Reiserichtlinie – Vorlage für Ihre Geschäftsreisen

Unsere Vorlage für Reiserichtlinien nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Unsere Erfahrung mit tausenden Kund:innen weltweit und das Wissen vieler Travel-Manager:innen und Expert:innen hat uns geholfen, die wichtigsten Bestandteile einer Reiserichtlinie zu ermitteln. Daraus entwickelten wir eine leicht verständliche und einfach anpassbare Vorlage inklusive Leitfaden für die einfache Erstellung einer Reiserichtlinie. Hier erklären wir die Inhalte einer Reiserichtlinie und stellen Ihnen die Vorlage als kostenlosen Download zur Verfügung.

Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Unsere Vorlage für Reiserichtlinien gilt für Reisende aus Großbritannien, den USA oder der EU und umfasst diese sechs Hauptabschnitte:

1. Einleitung
2. Informationen zum Prozess der Reisebuchung
3. Ausgabenkategorien
4. Nicht erstattungsfähige Ausgaben
5. Reisekostenabrechnung & Kostenerstattung
6. Reiseunterstützung & Sicherheit

Optional können Sie Richtlinien hinzufügen, die den Umgang mit Alkohol auf Dienstreisen regeln, oder eine Richtlinie, die sich gezielt an die Führungsebene richtet. So können Sie unterschiedlichen Personalebenen gerecht werden und Ihren Mitarbeiter:innen die entsprechenden Rechte einräumen. Auch Richtlinien, die auf aktuelle Gegebenheiten wie COVID-19 eingehen, bieten wichtige Informationen für Ihre Mitarbeitenden. 

Unsere Vorlage können Sie je nach Bedarf um Abschnitte erweitern, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Im Folgenden schauen wir uns die Abschnitte der Reiserichtlinie im Detail an und geben Tipps zum Ausfüllen.

Reiserichtlinie: Vorlage hier herunterladen

1. Einleitung Ihrer Reiserichtlinie

In der Einleitung holen Sie Ihre Mitarbeiter:innen ab und erläutern den Sinn und Zweck Ihrer Richtlinie. Dabei beantworten Sie folgende Fragen:

• Wozu ist die Reiserichtlinie da?
• Warum ist die Einhaltung der Richtlinie wichtig und wer profitiert davon?
• Was sind die Vorteile einer Reiserichtlinie?

Ihr Ziel ist es, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen an die Richtlinie halten und darin kein bevormundendes Regelwerk sehen. Als Vorgesetzte:r wollen Sie erreichen, dass Ihr Team mit einem guten Gefühl auf Geschäftsreisen geht. Zu diesem „guten Gefühl“ kann die Reiserichtlinie beitragen – und genau das sollten Sie in der Einleitung kommunizieren. Heben Sie deshalb die Vorteile Ihrer Reiserichtlinie klar hervor. Tipp: In unserer Vorlage finden Sie hierfür Beispiele, die Sie ergänzen oder ersetzen können. 

Wenn Sie verschiedene Reiserichtlinien für Abteilungen oder Mitarbeitergruppen haben, dann sollten Sie zu Beginn erwähnen, wen die jeweilige Richtlinie betrifft und welche spezifischen Mehrwerte sie bietet. Vergessen Sie nicht, am Ende der Einleitung Ansprechpartner:innen zu nennen, an die sich Ihre Mitarbeitenden bei Fragen zur Reiserichtlinie wenden können. 

2. Informationen zum Buchungsprozess

Der erste Teil unserer kostenlosen Muster-Reiserichtlinie widmet sich dem Prozess der Reisebuchung. In diesem Abschnitt klären Sie alle Fragen, die während der Buchung von Hotels, Flügen oder anderen Reisemitteln wichtig sind. Folgende Informationen sollten Sie an dieser Stelle geben: 

