Los 6 mejores softwares de gestión de viajes y gastos en 2023

El coste medio de los viajes de negocios en Estados Unidos es de 1293 $. Los gastos de los viajes corporativos se acumulan y es esencial que las empresas hagan un seguimiento de su gasto en viajes.

Gestionar viajes da mucho trabajo, pero las soluciones de gestión de gastos te permiten disponer de un buen resumen de todos tus gastos de viaje.

En este artículo, hablaremos sobre lo siguiente:

• Qué es un software de gestión de viajes y gastos
• Cuándo es buen momento para encontrar una solución de gestión de viajes y gastos
• Qué deberías tener en cuenta al elegir un software de viajes y gastos
• 6 de las mejores soluciones de gestión de viajes y gastos

Con las herramientas y el software adecuados, los viajes de negocios son mucho más fáciles de reservar, modificar y gestionar. También pueden ayudar a ahorrar dinero y evitar cualquier gasto excesivo, algo esencial para las pequeñas empresas con presupuestos limitados.

Qué es un software de gestión de viajes y gastos

Un software de gestión de viajes y gastos es un sistema todo en uno que puede ayudarte a gestionar los gastos de tus viajes de negocios y a hacer un seguimiento de ellos. Tanto para reservar viajes como para gestionar empleados que viajen o crear informes de gastos, para las empresas que envían a sus empleados a hacer viajes corporativos es imprescindible contar con un software de gestión de viajes y gastos.

Cualquier tipo de empresa puede beneficiarse de un software de gestión de viajes y gastos corporativos. Es clave para permitirte disponer de un completo resumen de tus gastos en viajes corporativos y de un servicio de atención al cliente experimentado si tienes algún problema. También te ayuda a reservar viajes de acuerdo con tu política de viajes corporativa y a agilizar el proceso de facturación.

Veamos cuándo exactamente debería tu organización considerar invertir en una solución de gestión de viajes y gastos.

Cuándo es buen momento para encontrar una solución de gestión de viajes y gastos

¿Cómo sabes si tu empresa puede beneficiarse de una solución de gestión de viajes y gastos?

Hay señales muy claras. Analicémoslas:

Tu empresa gasta demasiado en viajes de negocios

Es fácil que una empresa gaste demasiado en viajes de negocios: las soluciones de gestión de gastos y viajes te pueden ayudar a identificar dónde podrías ahorrar en tu presupuesto de viajes.

Los softwares de viajes y gastos también pueden ayudarte a encontrar mejores ofertas de viajes y alojamiento con tarifas negociadas. Contratar mejores ofertas te ayuda a reducir tus gastos de viaje en general, algo que le facilitará la vida a tu travel manager o gestor de viajes.

Las soluciones de gestión de viajes y gastos hacen que todo el mundo salga ganando a la hora de ahorrar en gastos de viajes.

Elaborar informes de viajes de negocios es un fastidio

Los viajes de negocios hay que contabilizarlos. Muchas veces, te encontrarás con que la carga de trabajo del gerente financiero es abrumadora. Un 96 % de los empleados creen que tener empatía es importante para mejorar la retención de empleados, por lo que es fundamental que prestes atención a la plantilla.

Los softwares de gestión de viajes y gastos pueden ayudarte a proporcionar soluciones a los empleados que se encargan de organizar los viajes de negocios, de darles seguimiento y de controlarlos. Las soluciones de software de viajes y gastos pueden ayudar a gestionar mejor el gasto corporativo, además de a mejorar la experiencia de tu gestor de viajes.

Tus viajes corporativos son poco eficientes y confusos

Si tus empleados suelen hacerse muchas preguntas sobre los viajes de negocios, contar con un software de gestión de viajes y gastos como este puede serte útil.

Los empleados deben sentirse seguros en lo que respecta a sus viajes de negocios y saber qué normativas existen, como la política de viaje de tu empresa, por ejemplo. Esto implica proporcionarles el apoyo necesario para ayudarles a reservar viajes de forma eficiente y respetando los límites de los requisitos de viaje de la empresa.

