Les 20 meilleurs logiciels de gestion des voyages professionnels en 2023

Les solutions de gestion des déplacements professionnels ne sont plus réservées qu’aux grandes entreprises.

Les Petites et Moyennes Entreprises (PME) bénéficient de nombreux avantages lorsqu'elles réservent et gèrent des voyages sur des plateformes en ligne. Il vaut mieux, en effet, éviter de passer par les sites grand public beaucoup moins efficaces pour retrouver les factures par la suite. 

Que vous soyez novice ou familier de ces outils de gestion de voyages, vous trouverez dans cet article toutes les informations nécessaires concernant leurs principales fonctionnalités, les options des partenaires et le marché dans son ensemble.

Qu'est-ce qu'une solution de gestion de voyage d’affaires ?

Un outil de gestion des voyages d’affaires est utilisé pour réserver, suivre et générer des rapports sur les voyages professionnels. Il permet également d’automatiser les politiques de voyage d'entreprise et de rassembler en un seul endroit les fournisseurs et les factures des voyages.

L'ancienne méthode utilisée par les PME : les employés disposaient de la politique de voyage de l'entreprise sur un document PDF ou un wiki interne, utilisaient un site Internet quelconque pour réserver leur voyage, puis étaient remboursés en conséquence.

L'ancienne méthode utilisée dans les ETI/TGI : les employés passaient par des agences ou des logiciels de voyage qui appliquaient d’importantes majorations, commissions et surcoûts de de service client

La NOUVELLE méthode (pour TOUTES les entreprises) : les employés effectuent leurs réservations eux-mêmes à l'aide d'une plateforme de gestion qui intègre la politique de voyage de l'entreprise (et qui bloque ou exige une validation pour les voyages non conformes). L’outil comprend également les données de paiement de l'entreprise, aucun remboursement n'est donc nécessaire !

Qu'est-ce qu'une solution de gestion des voyages d’affaires ?

La plupart des outils de gestion vous aideront à suivre les dépenses et à en rendre compte pour optimiser vos décisions budgétaires. En revanche, peu intègrent directement les informations nécessaires à la gestion des impôts et à la comptabilité.

Bien que les logiciels de gestion des voyages de l’entreprise doivent s'intégrer à votre système de comptabilité, il s'agit d'un outil différent. C'est pourquoi notre sélection distingue les outils qui aident à gérer les voyages et ceux qui aident à rendre compte des dépenses.

Outils de réservation et de gestion des voyages

TravelPerk

TravelPerk propose d'un inventaire complet au monde ainsi que de nombreuses fonctionnalités de gestion des voyages d’affaires. Il aide les voyageurs et les gestionnaires à réserver facilement des voyages par eux-mêmes ou pour d'autres salariés dans le cadre de la politique d’entreprise.

TravelPerk fournit également toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion budgétaire : suivi des dépenses de voyage, rapports et intégrations des dépenses, outils de conformité... L’outil est parmi les mieux notés du marché aussi bien par les voyageurs que par les administrateurs. La plateforme de gestion des déplacements TravelPerk dispose même d’une version gratuite !

Salestrip

Salestrip représente une bonne option de logiciel de voyage d'affaires pour les équipes de vente et les consultants qui utilisent Salesforce. Il vous permet de suivre et de gérer les déplacements selon une logique CRM, afin d’attribuer des déplacements à différents comptes clients.

Flightfox

Vous aimez passer par une agence de voyages, mais souhaitez disposer d’un logiciel moderne pour accompagner le service ? Flightfox est peut-être la solution qu’il vous faut. Ce logiciel de gestion d'agence de voyages fournit un outil en ligne où vous pouvez consulter les voyages à venir, télécharger des rapports, etc.

