8 conseils pour les responsables surbookés chargés de réserver les voyages d’affaires

Vous ne seriez pas un bourreau de travail si vous ne deviez pas l’être. Mais lutter contre le chaos et garder l’ordre au bureau, ça prend du temps. Surtout lorsque de nouvelles tâches complexes et chronophages se succèdent.

Parmi ces tâches pouvant générer beaucoup de stress figure la réservation des voyages d’affaires. Comme vous, courir après les salariés qui ne fournissent pas leurs informations de passager n’est pas ce qui m’amuse le plus.

Mais n’ayez crainte ! Nous vous proposons dans cet article 8 conseils pour gérer facilement et rapidement la réservation de vos voyages d’affaires.

1. Créer une procédure de demandes de voyage

De nombreuses entreprises (en particulier les startups) n’ont pas encore de protocole de réservation de voyage. Posez-vous quelques questions rapides :

• Certains employés vous demandent-ils de réserver leur voyage par e-mail tandis que d’autres vous le demandent en personne ?
• Certains employés vous donnent-ils toutes les informations dont vous avez besoin tandis que d’autres ne vous donnent que des dates et des lieux ?
• Certains employés vous indiquent-ils leurs préférences de siège lors de la première demande de réservation, tandis que d’autres vous font part de demandes spéciales bien plus tard ?

Si vous avez répondu oui à au moins l’une de ces questions, je vous le donne dans le mille… Peut-être est-il temps de créer une procédure pour les demandes de voyage.

Oui, il faudra du temps aux employés pour s’y habituer. Mais une fois rodés à votre nouveau processus, moins de problèmes de dernière minute surviendront et vous établirez une communication plus claire avec toutes les personnes impliquées. Au final, vous ne recevrez que des remerciements !

Le document de demande de voyage peut consister en un PDF à remplir qui vous est envoyé par e-mail ou en un formulaire en ligne qui vous notifie chaque fois qu’il est rempli.

Vous devrez y inclure :

• Les compagnies aériennes et les hôtels les plus apprécié(e)s (pas seulement de l’entreprise, mais aussi des salariés)
• Si un transport terrestre est nécessaire et vers/depuis quel lieu
• Les dates et si les plages de dates sont flexibles
• Etc.

Faites attention aux détails que vous devrez clarifier avec les employés et ajoutez ces éléments à votre formulaire de demande de voyage.

2. Enregistrer les informations des voyageurs et les réservations de vols au même endroit

Croyez-moi, ce conseil vous fera gagner beaucoup de temps.

Plutôt que de créer des formulaires de profil de voyageur (ou de courir après les gens pour obtenir leurs informations), enregistrez directement les informations des voyageurs dans votre outil de réservation de voyages.

Chaque salarié peut avoir un profil utilisateur dans le compte TravelPerk de votre entreprise. Une fois leurs informations renseignées, elles seront enregistrées et vous n’aurez plus à les entrer une nouvelle fois ! Parmi les informations requises figurent notamment les dates de naissance et les documents de voyage, ainsi que des éléments utiles tels que les numéros de programme de fidélité. Et en sauvegardant correctement les détails des programmes de fidélité, vous deviendrez assurément le ou la collègue préféré(e).

3. Ne faites plus de notes de frais avec lesquelles les employés avancent puis demandent remboursement

Certains employés vous diront qu’ils acceptent d’avancer les frais lors de leurs voyages d’affaires, mais cela peut rapidement devenir compliqué. Certains voyageurs d’affaires n’en font qu’à leur tête lorsqu’ils avancent les paiements, et vous ne découvrez qu’après coup s’ils ont respecté la politique de voyage ou non.

En tant qu’administrateur, mieux vaut tout gérer en leur nom (y compris les paiements), qu’il s’agisse de payer à l’avance avec la carte d’entreprise ou de gérer les factures mensuelles.

Mais que se passe-t-il si cette situation se produit par accident ou par erreur ? Example : l’employé a bien suivi le protocole, mais l’hôtel demande soudain un paiement sur place. Si cela se produit, vous devrez être disponible pour clarifier tout problème avec l’hôtel. Si vous réservez avec TravelPerk, vous bénéficierez de notre service client disponible 24h/24-7j/7.

