8 moderne Geschäftsreiseanbieter im Vergleich

Die Geschäftsreise ist zurück: Nachdem die Anzahl der Dienstreisen während der Corona-Pandemie einbrach, steigt sie nun wieder erheblich. Persönlicher Austausch unter Geschäftspartner:innen erscheint wichtiger denn je.

Doch Planung und Buchung von Geschäftsreisen kosten Zeit, Geld und Ressourcen. Je größer das Unternehmen, desto immenser die Herausforderung. Hier kommen Reisemanagement-Unternehmen bzw. Geschäftsreisebüros ins Spiel. Diese buchen und verwalten Geschäftsreisen, damit Kunden Zeit und Geld sparen können. Sie sind darauf spezialisiert, die besten Angebote für reisende Mitarbeiter:innen zu finden. So haben sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter:innen mehr Zeit, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren, für die die Geschäftsreise ja eigentlich unternommen wird. Zusätzlich unterstützt Sie ein guter Reisemanagement-Anbieter bei Erstellung und Einhaltung von Reiserichtlinien, der Auswertung, der Abrechnung sowie Steuerrückforderung und vielem mehr.

Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Dienstleistungen acht verschiedener Reisemanagement-Unternehmen und finden Sie so den passenden Anbieter für Ihr Unternehmen!

Woran erkenne ich professionelle Geschäftsreiseanbieter?

Es gibt zahlreiche Reisemanagement-Unternehmen für Geschäftsreisen. Um hier die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie sich zunächst bewusst machen, wonach Sie suchen. Berücksichtigen Sie insbesondere folgende Punkte bei Ihrer Entscheidung:

Große Auswahl & besondere Buchungsoptionen

Größere Reisemanagement-Unternehmen arbeiten in der Regel mit vielen verschiedenen Reiseanbietern zusammen – wovon auch Sie profitieren können: Aufgrund der jahrelangen Zusammenarbeit werden oft exklusive Tarife und besondere Buchungsoptionen für Firmenkunden geboten. Außerdem steht Ihnen eine große Auswahl an Unterkünften zur Verfügung. Achten Sie also darauf, ein etabliertes, großes Unternehmen wie etwa TravelPerk als Partner zu wählen, um von diesen Vorteilen zu profitieren.

Einfache Benutzeroberfläche & gute User Experience

Mit der Beauftragung eines Geschäftsreiseanbieters wünschen Sie sich vor allem eins: eine Vereinfachung Ihrer Prozesse. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und guter User Experience wird das Reisemanagement über die Plattform zum Kinderspiel. Vergleichen Sie auch diesbezüglich die verschiedenen Anbieter. Wie einfach die Bedienung der Plattform von TravelPerk ist, zeigen wir Ihnen gern in einer Demo.

Integration von Reiserichtlinien & Reisekostenabrechnung

Rundum-Service aus einer Hand: Das bietet Ihnen ein gutes Reisemanagement-Unternehmen. Achten Sie daher darauf, dass die unternehmenseigenen Reiserichtlinien und die Reisekostenabrechnung auch über die Plattform laufen. So sparen Sie sich lästigen Papierkram und Verwaltungsaufwand. Bei TravelPerk integrieren Sie in nur zwei Minuten Ihre Reiserichtlinien und wickeln die Reisekosten ganz einfach über das integrierte Spesenmanagement-Tool ab.

24/7-Kundenservice & individuelle Lösungen

Probleme bei einer Geschäftsreise können Tag und Nacht auftreten. Daher ist ein Rund-um-die-Uhr-Kundenservice besonders für die Geschäftsreisenden wertvoll. Profitieren Sie bei TravelPerk von diesem Komfort! Auch individuelle Lösungen sollte ein Reisemanagement-Unternehmen Ihnen bieten, damit es all Ihre Bedürfnisse hinsichtlich der Dienstreisen erfüllen kann.

Die 8 Geschäftsreiseanbieter im Vergleich

Beim Reisemanagement geht es um mehr als nur Flugbuchungen und Hotelreservierungen: Im Fokus steht die Gestaltung einer nahtlosen Reiseerfahrung, die sowohl die Bedürfnisse Ihres Unternehmens als auch die Ihrer reisenden Mitarbeiter:innen erfüllt. In der folgenden Analyse präsentieren wir Ihnen eine Auswahl beliebter Geschäftsreiseanbieter – und verraten Ihnen, welche diesen Anspruch erfüllen.

