17 fonctionnalités fondamentales pour un bon système de gestion de voyage

Voyez votre système de gestion de voyage comme un couteau suisse pour tout ce qui concerne vos voyages.

Puisqu'il s'agit d'un système particulièrement sensible, vous devez choisir la plateforme la plus adaptée à vos voyages d'affaires.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de voyage ?

Le système de gestion de voyage vous permet de réserver, de suivre et d'analyser les voyages d'affaires. De manière générale, un système de gestion de voyage comprend une plateforme permettant de dresser l'inventaire de tous les voyages, de définir leurs politiques et d'établir des rapports. Dans certains cas, on peut également faire référence au processus global de gestion de voyage d'affaires.

Fonctionnalités fondamentales d’un bon système de gestion de voyage

Lorsque vous comparez différents systèmes de gestion de voyage, il est important de comprendre quelles sont les fonctionnalités qui auront le plus d'impact sur votre gestion. Voici une liste des fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer vos déplacements de manière sûre, efficace et rentable.

1. Des politiques de voyage personnalisables

Le paramétrage des politiques de voyage est l’une des fonctionnalités les plus importantes d’un système de gestion de voyage. Même si les responsables de service ou des voyagistes réservent au nom des voyageurs, vous avez besoin d’établir des politiques de voyage internes afin que tous les acteurs soient sur la même longueur d’onde.

Vous devriez être en mesure de personnaliser votre politique dans l’application en fonction de plusieurs critères :

• Des politiques spéciales pour des voyageurs spécifiques (comme un niveau C ou un service qui doit souvent réserver des vols de dernière minute)
• Des politiques globales pour délimiter les tarifs des nuitées d’hôtels
• Un tarif d'hôtel par nuit et par ville
• Des politiques globales pour délimiter le coût maximum des vols nationaux et internationaux
• Un coût maximum par vol pour des itinéraires spécifiques
• Un nombre minimum de jours requis pour effectuer une réservation à l'avance
• Un coût global maximum pour les déplacements en train
• Un coût maximum pour certains itinéraires spécifiques en train

Votre système de gestion de voyage doit vous permettre de pré-définir votre politique de voyage de manière à ce qu'elle soit opérationnelle dès qu’un membre de votre organisation réserve un voyage.

Plutôt que d’envoyer un document sans saveur à vos employés, votre politique en matière de voyages est présentée directement dans votre application de réservation, là où elle prend toute son importance.

2. Des processus de validation personnalisables

Que se passe-t-il si un voyage hors politique doit absolument être réservé ? Bonne question.

Votre système de gestion de voyage doit inclure des processus de validation sur sa plateforme. Ainsi, dans le cas où un élément du voyage ne correspond pas aux critères de votre politique, la personne souhaitant réserver un voyage peut demander la validation et sauvegarder les détails de celui-ci. Plus besoin d’envoyer un e-mail et de perdre tout le temps passé à chercher le bon itinéraire. Vous devriez pouvoir mettre en place ces processus de validation comme bon vous semble. Vous pouvez par exemple choisir différentes personnes pour valider les demandes de chaque équipe et adapter le niveau de sévérité des critères.

Une validation est-elle nécessaire pour tous les voyages, uniquement ceux qui ne sont pas couverts par la politique ou uniquement pour ceux réservés par certains voyageurs ? La personnalisation de votre système de gestion de voyage doit être très détaillée.

3. Un inventaire exhaustif

Votre politique et vos processus de validation sont véritablement essentiels pour vous aider à respecter les normes en matière de voyages en permanence, mais avoir accès à un inventaire complet l'est tout autant. Si votre système de gestion de voyage actuel vous propose peu de logements et de vols à prix bas, il vous fait passer à côté d’importantes opportunités d’économies. Quand on sait que de plus en plus de millennials ont tendance à se tourner vers les options économiques, il serait judicieux de mettre celles-ci à leur disposition.

4. Une assistance fournie sans frais supplémentaires

Aujourd’hui, devoir payer des frais à chaque demande d’assistance est une pratique de la vieille école. De plus, ce n’est pas rentable. Votre système de gestion de voyage devrait inclure une assistance sans frais supplémentaires. Ainsi, vous savez exactement pour quels services vous payez et vous n’aurez jamais de mauvaises surprises à la fin du mois. De plus, les voyageurs peuvent obtenir l'aide dont ils ont besoin à tout moment sans avoir à se soucier de déranger le département financier pour une demande d’assistance.

