Ejemplo de política de viajes para empresas y corporativos

Con esta plantilla de política de gastos de viaje, te damos el trabajo hecho. Tras consultar con gestores de viajes para determinar cuáles son los elementos esenciales que debe recoger una política, hemos elaborado una plantilla concisa, fácil de entender y aún más fácil de personalizar.

Descárgate la plantilla hoy mismo o sigue leyendo para entender mejor cuáles son sus contenidos, por qué se han incluido y cómo puedes adaptar cada elemento a tu empresa. La plantilla es en formato Word para facilitar su edición, y si te interesa la puedes exportar fácilmente como PDF cuando hayas acabado.

¿Qué es una política de viajes de empresa?

Una política de viajes de empresa es un documento que contiene la información necesaria que los empleados deben seguir al reservar y aprobar un viaje de negocios, como los gastos que se cubrirán, si se puede viajar en clase ejecutiva o con cuánta anticipación se debe realizar una reserva.

Contenidos de nuestro modelo de política de viajes

Nuestro ejemplo de política corporativa para viajes a Reino Unido, EE. UU. y UE contiene seis secciones principales que detallamos a continuación. Están diseñadas de manera que sean fáciles de leer y de personalizar.

Una política de viajes corporativos eficaz consta de seis secciones esenciales:

1. Introducción
2. Proceso de reserva
3. Tipos de gastos
4. Gastos no reembolsables
5. Informes de gastos y mecanismo de reembolso
6. Seguridad y asistencia en viaje

Veamos qué contiene cada sección.

Descargar plantilla de política de viaje

Sección 1: Introducción

Un modelo inteligente de política de gastos de viaje siempre debe incluir una introducción. ¿Por qué? Porque es importante que dejes claro a tus empleados que tu política no es solo una formalidad burocrática. Es un instrumento que vela por su seguridad, contribuye a la equidad, les ahorra trabajo y evita confusiones. Te recomendamos que incluyas una lista con viñetas enumerando las ventajas principales de tu política de viaje, para que entiendan por qué resulta tan fundamental.

Si tienes varias políticas de viaje para distintos departamentos o tipos de empleado, utiliza esta sección para especificar a quién va dirigida la política.

Consejo clave: Describe en la introducción los beneficios que aporta a tus viajeros la política de viaje, como por ejemplo la seguridad y la asistencia en viaje. Así entenderán por qué deben cumplirla.

Sección 2: Proceso de reserva

La segunda sección de nuestra plantilla gratuita de política de viaje contiene todo lo que tus empleados necesitan saber sobre dónde y cómo hacer reservas.

• Cómo hacer reservas. ¿Cuál es el procedimiento, método o plataforma aprobados por la empresa para reservar viajes de negocios? Si tu empresa utiliza una plataforma que permite a los empleados reservar dentro de la política de forma automática, incluye el nombre. De lo contrario, inserta el nombre y los datos de contacto de la empresa o persona con la que deberán ponerse en contacto para hacer las reservas.
• Programas de fidelización. Muchas empresas no permiten que sus empleados acumulen puntos para sus programas de fidelización personales. Pero si confías en que tus trabajadores no abusarán de esta opción, puedes permitirlo e incluir una advertencia en la política: «No se podrán hacer reservas más costosas con el único propósito de acumular puntos de fidelización».
• Ampliaciones por ocio. En ocasiones, los viajeros de negocios querrán prolongar su viaje durante el fin de semana o usar días de vacaciones. Conviene que incluyas algunas normas para estas ampliaciones por ocio, como la diferencia de precio permitida para vuelos de ida y vuelta.

Consejo clave: Déjales muy claro cómo se espera que hagan sus reservas de viaje. Utiliza una plataforma de reservas corporativa para poder hacer el seguimiento de todos los viajes desde una misma herramienta.

Sección 3: Tipos de gastos

Una cuestión importante en cualquier política o procedimiento de reembolso es determinar qué se puede cargar como gasto de empresa.

En esta sección del modelo de política de viajes corporativos, hemos desglosado los gastos por categorías frecuentes: vuelos, alojamiento, transporte terrestre, comida, ocio y uso personal del teléfono.

Esta es la información que deberá incluir cada categoría:

Vuelos

• Herramienta o método aprobado para reservas.
• Proveedores recomendados (si los hay).
• Criterios de autorización de reservas en business class para vuelos de una duración determinada o para empleados de cierta categoría.
• Días de antelación para reservar vuelos internacionales.
• Días de antelación para reservar vuelos nacionales.

Alojamiento

• Herramienta o método aprobado para reservas.
• Tarifas máximas por noche y ciudad.
• Proveedores recomendados y tarifas acordadas (si las hay).
• Normas para habitaciones estándar y condiciones para mejoras de categoría; por ejemplo, se reservarán habitaciones estándar por defecto, pero se podrá optar a una habitación de categoría superior si se ofrece sin coste adicional.
• Gastos reembolsables de hotel (p. ej.: estacionamiento).
• Normas para reservas por Airbnb o alquiler de apartamentos.

Transporte ferroviario

• Herramienta o método aprobado para reservas.
• Tipos de billete de tren permitidos (p. ej.: clase Turista).

Taxis y coches compartidos

• Condiciones para el uso de taxis y coches compartidos (p. ej.: sólo si el transporte público no es viable).
• Importe máximo por transacción.

Coche propio o alquilado

• Tipo de coche de alquiler permitido (p. ej.: compacto o mediano).
• Número de empleados que deberán compartir un coche de alquiler cuando viajen juntos.
• Importe reembolsable por kilómetro.