Las soluciones de gestión de viajes y gastos te ayudan a optimizar los viajes corporativos de principio a fin. El uso de tecnología intuitiva hace que el proceso de reserva sea más sencillo, mientras que el apoyo ofrecido te garantiza que los empleados siempre sabrán lo que está pasando.

Qué deberías tener en cuenta al elegir un software de viajes y gastos

Al decidir sobre los servicios de gestión de viajes y gastos, es importante conocer las características que debes tener en cuenta.

Sopesa si recurrir a una empresa de gestión de viajes: estas plataformas permiten a las empresas gestionar todo lo relacionado con los viajes de negocios, además de los gastos. Las soluciones de gestión de viajes pueden ayudarte a simplificar tus viajes de negocios, tanto en lo referente a las reservas de los viajes como al seguimiento de los viajeros, a los cambios de vuelos o a cualquier otra necesidad corporativa.

El equipo o el gestor encargado de reservar viajes corporativos deben considerar los siguientes factores y la importancia que tienen para sus propias necesidades en relación con los viajes.

Una plataforma de gestión de viajes fácil de usar

Una característica práctica que debes tener en cuenta al elegir un proveedor de software de viajes y gastos es hasta qué punto es fácil de usar. Tienes que asegurarte de que todos los empleados sepan usar la plataforma, desde los becarios de TI hasta el director ejecutivo.

Si un software es difícil de usar, es probable que se cometan errores absurdos. Por eso, te conviene que el proceso sea lo más sencillo posible.

Ten en cuenta los paneles de control que los usuarios ven al usar el software: ¿son confusos y anticuados? ¿O son intuitivos y modernos? Necesitas una solución que cualquier persona de tu organización pueda explorar fácilmente, desde los gestores de viajes hasta los empleados que viajen.

Busca un software de gastos que ofrezca un enfoque integral en lo que respecta a la incorporación de los empleados o, mejor aún, una solución que no requiera tener grandes conocimientos para gestionar viajes de negocios. De ser posible, solicita una demo antes de comprar algo.

Varios perfiles de usuario para gestionar los viajes con fluidez

Es esencial poder crear varios perfiles de usuario para gestionar tu programa de viajes corporativos. No todos los empleados ejercen las mismas funciones: no todos requieren el mismo acceso a tu solución de gestión de viajes. Por ejemplo, el equipo financiero necesita acceder a toda la información de los gastos, pero el becario de marketing que lleva tus redes sociales no.

Esto también facilita la gestión de los gastos y la contabilidad. Los perfiles de usuario garantizan que tu equipo pueda gestionar fácilmente los gastos de cada usuario individual de un vistazo, en vez de tener que descifrar quién ha gastado qué.

Cuando se usa una solución de software como esta, puede venir bien tener varios perfiles de usuario para gestionar los gastos de la empresa y separar a quienes puedan tener más presupuesto que los demás. También es útil si algún empleado ejecutivo tiene su propia tarjeta de crédito empresarial y beneficios adicionales.

Integración y cumplimiento de la política de viaje

Es probable que tu organización tenga una política empresarial o una política de gastos para los viajes corporativos (si no es así, no dudes en consultar nuestra política de viajes de empresa gratuita para que los empleados te ayuden a crear una).

Tu política de viajes describe las normas relacionadas con los gastos de los viajes y garantiza que los empleados respeten el presupuesto. El software que elijas debe integrarse con tu política de viajes. Así, podrás hacer seguimiento de los gastos de los viajes y asegurarte de que tus empleados respeten el presupuesto al viajar.

Un proceso de reembolso ideal

Poder ver un resumen preciso de los gastos empresariales es esencial para gestionar bien cualquier empresa, en particular las pymes.

Reembolsar a los empleados debe ser una prioridad, especialmente si tienen que poner de su bolsillo en la empresa para la que trabajan. Esto afecta a la satisfacción de los empleados.

