Reisebuchungssystem – darauf sollten Sie achten

Wenn Sie häufig auf Dienstreise sind oder im Reisemanagement arbeiten, nutzen Sie sehr wahrscheinlich ein Reisebuchungssystem, um Geschäftsreisen zu buchen. Allerdings sind nicht alle Buchungstools gleich und einige Buchungssysteme können für Ihr Unternehmen besser geeignet sein als andere.Doch welche verschiedenen Arten von Reservierungssystemen gibt es und welche Vorteile bietet die moderne Reisetechnologie? Welche Funktionen sind nützlich und welche Fallstricke sollten Sie vermeiden, wenn Sie nach dem richtigen Online-Buchungstool für Ihr Unternehmen suchen? Erfahren Sie hier mehr!

Welche Arten von Reisebuchungssystemen gibt es?

1. Direktbuchung

Die naheliegendsten Buchungstools sind Reservierungssysteme, die viele Reiseanbieter wie Hotels, Fluggesellschaften, Bahnunternehmen und Mietwagenunternehmen online für ihre Kunden anbieten, damit diese die gewünschte Dienstleistung selbst buchen können. Über ein Online-Formular stellen Nutzer:innen entweder eine Reservierungsanfrage und erhalten im nächsten Schritt die Bestätigung – oder die Plattform erlaubt es, die Online-Buchung direkt und verbindlich abzuschließen.

2. Buchungstools für Geschäftsreisen

Buchungstools für Geschäftsreisen sind besonders für Personen nützlich, die sehr häufig auf Geschäftsreisen gehen. Tools wie TravelPerk wurden speziell für Unternehmen entwickelt. Das Ziel: den Workflow der Nutzer:innen von der Buchung über die Reisekostenabrechnung bis hin zur Berichterstellung zu optimieren. Eine Software wie TravelPerk richtet sich sowohl an Geschäftsreisende als auch an Travel-Manager:innen und Finanzabteilungen. Durch die transparente Abwicklung aller Prozesse über ein Tool können alle beteiligten Abteilungen Geld und Zeit sparen. Zusätzlich stehen im Kundensupport erfahrene Reiseexperten zur Verfügung.

3. Reisevermittler:innen

Reisevermittler:innen buchen die unterschiedlichsten Elemente einer Reise, wie Flüge, Hotelaufenthalte und Mietwagen. Diese verkaufen die Reiseexperten dann an Reisende weiter, die nach solchen Arrangements suchen. Das bekannteste Beispiel für ein Buchungssystem, das als Reisevermittler auftritt, ist Expedia.

4. Online-Reisebüros

Booking.com ist vielleicht das bekannteste Online-Reisebüro. Ähnlich wie Reisemanagement-Unternehmen bearbeiten Online-Reisebüros Kundenanfragen und bieten ihren Kunden dann verschiedene Optionen aus ihrem Inventar an Reiseprodukten.

5. Aggregator-Websites

Der große Unterschied von Aggregatoren zu anderen Lösungen ist, dass sie keine eigenen Verträge für Reisedienste haben. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um Suchmaschinen, die anhand der eingegebenen Parameter Informationen von unterschiedlichen Websites heranziehen. Eine Plattform wie zum Beispiel Kayak.com durchsucht Hunderte von anderen Reiseanbietern, um Ihnen Hoteloptionen für Ihre Geschäftsreise anzuzeigen.

Welche Funktionen sollte ein gutes Reisebuchungssystem für Geschäftsreisen haben?

Einfache Bedienung

Ein Online-Buchungstool sollte die Buchung von Reisen übersichtlicher und weniger stressig gestalten – und nicht Frust und Kopfschmerzen verursachen. Damit Ihr Unternehmen die Vorteile des Buchungssystems auch wirklich nutzen kann, müssen die Funktionen für alle Teammitglieder klar und einfach verständlich sein. Achten Sie deshalb bei der Wahl des Systems auf eine intuitive Benutzeroberfläche.

