Betriebsveranstaltungen buchen & erfolgreich organisieren – so klappt’s

Ob Weihnachtsfeier, Sommerfest oder Jubiläumsfeier – solche Events haben bei vielen Unternehmen einen festen Platz im Veranstaltungskalender. Doch gelten all diese Feiern auch wirklich als sogenannte Betriebsveranstaltungen?

Wir erklären Ihnen, was genau eine Betriebsveranstaltung ist, welche Vorteile diese Veranstaltungsart mit sich bringt und was es bei der Organisation und Buchung dieser Feiern zu beachten gilt.

Was ist eine Betriebsveranstaltung?

Als Betriebsveranstaltungen gelten alle Veranstaltungen innerhalb eines Unternehmens, die einen betrieblichen Anlass haben – also alle Events, die in engem Zusammenhang mit der Firma und ihren Angestellten stehen und auch nur innerhalb des Unternehmenskreises gefeiert werden. Alle Betriebsveranstaltungen werden vom Unternehmen, also dem Arbeitgeber, organisiert und durchgeführt oder von diesem in Auftrag gegeben. So zählen unter anderem Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Betriebsausflüge und auch Jubiläumsfeiern zu den Betriebsveranstaltungen.

Neben der betrieblichen Veranlassung zeichnen sich diese Events des Weiteren auch durch ihren gesellschaftlichen Charakter aus und sind dazu gedacht, das Zusammengehörigkeitsgefühl und den Teamgeist innerhalb des Unternehmens zu stärken. Den Arbeitnehmer:innen soll eine Gelegenheit zum informellen Austausch geboten werden.

Das müssen Sie bei der Buchung einer Betriebsveranstaltung beachten

Veranstaltungsort

Auch wenn es sich um eine Betriebsveranstaltung handelt, ist nicht vorgeschrieben, dass diese auch innerhalb des Firmengeländes bzw. im Betrieb stattfinden muss. Solange das Unternehmen der Organisator der Veranstaltung ist, können Betriebsfeiern sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmensgeländes stattfinden. Sie können das betriebliche Event also direkt vor Ort veranstalten oder aber eine für die geplante Feier passende Location außerhalb suchen.

Rahmenprogramm

Betriebsveranstaltungen können ganz unterschiedliche Rahmenprogramme aufweisen bzw. verschiedene Aktivitäten beinhalten. So zählt nicht nur der Empfang in der Unternehmens-Lobby als Betriebsfeier, auch ein gemeinsames Essen, sportliche Ereignisse oder der Besuch einer kulturellen Veranstaltung können Aktivitäten im Rahmen einer Betriebsfeier sein. 

Somit sind die Gestaltungsspielräume für Betriebsfeiern sehr vielfältig und können dem jeweiligen Anlass des Events angepasst werden. Findet die Weihnachtsfeier zum Beispiel im Rahmen eines geselligen Abendessens statt und das geplante Teambuilding-Event des Unternehmens wird in Form einer Sportaktivität realisiert, fallen diese Events ebenfalls unter Betriebsveranstaltungen.

Teilnehmerkreis einer Betriebsveranstaltung

Ein weiteres wichtiges Kriterium, ob es sich bei einem Event um eine Betriebsveranstaltung handelt, ist der Teilnehmerkreis.  

Denn bei Betriebsveranstaltungen ist es üblich, dass die Teilnahme daran allen Arbeitnehmer:innen des Unternehmens offensteht. Dazu zählen:

• Aktive Mitarbeiter:innen (Voll- oder Teilzeit)
• Mini-Jobber:innen, Praktikant:innen u. ä.
• Leiharbeiter:innen
• Angehörige anderer Unternehmen, die zum Konzern gehören
• Begleitpersonen der Angestellten (Ehegatt:innen, Familienangehörige etc.)
• Eventuell auch ehemalige Angestellte

Damit ein Event als Betriebsveranstaltung gilt, muss sich der Teilnehmerkreis zum Großteil aus direkten Angehörigen des Betriebs und deren Begleitpersonen zusammensetzen. Ist dies nicht der Fall und der Anteil der Außenstehenden überwiegt den der direkten Unternehmensangehörigen, so handelt es sich offiziell nicht um eine Betriebsveranstaltung. 

