Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen – sicher unterwegs mit TravelPerk

Bei der Organisation einer Dienstreise steht die Sicherheit der Reisenden an erster Stelle. Damit diese gewährleistet ist, ist eine gute Vorab-Organisation unabdinglich. Diese ist bei unserer Lösung vollumfänglich integriert. So erhalten Sie Reisewarnungen und Hinweise zu notwendigen Impfungen, Vorkehrungen und Versicherungen sowie Echtzeit-Updates zu Vorkommnissen und Risiken im Zielland bzw. auf der gesamten Reiseroute. Außerdem stehen wir Ihnen und Ihren Reisenden mit einem 24/7-Kundenservice zur Seite und unterstützen Sie bei spontanen Planänderungen, bei Krankheit wie auch in sonstigen Notfällen.

Eine allgemeingültige Begrenzung für die Häufigkeit von Dienstreisen gibt es nicht. Wichtig ist, dass die zulässige Arbeitszeit nicht überschritten wird und dass betriebliche und vertragliche Regeln eingehalten werden. Gut zu wissen: Dauert die Reisezeit länger als drei Monate an, gilt der Aufenthalt als Entsendung – das hat steuerrechtliche Auswirkungen.

Dem Weisungsrecht des Arbeitgebers und den Unternehmensinteressen stehen allerdings die individuellen Kapazitäten der Reisenden gegenüber. Diese spielen eine zentrale Rolle, wenn es um die Frage der Zumutbarkeit geht. Überlastungen und übermäßiger Stress – beispielsweise durch zu viele dienstliche Auslandsaufenthalte oder Reisen allgemein – können nicht nur die Arbeitsleistung negativ beeinflussen, sondern auch das mentale und körperliche Wohlergehen der Arbeitnehmer:innen gefährden. Die persönliche Belastbarkeit der Reisenden sollte daher unbedingt mit einbezogen werden.

Die Fürsorgepflicht gilt für alle Unternehmen, vom Start-up bis zum Großkonzern. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen im Büro oder auf Geschäftsreisen zu gewährleisten. Auch wenn die Fürsorgepflicht nicht explizit im Arbeitsvertrag auftaucht, gilt sie ausnahmslos für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen und lässt sich nicht aufheben. Deshalb bietet TravelPerk passende Lösungen für jede Unternehmensform und -größe. Wir sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter:innen sicher reisen – egal, wie viele es sind und wie häufig sie eine Dienstreise antreten.

Die Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen ist breit gefächert. Neben Schutzmaßnahmen während der Reisezeit beinhaltet sie sowohl Vorkehrungen als auch eine Nachbereitung im Anschluss an die Reise. Unter anderem spielen folgende Aspekte eine Rolle:

● Sicherheits- und Reisewarnung
● Prüfung der Eignung der Mitarbeiter:innen
● Erstellung eines Reiseplans und Reiseprofils
● Versicherungsschutz für Auslandsreisen
● Echtzeit-Updates zu Reisebeschränkungen
● Verfolgbarkeit der Mitarbeiter:innen
● Notfallkontakte und Reisesupport, möglichst 24/7
● Auswertung der Reise zur Prozessoptimierung

Bei der Entsendung von Mitarbeiter:innen ins Ausland gilt die Fürsorgepflicht. Dies bedeutet, dass sich Geschäftsreisende jederzeit sicher und unterstützt fühlen. Als Arbeitgeber bieten Sie zum Beispiel Unterstützung, wenn Mitarbeiter:innen einen Flug verpassen oder ein wichtiges Dokument wie ihren Reisepass verlegen. Auch im Krankheitsfall, bei Unfällen vor Ort und in anderen Ausnahmesituationen sind Sie da und wissen, was zu tun ist. Im Voraus schaffen Sie bereits die besten Voraussetzungen für eine umfassende Reisesicherheit der Arbeitnehmer:innen. Sie schließen die nötigen Dienstreiseversicherungen ab und stellen eine Reiserichtlinie zur Verfügung, die alle Prozesse ausführlich schildert. Zudem behalten Sie die Arbeitszeit der Reisenden im Blick. Bei vielen dieser Maßnahmen können wir Sie unterstützen.

Unsere Komplettlösung für Ihr Buchungs- und Reisemanagement bietet ein integriertes Sicherheitskonzept für die Fürsorgepflicht. Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeitnehmer:innen während der gesamten Reisezeit verwalten, schulen, verfolgen und schützen. Kontaktieren Sie uns gern, um über die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu sprechen und gemeinsam mit unseren Expert:innen zu eruieren, wie unsere Lösung für die Fürsorgepflicht Ihnen am besten helfen kann.

Die meisten Funktionen sind ohne zusätzliche Kosten direkt in TravelPerk integriert. Die Preise für die medizinische Notfallhilfe (bereitgestellt durch unseren Partner International SOS) hängen von einer Reihe von Faktoren ab. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen und unsere Expert:innen geben Ihnen gern eine detaillierte Aufschlüsselung.

Auch bei Notfällen im Zusammenhang mit COVID-19 greift das TravelPerk Sicherheitsmanagement. Unsere Partnerschaft mit International SOS stellt sicher, dass alle medizinischen Bedürfnisse Ihrer Reisenden gedeckt sind, wo immer sie sich befinden – einschließlich Krankentransport, Evakuierung und Rückführung.