Los 10 mejores softwares gratuitos de gestión de viajes en 2023

Los gastos de los viajes de negocios suelen ser una parte considerable del gasto total de una empresa, por lo que muchas organizaciones buscan herramientas rentables para poder gestionar sus programas de viaje y reducir costes.

Aquí, abordamos las 10 mejores aplicaciones gratuitas de gestión de viajes, empresas de viajes y soluciones de software, incluido un detalle de sus funciones y precios para ayudar a tu empresa a optimizar las reservas de viajes de negocios, gestionar los gastos de viaje y mantener el cumplimiento de la política de viaje.

¿Necesita mi empresa usar algún software de gestión de viajes?

¡Claro que sí! Las pequeñas empresas, las empresas emergentes y las grandes empresas deben contar con un sistema de gestión de viajes de negocios para gestionar sus programas de viajes. Explorar alguno de los múltiples servicios de viajes de negocios que hay en el mercado es una de las formas más sencillas de reducir costes.

Cuando las organizaciones emplean procesos que no se han diseñado ni optimizado para adaptarse a cómo viajan los empleados, es probable que pierdan tiempo, dinero y recursos valiosos a lo largo del ciclo de vida de las reservas.

Estas son solo algunas de las razones por las que tu empresa necesita usar algún software de gestión de viajes:

• El proceso de reserva se puede completar en unos minutos y con un par de clics
• Puedes ahorrar mucho dinero accediendo a tarifas corporativas con descuento, mayores inventarios de viajes y facturas reembolsables con IVA
• Puedes reducir el coste de los viajes y los gastos integrando tu política de viajes en el software
• Los empleados pueden reservar sus propios viajes, lo que reduce la microgestión característica de los procesos de reserva tradicionales
• Puedes librar a tu administrador de gestionar todos los preparativos de los viajes, las solicitudes de reserva, los cambios en el itinerario y las cancelaciones

Qué pedirle a un software de gestión de viajes

En el mercado, tienes muchas opciones de software de viajes para elegir, desde sistemas heredados hasta aplicaciones móviles. Aquí tienes las características clave que debes tener en cuenta cuando busques un software de gestión de viajes:

• La capacidad de integrar políticas de viaje y flujos de trabajo de aprobación
• Acceso a los datos sobre el gasto en viajes en tiempo real y la funcionalidad de informes
• Una experiencia de usuario sencilla e intuitiva que admita reservas automáticas
• Acceso a un servicio de atención al cliente 24/7
• Amplios inventarios y opciones de reserva flexible
• Gestión de facturas consolidadas

Las 10 mejores herramientas de software de gestión de viajes gratuitas

No todos los softwares de gestión de viajes gratuitos son iguales. Si bien algunos son herramientas de principio a fin, otros pueden ayudarte a gestionar únicamente los procesos de los gastos de viaje. Aquí, explicamos en detalle las mejores soluciones de software de gestión de viajes gratuitas para reservar viajes de negocios, el software de gestión de gastos y unos complementos interesantes.

Las mejores aplicaciones de gestión de viajes gratuitas para gestionar reservas de viajes de negocios

1. TravelPerk

TravelPerk es una empresa de gestión de viajes que permite a los usuarios gestionar todo el proceso de reserva de viajes de negocios a través de su plataforma digital centralizada de principio a fin.

Además de acceder al mayor inventario de vuelos y alojamientos del mundo, los usuarios también pueden beneficiarse de la solución de recuperación del IVA de TravelPerk, un programa de compensación del carbono y FlexiPerk, una política de cancelación que garantiza a los usuarios la posibilidad de cancelar las reservas de los viajes de negocios hasta dos horas antes de la salida con un reembolso garantizado del 80 %.

Una buena solución de gestión de viajes se debe poder integrar con las herramientas de gestión de gastos más populares. TravelPerk ofrece 18 integraciones de gestión de gastos diferentes, así como un enorme catálogo con otras integraciones de terceros que ayudan a optimizar los procesos.