Anpassungsfähigkeit

Um das Online-Buchungstool Ihrer Wahl optimal zu nutzen, müssen Sie es an die Reiseanforderungen Ihres Unternehmens anpassen können. Ein wichtiger Punkt ist die Integration Ihrer Reiserichtlinie. Dadurch stellen Sie sicher, dass sie auch wirklich eingehalten wird. Für Geschäftsreisende schaffen Sie mit der integrierten Reiserichtlinie Klarheit. So kommen im Buchungs- und Abrechnungsprozess keine Fragen auf, was allen Beteiligten die Arbeit erleichtert.

24/7-Kundensupport

Die beste Lösung für ein Online-Buchungssystem ist jene, die einen hervorragenden Kundensupport beinhaltet. Dieser beantwortet alle Fragen und ist bei komplexeren Arrangements behilflich. Unsere Support-Mitarbeiter:innen bei TravelPerk sind rund um die Uhr, an 365 Tagen im Jahr und mit einer angestrebten Reaktionszeit von 15 Sekunden für Sie da.

Tipp: Stehen Sie vor der Aufgabe, einen außergewöhnlichen Veranstaltungsort für ein wichtiges Meeting zu finden? Premium- und Pro-Nutzer:innen können für solche besonderen Reisedienstleistungen die Reiseexperten des Concierge-Teams beauftragen.

Berichterstellung

Mit dem richtigen Reisebuchungssystem gehört die manuelle Berichterstellung der Vergangenheit an. Mit TravelPerk können Reise- und Finanzmanager:innen einfach auf konsolidierte Berichte zugreifen und die Reisedaten hinsichtlich Team, Mitarbeiter:in oder Projekt analysieren. Für jede Geschäftsreise fallen die geschätzten Reisekosten unterschiedlich aus. Daher haben wir unsere Plattform so konzipiert, dass Sie dank Berichten in Echtzeit die Budgets für Ihr Team dynamischer und genauer festlegen können.

Nahtlose Integration

Je nach Art der Lösung, für die Sie sich entscheiden, gibt es unterschiedliche Automatisierungs- und Integrationsstufen. Einige Anbieter wie TravelPerk optimieren sämtliche Aspekte Ihrer Geschäftsreisen: von der Buchung über das Reisemanagement bis hin zur Rechnungsstellung, Berichterstellung und Mehrwertsteuer-Rückerstattung. 

Das ist aber nicht bei allen Anbietern der Fall. Andere Buchungssysteme bieten weniger Funktionen oder benötigen zusätzliche Systeme, wodurch Ihrem Unternehmen unnötige Kosten und Komplikationen entstehen können.

Welche Vorteile hat die Online-Buchung bei der Planung von Geschäftsreisen?

1. Verbesserung der Compliance

Wenn Sie Ihre Reiserichtlinie in ein Reisebuchungssystem integrieren, ist es für Ihre Mitarbeitenden einfacher, diese auch einzuhalten. Reisemanager:innen können ganz einfach Budgetgrenzen in ihrer Richtlinie definieren und automatisierte Systeme für die Freigabe von Reisen sowie entsprechende Ausnahmen einrichten.

So verschwinden Reiserichtlinien nicht mehr in den Untiefen diverser Posteingänge, sondern informieren Reisende direkt im Buchungsprozess über die verfügbaren Optionen. Auf diese Weise wird nicht nur Zeit eingespart. Es bedeutet auch, dass Mitarbeiter:innen ihre Reisebuchungen selbstständig vornehmen können und darüber hinaus ein gutes Gewissen haben, weil sie innerhalb der Richtlinien agieren.

2. Mehr Flexibilität

In einem Unternehmen gibt es viele variable Aspekte, insbesondere im Hinblick auf Geschäftsreisen. Besprechungen werden abgesagt oder es gibt einen Notfall im Büro, und schon müssen Sie Ihre Reise abbrechen. Wir wissen, dass es zahlreiche Gründe gibt, warum die Rahmenbedingungen für Geschäftsreisen flexibel sein müssen.

