Erstellung einer Reiserichtlinie: So geht's!

Eine Reiserichtlinie bietet viele Vorteile: Sie verbessert die Kostenkontrolle, sorgt für Klarheit im Buchungsprozess und reduziert den bürokratischen Aufwand, der normalerweise mit Dienstreisen verbunden ist. So bleibt Ihren Mitarbeiter:innen mehr Zeit, um sich auf ihre Auswärtstätigkeit zu konzentrieren und wertvolle Kontakte zu Geschäftspartner:innen zu knüpfen. Dank der Reiserichtlinie haben sie jederzeit einen Leitfaden zur Hand, der Antworten auf alle wichtigen Fragen zur Geschäftsreise gibt. So können Sie auch ein hohes Reisevolumen problemlos managen.

Wir führen Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Inhalte der Richtlinie und zeigen Ihnen, was Sie bei der Erstellung einer Reiserichtlinie beachten sollten.

Der Weg zu einer Reiserichtlinie, die Mitarbeiter:innen einhalten

Eine Reiserichtlinie soll nicht nur ein Regelwerk mit Vorgaben sein, von dem allein Ihr Unternehmen profitiert, sondern auch ein praktischer Leitfaden für Ihre Mitarbeiter:innen. Wenn Sie die Anforderungen Ihres Teams einbeziehen, können Sie die Richtlinie so gestalten, dass sie tatsächlich nützlich ist – und zwar für alle Beteiligten. Auf diese Weise verbessern Sie die Compliance Ihrer Mitarbeiter:innen bei Reisebuchungen.

Hier sind zwei wesentliche Wege, um die Reiserichtlinie für Ihre Mitarbeiter:innen attraktiv zu gestalten und die Einhaltung der Richtlinien zu fördern:

• Integrieren Sie Informationen, die Mitarbeiter:innen interessieren (z. B. Spesenabrechnung) – Wenn Mitarbeiter:innen solche Informationen in Ihrer Richtlinie finden, werden sie schneller vertraut damit. Binden Sie Ihre Vorgaben zu Reisekosten ein und erläutern Sie das Erstattungsverfahren. So wissen Ihre Mitarbeiter:innen genau, was sie ausgeben dürfen und wie sie ihr Geld zurückerhalten. Beschreiben Sie auch Vorgehensweisen bei Reiseversicherungen und Notfälle. Unsere Muster-Reiserichtlinie zeigt, worauf es ankommt und wie Sie die wichtigsten Informationen strukturieren können. 
• Weisen Sie klar auf die genehmigte Reiseplattform mit integrierten Richtlinien hin – Sie sollten nicht erwarten, dass sich Mitarbeiter:innen die gültigen Obergrenzen für zig verschiedene Reiseziele, Transportmittel- und Unterkunftsarten merken können. Verweisen Sie Ihre Mitarbeiter:innen deshalb auf eine Reiseplattform, auf der Sie Ihre individuelle Reiserichtlinie direkt hinterlegen können. So lassen sich Informationen zu Budgets pro Strecke und Reiseziel sowie zum Genehmigungsverfahren direkt vor Ort finden und müssen nicht erst anderweitig aufgetrieben werden. Im gewählten Tool sollten Sie auch einstellen können, ob bei Buchungen außerhalb der Richtlinien direkt eine Freigabeanfrage an den/die jeweilige:n Travel Manager:in gesendet wird.

Checkliste: Schritt für Schritt zur Reiserichtlinie

Werfen wir nun einen Blick darauf, wie Sie eine sinnvolle Richtlinie schreiben. Am besten gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor: Beginnen Sie mit einem Blick in Ihre aktuelle Reiserichtlinie und beurteilen Sie, was gut funktioniert und was nicht. Anschließend können Sie Ziele und Prioritäten festlegen. Binden Sie dazu wichtige Stakeholder:innen mit ein und erarbeiten Sie gemeinsam Genehmigungsverfahren und Inhalte der Reiserichtlinie.

