Dienstreise buchen – das sollten Sie wissen

Aufgrund der Globalisierung und der ständig wachsenden internationalen Geschäftsbeziehungen kommt es immer häufiger vor, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf Dienstreise ins Ausland schicken oder an nationalen und internationalen Messen teilnehmen lassen. 

Die Buchung der Dienstreise ist dabei einer der ersten Punkte auf der To-do-Liste von Travel Manager:innen oder Reisenden. Wir geben in diesem Artikel einen umfassenden Überblick zu den wichtigsten Fragen rund um die Dienstreise: von der Arbeitszeit über die Kostenübernahme bis hin zur Versicherung. Erfahren Sie, wie Sie den Buchungsprozess der Geschäftsreise vereinfachen können und welche Punkte Sie bei der Buchung im Blick behalten sollten.

Dienstreise oder Geschäftsreise – was ist der Unterschied?

Im öffentlichen Dienst spricht man von einer Dienstreise, wohingegen in der Privatwirtschaft vorrangig von der Geschäftsreise die Rede ist. In beiden Fällen handelt es sich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, deshalb werden die Begriffe häufig synonym verwendet – so auch in diesem Artikel.

Bei einer Dienst- oder Geschäftsreise üben Arbeitnehmer:innen ihre Tätigkeit außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte aus. Bei der Reise kann es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise handeln. Ordnet der Arbeitgeber eine solche Reise an, sind Arbeitnehmer:innen dazu verpflichtet, diese wahrzunehmen.

Zählt eine Geschäftsreise als Arbeitszeit?

Grundsätzlich zählt die Arbeitstätigkeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit. Doch auch während einer beruflichen Reise müssen Angestellte eine Arbeitszeiterfassung führen, das gilt insbesondere für die genaue Erfassung von eventuellen Überstunden.

Bei der Reisezeit sieht das schon anders aus: Hier gibt es Unterschiede in der Art der Anreise. Fahren Arbeitnehmer:innen aktiv zu einem auswärtigen Termin, sprich sitzen sie hinter dem Lenkrad, zählt dies als Arbeitszeit. Sind Dienstreisende jedoch nur Beifahrer:innen und gehen während der Anreise privaten Dingen nach – indem sie beispielsweise im Internet surfen, ein Buch lesen oder private Gespräche führen –, wird das nicht als Arbeitszeit gewertet. Ausnahme: Die Reisezeit liegt im Zeitraum der regulären Arbeitszeit. In diesem Fall ist es unerheblich, ob Geschäftsreisende aktiv am Steuer sitzen oder mit privaten Dingen beschäftigt sind – die Reisezeit gilt laut Gesetzgeber als Arbeitszeit. Ob und in welcher Höhe die Reisezeit vergütet wird, kann aber jedes Unternehmen selbst entscheiden und entsprechende Regelungen in den jeweiligen Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen festlegen.

Wie verhält es sich nun aber, wenn Mitarbeiter:innen für eine mehrtägige Messe ins Ausland geschickt werden? Laut Bundesarbeitsgericht muss die Hin- und Rückreise für Arbeiten im Ausland als normale Arbeitszeit vom Arbeitgeber vergütet werden.

Wann beginnt eine Dienstreise und wie lange darf sie dauern?

Der Beginn einer Dienstreise hängt immer vom Ort ab, an dem Sie starten. Fahren Sie direkt von Ihrem Wohnort los, beginnt die Dienstreise genau dort. Machen Sie sich gemeinsam mit Kolleg:innen von der Arbeitsstätte aus auf den Weg, ist dies der Startpunkt der Reise. Wann und wo die Dienstreise beginnt, ist vor allem für die spätere Reisekostenabrechnung relevant. So können Sie genaue Angaben zur Fahrtzeit machen und sich die Fahrtkosten in Form der Kilometerpauschale erstatten lassen. 

Das europäische Arbeitsrecht gibt keine Mindestdauer oder Höchstdauer für Dienst- oder Geschäftsreisen vor. Grundsätzlich gilt: Solange keine Eingliederung in einen Betrieb im Ausland erfolgt, handelt es sich um eine Dienstreise. Unterliegen Dienstreisende den Weisungen des Zielbetriebs und werden in diesen eingegliedert, ist hingegen von einer Entsendung die Rede. Diese unterliegt anderen gesetzlichen Regelungen.

