Gedanken um zu hohe Kosten machen. DiesesVerfahren ist eine Win-win-Situation. 

• Reisende – Sie können schneller selbst richtliniengerecht buchen, was sie brauchen
• Administratoren – Sie müssen nicht alle Reisebuchungsanfragen abwickeln, sondern können reisende Mitarbeiter auf die Buchungsplattform verweisen und gegebenenfalls Hilfe anbieten

Wenn Sie Ihre Reiserichtlinien innerhalb Ihres Buchungstools einrichten, ist die Selbstbuchung ein Kinderspiel. Sie müssen Reisende nur in Ihrem Konto hinzufügen und schon können Sie loslegen.

Es kann natürlich sein, dass die Selbstbuchung nicht zu Ihrem Unternehmen passt. Wir wissen, dass es nicht für jede Organisation oder jeden Mitarbeiter die Lösung ist. Als Ziel sollten sie sich trotzdem setzen, es so vielen Reisenden wie möglich zu erlauben, die gewünschte Reisestrecke, die gewünschten Flugtickets, das Reisemittel, die Unterkunft oder den bevorzugten Zwischenstopp selbst zu wählen.

Sie können es auch so regeln, dass sie für jede Reise eine Genehmigung einholen, unabhängig von der Richtlinie. Dadurch können Reisende die laufenden Reisen sichern und ein Administrator kann dann die Buchung mit den gespeicherten Optionen abschließen. Auf diese Weise sparen Sie immer noch Verwaltungszeit und bewilligen den Reisenden die gewünschte Dienstreise.

Wie Sie sehen, stehen bei diesen bewährten Methoden Geschäftsreisenden an erster Stelle und nicht nur das Unternehmen. So vereinfachen Sie das gesamte Travel Management.

Im nächsten Abschnitt werden wir Ihnen helfen, die Erstellung der Richtlinien erfolgreich zu meistern.