Poder hacer un seguimiento de los gastos y escanear los recibos ayuda a gestionar los gastos y los reembolsos de forma eficiente. Al escanear los recibos, por ejemplo, todos los empleados proporcionarán comprobantes de gastos precisos y contarás con los documentos que los justifiquen para la declaración del IVA y otros efectos fiscales.

Automatiza el flujo de trabajo de aprobación y los informes

Te interesa disponer de una solución que destaque a la hora de automatizar los informes de los viajes y las reglas de los flujos de trabajo. Ayuda a agilizar la tramitación de tus viajes corporativos de principio a fin.

Necesitas una herramienta que optimice las reservas y los informes de los viajes, tanto para obtener la aprobación de los viajes propuestos como para automatizar el proceso de facturación.

Unas integraciones perfectas con las herramientas existentes

La mayor parte de los sistemas de gestión de viajes y gastos ofrecerán una gran variedad de integraciones de terceros. Si no lo hacen, tal vez quieras considerar otra solución. Las integraciones son esenciales para que el proceso de gestión de viajes funcione a la perfección.

Te interesa tener en cuenta la capacidad de integración con las herramientas que usarás con tus soluciones, como:

• Software de contabilidad
• Software de gestión de viajes
• Herramientas para controlar el tiempo
• Herramientas de RR. HH.
• Software de gestión de equipos
• Software de planificación

La capacidad de integración difiere de una solución a otra, así que asegúrate de elegir una solución de viajes y gastos que se integre con todo lo que necesitas.

Las mejores soluciones de gestión de viajes y gastos

Ahora que ya sabes lo que buscas en una solución de software de gestión de gastos de viaje, echemos un vistazo a los seis mejores softwares a tu disposición. Aquí te recomendamos algunas plataformas útiles que puedes usar en 2023 para reservar viajes corporativos.

1. TravelPerk

TravelPerk es una plataforma de gestión de viajes de negocios que ayuda a sus clientes a reservar y gestionar fácilmente sus viajes corporativos. La solución se integra con otras herramientas, entre las que se incluyen muchas soluciones populares de gestión de gastos, como Pleo o Payhawk. Esto te garantiza que tendrás todo lo que necesites en una sola plataforma fácil de usar.

Los principales beneficios de TravelPerk incluyen:

• Acceso a varios perfiles de usuario para reservar viajes
• Perfiles de invitado para no empleados que necesiten reservar y gestionar sus viajes de negocios
• Cumplimiento de la política empresarial al ofrecer opciones de reserva
• Integraciones de terceros con herramientas populares como Pleo, Factorial o Slack.
• Excelente atención al cliente 24/7 con un tiempo de respuesta objetivo de 15 segundos
• Informes y datos avanzados para disponer de un resumen completo del gasto
• Soluciones de recuperación del IVA rápidas: descubre cuánto podrías ahorrar con la calculadora de recuperación del IVA de TravelPerk

TravelPerk también ofrece una solución de viaje flexible, FlexiPerk, para ayudar a las empresas a limitar los gastos de viaje innecesarios. Con FlexiPerk, las empresas pueden reclamar que se les devuelva el 80 % de su dinero como poco siempre que cancelen con al menos dos horas de antelación.

Las empresas nunca perderán de vista sus objetivos de sostenibilidad con GreenPerk: la solución para compensar el carbono de TravelPerk. Las empresas pueden reservar viajes de negocios teniendo en cuenta el medioambiente y apoyar iniciativas ecológicas cuidadosamente seleccionadas por el equipo de Sostenibilidad de TravelPerk.

La solución integral de gestión de viajes de TravelPerk es fácil de usar y las integraciones de gestión de gastos te permiten crear un flujo de trabajo sencillo para cubrir todas tus necesidades en relación con los viajes de negocios. TravelPerk te ofrece todo lo que le pedirías a una solución de gestión de viajes y gastos.