1) Aktuelle Reiserichtlinie bewerten

Ist Ihre Richtlinie veraltet oder haben Sie gar keine? Bevor Sie zu einer neuen Vorlage greifen, sollten Sie die aktuellen Richtlinien und das Reisemanagement überprüfen. Was funktioniert und was weniger gut? Beziehen Sie relevante Mitarbeiter:innengruppen ein, um den Stand Ihrer aktuellen Richtlinie gemeinsam zu bewerten und zu diskutieren.

2) Ziele und Prioritäten der Richtlinie festhalten

Bestimmen Sie zwei oder drei Beweggründe für die Überarbeitung der Richtlinie. Ein guter Grund ist zum Beispiel ein wachsendes Team, dessen Anforderungen Sie erfüllen wollen. 

Hier sind mögliche Ziele für die Aktualisierung Ihrer Reiserichtlinie:

• Mehr Klarheit für Geschäftsreisende beim Buchungsprozess und darüber hinaus
• Mehr Entlastung für Mitarbeiter:innen der Verwaltung
• Höhere Compliance bei Reiserichtlinien
• Niedrigere unnötige Reisekosten
• Erhöhung von Schutz und Sicherheit für Reisende
• Verbesserte Kostenkontrolle über Reiseausgaben
• Höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen

3) Stakeholder:innen involvieren

Die Unternehmensgröße und -struktur bestimmen, wer Ihre überarbeitete Reiserichtlinie genehmigen muss. Während manche Kolleg:innen am gesamten Prozess beteiligt sind, benötigen andere nur eine entsprechende Freigabeliste.

Die folgenden Stakeholder:innen sollten Sie bei der Erstellung der Reiserichtlinie einbeziehen oder zumindest die finale Version überprüfen lassen:

• Reisemanager:in – Gibt Einblicke in das Reiseverhalten sowie die Richtlinienziele und liefert Informationen zu Reiseanbietern, ausgehandelten Tarifen und vielem mehr.
• Office Manager:in – Kennt Herausforderungen beim Buchungsprozess und mit dem Reisesupport und kann bei der Zielsetzung helfen, um Richtlinien und Abläufe zu verbessern.
• CEO – Verschafft Einsicht in die Kostensenkungs- und Compliance-Ziele und kann Ideen zur Optimierung der Reisekostenabrechnung einbringen.
• COO – Unterstützt bei der Zielsetzung zur Optimierung von Prozessen und Zeitaufwand sowie bei der Verbesserung der Fürsorgepflicht und Compliance.
• Vielreisende – Bringen Erfahrungen mit der aktuellen Reiserichtlinie ein und können als Stimme für Mitreisende fungieren.
• Personalabteilung – Versteht die Anliegen und Erwartungen von Mitarbeiter:innen und hat andere Ziele für Reisen (wie die Personaleinstellung) als Vertrieb oder Marketing.

Binden Sie diese Kolleg:innen in den Prozess ein und erstellen Sie gemeinsam eine Richtlinie, die die Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigt. Zu Beginn empfiehlt sich ein Kick-off-Meeting, in dem Sie gemeinsam die Ziele der Reiserichtlinie festlegen. Danach können Sie die verschiedenen Bereiche der Vorlage unabhängig voneinander gestalten. Zum Abschluss sollten alle Beteiligten die Richtlinie überprüfen, bevor sie freigegeben wird.

4) Vorgehensweise und Genehmigungsprozesse festlegen

Bevor Sie mit der Erstellung der Reiserichtlinie beginnen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie flexibel Sie diese handhaben wollen. Legen Sie in diesem Schritt fest, welche Regeln einzuhalten sind und welche Freiheiten Sie Ihren Mitarbeiter:innen einräumen möchten. Haben Sie die konkrete Vorgehensweise und die dazugehörigen Freigabeprozesse einmal definiert, werden Ihnen darauffolgende Entscheidungen leichter fallen.