Nutzer:innen unserer FlexiPerk-Option können daher Hotels und Transportoptionen wählen, bei denen sie sicher sein können, im Falle von Planänderungen stornieren zu können. Dabei erhalten sie bis zu 80 % des Geldes zurück.

3. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Es ist eine enorme Herausforderung, das gesamte Geschäftsreiseprogramm eines Unternehmens zu verwalten. Dabei ist es nahezu unmöglich, die Profile aller Reisenden im Blick zu behalten. Durch Reisebuchungssysteme haben Geschäftsreisende viel mehr Autonomie über ihre Reisearrangements, während Travel-Manager:innen entlastet werden.

Reisende können beispielsweise die Unterkünfte auswählen, die ihren Vorlieben entsprechen, wie zum Beispiel Airbnbs. Dadurch kann sich die Reiseerfahrung erheblich verbessern. Mit der Aussicht auf ein gutes Fitnessstudio oder einen garantierten Sitz am Gang begeben sich Ihre Mitarbeitenden mit einer positiven Einstellung auf eine erfolgreiche Geschäftsreise.

4. CO₂-Emissionen verringern

Nachhaltigkeit wird auch in Zukunft ein wichtiges Thema bei Geschäftsreisen sein. Insbesondere jüngere Mitarbeiter:innen entscheiden sich lieber für Unternehmen, denen die Zukunft unseres Planeten am Herzen liegt. Firmen, die ernsthaft daran interessiert sind, die CO₂-Emissionen von Geschäftsreisen zu reduzieren, werden die Früchte dieser Bestrebungen auf verschiedene Weise ernten. Gute Reisebuchungssysteme helfen Ihnen dabei, nachhaltiger zu reisen und die negativen Umweltauswirkungen zu verringern.

Tipp: Mit unserer GreenPerk-Lösung können Sie die Emissionen Ihrer Geschäftsreisenden nachverfolgen und dadurch Ihre Ziele einfacher erreichen und Anreize für Ihre Teams schaffen. Unser System bietet außerdem während des Buchungsprozesses Möglichkeiten zur CO₂-Einsparung an, sodass Reisende ganz einfach die umweltfreundlicheren Optionen auswählen können.

5. Fürsorgepflicht erfüllen

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihrer Fürsorgepflicht gegenüber jedem Mitarbeitenden nachzukommen. COVID-19 hat uns gezeigt, wie schnell sich Umstände ändern können und wie wichtig es ist, insbesondere bei Reisen, die aktuellsten Sicherheitsvorschriften zu kennen und einzuhalten.

Mithilfe eines Reisebuchungssystems behalten auch vielbeschäftigte Travel-Manager:innen den Überblick über die vielen Reisepläne, mit denen sie gleichzeitig arbeiten. Die mobile TravelPerk-App umfasst beispielswiese TravelCare, eine Lösung, durch die Reisende und Reisemanager:innen Sicherheitsbenachrichtigungen in Echtzeit erhalten – und das sowohl während der Buchung und vor der Reise als auch unterwegs.

6. Zeit & Geld sparen

Wenn Sie den Reisebuchungsprozess für Ihre Geschäftsreisenden optimieren, die Rechnungslegung vereinfachen und keine manuellen Berichte mehr erstellen müssen, sparen Sie enorm viel Zeit. Ein gutes Travel Management System unterstützt Sie bei all dem.

Zudem können Unternehmen mithilfe eines Buchungssystems bis zu 20 % ihrer jährlichen Reiseausgaben einsparen, weil Reiserichtlinien und -budgets besser eingehalten werden. Mit TravelPerk und unserem Mehrwertsteuer-Rückerstattungssystem können Sie weitere 25 % sparen, indem Sie Spesenabrechnungen erstellen, über die Sie vom Finanzamt Steuern zurückholen und so Ihre Freibeträge optimal nutzen können.