Comida y entretenimiento

• Importe reembolsable por desayuno.
• Importe reembolsable por comida.
• Importe reembolsable por cena.
• Como alternativa, dietas o importe máximo diario.
• Normas para las comidas de equipo (p. ej.: quién debe aprobar el importe).
• Normas para entretener al cliente (p. ej.: opciones permitidas)

Uso personal del teléfono

• Importe o porcentaje de la factura del teléfono móvil que será reembolsable durante las semanas de viaje del empleado.
• Posibilidad de reembolso en caso de daño o robo de teléfono durante un viaje de negocios y, en caso afirmativo, hasta qué importe.

Consejo clave: Lo tienes todo en nuestra plantilla de política de viaje. Solo tendrás que completarla con los importes, los nombres de tus proveedores aprobados y otros datos para cada categoría de gasto reembolsable. Por supuesto, podrás suprimir cualquier elemento que no sea aplicable a tu empresa.

Sección 4: Gastos no reembolsables

Haz una lista con viñetas para gastos potenciales de viaje que tu empresa no reembolsará. Aquí tienes algunos ejemplos de gastos no reembolsables que podrían aparecer en tu política de viaje:

• Compras durante el vuelo.
• Recargos por exceso de equipaje.
• Gastos de guardería, cuidado de mascotas y embarque de mascotas.
• Artículos de aseo personal o ropa.
• Membresías en clubes de compañías aéreas.
• Artículos de minibar o facturas de bar.
• Lavandería o tintorería.
• Multas de estacionamiento o por infracciones de tráfico.
• Recargos por cambio de billete de avión.
• Billetes de tren en primera clase.
• Alquiler de coches de alta gama o de lujo.
• Películas, periódicos y entretenimiento online.
• Spas y centros de tratamientos de salud.
• Flores, golosinas y pastelería.
• Servicio de habitaciones.
• Camas o ropa de cama extra.
• Ropa.
• Daños al vehículo propio.
• Seguros de empresa de alquiler de automóviles

Consejo clave: Consulta al personal relevante de tu plantilla, por ejemplo, a tu director financiero y a algunos de tus viajeros frecuentes, para que te ayuden a decidir qué sería justo excluir de todos los viajes de negocios.

Sección 5: Informes de gastos y de reembolso

En la sección de política de gastos y procedimiento de reembolso, no olvides incluir lo siguiente:

• Qué herramienta deben usar para registrar los gastos.
• Qué gastos no hace falta registrar (p. ej.: las reservas hechas mediante la herramienta aprobada de reservas).
• A quién hay que remitir los informes de gastos.
• Qué datos deben incluir en las solicitudes de reembolso.
• Fechas límite para enviar solicitudes de reembolso.
• Plazos habituales para recibir los reembolsos.

Consejo clave: Deja muy claro a tus empleados qué herramientas deben usar para enviar sus informes de gastos y solicitudes de reembolso.

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Sección 6: Seguridad y asistencia en viaje

Procura hacer de tu política de viaje algo que a tus empleados les interese leer. Para ello, debería contener toda la información que necesitan; de esta manera, tendrán que consultarla con frecuencia y terminarán conociendo bien el documento. Tu empresa debe mostrar el mismo interés que tus viajeros en mantenerlos a salvo cuando están ahí fuera. Incluye en tu política de viaje información sobre asistencia y seguro de viaje, así como los datos de tu proveedor de protección y cuidado al viajero.

• Seguimiento del paradero de los viajeros. Aprovecha para informar a tu plantilla de que, cuando usan el método o herramienta aprobados para las reservas, sus viajes incluyen un seguimiento y que, por tanto, en situaciones de emergencia se tomarán las medidas necesarias para evacuarlos. ¡Si no sabes dónde están, no podrás ayudarlos! Especifica el nombre de la herramienta aprobada y qué deben hacer para que sus viajes puedan ser rastreados cuando necesiten reservar fuera de ella por motivos justificados.
• Asistencia en viaje. En caso de cancelación de viaje, modificaciones, etc., ¿a quién deben llamar? Indica los datos de contacto de tu proveedor de asistencia en viaje, incluyendo números de teléfono, direcciones de correo electrónico y demás información que corresponda. Si hay números diferentes por región o por idioma, inclúyelos también.
• Asistencia en casos de emergencia. En esta subsección, indica el nombre de tu proveedor de servicios de protección y cuidado al viajero (si tienes uno) y los datos de la póliza del seguro de viaje. Incluye también el nombre de la persona concreta o del proveedor con el que deben ponerse en contacto en caso de emergencia.

Consejo clave: Reúne en esta sección toda la información sobre medidas de seguridad, asistencia y seguros de viaje para que se puedan consultar en el mismo sitio y tu plantilla se familiarice con la política en su conjunto.

Cómo implantar tu política de viajes corporativos

• Personalízala. Personaliza y completa la plantilla de política de viaje. Colabora con el personal relevante de tu empresa y revisa la política todas las veces que haga falta; recopila todos los datos indispensables, como seguro de viaje, tarifas nocturnas, etc.
• Automatiza. Actualiza tu política de viaje automatizada. Crea o actualiza una política de viaje automatizada para que empleados y administradores reserven siempre conforme a la política.
• Implementa. Ponla a prueba con tus empleados. Dependiendo del tamaño de tu empresa, puedes probar el documento de política y la política automatizada con todos los empleados o con un grupo reducido.
• Escucha. Recopila opiniones sobre la nueva política. Pide a tus empleados que valoren la claridad de la política de viaje, así como la usabilidad de la herramienta aprobada y de la política automatizada.

Descárgate ya la plantilla o regístrate para probar gratis TravelPerk Premium, donde podrás crear una política automatizada e integrada dentro del procedimiento de reserva de viajes.