5. Pas de redirection

Il n’y a rien de plus agaçant que de se faire rediriger pendant la réservation d’un voyage. Cela peut également être un peu décourageant, car vous n'êtes pas sûr de pouvoir faire confiance à ce nouveau vendeur vers lequel vous êtes redirigé.

Avec les voyages d'affaires, les redirections sont non seulement désagréables, mais elles rendent le suivi de vos déplacements professionnels pratiquement impossible. À la fin du mois, vous allez devoir parcourir des centaines de sites Web pour essayer de récupérer toutes vos factures. Fuyez ce genre de systèmes !

6. Les rapports sur les dépenses de voyage

L'une des fonctionnalités les plus importantes d’un système de gestion de voyage est la possibilité de faire des rapports sur vos voyages d'affaires. Voici quelques éléments que vous devez pouvoir contrôler :

• Dépenses de voyage par période
• Dépenses de voyage par service ou équipe
• Quantité et dépenses de voyage réservés hors de votre politique
• Dépenses de voyage par projet, client ou événement
• Quantité et dépenses de voyage effectués pour le recrutement

Bien entendu, cela signifie qu'en plus de générer des rapports, votre système de gestion de voyage doit inclure la possibilité d'ajouter des labels et des métadonnées aux voyages effectués. (codes analytiques)

7. Une facturation générale

Le moyen le plus simple de suivre vos déplacements professionnels est de les réserver au même endroit. Cependant, certains systèmes de gestion de voyage ne fonctionnent pas sur le principe d'un fournisseur unique. Cela signifie que vous allez crouler sous le nombre de factures reçues. Pour gagner du temps et éviter les tracas lors des voyages d'affaires, choisissez un système qui regroupe tous vos déplacements du mois sur une seule facture. Votre équipe financière va vous adorer.

8. Examiner le statut de tous les voyages au même endroit

L'intérêt d'un système de gestion de voyage est de pouvoir rassembler tous ses voyages. Voici comment cela se passe en la réalité : Prenons l'exemple de 20 voyageurs qui sont censés réserver chacun leur propre voyage pour participer à une série d'événements à venir.

En tant que responsable, vous devriez pouvoir vous connecter à votre plateforme de gestion de voyage et consulter les éléments suivants :

• Qui a réussi à réserver son voyage dans le cadre de la politique
• Qui demande une réservation hors politique et pourquoi
• Qui a un voyage en cours de validation (un itinéraire est enregistré, mais la réservation n’est pas encore effectuée)
• Qui n'a pas encore réservé son voyage

Lorsque vous êtes en charge de réserver ou de superviser les réservations, vous devez être au courant de ce qu’il se passe. Vous devez avoir une vue d'ensemble en temps réel pour savoir quels voyageurs ont besoin d’aide.

De plus, une fois que ces voyages sont réservés, vous devez centraliser les confirmations, les détails des itinéraires, les notifications d'annulation, etc.

9. Réservation facile, même pour les employés

Même si vous ne prévoyez pas de laisser les voyageurs effectuer leurs propres réservations, la réservation doit se faire facilement et l’interface doit être soignée.

Si vous envisagez d'autoriser les employés à réserver leurs voyages, alors vous devriez opter pour un système de gestion de voyage que les voyageurs apprécieront. Ce dernier doit être agréable à utiliser, répondre à leurs besoins et leur apporter de l’aide en cas de besoin.

10. Les moyens de transport qui correspondent à vos valeurs

Vous vous attendez à ce que votre système de gestion de voyage comprenne les vols, les hôtels et probablement les locations de voitures. Et pourquoi pas les trains ? Si le train est un moyen de transport courant pour vos employés, alors choisissez un système de gestion de voyage qui inclut cette option.

Pourquoi devriez-vous approuver en permanence les moyens de transport (et même les lieux d'hébergement comme Airbnb) que votre entreprise utilise régulièrement ?

Autant réunir tous vos voyages d'affaires sur une plateforme unique, facile à gérer et à suivre.

11. Une application mobile pour les voyageurs en déplacement

Oui, oui, je sais. Nous sommes pratiquement en 2021. Faut-il vraiment vérifier qu'il existe une application mobile pour votre système de gestion de voyage ? Bien sûr que oui. Certains systèmes de gestion de voyage ne disposent pas de leurs propres applications mobiles, ou proposent des applications peu pratiques et difficiles à utiliser. Avant d’embarquer toute votre équipe sur un nouveau système de gestion de voyage, téléchargez vous-même leur application et testez-la.