5 beliebte Reisebuchungssysteme für Geschäftsreisen

1. TravelPerk

Mit der weltweit größten Auswahl an Flügen, Unterkünften und Transportmöglichkeiten findet TravelPerk in Minutenschnelle die besten Tarife in der Branche. Neben unschlagbaren Preisen für Ihre Dienstreisen bietet diese Reisemanagement-Lösung eine Vielzahl an Integrationen, um die Buchung von Geschäftsreisen zu optimieren, die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten und Berichte zu Reisekosten zu erstellen.

Hauptfunktionen von TravelPerk

• Durch die FlexiPerk-Funktion können Geschäftsreisende ihre Pläne bis zu zwei Stunden vor Abreise stornieren, ohne eine Begründung angeben zu müssen. Bis zu 80 % der Kosten erhalten Reisende zurück.
• Die Verwaltung von Reiseausgaben wird durch nahtlose Rechnungsstellung, einfache Erstellung von Berichten sowie durch die Mehrwertsteuer-Rückerstattung zum Kinderspiel. Durch die unkomplizierte Rückerstattung können Sie weitere 25 % der Ausgaben einsparen.
• Dank der automatisierten Integration Ihrer Reiserichtlinie wird deren Einhaltung sichergestellt und Geschäftsreisende können Reisen nach ihren persönlichen Vorlieben buchen.

2. FCM

FCM Travel Solutions Deutschland kommt eigentlich aus dem Bereich des traditionellen Reisemanagements und hat eine neue Online-Lösung in sein Angebot aufgenommen. Diese Plattform ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsreisen von verschiedenen Geräten aus zu buchen und Teams nachzuverfolgen.

Das gibt FCM als seine Haupt-Leistungen an:

• Die AirPlus-Integration vereinfacht die Zahlungen.
• Benutzer:innen können das FCM-Dashboard personalisieren, damit die einzelnen Abteilungen Reisebudgets durch einfache Berichte nachverfolgen können.
• Reisemanager:innen können automatisierte Genehmigungsprozesse einrichten, damit bestehende Geschäftsreiserichtlinien besser eingehalten werden.

3. Egencia

Egencia ist eine Lösung für große und mittelständische Unternehmen. Das Unternehmen will Geschäftsreisenden dabei helfen, Risiken zu verwalten, ihr Wohlbefinden zu steigern und den Output von Geschäftsreisen zu maximieren. Die Plattform unterstützt sechs Sprachen und wird in 60 Ländern verwendet.

Das gibt Egencia als seine Haupt-Leistungen an:

• Unterstützung bei der Reduktion von CO₂-Emissionen auf Geschäftsreisen.
• Arbeitgeber können ihre Fürsorgepflicht leichter einhalten.
• Mehrwertsteuer-Rückerstattung und -Rückforderung.

4. CTM

CTM – Corporate Travel Management – hat sein Reisemanagement-Angebot technologisch erweitert. Reisemanager:innen können ein Abonnement für die Reisedienstleistungen von CTM abschließen, das je nach Unternehmensgröße berechnet wird.

Das gibt CTM als seine Haupt-Leistungen an:

• Das Reisebuchungssystem hilft nicht nur bei der Reiseplanung, sondern umfasst auch eine Tarifprognose, um Geschäftsreisende vor möglichen Preisanstiegen zu warnen.
• Es besteht die Möglichkeit, über die Concierge-Teams des Unternehmens Gruppenreisen zu buchen und Veranstaltungen zu planen.
• Nutzer:innen können Berichte erstellen, um die Reiseausgaben von Mitarbeitenden zu überwachen

5. Comtravo

Comtravo beschreibt sich als ganzheitliche Lösung für Geschäftsreisen und richtet sich an Reisemanager:innen, Reisende und Finanzabteilungen. Über die Plattform können Sie Geschäftsreisen buchen, verwalten und abrechnen.