Otras características clave de TravelPerk son:

• Una herramienta de reservas en línea intuitiva y fácil de usar
• Un modelo «freemium» y precios sencillos y sin ninguna contratación mínima
• Nada de tarifas mensuales adicionales ni cargos ocultos
• Alertas de viaje con toda la información necesaria y actualizada para evitar sorpresas desagradables
• Políticas de viaje automatizadas y un sistema de aprobación integrado en la aplicación
• Amplias capacidades para elaborar informes y paneles de control de gastos
• Una solución de gestión de riegos
• Un proceso de gastos de viaje simplificado
• Asistencia 24/7 para viajes de negocios

Como verás, TravelPerk es la única empresa en esta lista que se centra únicamente en gestionar los viajes corporativos y las necesidades de las empresas. Si quieres obtener más información sobre cómo puede optimizar TravelPerk el programa de viajes de negocios de tu organización gratuitamente, ponte en contacto con nosotros hoy mismo para obtener una demo gratuita.

Los precios de TravelPerk

Las empresas pueden acceder a la plataforma TravelPerk y a las siguientes funciones valiosas de forma gratuita:

• Acceso al mayor inventario de viajes del mundo de vuelos, hoteles, trenes y coches
• Atención al cliente 24/7
• Informes de datos de viajes
• Facturación consolidada
• Servicio de agencia de viajes
• Acceso a las tarifas exclusivas de TravelPerk

El paquete Premium cuesta 15 $ por viaje e incluye políticas y procesos de aprobación, la gestión de riesgos de TravelCare, la política de cancelación de FlexiPerk y un servicio de conserje.

El paquete Pro cuesta 25 $ por viaje e incluye una API de gastos, presupuestos por centro de costes, un servicio de negociación de tarifas y acceso a tarifas corporativas.

2. Booking.com

Booking.com es una agencia de viajes en línea y un mercado. Los usuarios pueden buscar opciones de alojamiento, vuelos, coches de alquiler y ofertas combinadas. La plataforma de búsqueda está disponible en 43 idiomas, y la compañía ofrece un programa de recompensas y una amplia gama de opciones de reserva con descuento.

Las características clave de Booking.com son:

• Filtros de búsqueda avanzada
• Atención al cliente multilingüe
• Prestación de garantía de bajo coste

La compañía ofrece la opción de reservar viajes corporativos con Booking.com for Business. Sin embargo, como la plataforma se ha diseñado pensando en los viajes de placer, hay muchas características que puede ofrecer a las empresas.

Por ejemplo, más allá de las opciones de alojamiento, Booking.com no dispone de un gran inventario en varias verticales de transporte. Tampoco ofrece la función de recuperación del IVA, programas de compensación de carbono, integraciones con soluciones de terceros ni funciones de seguimiento de viajeros.

Aunque la plataforma de Booking.com es fácil de usar, utilizar una plataforma de gestión de viajes diseñada para un uso corporativo ofrece muchas ventajas a la hora de ahorrar costes. Por ejemplo, las empresas de gestión de viajes pueden identificar las mejores ofertas y negociar descuentos corporativos sustanciales, además de adaptarse a las necesidades de tu negocio. Además, cuesta mucho más hacer un seguimiento de múltiples facturas cuando se hace un gran número de reservas a través de una plataforma como Booking.com.

Los precios de Booking.com

Booking.com es de uso gratuito, pero los agregadores de terceros suelen cobrar tarifas específicas a los clientes.

3. Kayak for Business

Kayak for Business es un motor gratuito de búsqueda y reserva de viajes que funciona como su plataforma de consumo, Kayak. Es una plataforma agregadora de viajes que busca en cientos de sitios de viajes para encontrar y mostrar opciones de vuelos, hoteles y coches de alquiler.

Los usuarios pueden generar automáticamente itinerarios de viaje con información de vuelos, tarjetas de embarque, hoteles y reservas de restaurantes. Además, las empresas pueden integrar sus políticas de viaje en Kayak for Business. Así, cuando se reserven viajes, los gestores simplemente verán si respetan la política.

Otras características clave de Kayak for Business son:

• Tarifas corporativas con descuento
• Programa de recompensas de puntos
• Función de alerta de precios
• Funcionalidad de informes y seguimiento
• Integración de gastos
• Predicciones de precios

Sin embargo, como Kayak for Business es un motor de búsqueda, la solución no trae la función de atención al cliente. De hecho, son los propios proveedores quienes gestionan los reembolsos, las modificaciones de los viajes y las cancelaciones.

