Travel Management System – darauf kommt es an

Travel Manager:innen kümmern sich um alle bürokratischen Prozesse, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen anfallen: von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung. Darüber hinaus führen sie Vertragsverhandlungen mit Hotels und Fluggesellschaften, planen Veranstaltungen, organisieren Workations und informieren über Reisewarnungen. 

All diese Aufgaben ohne ein zentrales Tool abzuwickeln, scheint nahezu unmöglich. Hinzu kommt, dass dieser hohe Aufwand viel Zeit und Geld kostet. Bei vielen Unternehmen sind Geschäftsreisen neben Gehältern der größte Kostenpunkt. Mit einem effektiven Travel Management System senken Sie diese Kosten deutlich, sparen Zeit und entlasten Ihre Mitarbeiter:innen. Welche Funktionen das Tool auf jeden Fall mitbringen sollte, klären wir in diesem Artikel.

Was ist ein Travel Management System?

Ein Travel Management System ist eine Art digitales Reisebüro für Dienstreisen. Es hilft Reisemanagern und Reisenden, Geschäftsreisen zu buchen, zu tracken und zu analysieren. In der Regel ist mit einem Travel Management System eine Plattform gemeint, die Reiseangebote, die Integration von Reiserichtlinien und Reportingfunktionen anbietet. Zentraler Bestandteil einer solchen Software ist ein Buchungssystem, das hilft, Reisebuchungen, Umbuchungen und die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen. Der Begriff ‚Travel Management System‘ kann sich jedoch auch auf Reiseprozesse innerhalb des Geschäftsreisemanagements beziehen. 

Warum nutzen Unternehmen eine Travel Management Software?

Neben Kosteneinsparungen hat eine Travel Management Software viele weitere Vorteile für Unternehmen und deren Mitarbeiter:innen. Reiseprozesse von der Buchung bis zur Abrechnung werden vereinfacht, wodurch Reisende und Mitarbeiter:innen in der Verwaltung und Buchhaltung entlastet werden.

Die Vorteile im Detail: 

• Mitarbeiter:innen buchen selbst, die Verwaltung wird entlastet 
• Buchung innerhalb der Reiserichtlinien
• Einfacher Buchungsprozess und unkomplizierte Umbuchungen
• Umfangreiches Reiseinventar
• Transparente Reisedaten
• Reisesupport
• Konsolidierte Rechnungstellung und Reisekostenberichte und damit eine vereinfachte Reisekostenabrechnung

Das muss ein gutes Travel Management System können – 15 Features

Wenn Sie Travel Management Tools vergleichen, ist es hilfreich zu wissen, welche Funktionen am effektivsten sind. Mit den folgenden Funktionen können Sie Dienstreisen sicher, effizient und kostengünstig managen – auf diese 15 Punkte sollten Sie also besonders achten:

1. Individualisierbare Reiserichtlinien

Eines der wichtigsten Merkmale eines Travel Management Systems ist die automatisierte Reiserichtlinie. Selbst wenn Büroleiter:innen oder Reisemanager:innen im Namen von Reisenden buchen, benötigen sie In-App-Reiserichtlinien. Auf diese Weise können Unternehmen das Verwaltungspersonal auf dem neuesten Stand der Richtlinien halten. Eine transparente Reiserichtlinie ist wichtig für die hundertprozentige Compliance Ihrer Mitarbeiter:innen.

Im Buchungssystem sollten Sie die Möglichkeit haben, Ihre Richtlinie individuell nach verschiedenen Kriterien anzupassen:

• Spezielle Richtlinien für bestimmte Reisende, z. B. Führungskräfte oder eine Abteilung, die häufig Last-Minute-Flüge buchen muss
• Zugeschnittene Richtlinien für die unterschiedlichen Hotelpreise weltweit
• Hotelpreis pro Nacht nach Stadt
• Richtlinien für maximale nationale und internationale Flugkosten
• Maximale Flugkosten für bestimmte Strecken
• Benötigte Mindesttageszahl für Vorausbuchung
• Maximale Zugkosten im In- und Ausland
• Maximale Zugkosten für bestimmte Strecken

Ihr Travel Management System sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Reiserichtlinie so festzulegen, dass sie immer funktioniert, wenn jemand eine Reise bucht.Anstelle einer Reiserichtlinie in Form eines physischen Dokuments können Sie diese direkt in die Buchungs-App integrieren. Durch die automatisierte Richtlinie stellen Sie sicher, dass Budgetgrenzen im Buchungsprozess stets eingehalten werden.

