17 características clave de un sistema de gestión de viajes

Piensa en un sistema de gestión de viajes como tu centro de control para todo lo relacionado con los viajes.

Se trata de un sistema fundamental. Asegúrate de que eliges la plataforma correcta para gestionar los viajes de tu empresa.

¿Qué es un sistema de gestión de viajes?

Un sistema de gestión de viajes ayuda a los gestores a reservar, rastrear y analizar viajes corporativos. Normalmente, un sistema de gestión de viajes es una plataforma que ofrece inventarios, políticas e informes de viajes. Aunque también puede referirse al proceso general de gestión de viajes corporativos.

Características clave de un sistema de gestión de viajes

A la hora de comparar diferentes sistemas de gestión de viajes, es crucial comprender cuáles son las características más relevantes. Estas son las que pueden ayudarte a gestionar tus viajes de manera más segura, eficiente y rentable.

1. Políticas de viaje personalizables

Uno de los puntos más importantes a considerar en un sistema de gestión es la política de viajes. Aún cuando los gerentes de oficina de tu compañía sean los encargados de reservar en nombre de los viajeros, es esencial contar con políticas de viaje dentro de las propias aplicaciones para estar en línea con los administradores.

Deberías poder personalizar la política de viajes según varios criterios:

• Políticas especiales para un tipo de viajero concreto (como pueden ser los ejecutivos de nivel C o un departamento que necesite reservar vuelos de última hora con frecuencia)
• Políticas globales para tarifas de hotel por noche
• Tarifa de hotel por noche según ciudad
• Políticas globales para fijar el coste máximo de vuelos nacionales e internacionales
• Coste máximo de vuelos para rutas específicas
• Cantidad mínima de días para poder realizar una reserva anticipada
• Coste máximo global en billetes de tren
• Coste máximo de billetes de tren en rutas específicas

Tu sistema de gestión de viajes debería permitirte predefinir esta política para que esté lista y operativa en el momento en que cualquiera reserve su viaje.

En lugar de una política de viajes presentada en un documento largo y aburrido, puede estar al alcance de todos donde más importa: en la aplicación de reservas.

2. Flujos de aprobación personalizables

¿Y si necesitamos reservar un viaje no recogido en dicha política? Buena pregunta.

Tu sistema de gestión de viajes debería incluir flujos de aprobación dentro de la plataforma. Así, ante cualquier supuesto que no esté contemplado por la política, los usuarios podrían solicitar aprobación de sus reservas y guardar los detalles de su viaje. De esta manera, evitarían perder el tiempo en escoger el itinerario correcto y en enviar el correspondiente correo electrónico. Deberías poder determinar estos flujos de aprobación del modo que desees como, por ejemplo, asignando a diferentes personas de distintos departamentos la posibilidad de aprobar estos viajes, o bien personalizando el nivel de exigencia.

¿Todos los viajes requieren aprobación? ¿O solo aquellos que no entran en la política o son reservados por ciertos viajeros? Tu sistema de gestión de viajes debería estar personalizado al máximo.

3. Un inventario amplio

Tu política de viajes y los procesos de aprobación son vitales para mantener el cumplimiento en todo momento. Pero, cuidado, tu acceso al inventario también es muy importante. Si en el sistema de gestión de viajes que utilizas no hay opciones de alojamiento o aerolíneas de bajo coste, estás perdiendo grandes oportunidades de ahorro. Sería bastante acertado que tu plataforma las incluyera, ya que los millennials tienden a elegir siempre opciones de bajo presupuesto.

4. Asistencia incluida sin coste adicional

Pagar un recargo por cada llamada a soporte es una práctica antigua y cara. Tu sistema de gestión de viajes debería incluir asistencia sin coste adicional. De este modo, sabrás exactamente cuánto estás pagando y evitarás sorpresas a fin de mes. Pero sobre todo, los viajeros tendrán la asistencia que necesiten cuando la necesiten, sin preocuparse de que un colega de finanzas les llame la atención por realizar llamadas costosas a soporte.