Los precios de Kayak for Business

Kayak for Business es gratuito, pero los usuarios no pueden acceder a ninguna función de atención al cliente, todas las modificaciones, las cancelaciones y los reembolsos deben tramitarse a través del proveedor original y no hay ninguna opción para añadir tarifas negociadas de los usuarios.

Las mejores aplicaciones gratuitas de gestión de viajes para gestionar gastos de viaje

4. Soldo

Soldo es una plataforma que automatiza la gestión de los pagos y gastos y que está indicada para empresas de todos los tamaños, ya que les ayuda a realizar pagos, además de a controlar los gastos y hacer un seguimiento de ellos.

La plataforma permite a las empresas realizar pagos utilizando tarjetas físicas y virtuales, configurar presupuestos y normas personalizadas, hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real, automatizar las tareas administrativas y conectar plataformas contables.

Para ayudar a las empresas a automatizar sus flujos de trabajo, Soldo ofrece varias integraciones útiles con soluciones de contabilidad, gastos, gestión de documentación y banca abierta. Además, la plataforma se integra con TravelPerk para permitir que los usuarios exporten facturas a Soldo en el caso de todas las reservas realizadas con tarjetas Soldo.

Los precios de Soldo

La versión gratuita de Soldo proporciona acceso a hasta 5 usuarios (hasta 1 administrador y 1 contable) con 5 tarjetas de usuario y funciones básicas de gestión del gasto. Soldo está disponible en Italia y Reino Unido, con acceso a más de 30 países de Europa.

Soldo también ofrece niveles de precios adicionales:

• Pro 5: por 30 £ al mes, los usuarios pueden acceder a 5 usuarios (hasta 2 administradores/contables) con 5 tarjetas de usuario, 1 tarjeta de empresa, 25 compras con tarjetas virtuales de un solo uso y 5 relaciones de pago recurrentes.
• Pro 10: por 60 £ al mes, los usuarios pueden acceder a 10 usuarios (hasta 3 administradores/contables) con 10 tarjetas de usuario, 2 tarjetas de empresa, 50 compras con tarjetas virtuales de un solo uso y 10 relaciones de pago recurrentes.
• Premium: por 90 £ al mes, los usuarios pueden acceder a 10 usuarios (hasta 3 administradores/gestores) con 10 tarjetas de usuario, 5 tarjetas de empresa, 75 compras con tarjetas virtuales de un solo uso y 15 relaciones de pago recurrentes.

5. Expensify

Expensify es una aplicación de gestión de gastos que ayuda a las empresas a gestionar todo el proceso de presentación de informes de gastos.

Los usuarios hacen fotos de los recibos desde la aplicación Expensify y luego los suben y envían para su aprobación. También se pueden crear reglas personalizadas para marcar aquellos gastos que deba revisar el jefe, mientras que el resto se puede aprobar automáticamente.

La aplicación también permite a los usuarios generar facturas, cobrar, hacer un seguimiento del kilometraje, planificar viajes y obtener la mejor tarjeta de crédito corporativa.

Expensify se integra con soluciones de software de ERP, contabilidad y finanzas. La aplicación también se integra con soluciones de viajes, incluida TravelPerk. Esta integración permite informar automáticamente de los viajes que se reservan en TravelPerk y los usuarios pueden disfrutar de los beneficios de contar con informes de gastos de viaje con un solo clic.

Los precios de Expensify

El plan básico de Expensify es gratuito e incluye tarjetas Expensify gratuitas para todo tu equipo, además de la capacidad de reembolsar gastos en efectivo, enviar facturas y pagar recibos.

El plan Collect está disponible a partir de 5 $ por usuario y mes e incluye una programación personalizada, integraciones contables y la aprobación de gastos, mientras que el plan Control está disponible a partir de 9 $ por usuario y mes e incluye aprobación multinivel, políticas de gastos e informes personalizados.

6. Ramp

Ramp es un software «5 en 1» que combina tarjetas corporativas, gestión de gastos, pagos de recibos, contabilidad e informes en una sola plataforma.

Los usuarios pueden obtener recompensas, disfrutar de ahorros de costes con información personalizada sobre el gasto, acceder al control de gastos integrado y conseguir más de 175 000 $ en recompensas de socios.