2. Individualisierbare Genehmigungsprozesse

Was passiert, wenn eine Reise außerhalb Ihrer Standard-Richtlinie gebucht werden muss? Gute Frage. 

Ihr Travel Management System sollte individuelle Genehmigungsworkflows enthalten, die es ermöglichen, dass eine Person eine Dienstreise außerhalb der Richtlinien bucht und trotzdem in der App die entsprechende Genehmigung anfordern sowie Reisedaten speichern kann. Auch Buchungen außerhalb der Richtlinien sollten keinen unnötigen E-Mail-Verkehr und zusätzlichen Aufwand verursachen. Es sollte Ihnen möglich sein, diese Genehmigungsworkflows nach Ihren Wünschen einzurichten, z. B. jedem Team einen jeweiligen Verantwortlichen zuzuordnen und festzulegen, wie streng der Genehmigungsprozess sein soll. 

Legen Sie fest, in welchen Fällen eine Dienstreisegenehmigung erforderlich ist: 

• Für alle Reisen?
• Nur für Reisen, die nicht den Richtlinien entsprechen?
• Nur für Reisen, die von bestimmten Reisenden gebucht werden? 

Hinweis: Beachten Sie, dass Reisende eine offizielle Genehmigung benötigen, sofern sie die Reisekosten von der Steuer absetzen. 

3. Umfangreiches & übersichtliches Angebot

Ihre Richtlinien- und Genehmigungsworkflows sind enorm wichtig, damit Sie die Einhaltung der Reisebestimmungen rund um die Uhr gewährleisten können, ebenso wie Ihr Zugriff auf das Reiseangebot. Wenn Sie ein Travel Management System verwenden, das keine günstigen Unterkünfte und Fluggesellschaften enthält, verschenken Sie großes Einsparpotenzial. Beispielsweise neigen Millennials dazu, günstige Optionen zu buchen, weshalb es Sinn macht, diese auch anzubieten. In der Software sollte auch die Buchung alternativer Unterkünfte wie Airbnbs möglich sein. Darüber hinaus ist es sinnvoll, neben der Buchung von Flügen und Zugverbindungen auch andere Transportmittel wie Mietwagen anzubieten.

4. Kostenfreier Support – am besten 24/7

Gebühren für Support-Anrufe sind überholt und unwirtschaftlich, deshalb sollte Ihr Travel Management System kostenfreien Support enthalten – am besten rund um die Uhr. So wissen Sie genau, wofür Sie bezahlen und erleben am Monatsende keine bösen Überraschungen durch ungeplante Kosten. Zudem müssen sich Reisende keine Sorgen darüber machen, dass sich die Finanzabteilung über Support-Anrufe beschwert.

5. Direkte Abwicklung ohne Weiterleitungen

Wenn Sie privat einen Urlaub buchen und dabei an einen anderen Anbieter weitergeleitet werden, kann das ärgerlich und nervenaufreibend sein. Letztendlich können Sie sich nicht sicher sein, ob Sie dem Drittanbieter vertrauen können, sodass der Buchungsprozess von einem unangenehmen Gefühl begleitet wird.

Bei Geschäftsreisen sind Weiterleitungen nicht nur unangenehm, sie machen auch das Tracking Ihrer Geschäftsreisen so gut wie unmöglich. Am Monatsende durchsuchen Sie dann das Internet und versuchen, all Ihre Rechnungen zusammenzutragen. Vermeiden Sie dies um jeden Preis und entscheiden Sie sich für ein Buchungssystem, in dem Sie sämtliche Prozesse abwickeln können.

6. Integration von anderen Business Tools

Ihr Travel Management System sollte in Ihre Reisekosten- und Spesensoftware integriert sein. Falls keine Integration verfügbar ist, sollten Sie überprüfen, ob die Software mindestens eine der folgenden Funktionen anbietet:

• Externe API, damit Ihr Entwicklungsteam Ihr Kostentool integrieren kann
• Benutzerdefinierte Integrationsdienste 

Prüfen Sie auch, ob Sie Ihre Kommunikationstools integrieren können. Auf diese Weise können Sie die Kommunikation rund um Dienstreisen deutlich vereinfachen.