Ist man während einer Dienstreise versichert?

Generell hat der Arbeitgeber gegenüber Arbeitnehmer:innen eine Fürsorgepflicht. Diese schließt auch die ausreichende Versicherung während eines Business Trips mit ein. Darüber hinaus verhindert ein guter Versicherungsschutz ungeplante Kosten, die beispielsweise durch verlorenes Gepäck, Ticketstornierungen oder medizinische Behandlungen entstehen können.

In der Regel werden für Auslandseinsätze spezielle Dienstreise-Versicherungen abgeschlossen, die grundlegende Punkte beinhalten müssen:

• Medizinische Versorgung auf westlichem Niveau muss gewährleistet sein.
• Die Habseligkeiten des Reisenden, sowohl private als auch geschäftliche, müssen ausreichend geschützt sein.
• Schäden an Dritten müssen abgedeckt sein.

Wichtig: Damit die Versicherung greift, muss die Dienstreise offiziell vom Arbeitgeber genehmigt sein. Wie Sie einen Dienstreiseantrag stellen, erklären wir Ihnen in unserem Beitrag zum Thema.

Gibt es einen Unterschied zwischen Dienstreisen im In- und Ausland?

Ein bedeutender Unterschied von In- und Auslandsreisen liegt in der Anrechnung der Reisezeit als Arbeitszeit. Bei einer Dienstreise ins Ausland wird die gesamte Hin- und Rückreise als Arbeitszeit angerechnet – egal, ob Arbeitnehmer:innen aktiv fahren, Beifahrer:innen sind oder beispielsweise mit dem Flugzeug oder Zug reisen. Das Bundesarbeitsgericht geht davon aus, dass Auslandsreisen ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers erfolgen und dieser daher für die gesamte aufgewendete Zeit aufkommen muss – entweder durch finanzielle Entlohnung oder durch die Anrechnung von Überstunden.

Führt die Dienstreise ins Ausland, können darüber hinaus die Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand von den deutschen Spesensätzen abweichen. Eine Auflistung der Spesensätze für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland finden Sie hier.

Generell gilt: Eine Reise im Inland ist meist weniger aufwändig als eine Reise ins Ausland – und geht im Grunde mit einer recht unkomplizierten Organisation einher. Bei Geschäftsreisen ins Ausland müssen hingegen viele Aspekte, wie etwa notwendige Visa, Impfungen oder spezielle Versicherungen, beachtet und im Vorfeld abgeklärt werden.

Welche Kosten trägt der Arbeitgeber? 

Generell werden sämtliche Kosten einer Dienstreise, wie Reise- und Fahrtkosten, übernommen. Zusätzlich zum normalen Gehalt steht Reisenden auch eine Verpflegungspauschale zu, um den Mehraufwand abzudecken, der durch die Versorgung mit Mahlzeiten, Getränken und Lebensmitteln während der Dienstreise entsteht. Wird die Pauschale nicht vom Arbeitgeber ausgezahlt, können Arbeitnehmer:innen die Kosten in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Die Pauschalbeträge sind im Falle der Verpflegungspauschale gesetzlich festgelegt. 

Zu den Reisekosten, die Arbeitnehmer:innen in der Reisekostenabrechnung oder ihrer Steuererklärung geltend machen können, zählen unter anderem: 

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten wie Telefon- und Internetgebühren, Portokosten, Park- und Mautgebühren oder Trinkgeld

Kosten nachweisen: Das müssen Reisende beachten

Wichtig ist, dass Reisende alle Ausgaben genau erfassen und die entsprechenden Belege beim Arbeitgeber oder beim Finanzamt einreichen. Die eingereichten Belege kennzeichnen die Ausgaben als Betriebsausgaben. Das bedeutet, Arbeitnehmer:innen können hier mit einer Erstattung rechnen. Verpflegungskosten müssen Reisende hingegen nicht durch Belege nachweisen, weil diese über Pauschalbeträge abgegolten werden.