Airbnb for Work

Airbnb for Work ne fonctionne pas tout à fait comme une solution de gestion de voyage complète et autonome. Mais il offre les fonctionnalités dont les entreprises ont besoin pour permettre à leurs voyageurs de séjourner en toute sécurité et simplicité avec Airbnb lors des voyages d'affaires. Il dispose notamment d’intégrations fluides de paiement et de devoir de diligence. Gardez à l'esprit que certains logiciels de gestion de voyage (comme TravelPerk) vous permettent de réserver avec Airbnb for Work.

Outils de gestion des dépenses

Expensify

Expensify est la solution de gestion des dépenses en tête du marché. L’application mobile facilite les dépenses en entrant les données à votre place à partir d’une simple photo de reçu. Qui plus est, il propose désormais une nouvelle offre de carte de crédit. Les salariés n’ont donc à pas se soucier de télécharger tous les reçus de leurs nombreuses transactions sur l’application.

Brex

Brex est une carte de crédit d'entreprise idéale aussi bien pour les startups que pour les entreprises déjà établies. Elle offre des plafonds plus élevés que la plupart des cartes, des avantages plus attrayants et facilite le suivi et la gestion des dépenses dans toutes les catégories, y compris les voyages.

Spendesk

Avec un logiciel de gestion des dépenses et une carte de crédit, Spendesk aide les entreprises à suivre et à contrôler leurs dépenses efficacement. Les entreprises peuvent avoir un aperçu en temps réel de toutes les dépenses, lesquelles peuvent être facilement triées et catégorisées pour faciliter la prise de décision budgétaire.

Zoho Expense

Zoho Expense est une plateforme de gestion des dépenses populaire, principalement utilisée par les petites entreprises. Vous pouvez télécharger les reçus et enregistrer les dépenses afin que les équipes comptables disposent de toutes les informations dont elles ont besoin.

Fyle

En plus des cartes d'entreprise et des dépenses téléphoniques, Fyle dispose de fonctionnalités très intéressantes. L’application permet notamment de déterminer des processus de validation, d’analyser des dépenses et d’établir des avances sur dépenses de voyage.

Yokoy

Le logiciel de suivi des dépenses de Yokoy permet aux moyennes et grandes entreprises de gérer, d'envoyer et rembourser facilement les frais. La plateforme utilise l'intelligence artificielle pour extraire automatiquement des informations et remplir des notes de frais, y compris la validation et la récupération de la TVA, ainsi que pour détecter les valeurs aberrantes et identifier les fraudes possibles.

Divvy

Cette solution de gestion des dépenses est conçue pour les entreprises de toutes tailles et comprend des cartes d'entreprise à puce qui facilitent le suivi, la catégorisation et le rapport des achats professionnels. L'outil gratuit Divvy permet aux entreprises de créer des budgets, de suivre les dépenses et de générer des cartes de crédit virtuelles pour gérer les abonnements.

Expensya

Le logiciel Expensya permet aux entreprises de gérer facilement leurs dépenses quotidiennes, des frais de bureau aux déplacements professionnels. Cette solution permet de rationaliser les processus de déclaration des frais grâce à l'automatisation de la comptabilité, aux dépenses autogérées, aux options dédiées pour les indemnités journalières, à la validation et au contrôle intelligents, à la technologie de reconnaissance intelligente et à l'intégration avec une large gamme de solutions logicielles.

Circula

Cette application intelligente pour les frais des employés offre un moyen simple de suivre les dépenses de voyage, les indemnités et toute autre dépense supplémentaire. En réduisant la saisie et la vérification manuelles, Circula aide les entreprises à gagner du temps et à se conformer aux politiques et réglementations. Une application mobile est également disponible pour permettre aux employés de déclarer facilement leurs dépenses et de soumettre des factures, afin que tout puisse être traité numériquement.

N'oubliez pas : quel que soit le logiciel de gestion des voyages et le logiciel de gestion des dépenses que vous choisissez, assurez-vous qu'ils peuvent s'intégrer.