7. Konsolidierte Rechnungsstellung & Reisekostenberichte

Der einfachste Weg, Ihre Geschäftsreisen zu tracken: Alle werden über ein zentrales Tool gebucht. Einige Travel Management Systeme fungieren jedoch nicht als ein einziger Anbieter, sodass Sie immer noch viele verschiedene Rechnungen erhalten. Um bei der Geschäftsreisen-Verwaltung  Zeit zu sparen und Ärger zu vermeiden, sollten Sie eine Software aussuchen, die alle Ihre monatlichen Dienstreisen in einer einzigen Abrechnung zusammenfasst. Das Finanzabteilungsteam wird Ihnen dafür danken. 

Eines der wichtigsten Merkmale eines Travel Management Systems ist darüber hinaus die Reportingfunktion zu Geschäftsreisen. Folgendes sollten Sie tracken können:

• Reisekosten nach Zeitraum
• Reisekosten nach Abteilung oder Team
• Reisekostenbeträge, die außerhalb der Richtlinie gebucht wurden
• Reisekosten nach Projekt, Kunde oder Veranstaltung
• Reisekosten für Personaleinstellungen
• Reisekosten nach Kostenstellen
• Höhe der gezahlten Mehrwertsteuer

Neben der Berichterstellung sollte Ihr Travel Management System auch die Möglichkeit bieten, Reisen mit Labels und Tags zu versehen. 

8. Tracking & Statusüberwachung aller Reisen

Das Wichtigste eines Travel Management Systems ist die Reisekonsolidierung. Ein mögliches Szenario könnte folgendermaßen aussehen: Nehmen wir an, 20 Reisende sollen jeweils ihre eigene Reise zu bevorstehenden Veranstaltungen buchen. Als Reisemanager:in sollten Sie in einem solchen Fall in der Lage sein, in Ihrer Reisemanagement-Plattform zu sehen, 

• wer seine Reise erfolgreich im Rahmen der Richtlinie gebucht hat,
• wer eine Reise außerhalb der Richtlinie gebucht hat und warum,
• wer eine offene Buchung hat (es wurde eine Reiseroute gespeichert, aber die Buchung wurde noch nicht abgeschlossen),
• wer keine Reise gebucht hat.

Wenn Sie für die Buchung von Reisen verantwortlich sind oder Geschäftsreisenden bei der Buchung ihrer eigenen Reise helfen, müssen Sie wissen, was Sache ist. Sie müssen sich umgehend einen Überblick verschaffen können, um herausfinden zu können, welche Reisenden zusätzliche Unterstützung benötigen.

Sobald die Reisen gebucht wurden, benötigen Sie außerdem einen zentralen Ort für Bestätigungen, Reiseroutendetails, Stornierungsbenachrichtigungen usw.

9. Selbstbuchungsoption & nutzerfreundliche Oberfläche

Auch wenn Sie Reisende nicht selbstständig buchen lassen wollen, sollten Sie dennoch den Mitarbeiter:innen, die für die Buchung von Reisen verantwortlich sind, reibungslose Buchungsvorgänge und eine angenehme Benutzeroberfläche zur Verfügung stellen.

Wenn Sie Selbstbuchungsoptionen zulassen wollen, sollten Sie ein Travel Management System wählen, das Reisende gerne nutzen, das intuitiv zu bedienen ist, ihren Anforderungen entspricht und ihnen Support bietet, wenn sie ihn benötigen. 

10. Mobile App & Desktopversion

Wir leben im 21. Jahrhundert – muss man da wirklich noch prüfen, ob eine mobile App vorhanden ist? Ja, sollte man. Einige Travel Management Systeme verfügen nicht über eigene mobile Apps oder bieten nur Apps an, deren Verwendung umständlich ist. Bevor Sie Ihr gesamtes Team in ein neues Travel Management System einbinden, sollten Sie die App selbst herunterladen und testen. 

11. Speicherung von laufenden Buchungen & Informationen

So wie Sie einen Berichtsentwurf zwischenspeichern, mit anderen zusammenarbeiten und später darauf zurückkommen können, sollten Sie dies mit Reisedaten während einer Reisebuchung tun können. 

Die Speicherung von laufenden Buchungen ist vor allem dann relevant, wenn Sie gemeinschaftlich buchen wollen. Folgende Szenarien sind beispielsweise möglich: 

• Ihr CEO wählt einen Flug und ein Hotel aus und möchte, dass Sie die Buchung selbst abschließen.
• Der umgekehrte Fall: Reisende wählen Flug und Hotel aus, buchen aber nicht selbst. 
• Eine Dienstreise für mehrere Reisende muss vorab überprüft werden, sodass Sie diese speichern und mit allen Beteiligten gegenprüfen können, bevor Sie die Buchung vornehmen.
• Ein:e potenzielle:r Mitarbeiter:in oder Kund:in oder wählt die Reisedetails aus und die Verwaltung bucht sie.