• Reisemanagement – Werden Mitarbeiter:innen über Ihre Reiseplattform selbst buchen? Oder kümmert sich weiterhin ein:e Administrator:in/Reisemanager:in um die Planung und Reisebuchung? Wie viel Flexibilität und Autonomie wollen Sie den Reisenden einräumen? 
• Genehmigungsprozess – Wie streng sollen die Richtlinien im Buchungstool sein, wenn Reisende für sich selbst buchen dürfen? Möchten Sie Dienstreisen auch außerhalb der Richtlinien erlauben und dabei lediglich eine Mitteilung an den/die Manager:in senden? Oder sollen sich Reisende die Genehmigung von Vorgesetzten einholen? Wollen Sie, dass Reisende den Zeitpunkt der An- und Abreise selbst auswählen können, aber eine Genehmigung anfordern müssen?

Wenn Sie und die beteiligten Stakeholder:innen sich noch uneinig über die konkrete Vorgehensweise sind, ist es schwierig, ein entsprechendes Regelwerk zu verfassen und den Freigabeprozess festzulegen. Beziehen Sie daher rechtzeitig alle wichtigen Stakeholder:innen ein. Das Motto: Teamwork makes the dream work.

5) Inhalte der Reiserichtlinie festlegen

Nun sollten Sie entscheiden, was Ihre Richtlinie beinhalten soll. Nachfolgend haben wir die Grundlagen in einer Checkliste zusammengefasst. Details dazu finden Sie weiter unten in diesem Leitfaden.

Diese Elemente gehören in jede Richtlinie:

• Eine kurze Einleitung und Erklärung, warum die Richtlinie wichtig für Mitarbeiter:innen ist und was sie darin finden 
• Ihr zugelassener Buchungsablauf und die genehmigte Reiseplattform
• Erstattungsfähige Reisekosten wie Flugkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten, mit Details zu den Beträgen und zur Spesenabrechnung
• Nicht erstattungsfähige Ausgaben (damit Reisende wissen, was sie selbst bezahlen müssen, wenn sie etwas über die dienstlichen Reisemittel hinaus kaufen)
• Wie Reisekostenabrechnungen und Erstattungsanträge eingereicht werden müssen
• Kontaktdaten zum Reisesupport, zur Reiseversicherung, zu Ansprechpartner:innen im Bereich der Fürsorgepflicht und Informationen zur Vorgehensweise im Notfall

Kleine Unternehmen verzeichnen ein kleineres Reisevolumen und müssen nur für wenige Städte und Reisestrecken eine Reiserichtlinie erstellen. Größere Konzerne hingegen müssen möglicherweise für jede größere Stadt und Strecke individuelle Obergrenzen für die Reisekosten festlegen. Der Umfang einer solchen Richtlinie kann also von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren. Sofern das Dokument die Interessen der Mitarbeiter:innen abdeckt und ihre Fragen und Sorgen aufgreift, ist das aber völlig okay. Haben Sie erst einmal eine Reiserichtlinie erstellt, können Sie diese für verschiedene Reiseziele verwenden und müssen nur wenige Punkte anpassen.

6) Richtlinie verfassen und Zustimmung einholen

Erstellen Sie nun die Vorlage für Ihre Dienstreiserichtlinie und fügen Sie die oben genannten Punkte ein. Wichtig ist, dass Sie diese mit allen Beteiligten absprechen, statt nur mit den Vorgesetzten in den Austausch zu gehen. Bitten Sie auch einen oder mehrere Vielflieger:innen bzw. -reisende um Feedback, damit die Richtlinie so verständlich und präzise wie möglich ist.

7) Automatische Reiserichtlinie einrichten

Sobald Sie Ihr Richtliniendokument überarbeitet haben, sollten Sie eine automatisierte Version erstellen, um Reisebuchungen in Echtzeit im Blick zu haben. Eine automatisierte Reiserichtlinie genehmigt Reisebuchungen oder lehnt sie ab, basierend auf Ihren festgelegten Parametern. Sie berücksichtigt dabei automatisch von Ihnen eingetragene Budgets für Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Flugreisen, Bahnfahrten, Dienstwagen, Verpflegungskosten sowie andere Reisemittel. Hier erfahren Sie mehr über die automatisierte Reiserichtlinie. 

FAQ: häufige Fragen rund um die Erstellung der Reiserichtlinie