Frais des entreprises de gestion des voyages d'affaires (et comment les réduire)

Connaissez-vous les entreprises de gestion de voyages (TMC) ? Les entreprises traditionnelles de gestion de voyages sont des agences de voyages spécialisées dans la réservation de voyages d'affaires. Toutefois, aujourd'hui, ces entreprises ne sont plus le seul moyen de réserver des voyages d'affaires. De nombreuses organisations se tournent maintenant vers un logiciel de gestion des voyages.

Quel que soit le type de solution de gestion des voyages que vous choisissez, lorsque vous planifiez vos voyages d'affaires, vous souhaitez obtenir une bonne affaire et un service de qualité. Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur les frais des entreprises de gestion de voyages, comment les réduire et quelles sont vos options.

Différents types de frais d'entreprise de gestion de voyages

Les gestionnaires de voyages disposent d'une multitude de choix lorsqu'il s'agit de décider du type de solution de réservation de voyages à utiliser. Ils peuvent choisir d'utiliser une TMC traditionnel, réserver eux-mêmes sur les sites Web de consommateurs, passer par des agences de voyages locales ou d'employer les outils de réservation en ligne (OBT). Chacune de ces options présente des avantages et des inconvénients différents, ainsi que des barèmes tarifaires différents.

Pour mieux comprendre les frais des entreprises de gestion de voyages pour ces différents types de services, il est important de comprendre d'abord comment fonctionnent les barèmes tarifaires les plus courants. Voici une vue d'ensemble rapide :

Frais de mise en œuvre

Les frais de mise en œuvre sont généralement associés aux plateformes logicielles. Cependant, toutes les entreprises de logiciels de gestion de voyages ne les facturent pas.

En gros, les entreprises facturent des frais de mise en œuvre au moment de l'intégration, lorsque vous commencez à utiliser un nouveau progiciel. Ces frais couvrent le coût de la mise en œuvre du logiciel et de la formation de votre personnel à son utilisation.

Frais de transaction

Les frais de transaction sont généralement facturés sous forme de pourcentage de chaque transaction. Dans ce cas, chaque action liée au voyage qu'une TMC entreprend en votre nom (comme une réservation, une modification ou une annulation) est assortie de frais.

Frais de service/gestion

Les frais de gestion sont conçus pour couvrir le coût des services d'une TMC. Cela comprend la gestion des comptes, le service client (en particulier l'assistance en dehors des heures de bureau) et les remboursements.

Les frais de gestion sont souvent facturés sous forme de paiement mensuel récurrent, généralement lorsqu'il existe un contrat ou un accord contraignant. Certaines TMC ne proposent que des contrats à long terme, généralement avec une durée minimale d'un an.

Services de conciergerie

Certaines TMC facturent des frais supplémentaires pour les services de conciergerie. Alors que les services ordinaires de réservation de voyages d'affaires peuvent inclure la réservation de trains, de vols ou d'hôtels, les services de conciergerie comprennent la réservation de billets de conférence, de salles de réunion, de transferts d'aéroport ou d'hébergements Airbnb.

Réservations par téléphone

Certaines TMC offrent la possibilité de réserver soit par téléphone, soit en utilisant une plateforme de réservation autonome. Dans ce cas, elles peuvent ajouter des frais supplémentaires pour les réservations par téléphone. D'autres compagnies ajoutent des frais pour des types spécifiques de réservations (comme les réservations sur une compagnie low-cost).

Paiement par voyage

Enfin, il existe un barème tarifaire unique de paiement par voyage. C'est ce que nous proposons avec notre logiciel de gestion des voyages chez TravelPerk.

Le modèle de paiement par voyage est clair et facile à utiliser. Nos utilisateurs Premium et Pro ne paient qu'une seule somme modique pour chaque voyage, et ils ne doivent payer que lorsqu'ils voyagent. Ces frais couvrent tout, des réservations, à la gestion de la politique de voyage, au service client et aux services de conciergerie.

Quelles sont les différentes façons de réserver un voyage d'affaires, et quels types de frais y sont associés ?

TMC traditionnelles

Les TMC traditionnelles sont des agences de voyages d'affaires qui offrent une variété de services, une assistance continue de la réservation à la gestion d'une politique de voyage d'entreprise. Elles peuvent aider les entreprises dans le cadre de leurs activités liées aux voyages, telles que les réservations, l'accès aux halls d'aéroport, les rapports de dépenses et la gestion des risques liés aux voyages.

Cependant, ce n'est pas toujours le moyen le plus efficace de réserver un voyage. Les TMC traditionnelles sont souvent confrontées à des problèmes tels que des plateformes logicielles obsolètes, un mauvais service client, des contrats à long terme aux conditions rigides et un manque d'autonomie en matière de réservation.

Les TMC traditionnelles utilisent plusieurs types de barèmes tarifaires. Selon la Business Travel Association (BTA), la plupart des TMC facturent actuellement des frais de transaction. Cependant, bon nombre d'entre elles optent maintenant pour des modèles de frais de gestion ou d'abonnement, car ceux-ci offrent une plus grande prévisibilité pour les TMC. D'autre part, les clients ont tendance à préférer un barème tarifaire qui « garantit que les coûts sont affectés directement aux centres budgétaires, et évite en grande partie le besoin de coûts centraux ».