1. TravelPerk

TravelPerk bietet Ihnen eine umfangreiche Palette an Funktionen und Dienstleistungen rund um Geschäftsreisen. Dabei stehen Rundum-Service, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit für uns stets im Mittelpunkt. Somit ist TravelPerk für die meisten Unternehmen die richtige Wahl für ihr Reisemanagement. Profitieren Sie dabei von folgenden Leistungen:

Umfangreiche Buchungsoptionen

Mit TravelPerk haben Sie Zugriff auf das weltweit größte Reiseinventar. Sie können Flüge, Hotels, Züge, Mietwagen und mehr in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform buchen.

Flexibilität und Kontrolle

TravelPerk bietet individuell anpassbare Reiserichtlinien, automatisierte Genehmigungsprozesse, Integration von Reisekostenabrechnungen sowie Echtzeit-Berichte. Damit können Sie die Kontrolle über Ihre Geschäftsreisen behalten und gleichzeitig den Reisenden große Flexibilität bieten. Individuelle Reportings ermöglichen Ihnen eine einfache Auswertung der Reisen.

Kundenservice rund um die Uhr

Bei unvorhergesehenen Ereignissen steht Ihnen bei TravelPerk ein 24/7-Kundenservice zur Seite. Echte Mitarbeiter:innen stehen rund um die Uhr zur Verfügung, um Probleme zu lösen und Unterstützung zu leisten – mit einer angestrebten Reaktionszeit von 15 Sekunden.

Sicherheit und Compliance

TravelPerk sorgt dafür, dass Ihre Geschäftsreisen sicher sind und den Vorschriften entsprechen. Hinsichtlich Reisesicherheit und -beschränkungen bleiben Ihre Mitarbeiter:innen stets auf dem neuesten Stand: Sie erhalten Echtzeit-Updates vor und während der Reise. Ein absolutes Muss für moderne Geschäftsreisen.

Einfache Kostenverwaltung

Viele Buchungen, nur eine Rechnung: So einfach geht die Abrechnung über TravelPerk. Mit dem Echtzeit-Einblick nach jeder Buchung behalten Sie außerdem stets den Überblick. Und mit unserer komfortablen Mehrwertsteuerrückforderung sparen Sie außerdem bis zu 25 % der jährlichen Reisekosten – ganz ohne komplizierten Papierkram.

Nachhaltigkeit

Möglichst nachhaltiges Reisen ist heutzutage wichtiger denn je. Bei TravelPerk erhalten Sie einen Emissionsbericht, um die Umweltbilanz im Auge zu behalten: Rufen Sie den CO₂-Ausstoß Ihrer Flüge und anderer Reiseoptionen in Echtzeit auf. Mit dem GreenPerk-Programm können Sie die CO₂-Emissionen Ihrer Geschäftsreisen automatisch kompensieren und Ihre Emissionen einfach und transparent kontrollieren.

2. LCC Business Travel

Wer für ein mittelständisches Unternehmen auf der Suche nach einem Geschäftsreiseanbieter ist, für den ist Lufthansa City Center (LCC) eine gute Wahl. LCC bietet dabei sowohl klassische Geschäftsreisebüros als auch ein Online-Buchungstool. Diese Services werden dem Kunden dabei u.a. zuteil:

• Planung und Buchung per Anruf bzw. E-Mail oder selbst in der App
• Echtzeitbuchung unter Berücksichtigung der Reiserichtlinien
• Integration des Reisemanagement-Tools in unternehmenseigene Umgebung
• Technische Lösung für Reisekostenabrechnungen
• Echtzeit-Überwachung, -Steuerung und -Optimierung der Reisekosten
• Monatliche Standardreportings und individuelle Auswertungsmöglichkeiten
• Programm “Responsive Travel” für nachhaltigere Geschäftsreisen

3. SAP Concur

SAP Concur ist eine der ältesten Reisemanagement-Softwares und vor allem auf große Unternehmen spezialisiert. Sie bietet: 

• eine integrierte Lösung für das Reise-, Rechnungs- und Spesenmanagement, einschließlich der Möglichkeit, Reisen zu buchen, Spesenabrechnungen zu verarbeiten und Rechnungen zu verwalten
• Tools für die Compliance-Verfolgung und Analyse, um Reise- und Ausgabenpolitik effektiv zu verwalten
• eine mobile App, die den Nutzern ermöglicht, Reisen zu buchen und Spesenabrechnungen unterwegs zu verarbeiten.