12. Sauvegarde des réservations en cours et collaboration

La réservation collaborative est liée à certaines des fonctionnalités que nous avons mentionnées précédemment (comme les processus de validation et la possibilité d'examiner les réservations incomplètes).

• Cela dit, cette fonctionnalité est si importante qu’elle mérite son propre paragraphe. Dans un certain nombre de cas, la possibilité de réserver de manière collaborative peut s'avérer utile :
• Votre PDG sélectionne un vol et un hôtel et souhaite que vous finalisiez la réservation
• Les voyageurs sont autorisés à sélectionner les voyages qu'ils souhaitent effectuer, mais ils ne peuvent pas placer de réservations. Vous devez donc le faire après qu’ils aient choisi leurs options
• Un voyage pour plusieurs employés doit être confirmé, vous pouvez donc le sauvegarder et vérifier tous les détails avec les personnes concernées avant de le finaliser
• Un candidat à l'embauche, un client ou un jeune talent choisit les détails de son voyage et le siège de l’entreprise confirme le voyage

Les possibilités sont infinies. Tout comme vous pouvez sauvegarder le brouillon d’un rapport, collaborer avec d'autres personnes et y revenir plus tard, vous devriez pouvoir le faire avec la réservation d’un voyage.

13. Il est facile de voir ce qui coince au regard de la politique de l’entreprise

Imaginez si vos employés réalisaient qu’un hôtel est hors politique de l’entreprise au moment de la validation… Quelle perte de temps. Qu'il s'agisse d'un hôtel, d'un avion ou d'un train, vos voyageurs devraient être en mesure de voir si un élément de la réservation ne correspond pas à votre politique avant même de cliquer dessus.

14. Intégration des outils de dépenses

Votre système de gestion de voyage doit s'intégrer à votre système de gestion des dépenses. C’est tout.

Si aucune intégration n'est disponible, vérifiez que le système de gestion de voyage permette au moins l'une des deux opérations suivantes :

• Une API externe est proposée pour que votre équipe de développement puisse l'intégrer à votre outil de gestion des dépenses
• Le système offre des services d'intégration sur mesure

15. Enregistrement des informations relatives au voyageur

La réservation d'un voyage d'affaires ne doit pas forcément vous prendre deux heures. Lorsque vous enregistrez les informations de chaque voyageur dans votre système de gestion de voyage (dont leur nom, le numéro et le pays de leur passeport, la date d'anniversaire, etc.), vous pouvez y passer du temps. Choisissez un système qui vous aide à en gagner.

16. Gagner des points de fidélité

Chaque entreprise a une politique différente concernant les avantages fidélité. Certaines entreprises ne permettent pas aux voyageurs d'obtenir des points sur leur propre compte de fidélité, et exigent plutôt que les voyages d'affaires soient crédités sur le compte de l'entreprise afin que celle-ci puisse obtenir les avantages.

Dans tous les cas, vous devriez utiliser un système de gestion de voyage qui conserve les numéros des programmes fidélité. Ainsi, les voyageurs n’auront pas à les renseigner à chaque réservation. Si votre entreprise souhaite que tous les points soient crédités sur son compte, vous pouvez alors renseigner les numéros des programmes de fidélité sur le profil de chaque voyageur.

On dit ça, on ne dit rien… Mais puisqu’il y a tant de manières plus efficaces pour économiser sur les voyages, pourquoi ne pas laisser les voyageurs récupérer les points ?

17. Pas de contrats longue durée

Si vous n'êtes pas satisfait de votre système de gestion de voyage, vous ne devriez pas être obligé de l'utiliser.

Ouvrir des bouteilles de champagne après avoir conclu un contrat de longue durée, c'est de l’histoire ancienne. Essayez votre système, voyez si vous l'aimez et renoncez-y s’il ne vous convient pas. Ne laissez pas un contrat vous couler ou vous ralentir. Lorsque vous vous engagez sur une plateforme de gestion de voyage, vérifiez que vous ne vous retrouverez pas coincés sur la durée.

Le système que vous utilisez pour réserver et gérer les voyages peut avoir un impact considérable sur votre travail en tant que gestionnaire, mais aussi sur tous vos employés qui voyagent pour le travail.