Los 20 mejores software de gestión de viajes en 2023

El software de gestión de viajes ya no es solo para las grandes empresas.

Enormes son los beneficios que obtienen las pymes que deciden emplear un software de reserva y gestión de viajes diseñado para uso empresarial, en lugar de buscadores comerciales que suponen un gran engorro a la hora de rastrear las facturas. 

Tanto si eres un usuario experto en este tipo de software como si acabas de enterarte de que existe, aquí recopilamos todo lo que necesitas saber sobre sus principales prestaciones y proveedores, y también sobre la situación actual del mercado.

¿Qué es el software profesional de gestión de viajes?

Este software se utiliza para hacer reservas, gestionarlas y hacer un seguimiento y obtener informes de los viajes ya realizados. Otras de sus prestaciones y usos más importantes incluyen la integración automatizada de las políticas de viaje de cada empresa y la posibilidad de consolidar facturas y proveedores.

Cómo se ha hecho siempre en las pequeñas empresas: los empleados leen la política de viaje de la empresa en un PDF o en una wiki interna, hacen sus reservas a través de cualquier sitio web y después se les reembolsa.

Cómo se ha hecho siempre en las grandes empresas: se reserva a través de agencias o software de viajes que aplican grandes comisiones y tarifas por llamadas de asistencia.

La NUEVA forma de hacer las cosas (en empresas de cualquier tamaño): los empleados reservan ellos mismos sus viajes a través de un software que lleva integrada la política de viaje de la empresa, que bloquea o solicita la aprobación de las reservas que no se incluyen en la política. Este software ya tiene almacenados los datos de pago de la empresa, por lo que no hay necesidad de hacer reembolsos.

Los mejores software de gestión de viajes

La mayoría de estos software permiten hacer seguimientos y generar informes de gastos que facilitan las decisiones presupuestarias, pero no incluyen todo lo que hace falta para llevar la contabilidad y la fiscalidad.

Si bien tu software de gestión de viajes y tu sistema de registro de gastos deberían estar integrados, son herramientas independientes. Es por eso que hemos dividido nuestras recomendaciones en software para la gestión de viajes y software para llevar un registro de los gastos.

Herramientas de reserva y gestión de viajes

TravelPerk

TravelPerk dispone de la oferta de viajes más amplia del mundo y además ofrece prestaciones muy útiles de gestión de viajes. Tanto empleados como directivos pueden hacer fácilmente reservas para sí mismos o para otros usuarios conforme a la política de la empresa.

TravelPerk también ofrece todas las prestaciones que necesita un directivo o departamento financiero: seguimiento de gastos de viaje, generación de informes e integración de gastos, así como información valiosa sobre el grado de cumplimiento. Esta herramienta es la mejor valorada por viajeros y administradores. Además, existe una versión gratuita del software de gestión de viajes TravelPerk.

Salestrip

Salestrip puede ser una buena opción para los equipos de ventas y consultoría que utilicen Salesforce. Permite hacer un seguimiento y administrar los viajes a nivel de CRM, por lo que se pueden asignar los viajes a diferentes cuentas de cliente.

Flightfox

Si te gusta trabajar con agencias de viajes, pero quieres complementar tu sistema con un software moderno, quizá te guste Flightfox: un software de gestión para agencias de viajes con una herramienta online en la que puedes consultar tus próximos viajes, descargar informes, etc.

Airbnb for Work

Aunque no es una solución de gestión de viajes completa e independiente, Airbnb for Work ofrece algunas prestaciones que permiten a las empresas hacer reservas de forma fácil y segura en Airbnb para sus empleados. Por ejemplo, pagos simplificados y cláusulas integradas de deber de protección y cuidado. Ten en cuenta que algunos software de gestión de viajes (como TravelPerk) también permiten reservar con Airbnb for Work.

Herramientas para gestionar los gastos de los viajes

Expensify

Expensify es la solución líder en la categoría de gestión de gastos. Se trata de una aplicación móvil para registrar fácilmente los gastos: se le hace una foto a cada recibo y la misma app se encarga de registrar los datos automáticamente. Además, ahora incluye una nueva opción de tarjeta de crédito, de forma que ya ni siquiera haría falta cargar los recibos para muchas de las transacciones.

Brex

Brex es una tarjeta de crédito de empresa, ideal tanto para empresas emergentes como consolidadas. Permite límites de crédito más altos que la mayoría de las tarjetas, ofrece mejores gratificaciones y además facilita el seguimiento y la gestión del gasto en todas las categorías, incluida la de viajes.

Spendesk

El software de gestión de gastos de Spendesk, junto con su opción de tarjeta de crédito, ayuda a las empresas a llevar un seguimiento y control de sus gastos. Las empresas obtienen una panorámica en tiempo real de todos sus gastos, que además pueden clasificar por categorías, lo cual les facilita la toma de decisiones presupuestarias.

Zoho Expense

Zoho Expense es una popular plataforma de gestión de gastos utilizada principalmente por pequeñas empresas. Permite cargar recibos y registrar gastos para que los departamentos de contabilidad reciban toda la información que necesitan.