Prueba TravelPerk hoy mismo para descubrir de primera mano sus servicios profesionales de alta calidad y empezar a simplificar la gestión de tus viajes corporativos.

2. Fyle

Fyle es un software de gestión de gastos que permite a las empresas y a los empleados gestionar mejor la tramitación de los gastos y los reembolsos. Fyle también se integra con TravelPerk para ofrecer informes de gastos de viaje sin problemas, además de llevar a cabo la contabilidad y las integraciones de los datos de los empleados. Proporciona a los gerentes financieros un control y una visibilidad absolutos de los procesos de viajes y gastos.

Los principales beneficios de Fyle incluyen:

• Gestionar fácilmente los recibos y los detalles de los viajes de negocios
• Guardar o enviar informes de gastos digitales a través de un panel de control central
• Garantizar que se cumplan las políticas de reembolso de gastos de viaje establecidas
• Acceder al software de gestión de tarjetas de crédito, algo útil para controlar y procesar tarjetas de crédito empresariales

Fyle no sirve para organizar viajes corporativos, pero su integración con TravelPerk brinda a los gestores de viajes un lugar en el que gestionar todos los procesos de los viajes de negocios. Los viajes que se reservan con TravelPerk generan un gasto en Fyle, donde las facturas se añaden a su correspondiente reserva como un archivo adjunto. Las dos soluciones trabajan codo con codo para ofrecerte un resumen completo de tu gasto en viajes.

Fyle te ofrece una plataforma sencilla que, al integrarse con tus soluciones favoritas, permite gestionar los viajes y los gastos sin problemas.

3. SAP Concur

SAP Concur es un software de gestión de viajes y gastos todo en uno. Te ayuda a automatizar tus procesos de trabajo para gestionar tus viajes fácilmente. Tiene todo lo que necesitas: desde hoteles hasta taxis, pasando por billetes de avión.

Los principales beneficios de SAP Concur incluyen:

• Reducir los costes generales controlando cómo se gestionan los viajes y los gastos
• Mejorar el cumplimiento y ayudar a mitigar los riesgos
• Implementaciones sencillas con soluciones en la nube
• Una solución escalable para empresas en crecimiento
• Una solución optimizada para móviles para quienes quieran contar con capacidades de aplicaciones móviles

SAP Concur, al igual que TravelPerk, ofrece una solución completa para gestionar viajes de negocios y gastos. Sin embargo, a la hora de reservar viajes corporativos, TravelPerk ofrece mucho más a empresas más pequeñas.

• Como su inventario es mayor, TravelPerk proporciona mejores ofertas procedentes de una mayor variedad de proveedores de viajes, incluidos vuelos, alojamientos y coches de alquiler.
• Con SAP Concur, puede que te cueste calcular el precio, ya que presenta muchas características opcionales. Con TravelPerk, pagas cuando viajas, sin tarifas ni cargos inesperados.
• La plataforma de TravelPerk es fácil de implementar y usar, mientras que los usuarios de SAP Concur suelen decir que es complicado y difícil usar su herramienta.

TravelPerk ayuda a las empresas a ahorrar en viajes y a gestionar los gastos a la perfección. SAP Concur ofrece soluciones similares, pero no una interfaz intuitiva ni un equipo de asistencia experto.

4. TravelBank

TravelBank es otra plataforma que permite gestionar los gastos y los viajes en un solo lugar. TravelBank te ayuda a optimizar la gestión de los viajes y los gastos mediante varias soluciones.

Según TravelBank, sus principales beneficios incluyen:

• Un diseño fácil de usar y un proceso de reembolso de gastos rápido
• Crear e implementar políticas de viaje para clientes y asignaciones de gastos
• Atención al cliente 24/7 para los empleados que viajen
• Importar transacciones de tarjetas personales y corporativas/bancos para agilizar la gestión de los gastos

TravelBank ofrece beneficios similares a los de TravelPerk, pero este también brinda una serie de capacidades adicionales:

• FlexiPerk de TravelPerk proporciona a las empresas opciones para viajar con flexibilidad
• Con TravelPerk, solo pagas cuando viajas: TravelBank solo proporciona un servicio de suscripción
• TravelPerk ofrece más integraciones de terceros que TravelBank

En general, los usuarios dicen que es más fácil configurar, usar y administrar TravelPerk que TravelBank. Quienes han dejado alguna reseña consideran que TravelPerk satisface sus necesidades mejor que TravelBank y que la asistencia de alta calidad que proporciona el equipo de Atención al cliente de TravelPerk es insuperable.