4. Valider rapidement les demandes de voyage (à condition qu’elles soient définitives)

Traiter les demandes de voyage dans les 24 heures est le meilleur moyen de respecter le budget. Dans la grande majorité des cas, le prix des vols et des hôtels augmente au fur et à mesure que le voyage se rapproche. Donc lorsque vous réservez rapidement, vous profitez généralement de meilleurs prix.

Cependant, réserver à la hâte peut occasionner de gros problèmes.

Même après vous avoir envoyé une demande de voyage, il se peut qu’un employé vous soumette un changement d’itinéraire.

Vérifiez auprès des salariés que tous les détails du voyage sont définis et envisagez d’inclure une case à cocher sur votre formulaire de demande de voyage indiquant un message similaire à celui-ci : « Sauf circonstances imprévues, ce voyage est-il prêt à être réservé dans les prochaines 24 heures ? »

Cette question dissuadera les employés de soumettre un formulaire de demande de voyage trop tôt.

5. Ne pas perdre de temps à rechercher les mauvais hôtels

Pour les vols, vous ne disposez généralement que de quelques offres intéressantes et viables. Les autres options sont à un prix exorbitant ou passent par une multitude d’escales. Mais pour les hôtels, les propositions sont infinies... En fait, il y en a même trop !

En tant que responsable, votre temps est précieux. Alors, ne le perdez pas à rechercher des hôtels qui ne conviendront pas.

Au lieu de ça, recherchez parmi les propositions d’hébergement :

• Privilégiées par votre entreprise
• Dont les tarifs ont été négociés avec votre entreprise
• Rentrant dans le budget

Notre fonction de recherche d’hôtels facilite le filtrage des résultats et vous offre même des superpositions de cartes afin que vous puissiez rapidement comparer l’emplacement avec plusieurs filtres.

6. Mettre à disposition du voyageur tous les détails de son voyage dans un même outil

Pour gagner du temps, vous devez également gérer le voyage de manière proactive après la réservation. Donner les informations de vols à vos voyageurs, c’est bien. Mais qu’ils aient aussi accès aux détails de transport terrestre, c’est mieux.

La meilleure façon de le faire est de tout enregistrer au même endroit ou sur le même document. Dans un e-mail ou sur un PDF par exemple. Ou au moins, de rappeler aux voyageurs d’utiliser une application telle que TripIt après la réservation. En réservant avec TravelPerk, l’utilisateur pourra accéder à toutes les informations de réservation à tout moment puisqu’elles seront disponibles dans un seul et même outil.

7. Prêtez une attention toute particulière aux cadres et aux managers

Vous essayez de faire en sorte que les salariés suivent un protocole défini dans l’espoir de faire gagner du temps à tout le monde. Mais n’allez pas penser que les supérieurs feront de même immédiatement.

Aidez-les en utilisant votre formulaire de demande de voyage comme une check-list récapitulant non pas ce qu’ils doivent remplir, mais ce que vous devez leur demander.

Vous pouvez également accepter des requêtes spéciales faites par les cadres que vous rejetteriez pour les employés : demander plus d’espace pour les jambes en transport, permettre que leur partenaire les accompagne ou réserver un dîner pour la première nuit en déplacement.

C’est à vous de juger quelle approche adopter avec quel cadre.

Vous souhaitez obtenir de l’aide pour ce genre de petites attentions et services ? Consultez notre page Executive Club.

8. Exiger un excellent service client chaque fois que vous réservez un voyage

Attendre longuement au bout du fil pour expliquer votre situation au 4e conseiller du service client dans la même journée... Vous connaissez !

Réservez vos voyages en toute tranquillité avec une solution de voyage d’affaires proposant une excellente assistance.

Lorsqu’on travaille depuis longtemps avec une agence de voyages, on finit par se lier d’amitié avec les agents responsables de nos réservations. En réservant vos voyages avec TravelPerk Premium vous pourrez développer une collaboration longue durée avec l’un de nos agents de voyage senior.

Toute aide est bonne à prendre ! Vous le méritez bien, et votre entreprise vous en remerciera. Le temps que vous gagnez en réservant vos voyages facilement pourra être consacré à développer toutes les autres améliorations administratives que vous souhaitez mettre en œuvre.

TravelPerk aide les assistant(e)s de direction et les responsables à réserver et à gérer les voyages plus rapidement avec des méthodes simples : créer des profils de voyageurs, rechercher des hôtels approuvés par l’entreprise et bénéficier d’une assistance personnalisée haut de gamme.