• Wie die Reise zu buchen ist – Wer genehmigt die Reise im Vorfeld der Buchung, auf welcher Reisemanagement-Plattform sollen Mitarbeitende buchen? Falls Sie keine Reiseplattform haben, geben Sie hier die Kontaktdaten der zuständigen Kolleg:innen an.
• Einsatz von Treueprogrammen – Viele Unternehmen verbieten es Reisenden, Punkte für persönliche Vielflieger-Programme oder ähnliche Kundenbindungsprogramme zu sammeln. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen vertrauen, können Sie dies jedoch erlauben. Fügen Sie den Hinweis hinzu, dass sie keine teureren Optionen buchen dürfen, nur um Treuepunkte zu erhalten.
• Freizeitverlängerung – Manche Geschäftsreisende möchten ihre Reise über das Wochenende verlängern oder einige Urlaubstage aufbrauchen. Fügen Sie Regeln für Freizeitverlängerungen bzw. „Bleisure Travel“ hinzu, z. B. wie viel mehr der Rückflug oder ein anderes Reisemittel höchstens kosten darf.

Tipp: Legen Sie eindeutig fest, wie Geschäftsreisende buchen sollen. Nutzen Sie eine unternehmensweite Buchungsplattform, um alle Reisen an einem Ort zu verwalten. 

3. Ausgabenkategorien

Zum Zweck der Reisekostenabrechnung sollten Sie festlegen und klar kommunizieren, wie viel Geld Mitarbeiter:innen während ihrer Auswärtstätigkeit ausgeben dürfen. 

In diesem Abschnitt unserer Reiserichtlinien-Vorlage teilen wir die Ausgaben für Geschäftsreisen nach den üblichen Kategorien auf: 

• Flugkosten und andere Verkehrsmittel
• Übernachtungen
• Essen und Unterhaltung
• Persönliche Telefonnutzung

Welche Informationen Sie Ihren Mitarbeiter:innen für die jeweilige Ausgabenkategorie mitgeben sollten, klären wir im Folgenden.

Verkehrsmittel

Flüge

Halten Sie an dieser Stelle Richtlinien zur Buchung von Flügen fest, wie: 

• Genehmigte Buchungsplattform oder -methode
• Bevorzugte Anbieter (falls vorhanden)
• Regeln, ob Buchungen für die Business Class erlaubt sind, z. B. bei bestimmten Flugreisen von Mitarbeiter:innen einer höheren Führungsebene
• Wie viele Tage im Voraus Inlandsreisen oder internationale Reisen gebucht werden müssen
• Wie lange im Voraus bei Flügen im Inland gebucht werden soll

Bodentransport

Sind Ihre Mitarbeitenden mit der Bahn oder dem Mietwagen unterwegs, oder nutzen sie vor Ort ein Taxi? Klären Sie hier, wie der Buchungsprozess für den Bodentransport abläuft und legen Sie Budgetgrenzen fest.

Bahnreisen

• Genehmigte Buchungsplattform oder -methode
• Erlaubte Fahrtkosten und Kategorien, z. B. Economy
• Informationen zur Teilnahme an Bonusprogrammen und zur Nutzung der Bahncard

Taxis und Mitfahrgelegenheiten

• In welchen Fällen Taxis und Mitfahrgelegenheiten erlaubt sind, z. B. nur, wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht möglich sind oder die Sicherheit der Reisenden nicht gewährleistet ist
• Budgetgrenze pro Ticket inklusive Trinkgelder

Mietwagen und Privat-PKW

• Gestattete Mietwagenklasse, z. B. Kompakt- oder Mittelklasse
• Wie viele Mitarbeiter:innen sich einen Mietwagen teilen sollten, wenn sie gemeinsam reisen
• Bei Privat-PKW: wie viel pro Kilometer (oder Meile) erstattet wird

Unterkünfte

In diesem Abschnitt legen Sie fest, wo Ihre Mitarbeitenden zu welchen Bedingungen übernachten dürfen. Ob im Hotel, Airbnb oder in Ferienwohnungen – in der Reiserichtlinie finden Mitarbeiter:innen klare Vorgaben zu Unterkünften und Übernachtungskosten, die Informationen umfassen wie:

• Erlaubtes Buchungstool oder -verfahren
• Obergrenzen für Verpflegungs- und Übernachtungskosten pro Reiseziel
• Bevorzugte Anbieter und Details zu ausgehandelten Tarifen (falls vorhanden)
• Regeln bei Hotelbuchungen für Standardzimmer und Upgrades, z. B. sind Standardzimmer erwünscht, aber Zimmer-Upgrades erlaubt, wenn keine zusätzlichen Kosten anfallen
• Erstattungsfähige Hotelkosten vor Ort
• Regeln für die Buchung von Airbnb- oder anderen Apartments