5. Zoho Expense

Zoho Expense es una de las principales plataformas de gestión de gastos disponibles para las empresas. Ofrece soluciones de gestión de gastos y viajes corporativos a empresas de todos los tamaños. Es una gran solución para empresas en crecimiento que necesiten soluciones sencillas y escalables para gestionar sus gastos.

Según Zoho Expense, sus principales beneficios incluyen:

• Viajes corporativos optimizados con informes de gastos automatizados para cada viaje
• Notificaciones para avisar a los miembros de los equipos de las actualizaciones y los cambios
• Visualización de los gastos en tiempo real para obtener un resumen actualizado de cualquier dato relacionado con los gastos
• Análisis capaces de resaltar los cambios necesarios para mejorar la forma de gestionar los viajes y los gastos

Aunque Zoho Expense ofrece un paquete completo de características, hay áreas con las que los clientes no están muy satisfechos, como la atención al cliente y las capacidades del inventario. TravelPerk resuelve estas cuestiones importantes ofreciendo:

• Un Servicio de Atención al Cliente 24/7 de alta calidad que responde un tiempo objetivo de 15 segundos
• El mayor inventario del sector con las mejores ofertas del mercado
• Funciones clave como la compensación del carbono y la recuperación del IVA
• Una interfaz y un flujo de trabajo sencillos

Principalmente, Zoho Expense ofrece la capacidad de gestionar gastos, por lo que no da la talla en lo que respecta a los viajes corporativos. TravelPerk permite gestionar los viajes corporativos y los gastos a la perfección con una plataforma innovadora e integraciones intuitivas. Además, los usuarios otorgan una mayor calificación a TravelPerk que a Zoho en todas las áreas clave, como la facilidad de uso, la calidad de la asistencia y la dirección del producto.

6. Emburse Certify

Emburse Certify es un software de gestión de gastos que ofrece la opción de reservar viajes desde su herramienta de reserva integrada en la plataforma o mediante su integración con otro sistema de gestión de viajes.

Con Emburse Certify, puedes entregar informes de gastos, organizar cuentas por pagar y gestionar rápidamente las facturas, y todo ello en una sola plataforma.

Según Emburse Certify, sus principales beneficios incluyen:

• Flujos de trabajo para gestionar los gastos de los empleados de forma eficiente, fiable y con una cantidad considerable de datos
• Cumplimiento de la política con controles de política integrados
• Admite más de 140 divisas y 64 idiomas

Emburse Certify ofrece una potente solución de gestión de gastos para pequeñas y grandes empresas, y, en combinación con una TMC, como TravelPerk, te ayuda a tener todos los viajes y los gastos bajo control. TravelPerk te ayuda a gestionar todos los viajes corporativos, mientras que Emburse Certify optimiza el proceso de gestión de gastos: es la combinación ideal.

Invierte en un software de gestión de viajes y gastos

Las soluciones de gestión de viajes y gastos pueden ayudar a las empresas a organizar y gestionar los viajes corporativos y los gastos asociados. Implementando el proceso de gestión de gastos adecuado, las empresas pueden contribuir a reducir costes y dificultades. Una solución completa de gestión de viajes y gastos ayuda tanto al gestor de viajes como al gerente financiero a crear programas de viajes más rentables. Ponte en contacto hoy mismo para descubrir cómo puede simplificar TravelPerk tus viajes corporativos y proporcionarte información clave para mejorar constantemente tus procesos de viaje.