Das Reisemanagement-Unternehmen ist ein Teil von SAP, wodurch es sich gut in das SAP-System integrieren lässt.

4. Egencia

Egencia ist eine globale B2B-Reisetechnologie-Plattform, die Reisenden, Travelmanager:innen und Reisekoordinator:innen eine einheitliche und konfigurierbare Reisemanagement-Lösung bietet. Folgende Vorteile bietet die Plattform laut eigenen Angaben:

• Eine benutzerfreundliche Plattform, die Zugang zu einer großen Auswahl an Reiseangeboten für Hotels, Flüge, Züge und Mietwagen bietet.
• Ein Risikomanagement-Tool, das Informationen und Warnungen zu Reisebeschränkungen bereitstellt.
• Eine Suite von APIs, die eine robuste Integration mit anderen Anwendungen für Reise- und Kostenmanagement ermöglichen.
• Ein lokales Kontomanagement sowie ein Kundenservice in 60 Ländern und 6 Sprachen.

5. AMEX GBT

AMEX GBT ist ein Dienst für Geschäftsreisemanagement, der eine ganzheitliche Reisebuchungslösung sowie die Planung von Meetings und Veranstaltungen anbietet. Die Lösung konzentriert sich eher auf die Bedürfnisse größerer Unternehmen. Folgende Vorteile kommuniziert AMEX GBT:

• Vorverhandelte Rabatte für Flüge, Hotels und Mietwagen sowie eine Mehrwertsteuer-Rückerstattung.
• Umfassende Reisebuchungslösung mit 24/7-Support
• CO₂-Kompensation und Sorgfaltspflicht für das Wohlergehen der Reisenden.

6. BCD Travel

BCD Travel mit Hauptsitz in den Niederlanden ist ein weiterer Gigant in der Welt des Geschäftsreisemanagements. Das Unternehmen hat Niederlassungen in 109 Ländern und bietet Unternehmen auf der ganzen Welt Reisemanagementlösungen an.

Es handelt sich dabei um ein traditionelles Geschäftsreisebüro, bei dem je nach Größe des Kunden über einen Kundenbetreuer oder ein Online-Buchungstool gebucht wird. Durch seine zahlreichen Partner kann BCD Travel eine Vielzahl an Lösungen bieten. BCD Travel sieht sich selbst aus folgenden Gründen als führendes Reisemanagementunternehmen:

• Zahlreiche verschiedene Travelmanagement-Plattformen für unterschiedliche Zielgruppen und Bedürfnisse 
• Zugriff auf APIs, die in Plattformen integriert werden, um Geschäftsanforderungen zu erfüllen
• Lösungen für KMUs

7. TravelBank

TravelBank ist ein weltweit tätiges Unternehmen für Reisekosten- und Geschäftsreisemanagement. Das Unternehmen entwickelte zunächst eine ausschließlich mobile Lösung – und auch weiterhin liegt der Schwerpunkt des Anbieters bei der mobilen Verwaltung von Geschäftsreisen. Zu den wichtigsten USPs gehören laut TravelBank:

• Eine All-in-One-Plattform, die Reisen und Ausgaben umfasst
• Benutzerfreundliche Oberfläche
• Unterstützt Tausende von Firmenkarten und Privatkreditkarten
• Kundenservice rund um die Uhr

8. Comtravo

Comtravo gehört im deutschsprachigen Raum zu den beliebtesten Geschäftsreiseanbietern. Dabei wirbt das Unternehmen mit folgenden Vorteilen:

• Flexible Buchung über Telefon, E-Mail, das Selbstbuchungs-Tool oder eine App
• Übersichtliche Verwaltung und Kontrolle in einem Tool – von Reiserichtlinien über Reisepräferenzen bis zu Reportings
• Sicherheit der Reisenden durch Überblick aller Aufenthaltsorte im Online-Tool
• Kundenservice rund um die Uhr
• Schnelle Abrechnung durch Vorstreckung aller Kosten und Sammelrechnung

Online-Buchungstool vs. Reisemanagement-Unternehmen

Für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen nutzen manche Unternehmen Online-Buchungstools. Doch was unterscheidet diese von einem Reisemanagement-Unternehmen und welche Lösung ist am sinnvollsten?