Fyle

Además de las tarjetas de empresa y la función de registro móvil de los gastos, Fyle ofrece interesantes prestaciones de gestión de gastos que incluyen protocolos de aprobación, analítica de gastos y anticipos para gastos de viaje.

Yokoy

El software de seguimiento de gastos de Yokoy facilita el seguimiento, envío y reembolso de gastos a empresas medianas y grandes. La plataforma utiliza inteligencia artificial para extraer información automáticamente y completar formularios de gastos, incluida la validación y la recuperación del IVA, así como para detectar valores atípicos e identificar posibles fraudes.

Lea aquí una reseña completa de Yokoy (en inglés).

Divvy

Esta solución de gestión de gastos está diseñada para empresas de todos los tamaños e incluye tarjetas corporativas inteligentes que facilitan el seguimiento, la categorización y los informes de las compras empresariales. La herramienta gratuita de Divvy permite a las empresas crear presupuestos, realizar un seguimiento de los gastos y generar tarjetas de crédito virtuales para administrar las suscripciones.

Expensya

El software de Expensya facilita a las empresas la gestión de sus gastos diarios, desde los gastos de oficina hasta los viajes de empresa. Esta solución ayuda a agilizar los procesos relacionados con los informes de gastos gracias a varios factores, por ejemplo: automatización de la contabilidad, gastos autogestionados, opciones especiales para cuotas diarias, validación y control inteligentes, tecnología de reconocimiento inteligente e integración con una amplia gama de software.

Circula

Esta app inteligente para gastos de empleados ofrece una forma fácil de realizar un seguimiento de los gastos de viaje, de las cuotas y de cualquier otro gasto adicional. Al reducir la entrada y la verificación manual, Circula ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y cumplir con las políticas y regulaciones. También cuenta con una app móvil que permite a los empleados informar fácilmente sobre sus gastos y enviar facturas, de manera que todo se pueda procesar digitalmente.

Recuerde: al sopesar las posibilidades de software de gestión de viajes y software de gestión de gastos, debe asegurarse de que es posible la integración.

Otras herramientas y complementos interesantes

Rocketrip

La plataforma de Rocketrip permite a las empresas controlar sus costes de viajes al alentar a los empleados a tomar decisiones más inteligentes. La herramienta puede pronosticar el coste de cada viaje, recomendar opciones para ahorrar dinero y recompensar a los empleados que menos gastan. Rocketrip no puede sustituir a ninguna plataforma de reserva de viajes de empresa: está destinada a utilizarse conjuntamente con ellas para aumentar los ahorros.

Tripkicks

Este complemento proporciona información y alertas durante los viajes, lo que ayuda a aumentar los ahorros y mejorar la experiencia de viaje en general. Tripkicks puede mejorar la experiencia de viaje gracias a sus alertas de salud y de seguridad, su información sobre COVID-19 y sus opciones con alternativas menos costosas. 

Traxo

Traxo ofrece soluciones de inteligencia y agregación de datos que facilitan la auditoría, evitan fugas de datos, identifican oportunidades de ahorro y optimizan el programa de viajes de empresa. La herramienta permite a los agentes de viajes estar al tanto de todas las actividades de viaje de la empresa.

TravelCare

Los empleados que viajan pueden mantenerse seguros e informados gracias a la solución de gestión de riesgos de TravelCare, incluida en la plataforma de TravelPerk. Es una forma segura de retomar los viajes de empresa, con alertas actualizadas e información sobre restricciones antes, durante y después del viaje.

CapTrav

Esta solución permite a las empresas gestionar todos los gastos de viaje, independientemente de dónde hayan hecho la reserva sus empleados. Gracias a la solución basada en la nube de CapTrav, las empresas pueden realizar un seguimiento y generar informes completos sobre sus gastos de viaje a través de diferentes canales.

PackPoint

Con esta app, hacer las maletas para su próximo viaje de empresa será mucho más fácil. Según el pronóstico del tiempo del lugar de destino, las actividades planificadas y la duración del viaje, PackPoint genera una lista de elementos que debe incluir en su equipaje, totalmente personalizada. No se preocupe más por las maletas. ¡Deje que la tecnología lo haga por usted!

App in the Air

Le damos la bienvenida a un nuevo asistente personal de viajes, una app que planifica, reserva, realiza seguimientos y gestiona sus viajes. Este servicio le ayudará a organizar y realizar un seguimiento de su horario de viaje, su «check-in» y le proporcionará notificaciones y actualizaciones en terminales, puertas de embarque y cintas de recogida de equipaje. Otras características interesantes incluyen estadísticas de viajes y un programa de viajeros neutro en carbono. Viaje de forma más ecológica y más inteligente.