Betriebsveranstaltungen steuerlich geltend machen

Doch wieso ist diese genau Definition der Betriebsveranstaltung, vor allem die Erfüllung des betrieblichen Anlasses und des Teilnehmerkreises, überhaupt so wichtig? Das liegt daran, dass Betriebsveranstaltungen eine spezielle steuerliche Behandlung erhalten. Wenn alle Kriterien erfüllt sind, können Sie als Arbeitgeber die Kosten für die Veranstaltung im Rahmen eines Freibetrags lohnsteuerfrei verbuchen. 

Um das zu erreichen, müssen drei Dinge erfüllt sein:

1. Es muss sich um eine Betriebsveranstaltung handeln (siehe Anlass und Teilnehmerkreis).
2. Die Aufwendungs-Höchstgrenze von 110 € pro Mitarbeiter:in pro Veranstaltung wird nicht überschritten. 
3. Der Freibetrag von 110 € pro Person wird höchstens zweimal im Jahr beansprucht.

Höchstgrenze der Aufwendungen für Arbeitnehmer:innen

Aufwendungen für Betriebsfeiern gelten laut Einkommensteuergesetz (EStG) als Zuwendung des Arbeitnehmers zugunsten seiner Mitarbeiter:innen, dementsprechend gelten diese als lohnsteuerfrei. 

Das ist aber nur der Fall, wenn die steuerliche Freigrenze von 110 Euro pro Arbeitnehmer:in je Veranstaltung nicht überschritten wird. Die Kosten, die in diesen Freibetrag einfließen, setzten sich aus verschiedenen Posten zusammen:

• Verpflegungskosten (Getränke, Speisen etc.)
• Übernachtungs- und Fahrtkosten
• Kosten für den Veranstaltungsrahmen (Räumlichkeiten, Musik etc.)
• Aufwendungen für Eintrittskarten, etwa für kulturelle Veranstaltungen
• Geschenke und Präsente (z. B. im Rahmen der Weihnachtsfeier)
• Umsatzsteuer

Möchten Sie als Arbeitgeber die Betriebsausgaben der Veranstaltung vollständig lohnsteuerfrei verbuchen, so dürfen die Gesamtkosten, auf die einzelnen Arbeitnehmer:innen umgerechnet, den Wert von 110 Euro nicht übersteigen. 

Dabei ist zu beachten, dass Arbeitnehmer:innen nicht nur ihre eigenen Kosten angerechnet werden, sondern auch die ihrer Begleitpersonen. Veranstaltungskosten, die also beispielsweise für Ehegatten oder Kinder anfallen, werden zu den Freibeträgen der einzelnen Mitarbeiter:innen gezählt. 

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Ein Beispiel:

Umgerechnete Kosten pro Teilnehmer:in bei einer Veranstaltung: 70 €

Mitarbeiter:in allein: 70 €Mitarbeiter:in mit Ehepartner:in: 70 € + 70 € = 140 €

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Sämtliche Zuwendungen, die die Lohnsteuer-Freigrenze von 110 € übersteigen, müssen für die Steuer separat verbucht werden. Diese Zusatzaufwendungen fallen dann anders als die 110 € nicht mehr unter die Kategorie „freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ mit den Posten SKR 03 = 4140 oder SKR 04 = 6130, sondern unter die Kategorie „freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ mit den Posten SKR 03 = 4145 oder SKR 04 = 6060. 

Wenn wir bei unserem Beispiel bleiben, würde die Aufwendungen für den oder die Mitarbeiter:in, die mit Begleitperson kommt, wie folgt verbucht:

• 110 € als freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerfrei
• 30 € als freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig

Die eben erwähnten Verpflegungskosten spielen übrigens nicht nur bei Firmenevents eine wichtige Rolle, sondern auch, wenn es auf Geschäftsreise geht. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Guide „Verpflegungspauschale für Dienstreisen“.

Höchstens 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr

Der Lohnsteuer-Freibetrag kann zudem pro Mitarbeiter:in nur zweimal im Jahr geltend gemacht werden. Sind also zum Beispiel drei Betriebsferien in einem Jahr geplant, und alle Mitarbeiter:innen nehmen auch an allen Veranstaltungen teil, so können Sie die Aufwendungen der dritten Feier nicht mehr als steuerfrei deklarieren. Möchten Sie als Unternehmen steuerpflichtige Aufwendungen verhindern, so dürfte jede:r Angestellte maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr besuchen. Alle weiteren Betriebsausgaben für diese Veranstaltungsart, die über die 2 x 110 Euro pro Kopf hinausgehen, sind steuerpflichtig. 