Ein Online-Buchungstool ermöglicht dem Nutzer, Geschäftsreisen nach eigenen Präferenzen und Bedürfnissen zu buchen. Auch der Vergleich verschiedener Angebote ist hier oft möglich. Allerdings kann die Vielfalt der Optionen dazu führen, dass Sie bei der Dienstreise-Buchung und -Planung weiterhin einen hohen Zeitaufwand haben. Zudem fehlen persönliche Beratung und Unterstützung, was insbesondere bei komplexeren Reiseplanungen von Nachteil sein kann.

Im Gegensatz zu Online-Buchungstools bieten Reisemanagement-Unternehmen einen vollumfänglichen Service rund um die Planung und Buchung Ihrer Geschäftsreisen. Dabei kommt zwar meist ebenfalls ein Online-Buchungstool (OBT) zum Einsatz – dieses wird jedoch noch ergänzt durch kompetente Hilfe bei der Auswahl der richtigen Angebote sowie Unterstützung vor, während und nach der Reise. Moderne Reisemanagement-Unternehmen werden auch als Reisemanagementplattformen bezeichnet, da sie den Kunden ihre Reisemanagementsoftware bei einer Zusammenarbeit oft zur Verfügung stellen.

Gute Gründe, um mit einer Reisemanagementplattform zu buchen

Reisemanagement-Unternehmen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Online-Buchungstools. Sie nehmen Ihnen bei Geschäftsreisen nicht nur jede Menge Arbeit und Stress ab, sondern besitzen noch weitere Pluspunkte:

Fachwissen, Erfahrung & Insider-Informationen

Reisemanagement-Unternehmen sind Experten für Geschäftsreisen. Sie bezahlen nicht einfach jemanden, der sich durch ein OBT klickt, sondern arbeiten mit einem/r erfahrenen Kundenbetreuer:in zusammen, der oder die ein gutes Angebot instinktiv erkennen kann und über Fachwissen sowie wichtige Insider-Informationen verfügt. 

Die Mitarbeiter:innen von Reisemanagement-Unternehmen kümmern sich zudem auch in etwaigen Notfällen um die Geschäftsreisenden – wenn sie beispielsweise ihren Flug verpassen oder sich vor Ort bürokratische Hürden ergeben.

Organisation & Networking

Reisemanagement-Unternehmen verbringen Jahre damit, Partnerschaften mit Reise- und Gastgewerbeunternehmen auf der ganzen Welt aufzubauen. Ein Hotel teilt Ihnen vielleicht mit, dass es ausgebucht ist – ein Reisemanagement-Unternehmen dagegen erhält möglicherweise eine ganz andere Antwort. Sie erhalten auch bei vielen Gelegenheiten exklusive Preise, sodass Sie ein besseres Angebot erhalten als bei einer direkten Buchung.

Reisemanagement-Unternehmen buchen Ihre Reisen außerdem gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens. Sie beraten Ihre Mitarbeiter:innen auch dahingehend, wie diese die Anforderungen der Geschäftsreise erfüllen und gleichzeitig die Reiserichtlinie einhalten können, damit es bei der Rückkehr keine unangenehmen Überraschungen gibt.

Vorteile gegenüber klassischen Geschäftsreisebüros

Klassische Geschäftsreisebüros fokussieren sich in erster Linie auf die logistischen Aspekte einer Geschäftsreise: Sie kümmern sich um die Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen etc. Ihr Hauptziel besteht darin, die besten verfügbaren Optionen zu finden und zu buchen.