5. Sin redireccionamientos

Todos sabemos lo molesto que es estar reservando unas vacaciones y que la página nos redirija a otro sitio de golpe. Cuando nos llevan a la página de otro proveedor, perdemos la confianza que creíamos tener en ese sitio.

Con los viajes de negocios, los redireccionamientos no solo son molestos, también nos impiden realizar un seguimiento de los mismos. A fin de mes, te encontrarás dándole la vuelta a internet tratando de encontrar todas tus facturas. Evita eso a toda costa.

6. Informes sobre gastos de viajes

Una de las características más importantes de los sistemas de gestión de viajes es la capacidad para poder registrar información sobre tus viajes de negocios. Estas son algunas de las cosas que deberías poder rastrear:

• Gastos de viaje por periodo de tiempo
• Gastos de viaje por departamento o equipo
• Gastos de viaje realizados al margen de la política
• Gastos de viaje por proyecto, cliente o evento
• Gastos de viaje dedicados a contrataciones

Además de generar informes, el sistema de gestión de viajes debería incluir la posibilidad de agregar etiquetas y categorías a los viajes.

7. Facturación consolidada

La manera más fácil de realizar un seguimiento sobre los viajes de negocios es reservar todos en un único lugar. Sin embargo, algunos sistemas de gestión de viajes no funcionan como un proveedor único, por lo que acabas teniendo múltiples facturas de diferentes proveedores. Para ahorrarte tiempo y problemas, elige un sistema que consolide todos tus viajes mensuales en una única factura de un único proveedor. El equipo de finanzas estará encantado contigo.

8. Revisa el estado de todos tus viajes en un solo lugar

La razón más importante para utilizar un sistema de gestión de viajes es poder consolidarlos. Veamos un ejemplo real. Supongamos que 20 viajeros deben reservar cada uno su propio viaje para asistir a un evento próximo.

Como gestor de viajes, deberías poder iniciar sesión en la plataforma de gestión y ver:

• Quién reservó su viaje cumpliendo con vuestra política de viajes
• Quién solicita una reserva al margen de la política y por qué
• Quién ha seleccionado un itinerario, pero no ha finalizado su reserva
• Quién no ha reservado su viaje

Cuando tienes la responsabilidad de reservar viajes o de ayudar a otros a reservarlos, necesitas saber qué está sucediendo realmente. Debes poder supervisar todo al instante para saber si hay algún viajero que requiera ayuda adicional.

Es más, una vez que los viajes estén reservados, debes poder acceder a un único sitio para ver las confirmaciones de reserva, los detalles de los itinerarios, los posibles avisos de cancelación, etc.

9. Facilidad de reserva, incluida la autoreserva para viajeros

Aunque tu compañía no permita que los viajeros reserven por su cuenta, sí que deberías poder ofrecer una experiencia de reserva sencilla e intuitiva a quienes estén a cargo de realizar dichas reservas.

Si no te interesa permitir las autoreservas, escoge un sistema de gestión de viajes que los viajeros adoren: que sea fácil de usar, cubra sus necesidades y les provea de asistencia cuando la precisen.

10. Medios de transporte relevantes para tu organización

Seguramente, lo mínimo que esperas de un sistema de gestión de viajes es que incluya vuelos, hoteles y coches de alquiler. Pero ¿qué hay de los trenes? Los trenes son ese medio de transporte que tus empleados escogen a menudo. En consecuencia, deberías elegir un sistema de gestión de viajes que los incluya.

¿Por qué deberías considerar la posibilidad de incluir medios de transporte (e incluso opciones de alojamiento como Airbnb) que tus empleados usan con frecuencia?

Para que todas las opciones posibles se unifiquen en una única plataforma, que incluya todos los viajes de negocios y sea fácil de gestionar.

11. Aplicación móvil para viajeros

Sí, ya. Lo sé. Estamos casi en 2020. ¿Y aún debemos verificar si existe una app móvil? Sí. Todavía tenemos que hacerlo. Lo cierto es que algunos sistemas de gestión de viajes siguen sin ofrecer una aplicación móvil propia o bien tienen algunas demasiado básicas y difíciles de usar. Antes de embarcar a toda tu empresa en un nuevo sistema de gestión de viajes, deberías descargar tú mismo su app y probar la experiencia de navegación.