Autres outils et modules complémentaires intéressants

Rocketrip

La plateforme Rocketrip permet aux entreprises de contrôler leurs frais de déplacement en encourageant les employés à faire des choix plus intelligents. L'outil peut prévoir le coût de chaque voyage, recommander des options de voyage économiques et récompenser les employés qui dépensent moins. Rocketrip ne remplace aucune plateforme de réservation de voyages d'affaires, mais il est destiné à être utilisé parallèlement pour augmenter les économies.

Tripkicks

Ce module complémentaire fournit des informations et des alertes pour les voyages, ce qui contribue à augmenter les économies et à améliorer l'expérience de voyage globale. Des alertes de santé et de sécurité aux informations COVID-19, ainsi qu'une option qui présente des alternatives moins coûteuses, Tripkicks peut certainement améliorer l'expérience pour vos voyageurs d'affaires. 

Traxo

Traxo propose des solutions d'agrégation de données et d'intelligence, qui facilitent l'audit, évitent les fuites de données, identifient les opportunités d'économies et optimisent le programme de voyages d'affaires d'une entreprise. L'outil permet aux responsable voyages et déplacements de rester vraiment au courant de toutes les activités de voyages d'affaires de leur entreprise.

TravelCare

Les employés en déplacement peuvent rester en sécurité et informés grâce à la solution de gestion des risques de TravelCare, qui est incluse dans la plateforme de TravelPerk. C'est un moyen sûr de reprendre les voyages d'affaires, avec des alertes de voyage à jour et des informations sur les restrictions avant, pendant et après le voyage.

CapTrav

Cette solution permet aux entreprises de gérer toutes leurs dépenses de voyage, quel que soit la plateforme par laquelle leurs employés ont réservé. Grâce à la solution cloud de CapTrav, les entreprises peuvent suivre et déclarer 100 % de leurs dépenses de voyage depuis différents canaux.

PackPoint

Cette application facilitera grandement la gestion des valises pour votre prochain voyage d'affaires. Sur la base des prévisions météorologiques de votre destination, ainsi que des activités prévues et de la durée du voyage, PackPoint générera pour vous une liste personnalisée d'affaires à emporter. Arrêtez de stresser à propos de vos valises : laissez la technologie se charger de cela pour vous !

App in the Air

Dites bonjour à votre nouvel assistant personnel de voyage, une application qui planifie, réserve, suit et gère vos voyages. Leur service vous aide à organiser et à suivre votre horaire de voyage, votre enregistrement et à recevoir des notifications et des mises à jour sur les terminaux, les portes et les carrousels à bagages. Parmi les autres fonctionnalités intéressantes, citons les statistiques de voyage et un programme de voyage neutre en carbone. Voyagez plus vert, voyagez plus intelligemment !

De quelles fonctionnalités doit disposer un bon logiciel de gestion des voyages d’affaires ?

Les plateformes de gestion des voyages d’affaires qui couvrent toutes les fonctionnalités, de la gestion des données des voyageurs à la réservation, en passant par la création de politiques de voyages, les rapports de dépenses en temps réel et bien plus encore, offrent la meilleure solution sur le marché. Néanmoins, ils varient considérablement dans leurs fonctionnalités et dans les économies de coûts qu'ils peuvent apporter aux entreprises, le principal moteur étant l'accès à des offres low cost. 

Voici une checklist des éléments essentiels pour choisir votre solution de gestion de voyage :

• Simplicité de réservation
• Auto-réservation par les voyageurs
• Assistance gratuite 24h/24-7j/7
• Large inventaire de voyages
• Conformité automatique à la politique de voyage avec des politiques et des processus de validation personnalisables
• Outil évolutif et adaptable
• Assistance voyage 24h/24 avec ligne directe, chat et e-mail 
• Aucuns frais supplémentaires d’assistance voyage
• Facturation générale
• Rapports de dépenses de voyage

Nous vivons une période parfaite pour observer l’évolution de l'industrie du voyage d'affaires. Il y a quelques années encore, c'était un marché vieillissant, tâtonnant et ennuyeux. Désormais, de nouvelles solutions et technologies naissent chaque jour. 