Reisemanagement-Unternehmen hingegen bieten in der Regel einen umfangreicheren Service, der über die bloße Reisebuchung hinausgeht. Sie beziehen strategische Aspekte mit ein, wie die Entwicklung und Durchsetzung von Reiserichtlinien, Kostenmanagement, Analyse von Reisedaten und Optimierung von Reiseprozessen. Auch Dienstleistungen in Bezug auf Risikomanagement und die Sicherheit der Reisenden können Teil des Portfolios sein. Insgesamt geht es bei Reisemanagement-Unternehmen darum, den gesamten Prozess der Geschäftsreise zu optimieren und zu steuern, um Effizienz und Kosteneffektivität zu maximieren.

Cybersicherheit bei Online-Geschäftsreiseanbietern

Haben Sie einen Online-Geschäftsreiseanbieter ins Auge gefasst, sollten Sie Ihr Augenmerk auch auf die Datensicherheit legen – denn Cyberbedrohungen nehmen immer weiter zu. Und wenn ein Geschäftsreiseunternehmen keine ausreichenden Schutzmaßnahmen ergreift, sind die Daten Ihres Unternehmens nicht ausreichend geschützt. 

Bei TravelPerk gehen Sie auf Nummer sicher: 

• Unser Rechenzentrum befindet sich in der EU
• Wir arbeiten auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung der EU und Großbritannien sowie dem Datenschutzgesetz des kalifornischen Bundesstaates und weiteren Datenschutzbestimmungen
• Wir verfügen über ein umfassendes Sicherheitsprogramm zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten
• Wir schließen mit allen Lieferanten, die Zugang zu von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten haben, Datenverarbeitungsvereinbarungen ab
• Individuelle Zugriffsprofile für Ihre Kolleg:innen sorgen für Schutz persönlicher Daten
• Wir setzen auf Transparenz und halten Sie bezüglich unserer Datenschutzrichtlinien stets auf dem Laufenden

Erfahren Sie hier mehr zur Cybersicherheit bei TravelPerk.

Tipp: So buchen Sie Geschäftsreisen professionell

Planung und Buchung von Geschäftsreisen können eine Herausforderung darstellen – daher sollten Sie diese Aufgaben professionell und strukturiert angehen. Hier die wichtigsten Schritte auf einen Blick:

1. Reiseroute erstellen: Um Kosten zu sparen, ist eine möglichst effiziente Route gefragt. Bedenken Sie dabei Flugzeiten, Transfer-/Umsteigezeiten sowie Zeitverschiebungen.
2. Transport und Unterkünfte buchen: Über Vergleichsportale können Sie die günstigste Verbindung finden. Prüfen Sie jedoch stets die Stornierungsbedingungen, da Geschäftsreisen sich verschieben oder ausfallen können.
3. Transport vor Ort: Flughafentransfer, An- und Abreise zu und von der Unterkunft sowie zu und von den geschäftlichen Terminen mit Mietwagen, öffentlichen Verkehrsmitteln oder Taxi müssen je nach Gegebenheiten geplant werden.
4. Verpflegung und Freizeit: Eventuell stehen auch Reservierungen in Restaurants oder die Planung des Caterings an. Überlegen Sie auch, ob Freizeitaktivitäten für Networking oder Teambuilding bei der geplanten Reise sinnvoll sind.

Bei all diesen Schritten ist es wichtig, die bestehenden Reiserichtlinien Ihres Unternehmens und die Reisebudgets zu beachten. Planen Sie mögliche Ausgaben für Visa, Impfungen oder Reiseversicherungen mit ein.

Zur Planung der Geschäftsreise gehört auch, die Reisenden mit allen notwendigen Informationen zu versorgen: Dazu zählen beispielsweise Flug- oder Zugdetails, Hotelreservierungen, Transportoptionen und Notfallkontakte.

All diese Schritte können durch einen professionellen Anbieter für Geschäftsreisen deutlich vereinfacht werden. Dieser kümmert sich auf Wunsch um alle Details und sorgt dafür, dass die Dienstreise so reibungslos und effizient wie möglich abläuft. Das erleichtert nicht nur Ihr Reisemanagement, sondern sorgt auch für eine höhere Zufriedenheit bei den Geschäftsreisenden.

FAQ - häufige Fragen zu Geschäftsreiseanbietern