Verpflegung & Unterhaltung

Für die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands auf Dienstreisen gelten die gesetzlich festgelegten Sätze der Verpflegungspauschale. In unserer Reiserichtlinien-Vorlage finden Sie die aktuellen Pauschalbeträge für Dienstreisen innerhalb und außerhalb Deutschlands. So wissen Ihre Mitarbeiter:innen schon vor der Geschäftsreise, welche Gelder ihnen zustehen. In diesem Abschnitt sollten Sie also folgende Informationen und Richtlinien festhalten:

• Erstattungsfähiger Betrag für Mahlzeiten oder die Höhe des Tagesbudgets bzw. der Pauschale
• Richtlinien für Teammahlzeiten, z. B. wer den Betrag genehmigt
• Regeln für Geschäftsessen mit Kund:innen
• Ansprechpartner:innen für die Reisekostenerstattung
• Regelungen zur Kürzung der Verpflegungspauschale

Nutzung des privaten Telefons

Wer auf Dienstreise ist, nimmt in der Regel auch sein privates Handy mit. An dieser Stelle legen Sie fest, wie viel Sie von der privaten Handyrechnung pro Monat übernehmen, wenn Ihre Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreise sind.

4. Nicht erstattungsfähige Ausgaben

In unserer Reiserichtlinien-Vorlage finden Sie eine Liste mit Reisekosten, die auf einer Geschäftsreise anfallen können, aber nicht erstattungsfähig sind. Diese Liste können Sie je nach Bedarf erweitern oder kürzen und Ausnahmefälle definieren.

Zu den nicht erstattungsfähigen Ausgabe können zum Beispiel zählen:

• Einkäufe im Flugzeug
• Kosten für Übergepäck
• Kinderbetreuung, Haustierbetreuung und Tierpensionen
• Hygieneartikel oder Kleidung
• Clubmitgliedschaften bei Fluggesellschaften
• Minibar- und Bar-Abrechnungen
• Wäscherei oder Textilreinigung
• Geldstrafen für Falschparken oder Verkehrsverstöße
• Umbuchungsgebühren für Flugtickets
• Bahnreisen in der ersten Klasse
• Premium-, Luxus- oder Elite-Mietwagen
• Filme, Online-Unterhaltung oder Zeitungen
• Nutzung von Spa und Fitnessstudio
• Blumen, Süßigkeiten und Konditorwaren
• Zimmerservice
• Zusätzliche Betten oder Bettwäsche
• Kleidung
• Schäden am privaten PKW
• Mietwagenversicherung

Tipp: Bestimmen Sie gemeinsam mit den wichtigsten Stakeholder:innen, wie Ihrer/m CFO und einigen Ihrer viel reisenden Mitarbeiter:innen, welche Kosten von Reisenden fairerweise selbst getragen werden sollen.

5. Reisekostenabrechnung & Kostenerstattung

An dieser Stelle findet das Prozedere rund um die Reisekostenabrechnung und Erstattungsverfahren seinen Platz. Hier haben Sie die Chance, die Compliance Ihrer Mitarbeiter:innen zu verbessern, indem Sie eine unkomplizierte Kostenerstattung ermöglichen. In unserer Reiserichtlinien-Vorlage finden Sie einen vorformulierten Text, in dem Sie Ihre Reisemanagement-Plattform und das Tool zur Aufwandserfassung eintragen können. Außerdem nennen Sie hier die Ansprechperson, die Reisekostenabrechnungen entgegennimmt. Legen Sie außerdem eine Frist und die Zahlungsweise fest, die für die Kostenerstattung gelten sollen.

