Comment sélectionner une solution de gestion des voyages d’affaires efficace ?

Trouver la bonne solution de voyage d'entreprise est une affaire délicate. En passant par une agence de voyage d’affaires, vous risquez de devoir supporter un service client médiocre et des tarifs élevés, les services de nuit étant plus chers pour les professionnels que pour le grand public.

Si vous utilisez une agence de voyages grand public, vous pouvez avoir affaire à un service client encore pire, vous ne serez pas en mesure d'appliquer votre politique de voyage et vous n'accéderez à aucune donnée utile. Nous vous déconseillons vivement cette dernière option.

Dans ce cas, que devrait faire votre entreprise ? Comment choisir une solution qui non seulement fonctionne, mais qui vous aide aussi à économiser (ou au moins à surveiller les coûts) tout en rendant vos voyageurs heureux ? Croyez-nous sur parole : un outil qui ne satisfait pas les voyageurs ne « fonctionne » pas réellement, quel que soit le nombre de fonctionnalités intéressantes dont il dispose.

Les employés ne veulent pas se retrouver forcés d'utiliser quoi que ce soit. Ce qu’ils veulent, c’est une expérience agréable lorsqu’ils doivent intégrer un système à leur travail quotidien. C'est pourquoi il est important de savoir que l'expérience utilisateur est tout aussi importante que toutes les fonctionnalités attrayantes que nous allons passer en revue ensemble.

Dans cet article, vous trouverez un guide détaillé et choisirez une solution de gestion de voyages d’affaires moderne en accord avec vos impératifs d’entreprise et satisfaisante pour les voyageurs. 

Étape 1 : comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas avec votre solution actuelle

Tout d'abord, il est d’usage de revoir la solution que vous utilisez déjà. Parmi toutes les méthodes actuelles de gestion des voyages d'affaires, nous pouvons identifier 5 principales catégories :

• les sites grand public comme Expedia ou Booking.com
• les agences de voyages d’affaires ou sociétés de gestion de voyages
• les outils « complémentaires » de niche, tels que les programmes d’incentive, les chatbots de conciergerie, etc.
• les logiciels de gestion des voyages d'entreprise de type AMEX ou Egencia
• les plateformes de gestion de voyage comme TravelPerk

Il est plus que probable que vous réserviez actuellement des voyages sur des sites grand public, depuis une agence de voyage d'affaires, ou que vous ayez recours à un logiciel d'entreprise obsolète.

Certains problèmes courants de gestion des voyages comprennent :

• l’absence de service client (ou un mauvais service)
• l’insatisfaction des voyageurs (les voyageurs détestent le processus de réservation ou le service client et ont le sentiment de manquer d'autonomie)
• les difficultés à appliquer la politique de voyage
• les difficultés pour la réservation de voyages de groupe et les événements
• les difficultés à suivre et analyser les dépenses pour optimiser les budgets de voyage
• les allers-retours chronophages entre les voyageurs et les responsables en charge de l’organisation des voyages
• les dépenses excessives
• l’inventaire limité, le manque d'accès aux vols et hôtels à bas prix
• les tarifs plus chers pour les professionnels, ainsi que les commissions très élevées
• les frais pour chaque appel au service client

Identifiez clairement les problèmes que votre entreprise doit résoudre avant de commencer à chercher une solution. Cela permettra d’apporter une réponse la mieux adaptée.

Étape 2 : identifiez les critères les plus importants pour votre entreprise

Une fois que vous connaissez les problèmes à résoudre, le choix est beaucoup plus simple ! Les critères qui comptent pour votre entreprise dépendront de ses problèmes spécifiques ainsi que de sa taille et du nombre de déplacements effectués.

Cela dit, il existe certains facteurs que chaque entreprise devrait considérer :

• l’accès à des vols et des hôtels à bas prix (en tant qu'entreprise, vous devriez pouvoir réserver ce qu'un consommateur peut réserver)
• une expérience de réservation simple qui fait gagner du temps
• un excellent service client 24h/24-7j7 (sans frais supplémentaires)
• le tout centralisé sur un seul site, sans redirection
• une comptabilité et des analyses faciles à réaliser, avec une visibilité en temps réel de l'ensemble de vos données de voyage

En fonction de votre situation de voyage spécifique, vous pouvez ajouter vos propres « incontournables » à cette liste.

Étape 3 : tenez compte de nouveaux critères et de nouveaux facteurs auxquels vous n'aviez pas pensé auparavant

L'industrie du voyage d'affaires est (enfin) en pleine mutation.

Cela signifie qu'il existe une multitude de fonctionnalités, à la fois technologiques et humaines, dont vous ignorez peut-être l'existence. L'une de ces fonctionnalités est la possibilité de vous libérer de la microgestion et de permettre aux voyageurs de réserver eux-mêmes leurs voyages dans le cadre d’une politique prédéfinie. Plutôt intéressant, non ?