Les recherches de The Beat indique que les frais de transaction moyens d'une TMC sont de 25,20 $ au téléphone, de 18,01 $ en ligne avec l'assistance d'un agent et de 7,84 $ en ligne sans l'assistance d'un agent.

Agents de voyages locaux

Certaines entreprises font appel à des agences de voyages locales plutôt qu'à des entreprises de gestion de voyages d'affaires. Cette approche apporte une touche personnelle, mais présente également de nombreux inconvénients.

La plupart des agences de voyage s'adressent au grand public et ne sont pas équipées pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises. Comme certaines TMC traditionnelles, elles ont tendance à travailler aux heures de bureau classiques. Les voyageurs sont susceptibles d'attendre pendant de longues périodes s'ils ont besoin d'aide en dehors de ces heures.

Les agences de voyages locales n'aident généralement pas les entreprises à gérer leur comptabilité et à suivre leurs dépenses de manière organisée. Elles ne seront pas non plus en mesure d'aider à créer et à appliquer des politiques de voyage d'affaires.

De plus, les agences de voyages guident parfois les clients vers certaines options de réservation en fonction de la nécessité pour l'agence de remplir un certain quota, plutôt qu'en se basant sur les besoins du client. Elles ont souvent un inventaire limité par rapport à ce qui peut être trouvé ailleurs.

Traditionnellement, les agences de voyages gagnent la plupart de leurs honoraires auprès des hôtels, des compagnies de transport et des voyagistes en utilisant un modèle de commission. Selon Travel and Leisure, de nombreuses agences facturent également des frais supplémentaires au client, allant de 100 à 500 dollars et plus. Ces frais peuvent couvrir les dépôts de garantie, la planification ou les services de voyage à la carte.

Réservation autonome sur les sites consommateurs

Les organisations qui tiennent à respecter leur budget peuvent préférer éviter complètement les entreprises de gestion de voyages et opter pour la réservation autonome de voyages sur des sites Web de consommateurs.

Bien que cette option semble gratuite, elle cache en fait des coûts importants. D'une part, les solutions de gestion des voyages peuvent aider les entreprises à identifier les meilleures offres saisonnières et remises d'entreprise à tout moment. Si elles ne leur font pas appel, les entreprises peuvent passer à côté d'économies importantes.

Un autre facteur à prendre en compte est le temps et les efforts consacrés à la réservation des voyages d'affaires. Bien qu'un membre du personnel interne puisse être en mesure de traiter un petit nombre de réservations, il finira par consacrer beaucoup de temps à ces tâches. Cela les empêchera de consacrer du temps à leurs autres responsabilités et coûtera de l'argent à l'entreprise.

La réservation autonome peut convenir à court terme si une entreprise n'a pas encore beaucoup de besoins en matière de voyages d'affaires, mais elle ne sera pas très évolutive si les besoins en matière de voyages de l'entreprise augmentent. Si les entreprises effectuent un grand nombre de réservations sur des sites Web de consommateurs, elles auront du mal à suivre les dépenses et les frais de déplacement sur toutes les plateformes, et il sera difficile de s'assurer que leurs politiques de voyage sont bien respectées.

Outils de réservation en ligne (OBT)

Enfin, les plateformes logicielles de gestion des voyages, également connues sous le nom d'outils de réservation en ligne (OBT), offrent une solution moderne efficace pour les voyages d'affaires. Ces progiciels vous offrent les mêmes services que ceux que vous attendez d'une TMC traditionnelle, mais à un prix compétitif et avec un meilleur contrôle de vos propres réservations.

De nombreux OBT s'intègrent aux politiques de voyage de l'entreprise et aux outils tiers. En outre, ils offrent des fonctionnalités telles que la facturation centralisée, la compensation carboneet la récupération de la TVA.

Différents outils de réservation en ligne ont des barèmes tarifaires variés. Chez TravelPerk, nous offrons aux entreprises une grande visibilité sur leurs frais de déplacement grâce à notre modèle de tarification forfaitaire unique. Ce modèle a trois niveaux : gratuit (0 $ par voyage), Premium (15 $ par voyage) et Pro (25 $ par voyage). Vous pouvez également payer dans d'autres devises, comme en livres ou en euros. Chaque niveau offre des services et des fonctionnalités supplémentaires pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre programme de voyages d'affaires.

Lorsque nos clients potentiels calculent combien ils dépenseraient en voyages d'affaires avec TravelPerk par rapport à leur solution actuelle, ils constatent généralement que TravelPerk leur revient moins cher.

Comment réduire les frais de gestion des voyages d'affaires

En résumé, pour trouver une option de gestion des voyages abordable et réaliser des économies, vous devrez comprendre les différents types de barèmes tarifaires et choisir celui qui répond aux besoins de votre entreprise. Lorsque vous évaluez les frais d'une entreprise de gestion de voyages, n'oubliez pas de prendre en compte le temps consacré à la réservation, et si les frais sont récurrents ou par voyage. Vous voudrez également savoir si le barème tarifaire d'une entreprise de gestion de voyages vous donne une visibilité sur le coût total de vos voyages.

Si vous cherchez à économiser de l'argent sur les frais liés à une TMC, vous pouvez contacter TravelPerk dès aujourd'hui pour comparer vos frais de déplacement d'affaires actuelles avec notre offre.