Fehlt ein Beleg, beispielsweise die Hotelrechnung, können Geschäftsreisende die Kosten mittels Eigenbeleg nachweisen. Dieser muss Angaben zum Zahlungsempfänger, den Betrag, das Zahlungsdatum sowie den Zweck enthalten. 

Wertvolle Tipps zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Reisekosten absetzen.

Nach der Dienstreise: Wie werden Reisekosten gebucht?

Nach der Dienstreise steht die korrekte Abrechnung an. Kosten für die Übernachtung sowie Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand müssen in der Abrechnung korrekt erfasst werden. Wenn Arbeitgeber die Reisekosten für Dienstreisen übernehmen, können sie diese als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. Wie die Reisekosten in der Buchhaltungssoftware DATEV gebucht werden müssen, richtet sich danach, ob Unternehmer:innen selbst gereist sind oder die Kosten für ihre Angestellten übernehmen. Die folgende Tabelle zeigt u. a. für folgende Fälle eine Übersicht über die Konten für Reisekosten für die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04:

• Reisekosten für Arbeitnehmer buchen (SKR 03)
• Reisekosten für Arbeitnehmer buchen (SKR 04)
• Verpflegung/Bewirtung für Arbeitnehmer auf Dienstreise buchen
• Reisekosten für Arbeitgeber buchen (SKR 03)
• Verpflegungsmehraufwand für Unternehmer buchen (SKR 03)
• Hotelkosten buchen für Unternehmer

Konto	SKR 03	SKR 04	Was?
Reisekosten Unternehmer	4670	6670	Reisenebenkosten
Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand	4674	6674	Verpflegungspauschale für Speisen und Getränke
Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand	4676	6680	Übernachtungskosten
Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten	4673	6673	Fahrt-/Transportkosten für Flugzeug, Zug oder Taxi
Reisekosten Arbeitnehmer	4660	6650	Reisenebenkosten
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	4664	6664	Verpflegungspauschale für Speisen und Getränke
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	4666	6660	Übernachtungskosten
Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten	4663	6663	Fahrt-/Transportkosten für Flugzeug, Zug oder Taxi

Tipp: Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement mit TravelPerk und behalten Sie alle Reisekosten im Blick. Integrieren Sie ganz einfach Ihre bevorzugten Apps und profitieren Sie von flexiblen Reportings.

Buchung von Dienstreisen vereinfachen

Das Ziel lautet: Weniger Work, mehr Flow. Dafür lohnt es sich, den Buchungsprozess für Dienstreisen gezielt zu vereinfachen. Die Lösung: einheitliche Tools, Buchungs- und Genehmigungsverfahren sowie Automatisierung. Mit den folgenden Schritten können Sie die Buchung von Dienstreisen für alle Beteiligten enorm vereinfachen.

1. Reiserichtlinie erstellen und automatisieren

Eine Reiserichtlinie beantwortet schon im Voraus potenzielle Fragen von Mitarbeiter:innen und dient als Regelwerk für die Geschäftsreise. Hier legen Sie fest, welche Reisekosten erstattet werden und wie teuer Flugtickets oder Hotelzimmer sein dürfen. Mitarbeiter:innen sehen auf einen Blick, an wen sie sich mit dem Dienstreiseantrag wenden müssen und wer für die Genehmigung der Buchung verantwortlich ist. Eine Reiserichtlinie mit all diesen Informationen bedeutet eine enorme Zeitersparnis im Buchungsprozess. 

Wenn Sie die Buchung noch effizienter gestalten wollen, sollten Sie Ihre Reiserichtlinie automatisieren. Bei TravelPerk können Sie Ihre Reiserichtlinie in der Buchungsplattform für Geschäftsreisen hinterlegen. Sollten Ihre Mitarbeiter:innen während der Buchung beispielsweise das Budget überschreiten, erscheint eine Fehlermeldung. Durch die Automatisierung können Sie also sicher sein, dass Ihre Reiserichtlinie eingehalten wird.

2. Zentrales Verwaltungstool

In manchen Unternehmen ist es nach wie vor üblich, dass Verwaltungskräfte bevorstehende Geschäftsreisen organisieren. Der administrative Aufwand ist aber oft recht hoch und wird meist unterschätzt. Daher wird für die Planung und Organisation immer häufiger eine Software genutzt, die das Buchen und Verwalten von Reisen einfacher macht und in der Vorbereitung viel Zeit einspart.