Prestaciones interesantes en un software de gestión de viajes

Sin duda, la mejor solución del mercado son las plataformas de gestión de viajes integrales que cubren todas las funciones, desde la gestión de datos de viajeros y de las reservas hasta la creación de políticas e informes de gastos automatizados. Sin embargo, estas plataformas varían mucho en cuanto a funcionalidad y al margen de ahorro que son capaces de proporcionar a las empresas. Su principal atractivo es el acceso a la oferta low cost. 

Aquí tienes una lista de los puntos clave que hay que tener en cuenta al comparar soluciones de gestión de viajes:

• Reserva fácil para los administradores.
• Opción de reserva directa para viajeros.
• Asistencia gratuita 24/7.
• Oferta masiva de viajes.
• Cumplimiento automatizado de la política de viaje con políticas personalizables y protocolos de aprobación.
• Capacidad de adaptación y ampliación con vistas al futuro.
• Asistencia de viaje las 24 horas que incluya línea directa, chat y correo electrónico. 
• Sin recargos por asistencia de viaje.
• Facturación consolidada.
• Informes de gastos de viajes.

Estamos viviendo un momento apasionante para el sector de los viajes de negocios. Hace solo unos años era un mercado anticuado, rudimentario y aburrido; en cambio, ahora no dejan de aparecer nuevas soluciones y tecnologías. 

Información privilegiada sobre el mercado del software de gestión de viajes

El sector de la gestión de viajes de negocios es uno de los mayores mercados globales que aún no ha completado su incorporación al mundo digital.

Hace apenas un par de años, solo las grandes y medianas empresas habrían utilizado un software de gestión de viajes. Pero gracias a los nuevos disruptores que han surgido en el mercado, la pequeña empresa está abandonando los buscadores de reservas comerciales en favor de un software de gestión de viajes diseñado para uso empresarial. Por su parte, las grandes empresas que tradicionalmente hacían sus reservas a través de agencias se están decantando ahora por la gestión de viajes interna, respaldada por un software robusto pero fácil de usar. 

La misma historia se ha venido repitiendo durante las últimas dos décadas en muchos mercados: las nuevas tecnologías irrumpen, hacen surgir nuevas expectativas entre los consumidores y las empresas se adaptan o desaparecen.

Esto es exactamente lo que está sucediendo en el mercado de los viajes de negocios. Solo que esta vez, hay mucho en juego: el tamaño del mercado de la gestión de gastos se estima en alrededor de los 2500 millones de dólares.

Pero no es nada comparado con el mercado de la gestión de los viajes de negocios, que llegó a los 1,3 billones en 2016 y se prevé que alcance 1,6 billones en 2020. Y tiene sentido si te paras a pensarlo. Con la gestión de gastos, estás comprando una herramienta que te permite hacer un seguimiento de tu dinero, pero con la gestión de viajes estás eligiendo a dónde irá a parar tu dinero. ¿Quién se lleva un pedazo de ese enorme pastel?

Por qué la categoría de software de gestión de viajes sigue al alza

Este gigantesco mercado es terreno abonado para la disrupción. La nueva tecnología que se ha ido desarrollando estos últimos años está revolucionando los viajes de negocios porque ofrecen a las empresas unos procedimientos de reserva muy similares a los de los buscadores comerciales. ¿Para qué llamar a una agencia de viajes de negocios cuando puedes hacer las reservas directamente con una herramienta especialmente diseñada para empresas? En poco tiempo, todo el mundo llegará a la misma conclusión. Y en un par de años, la pregunta que se harán las empresas no será si deberían utilizar un software de gestión de viajes de negocios, sino cuál deberían usar.

Estas son algunas de las áreas en las que un software de gestión de viajes puede ser de ayuda:

• Dificultades para hacer cumplir la política de viaje
• Falta de visibilidad del gasto en viajes
• Lentitud en los procesos de reserva
• Escasez en la oferta de vuelos y hoteles 

Las pymes, las nuevas usuarias del software de gestión de viajes

Cualquiera podría pensar que esos 1,3 billones de dólares que intentan repartirse estas nuevas empresas de gestión vienen principalmente de la gran empresa. Sin embargo, aunque las grandes cuentas son sin duda un aliciente para los disruptores de este mercado, no representan necesariamente el trozo más grande del pastel.

Actualmente hay cientos de miles de pequeñas y medianas empresas que aún no usan ningún sistema para gestionar sus viajes de negocios. No están usando ningún tipo de software. Tampoco trabajan con agencias. Lo hacen todo ellas mismas de forma manual a través de buscadores comerciales, sacrificando así su capacidad de seguimiento y control sobre sus viajes, lo cual resulta en un gasto enorme.

Una parte importante de las oportunidades de negocio está en todas esas empresas que todavía no tienen una solución de gestión de viajes. Pero también en aquellas que llevan años descontentas con sus proveedores de gestión de viajes de negocios. Muchas han tenido que resignarse a las altísimas tarifas de las agencias, a las comisiones y a los recargos por llamadas de atención al cliente de pésima calidad.

La categoría de software de gestión de viajes ha evolucionado rápidamente en los últimos dos años; pero la gran ola disruptiva todavía está por llegar.