Actuellement, votre entreprise permet probablement aux voyageurs de réserver eux-mêmes sur des sites comme Expedia ou Kayak sans supervision et sans possibilité de maintenir cette réservation dans le cadre de la politique de voyage de votre entreprise. Ou alors votre entreprise demande aux voyageurs qu'ils appellent une agence définie pour réserver leur voyage, afin de respecter cette politique, et ce, même si les voyageurs préféreraient réserver eux-mêmes.

Et si vous pouviez associer le meilleur des deux mondes et autoriser l'auto-réservation tout en restant dans le cadre de la politique de votre entreprise ? Les plateformes de gestion de voyage intelligentes et modernes permettent aux administrateurs de fixer des limites et des paramètres aux voyages afin que les voyageurs puissent facilement réserver leurs propres voyages dans le cadre de la politique définie.

On s’approche du but. Voici quelques autres fonctionnalités que vous n'avez peut-être pas pensé à ajouter à votre liste :

• des rapports sur les dépenses de voyage afin que vous puissiez examiner et optimiser votre budget par filiale, service, projet, période, etc.
• la possibilité de sauvegarder toutes les données des voyageurs, y compris les préférences et les programmes de fidélité
• une expérience sur mobile en déplacement qui doit être parfaitement fluide
• l’intégration avec les outils de gestion des frais de déplacement
• la gestion des factures de voyage en un seul endroit
• un fournisseur unique 
• une utilisation simple et intuitive pour les voyageurs

Tout ce que vous ajoutez à votre liste devrait en fin de compte augmenter la commodité et la facilité de travail pour les administrateurs et les contrôleurs financiers.

Rappelez-vous cependant que l’expérience du voyageur est ce qui compte le plus. C'est lui qui se déplace et ses besoins (principalement le service client et la réservation simplifiée) doivent toujours passer en premier. S'il n'est pas satisfait, la solution ne fonctionne pas vraiment et il essaiera toujours de trouver des moyens de réserver en dehors des directives.

Étape 4 : évaluez plusieurs options en les confrontant à votre liste de critères non négociables

Maintenant que vous avez votre liste personnalisée de critères, il est temps de passer à la partie la plus facile. Vérifiez toutes les solutions que vous envisagez en vous référant à votre liste.

Vous pouvez examiner vos options et calculer mentalement à quel point elles sont adaptées, ou vous pouvez évaluer chaque option sur une échelle de 1 à 5 pour chaque critère que vous avez identifié.

Nous avons rassemblé une liste de plus de 40 critères et établi une check-list pour vous faire gagner du temps.

Étape 5 : choisissez la meilleure solution et mettez-la en application

Une fois que vous aurez choisi le meilleur logiciel de gestion, celui qui répond à tous les besoins administratifs et satisfait les voyageurs, il sera temps de l’intégrer à vos processus.

Pour cela, vous pouvez vous y prendre par étapes. Le responsable administratif ou la personne en charge de la gestion des voyages peut, pendant un certain temps, réserver tous les voyages de l'entreprise, puis inviter les voyageurs à tester la solution. Ils s’assurent ainsi que la solution tient vraiment toutes ses promesses avant de faire participer tout le monde. Quoi que vous utilisiez, il est important que tout le monde puisse s’y connecter facilement et commencer à réserver en quelques minutes.

Conseils pour mettre en application votre nouvel outil de voyage :

• ajoutez à l'avance vos principaux voyageurs et leurs données sur le système pour simplifier l'intégration et afin qu'ils puissent très simplement commencer à l’utiliser.
• définissez une politique de voyage avant d'inviter des voyageurs
• mettez en place les processus d'approbation avant d'inviter des voyageurs
• ajoutez le nom de l'outil au wiki interne de l'entreprise afin que les employés sachent ce qu'ils doivent utiliser pour voyager
• mettez en place, dès le début, une procédure de rapport pour le service financier
• préparez un message de lancement clair avec toutes les instructions, pour inviter les voyageurs à utiliser le nouvel outil
• récupérez les retours des utilisateurs (en particulier des voyageurs fréquents) après 1 à 2 mois d'utilisation avec un outil de sondage simple comme Typeform ou Airtable et surveillez en permanence le taux de satisfaction des voyageurs

Si vous implémentez tout ce qui précède, la mise en œuvre sera fluide et l'outil de gestion des voyages d'affaires de votre entreprise permettra de résoudre plus efficacement les problèmes que vous avez identifiés, qu'il s'agisse d'un manque de visibilité ou de contrôle.

Il se peut que certaines fonctionnalités intéressantes ne vous viennent pas encore en tête. C'est pourquoi nous avons élaboré pour vous un guide avec plus de 40 critères, assorti d’une check-list pratique.