Ramp también ofrece más de 1000 integraciones con otras soluciones de software, incluida una integración ideal con la plataforma TravelPerk, que permite a los usuarios automatizar los informes de viajes y gastos y recibir un reembolso del 1,5 % en todos los gastos de viaje con Ramp.

Los precios de Ramp

Ramp es completamente gratuito y no cobra ninguna comisión por la renovación de la tarjeta ni cargos por demora o intereses.

7. Divvy

Divvy es una solución de gestión de gastos todo en uno indicada para empresas de cualquier tamaño y de cualquier sector. Sus tarjetas corporativas inteligentes permiten hacer un seguimiento de los gastos de los viajes de negocios, así como categorizarlos e informar de ellos, fácilmente.

La plataforma elimina la necesidad de crear informes de gastos y permite a los usuarios ver en tiempo real los gastos, además de crear presupuestos y generar tarjetas virtuales, y todo ello desde una misma plataforma.

Divvy también se integra con TravelPerk, lo que permite a los usuarios aprovechar las ventajas que ofrece un portal centralizado en el que pueden reservar y gestionar fácilmente los gastos de viaje, así como informar al respecto.

Los precios de Divvy

Todas las funciones del catálogo de Divvy son gratuitas y no conllevan contratos ni tarifas ocultas.

Otras herramientas y complementos interesantes

8. App in the Air

App in the Air es una aplicación de asistente de viaje personal que ayuda a los usuarios a planificar, reservar, y gestionar los arreglos de sus viajes, además de a hacer un seguimiento de ellos.

Si bien la aplicación no se ha diseñado específicamente para los viajes de negocios, incluye varias funciones útiles, como el seguimiento de itinerarios, la capacidad de verificar la huella de carbono de los viajes y los consejos de otros viajeros sobre los aeropuertos.

Los precios de App in the Air

App in the Air se puede descargar gratuitamente y ofrece información práctica, como las estadísticas de los vuelos anteriores, el número de horas voladas y los países visitados.

Para disfrutar de una funcionalidad adicional, la versión Premium está disponible por 29,99 $ anuales o por 49,99 $ si se opta por una suscripción de por vida, y ofrece funciones como el registro automático, la selección de asientos, las actualizaciones de vuelos en tiempo real y los cambios de puerta.

9. Tripkicks

Tripkicks es un complemento que proporciona información y alertas sobre los planes de viaje para ayudar a los usuarios a optimizar sus experiencias de viaje.

Las prestaciones de Tripkicks son:

• Destacar a los proveedores preferidos para garantizar el cumplimiento del programa de viajes
• Alertas de salud y seguridad
• Información actualizada sobre la COVID-19
• Destacar alternativas menos costosas
• Control de los gastos de viaje en relación con el presupuesto para optimizar el ahorro de costes

Los precios de Tripkicks

El paquete básico de Tripkicks es gratuito y permite acceder a las funciones de facturación del cliente y de pago personalizado. Los usuarios se limitan a cuatro proyectos.

El paquete Premium cuesta 29 $ por usuario y mes para disponer de proyectos ilimitados y acceder a su función de exportación de código y a los alias de dominio.

Por 49 $ por usuario y mes, el paquete Pro de Tripkicks permite disfrutar de restricciones de acceso personalizadas, dominios de alojamiento ilimitados y analíticas.

10. PackPoint

Para los viajeros frecuentes, PackPoint es una aplicación práctica para hacer la maleta, ya que crea listas de equipaje basadas en la duración y el tipo de los viajes (de negocios, de placer o de ambas cosas, «bleisure») y las condiciones meteorológicas en el destino.

Durante el viaje, los usuarios también pueden añadir detalles sobre cualquier actividad del viaje, como practicar natación, hacer senderismo, pasar días en la playa, practicar deportes de nieve, etc., además de información sobre si habrá lavanderías o no.

Cuando los usuarios introducen esta información, PackPoint crea una lista de equipaje personalizada con varias categorías (artículos esenciales, artículos de aseo, etc.). Los usuarios pueden ir marcando los artículos que van metiendo en la maleta y ocultar los artículos que no vayan a necesitar.

Los precios de PackPoint

PackPoint cuenta con una versión de la aplicación gratuita y con otra de pago. La versión de pago está disponible por 2,99 $ anuales y ofrece funciones adicionales, como la capacidad de crear listas de equipaje y actividades personalizadas.