6. Reiseunterstützung & Sicherheit

Mitarbeiter:innen ist Sicherheit auf Reisen wichtig, und als Vorgesetzte:r müssen Sie ohnehin die gesetzliche Fürsorgepflicht erfüllen. Informieren Sie in Ihrer Reiserichtlinie daher über Ihr Travel Risk Management, also Ihren Support, die Reiseversicherung und Ihre Lösung zur Abdeckung der Fürsorgepflicht. Das können Inhalte Ihres Risikomanagements sein:

• Mitarbeiter:innen-Tracking – Weisen Sie Ihre Kolleg:innen darauf hin, dass ihr aktueller Aufenthaltsort auf Dienstreisen nachverfolgt wird, wenn sie über die zugelassene Buchungsplattform buchen. So können Sie im Notfall Hilfsmaßnahmen einleiten. Wenn Sie nicht wissen, wo sich die Reisenden aufhalten, können Sie sie nicht unterstützen. Fügen Sie deshalb in Ihrer Reiserichtlinie den Namen des zugelassenen Tools hinzu. Was, wenn Mitarbeiter:innen aus einem berechtigten Grund auf einem anderen Online-Portal buchen müssen? Erklären Sie präzise, was sie in diesem Fall tun müssen, damit Reisen nachverfolgt werden können.
• Support auf Reisen – Wen sollen reisende Mitarbeiter:innen bei Stornierungen, Änderungen usw. anrufen? Führen Sie Kontaktmöglichkeiten via Chat oder Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Co. auf. Geben Sie alle regions- und sprachenspezifischen Nummern an.
• Notfallschutz – Nennen Sie Ihre Lösung zur Abdeckung der Fürsorgepflicht und die Details Ihrer Versicherungspolice. Fügen Sie alle wichtigen Angaben, Nummern und Namen zu Notfallkontakten ein, damit Mitarbeiter:innen im Notfall immer die richtigen Kontakte zur Hand haben.

Sonstige Inhalte

Alkoholrichtlinie

Da es in vielen Kulturen und Unternehmen üblich ist, bei Geschäftsessen oder Arbeitsveranstaltungen Alkohol zu konsumieren, kann eine Alkoholrichtlinie durchaus sinnvoll sein. Klären Sie, wie Sie Alkohol in der Reisekostenabrechnung handhaben und setzen Sie zum Beispiel erstattungsfähige Höchstbeträge für alkoholische Getränke fest. Formulieren Sie akzeptable Trinkbedingungen und weisen Sie Mitarbeiter:innen darauf hin, dass diese ihre Sicherheit nicht durch Alkoholkonsum gefährden dürfen. Optional können Sie Alkohol auf Geschäftsreisen komplett verbieten.

COVID-19

Reagieren Sie auf aktuelle Lagen wie einst die Covid-19 Pandemie und treffen Sie Sicherheitsvorkehrungen für Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen. Legen Sie in diesem Abschnitt Hygienemaßnahmen fest und verweisen Sie auf Reisebeschränkungen. In unserer Vorlage finden Sie einen Entwurf für eine Covid-19 Geschäftsreiserichtlinie mit allen wichtigen Inhalten und weiterführenden Tipps und Services.

Richtlinie für Führungskräfte

Fügen Sie bei Bedarf eine gesonderte Reiserichtlinie für Führungskräfte hinzu, die mehr Rechte beinhaltet als die Reiserichtlinie für Mitarbeiter:innen, zum Beispiel die Berechtigung für:

• Business-Class-Flüge
• Höherpreisige Hotels
• Zimmer-Upgrades
• Minibar-Einkäufe
• Zugfahrten in der 1. Klasse
• Höherpreisige Fahrzeugkategorien

Vorlage herunterladen & Reiserichtlinie automatisieren

Mit unserer Reiserichtlinien-Vorlage haben Sie alles an einem Ort – und können direkt loslegen, um Ihre unternehmenseigene Reiserichtlinie zu erstellen. Einfach die Vorlage kostenlos herunterladen und ausfüllen. Automatisieren Sie anschließend Ihre Richtlinie, indem Sie diese bei TravelPerk integrieren. So läuft alles über eine Plattform – von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung. Ihre Reiserichtlinie gibt dabei den Ton an und navigiert Ihre Mitarbeiter:innen zuverlässig durch Buchungs- und Erstattungsprozesse. Ganz ohne unnötigen Verwaltungsaufwand. Probieren Sie es aus!

FAQ – häufig gestellte Fragen rund um die Reiserichtlinien-Vorlage