Das hat viele Vorteile. Die gesamte Reiseabwicklung, von der Buchung über die Verwaltung bis hin zur Berichterstellung kann für alle Reisen mit nur einem Tool gesteuert werden. Reisekosten und -daten sind somit für Vorgesetzte und Reisende jederzeit transparent einsehbar. Je nach Anbieter ist so gut wie immer jemand erreichbar und in fast jeder Situation kann entsprechend schnell geholfen werden.

TravelPerk bietet Ihnen eine All-in-One-Reiselösung mit Funktionen, die Ihr Geschäftsreisemanagement vereinfachen:

• 24/7-Kundensupport
• Automatisierte Reiserichtlinie
• Erstattung der Umsatzsteuer
• Gruppenbuchungen
• Travel Risk Management
• U. v. m.

3. Wer bucht die Dienstreise? 

Sie können Ihren Verwaltungskräften viel Zeitaufwand ersparen, indem Sie Ihre Mitarbeiter:innen die Dienstreise selbst buchen lassen. Die beste Voraussetzung dafür schaffen Sie mit einem einfach zu bedienenden Buchungstool, in dem Ihre Reiserichtlinie integriert ist. So fällt es Ihren Mitarbeitenden leicht, selbst zu buchen, und Sie erreichen eine hohe Compliance für Ihre Reiserichtlinie.

Zusätzliche Tipps zur Buchung von Dienstreisen

Auch wenn Sie schon oft dienstlich unterwegs waren, ist jede neue Reise eine Herausforderung. Angefangen bei der Organisation: Nur zu leicht verliert man sich im Detail und übersieht wichtige Punkte, die einen vor Ort leicht in Stress bringen können.

Wir haben eine kurze Checkliste für Sie zusammengestellt, um Ihnen die Organisation und den Ablauf Ihrer nächsten Reise zu erleichtern:

• Reisevorkehrungen – Richten Sie direkt vor Reiseantritt eine automatische Abwesenheitsmeldung ein und bereiten Sie eine Übergabe der wichtigsten offenen Aufgaben für Ihre Vertretung vor.
• Buchung – Flüge, Unterbringung und Transportmittel unbedingt bereits im Vorfeld buchen, das erspart unnötige Verzögerungen während der Reise.
• Impfungen – Bei Reisen in die Tropen oder andere ferne Länder sollten Sie sich zeitnah über notwendige Impfungen informieren. Oft müssen die Impfungen bereits einige Wochen vor der eigentlichen Reise verabreicht werden. Besonders zu den Hauptreisezeiten sind die Kapazitäten der Tropeninstitute beschränkt.
• Visa beantragen – Geht die Reise in ein Land, für das eine Einreiseerlaubnis notwendig ist, muss zeitgerecht ein Visum beantragt werden.
• Reisedokumente prüfen – Noch bevor die Reise gebucht wird, sollten Sie die Gültigkeit des Personalausweises und des Reisepasses prüfen. So bleibt immer genügend Zeit, um noch vor Reiseantritt ein neues Dokument ausstellen zu lassen.
• Zeitpuffer einplanen – Planen Sie eventuelle Verzögerungen, wie etwa Staus oder Flugausfälle, ein und fahren Sie besser etwas früher los als geplant.
• Gepäck reduzieren – Für kurze Dienstreisen empfiehlt sich das Reisen mit Handgepäck. So sparen Sie am Flughafen wertvolle Zeit beim Check-in.
• Wertsachen und Papiere – Führen Sie Bargeld und Ausweispapiere am besten direkt am Körper und hinterlegen Sie Notfallnummern und Kopien der wichtigsten Dokumente digital.
• Kulturelle Besonderheiten – Recherchieren Sie über die Gepflogenheiten im Zielland und bereiten Sie sich darauf vor. So ist es in Japan etwa üblich, dass die Gastgeber:innen das Essen bestellen, und in Russland wird in der Regel Alkohol zum Geschäftsessen konsumiert. Um die Etikette zu wahren, sollten Sie sich auch über landestypische Begrüßungsrituale informieren.

FAQ – häufige Fragen zum Thema „Dienstreise buchen“