12. Guardado de reservas en curso y colaboración

Las reservas colaborativas se relacionan con algunas de las características que hemos mencionado anteriormente, como los flujos de aprobación o la capacidad de revisar reservas incompletas.

Sin embargo, es una característica tan importante que merece la pena dedicarle un apartado propio. La posibilidad de reservar colaborativamente puede ser muy útil en una gran variedad de casos:

• Cuando tu CEO escoge un vuelo y un hotel, y quiere que tú finalices su reserva
• Cuando a los viajeros se les permite elegir los trayectos que quieren, pero no reservar (por lo que tú debes finalizar las reservas que hayan elegido)
• Cuando sea necesario revisar un viaje para varias personas, de modo que puedas guardarlo y verificar los detalles con cada viajero antes de completar la reserva
• Cuando un potencial empleado, cliente o talento contratado elige los detalles de su viaje, pero debe ser reservado por la oficina principal

Las posibilidades son infinitas. Y así como puedes guardar un borrador de un informe, colaborar en él con otras personas y volver a trabajar en él más tarde, también deberías poder hacerlo con una reserva de viaje.

13. Facilidad para ver qué supuestos entran y cuáles no en la política de la compañía a la hora de buscar

¿Qué pasaría si tus viajeros llegasen al último paso para reservar un hotel que les gusta y justo en ese momento descubriesen que no entra en la política de viajes de la empresa? Menuda pérdida de tiempo, ¿no? No importa si es un hotel, un vuelo o un billete de tren. Tus viajeros deberían saber siempre de antemano si esa opción entra o no en la política de viajes.

14. Integración con la herramienta de gastos

Tu sistema de gestión de viajes debería integrarse con el que utilizas a diario para los gastos. No hay excusa posible.

Si no existe una integración disponible, verifica que el sistema de gestión de viajes al menos:

• Ofrezca una API externa para que tu equipo de desarrollo pueda integrarla con la herramienta de gestión de gastos
• Ofrezca servicios de integración personalizables

15. Guardado de la información de viajeros

Reservar viajes de negocios no puede llevar dos horas. Si guardas toda la información de los viajeros en tu sistema de gestión de viajes (nombres y apellidos, detalles de sus documentos de viaje, fechas de nacimiento, etc.) te llevará bastante menos tiempo realizar las reservas. La mayoría de las veces será sólo cuestión de minutos.

16. Acumulación de puntos de fidelidad

Cada compañía tiene una política diferente en lo que respecta a los programas de fidelización. Algunas no permiten que los viajeros acumulen los puntos en sus cuentas personales y hacen que todos los viajes de negocios acumulen puntos en la cuenta corporativa, para que sea la empresa la que obtenga las recompensas.

De cualquier manera, deberías utilizar un sistema de gestión de viajes que guarde los números de estos programas de fidelización. Así, los viajeros no tendrán que introducirlos cada vez que reserven. Y si tu empresa solo permite que los puntos se acumulen en la cuenta corporativa, entonces un asistente de oficina o administrador debería encargarse de registrar estos números en los perfiles de todos los viajeros.

Nuestra recomendación es que, existiendo tantas maneras de ahorrar dinero en viajes, ¡deberías permitirles acumular dichos puntos a aquellos que se pasan el día trasladándose de aquí para allá!

17. Sin contratos a largo plazo

Si tu sistema de gestión de viajes no te gusta, no deberías estar obligado a usarlo.

Descorchar un cava al terminar un largo ciclo de ventas ya no se lleva. Lo nuevo es probar un sistema, ver si te convence y dejarlo de usar o directamente no contratarlo si no cubre todas tus necesidades. Al examinar la nueva plataforma de gestión de viajes, asegúrate de no vincularte por siempre a ella.

El sistema que utilices para reservar y gestionar los viajes puede tener un gran impacto en tu experiencia como gestor de viajes y en cada uno de los empleados que deba viajar por trabajo con frecuencia.