Zu den Haupt-Leistungen Comtravos zählen:

• Die Buchung ist über per Buchungssystem, App, E-Mail oder per Telefon bei Reiseexperten möglich.
• 24/7-Kundensupport
• Innovative Technologie

Was Sie bei Reisebuchungssystemen vermeiden sollten

Veraltete & komplizierte Benutzeroberfläche

Nichts ist für Ihr Team abschreckender als eine komplizierte Benutzeroberfläche. Wenn Ihr Reisebuchungssystem schwierig oder zeitaufwendig zu nutzen ist, werden Ihre Geschäftsreisenden am Ende woanders buchen. Dadurch wird nicht nur Ihr Buchungstool überflüssig, sondern es entstehen zusätzliche Arbeit und zusätzlicher Stress für Reisemanager:innen und Finanzteams, die dann fehlende Rechnungen oder Reisepläne mühsam aufstöbern müssen.

Begrenztes Reiseinventar

Ein Reisebuchungssystem ist nur so gut wie das darin enthaltene Angebot. Ähnliches gilt für Reisebüros oder Concierge-Dienste. Ein Buchungssystem ist dazu da, dass Sie auf Anhieb passende Angebote für Dienstreisen finden und nicht stundenlang durch die Inserate verschiedener Anbieter scrollen müssen. Wenn Ihr Buchungstool keine attraktiven Vorzugstarife verhandelt hat, ist es seinen Preis wahrscheinlich nicht wert.

Wir bei TravelPerk sind stolz darauf, das umfassendste Reiseinventar der Welt zu bieten. So können Sie immer sicher sein, dass Sie den besten Preis für Ihre Dienstreise erhalten.

Support durch Chat-Bots

Die Buchung von Dienstreisen und auch die Zeit während der Reise können eine intensive Angelegenheit sein. Geschäftsreisende sind oft sehr beschäftigt und Pläne können sich ändern. Wenn Sie vor oder während einer geschäftlichen Reise Unterstützung benötigen, sind vor allem zwei Dinge wichtig: schnelle Unterstützung und persönliche Ansprechpartner:innen.

Im Rahmen Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber sollten Sie sicherstellen, dass der Kundensupport Ihres Buchungssystems nicht aus Bots besteht und nicht auf bestimmte Zeiten beschränkt ist. Wenn Ihre Mitarbeiter:innen wissen, dass ihnen jederzeit schneller und kompetenter Support zur Seite steht, können sie sich ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Keine Komplettlösung

Wie bereits erwähnt, können Sie mit einem richtig guten Reisebuchungssystem alle anfallenden Aufgaben – wie Reisekostenabrechnung und die Erstellung von Berichten – auf einer Plattform erledigen. Andere Lösungen erfordern jedoch zusätzliche Software, um diese Funktionen anbieten zu können. Setzen Sie von Anfang an auf ein umfassendes Buchungstool und sparen Sie sich so unnötigen Stress sowie Kosten – dann kommt der Erfolg von ganz allein.

Keine individuellen Anpassungsmöglichkeiten

Unternehmen sind verschieden und verfolgen jeweils unterschiedliche Ansätze im Hinblick auf Dienstreisen. Deshalb ist es wichtig, dass das Buchungstool individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Reiserichtlinie nicht in das Buchungssystem integrieren können, werden Sie das System nicht optimal nutzen können.

Wie bereits erläutert, hat ein Reisebuchungssystem, das Sie individuell anpassen können, enorme Auswirkungen auf Ihre Compliance-Raten und in weiterer Folge auf Ihre Reisekosten. Mit der einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche von TravelPerk können Sie Ihre eigene Reiserichtlinie integrieren oder diese sogar innerhalb von Minuten von Grund auf neu erstellen.

Fazit – Zeit & Geld sparen mit Reisebuchungssystemen

Ein Buchungssystem als Komplettlösung erleichtert Geschäftsreisenden, Reisemanager:innen und Finanzabteilungen die Arbeit, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, spart Zeit und sorgt für finanzielle Einsparungen. Darüber hinaus können Sie als Arbeitgeber leichter Ihre Fürsorgepflicht erfüllen und nachhaltigere Reisen ermöglichen. Mit dem Buchungstool Ihrer Wahl werden Geschäftsreisen einfacher!