Voici quelques informations intéressantes sur le marché des outils de gestion des voyages d’affaires

La gestion des voyages d'affaires est l'un des plus grands marchés mondiaux qui n'a pas encore été complètement transformé par la révolution numérique.

Il y a quelques années à peine, seules les entreprises de taille moyenne utilisaient des logiciels de gestion de voyages. Mais avec l’apparition des nouveaux acteurs du marché, les petites entreprises abandonnent les sites de réservation grand public au profit des logiciels de gestion de voyage conçus pour un usage professionnel. Pendant ce temps, les entreprises qui réservaient traditionnellement des voyages avec des agences s'orientent vers une gestion des voyages en interne, soutenue par un logiciel performant, mais facile à utiliser. 

Au cours des deux dernières décennies, le même schéma n’a cessé de se répéter sur plusieurs marchés différents : une nouvelle technologie émerge, de nouvelles attentes des utilisateurs apparaissent. Et les entreprises s'adaptent ou coulent.

C'est exactement ce qui se passe sur le marché des voyages d'affaires. Mais cette fois, les enjeux sont extrêmement importants. La valeur du marché de la gestion des dépenses est estimée à environ 2,5 milliards de dollars américains.

Comparez cela avec le marché des voyages d'affaires qui représente 1,3 milliard de dollars en 2016 et qui devrait atteindre 1,6 milliard en 2020. C’est plutôt logique quand on y pense. Les logiciels de gestion des dépenses vous aident à surveiller votre budget, mais c’est avec les logiciels de gestion des voyages que vous choisissez réellement où va votre argent. La question demeure : qui remportera la plus grosse part de cet énorme gâteau ?

Pourquoi le secteur des outils de gestion de voyages est-il toujours en pleine croissance ?

Cet immense marché est sur le point d’être totalement disrupted. Les nouvelles technologies développées ces dernières années permettent de révolutionner les voyages d'affaires en offrant aux entreprises une expérience de réservation en ligne de qualité grand public. Pourquoi appeler votre agence de voyages d'affaires lorsque vous pouvez réserver vous-même sur un outil spécifiquement conçu pour les entreprises ? Au cours des deux à trois prochaines années, la question ne sera plus : « Dois-je utiliser un logiciel de gestion de voyages d'affaires ? », mais plutôt « Lequel dois-je utiliser ? ».

Voici les problèmes que les logiciels de gestion de voyage peuvent résoudre :

• Difficulté à appliquer la politique de voyage
• Manque de visibilité sur les dépenses de voyage
• Long processus de réservation de voyage
• Options d'hôtel et de vol réduites 

PME : les nouveaux adeptes des outils de gestion des voyages d’affaires

On pourrait croire que les 1,3 milliards de dollars mentionnés plus haut sont principalement dépensés par de grandes entreprises. Ceci dit, bien que gagner des grands comptes soit certainement une grande préoccupation des nouveaux acteurs sur ce marché, ce n'est pas nécessairement là où se trouvent les plus gros profits.

Il existe actuellement des centaines de milliers de petites et moyennes entreprises dépourvues de solution de gestion pour leurs voyages d'affaires. Ils n'utilisent tout simplement aucun outil. Ils ne passent pas par une agence. Ils font tout de manière manuelle et réservent sur des sites grand public, sacrifiant ainsi le contrôle et la visibilité de leurs propres voyages d'affaires (ce qui s'avère être une dépense énorme).

Une partie de l'opportunité actuelle consiste à conquérir les entreprises qui ne disposent actuellement d'aucune solution de gestion des voyages. L'opportunité réside également dans les entreprises qui ne sont pas satisfaites de leur expérience des voyages d'affaires depuis des années. De nombreuses entreprises ont été confrontées à des frais d'agence, des commissions et des coûts élevés, justifiés par à un service client finalement déplorable.

Le secteur des logiciels de gestion de voyages a évolué rapidement au cours des deux dernières années, et pourtant nous n’en sommes qu’au début de sa transformation.