Nun wissen Sie das Wichtigste rund um das Thema Betriebsveranstaltungen, doch zu guter Letzt stellt sich nun noch die Frage, wie Sie solche Feste am effizientesten und bequemsten organisieren und buchen.

Betriebsveranstaltungen buchen mithilfe von Eventtools

Bei der Organisation und Buchung einer Betriebsveranstaltung gilt es einiges zu beachten. Nicht nur für die Location, sondern auch für die Anfahrt, die Übernachtung, die Verpflegung und die Unterhaltung der Festgäste will gesorgt sein. Dieser Organisationsaufwand kann schnell zu einer großen Herausforderung werden und die verantwortlichen Personen viel Zeit und Mühe kosten. Doch es muss nicht kompliziert sein, denn es gibt spezielle Eventtools von Reisemanagement-Anbietern, die Ihnen bei der Organisation und der Buchung Ihrer Betriebsfeier helfen und Ihnen so bares Geld und Zeit sparen. Mithilfe dieser Tools können sie beispielsweise die Teilnehmerliste managen, Transportmittel oder Unterkünfte buchen und Eventlocations sowie Verpflegung organisieren – und das alles an einem Ort.

Betriebsveranstaltungen buchen mit TravelPerk – so einfach geht’s

Mit TravelPerk Events und TravelPerk MICE organisieren, buchen und managen Sie Betriebsveranstaltungen so einfach und bequem wie nie zuvor. Unsere Event-Expert:innen unterstützen Sie dabei, genau die Veranstaltung zu realisieren, die Sie sich wünschen. Vom Transport bis hin zur Location, unser Eventservice kümmert sich um jedes Detail. 

TravelPerk Events

• Teilnehmerliste: Sie erstellen bequem Ihre Teilnehmerliste und versenden die Einladungen. In der stets aktuellen Liste auf der Plattform sehen Sie, wie viele Mitarbeiter:innen bereits für die Veranstaltung zugesagt haben und ob diese in Begleitung kommen. 
• Transport und Unterkunft: Falls einige Mitarbeiter:innen von weiter her anreisen, ist das ebenfalls kein Problem: Mit TravelPerk Events sind Transportmittel und Unterkunft ganz einfach und schnell gebucht. Integrieren Sie die Reiserichtlinien des Unternehmens in den Buchungsprozess und verfolgen Sie den Buchungsstatus einzelner Teilnehmer:innen. So behalten sowohl Sie als Arbeitgeber als auch Ihre Mitarbeiter:innen stets den Überblick. 

TravelPerk MICE

• Eventlocation: Sie sind auf der Suche nach einer außergewöhnlichen Location für Ihre Betriebsfeier? Bei uns finden Sie die Räumlichkeit, die perfekt zu Ihrem Event passt – ob Restaurant oder Festsaal. 
• Veranstaltungen und Aktivitäten: Machen Sie Ihre Betriebsfeier mit dem Besuch einer Veranstaltung oder einer speziellen Aktivität zu einem unvergesslichen Erlebnis. TravelPerk MICE berät Sie gerne zu möglichen Aktivitäten und hilft Ihnen dabei, das passende Angebot für Ihre Veranstaltung zu finden.

Schluss mit den zahlreichen Korrespondenzen und Rechnungen der einzelnen Anbieter – mit TravelPerk Events und MICE organisieren, buchen und managen Sie Ihre Betriebsveranstaltungen kompakt in nur einer Plattform. 

• Seien Sie immer auf dem Laufenden mit aktuellen Daten zu allen Buchungsvorgängen und dem Teilnehmerstatus. 
• Teilen Sie die Details der Veranstaltung und Reisepläne mit den Teilnehmer:innen und halten Sie so alle Mitglieder:innen up to date.
• Detaillierte Rechnungen und Belege für alle Posten erleichtern Ihnen später die Kostenrechnung für die Betriebsausgaben und die Aufwendungen. 

FAQ – häufige Fragen zur Buchung von Betriebsveranstaltungen