12. Gruppenbuchungen

Bei Gruppenbuchungen müssen Sie vieles im Blick behalten: die Reisedaten mehrerer Personen, die Buchung von Flügen, Zugverbindungen und Unterkünften sowie die Reservierung von Konferenzräumen. Dafür braucht es ein Travel Management System, in dem Sie sämtliche Reisedaten auf einen Blick verwalten können. Darüber hinaus sollte Ihnen die Software die besten Konditionen für Gruppenbuchungen bieten, sodass Sie bei der Buchung von Flügen und Hotels mit Kosteneinsparungen rechnen können.

13. Reisewarnungen & Travel Risk Management

Als Arbeitgeber erfüllen Sie Ihre Fürsorgepflicht unter anderem damit, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen vor Geschäftsreisen über mögliche Reiserisiken informieren. Auch die Information über notwendige Impfungen für Auslandsreisen gehört zum Travel Risk Management. 

Wählen Sie ein Tool, das Ihnen diese Arbeit abnimmt, indem es Reisewarnungen und Informationen für das jeweilige Reiseland automatisch zur Verfügung stellt. TravelPerk ist Ihre Lösung für sichere Geschäftsreisen.

14. Vorteilsprogramme: Treuepunkte, flexible Stornierung & Co.

Jedes Unternehmen hat eine andere Richtlinie zu Treuepunkten. Einige Unternehmen erlauben es Reisenden nicht, Punkte auf ihren privaten Treuekonten zu sammeln, und verlangen stattdessen, dass Geschäftsreisen dem Unternehmenskonto gutgeschrieben werden. 

In jedem Fall sollten Sie ein Travel Management System verwenden, das diese Programmnummern speichert. Auf diese Weise müssen Reisende diese bei einer Buchung nicht jedes Mal neu eingeben. Falls Ihr Unternehmen nur die Punktegutschrift auf dem Unternehmenskonto zulässt, kann ein:e Büroassistent:in oder eine Verwaltungsfachkraft diese Programmnummern in das Profil aller Reisenden einpflegen. Wenn Sie unsere Meinung hören wollen: Sie sollten den Reisenden die Punkte gönnen, da es so viele bessere Möglichkeiten gibt, bei Geschäftsreisen Geld zu sparen!

Achten Sie auch darauf, dass flexible Umbuchungen möglich sind. Die Pläne von Geschäftsreisen sind oft spontanen Änderungen unterworfen. Spontane Stornierungen und Umbuchungen sollten sich aber nicht negativ in Ihrer Abrechnung niederschlagen. Wählen Sie deshalb ein Tool, das flexibles Umbuchen und Stornieren von Geschäftsreisen zu günstigen Konditionen erlaubt. 

15. Keine lange Vertragsbindung

Wenn Ihnen Ihr Travel Management System nicht gefällt, sollten Sie nicht durch Vertragslaufzeiten gezwungen sein, es weiterhin zu verwenden.

Mittlerweile läuft es so, dass ein System erst ausprobiert wird, um zu sehen, ob es passt. Falls nicht, sucht man sich ein anderes. Stellen Sie beim Test der Reisemanagement-Plattform sicher, dass Sie nicht an langfristige Verträge gebunden sind und dass Sie nur dann für den Service bezahlen, wenn Sie auch wirklich reisen – Stichwort ‚Pay-per-Use‘.

TravelPerk für Ihr Travel Management

TravelPerk ist ein Travel Management System, das Ihnen alle hier vorgestellten Funktionen bietet – und noch mehr. Wählen Sie Flüge und Hotels aus dem weltweit größten Reiseinventar, erleben Sie eine intuitive Benutzeroberfläche und verwalten Sie sämtliche Daten in einem einzigen Tool – von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung. 

Unsere Komplettlösung ermöglicht es Ihnen, alle Prozesse rund um Dienstreisen zu vereinfachen und effizient zu managen. Überzeugen Sie sich selbst und sparen Sie Zeit und Geld!

Fazit: Entspannter reisen dank Travel Management System

Ein effektives Travel Management System entlastet alle Beteiligten bei Reiseprozessen wie der Buchung, Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Bürokratische Hürden gehören der Vergangenheit an, sodass Sie Zeit und Geld sparen. So machen Geschäftsreisen Spaß!