Dienstreisen zählen in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Doch vor allem, wenn Arbeitnehemer:innen ins EU-Ausland entsandt werden, muss auf mehr als nur eine gültige Dienstreisegenehmigung geachtet werden. Die sogenannte A1-Bescheinigung ist ein wichtiges Dokument für Dienstreisen in die EU und den Europäischen Wirtschaftsraum und sollte für jede Reise in die betreffenden Staaten beantragt werden. Wir erklären Ihnen, was genau die A1-Bescheinigung ist, wofür sie gebraucht wird, und welche Strafen drohen, wenn sie nicht vorliegt.
Was ist die A1 Bescheinigung?
Die A1-Bescheinigung ist eine sogenannte Entsendebescheinigung. Arbeitnehmer:innen benötigen sie immer dann, wenn sie von ihrem Arbeitgeber zu dienstlichen Zwecken temporär ins Ausland entsandt werden – also auf Dienstreise geschickt werden.
Die A1-Bescheinigung wird bei grenzüberschreitenden Entsendungen in sämtliche Länder der EU sowie des Europäischen Wirtschaftsraumes und auch in die Schweiz benötigt.
Dabei spielt es keine Rolle, wie lange der Auslandseinsatz dauert. Auch für eine kurze grenzüberschreitende Geschäftsreise von nur wenigen Stunden sollte eine A1-Bescheinigung beantragt werden.
Wozu dient die A1-Bescheinigung?
Mit der A1-Bescheinigung wird Arbeitnehmer:innen das Recht gewährt, trotz der Erwerbstätigkeit im Empfangsstaat weiterhin im Sozialsystem ihres Entsendestaates versichert zu sein. Das bedeutet, der Entsendete unterliegt trotz seiner Tätigkeit im Ausland dem Sozialversicherungsrecht seines Heimatlandes. Anhand der A1-Bescheinigung kann die Sozialbehörde des Empfangsstaates erkennen, wer aus sozialversicherungstechnischen Gründen für den oder die Entsendete zuständig ist.
Ein Beispiel zur Verdeutlichung:
Eine Person deutscher Staatsangehörigkeit, deren fester Arbeitsplatz ebenfalls in Deutschland ist, muss für eine Dienstreise nach Frankreich. Mithilfe der A1-Bescheinigung weist die deutsche Person bei der französischen Sozialbehörde nach, dass sie auch während ihres Aufenthalts in Frankreich über das deutsche Sozialsystem versichert ist. Da der deutsche Arbeitgeber noch immer Sozialversicherungsbeiträge in Deutschland leistet, müssen diese nicht zusätzlich auch noch in Frankreich entrichtet werden.
Wie wird eine A1-Bescheinigung beantragt?
Die A1-Bescheinigung für Dienstreisen muss stets vom Arbeitgeber für seine Angestellten beantragt werden. Selbstständige Personen müssen die Bescheinigung für sich selbst anfordern.
Die Antragstellung für die Entsendebescheinigung erfolgt dabei ausschließlich auf elektronischem Weg – entweder über ein geeignetes Lohn- oder Entgeltabrechnungsprogramm oder aber online über die Website sv.net. Um Fehlern oder Verzögerungen beim A1-Beantragungsverfahren in Ihrem Unternehmen vorzubeugen, empfiehlt es sich, die genaue Vorgehensweise in den Reiserichtlinien Ihrer Firma festzuhalten. Dort können Sie zum Beispiel regeln, mit wie viel Vorlauf Angestellte ihre geplanten Geschäftsreisen melden müssen, um die Entsendebescheinigung rechtzeitig zu erhalten.
Bei wem muss die A1-Bescheinigung beantragt werden?
Es ist von Fall zu Fall unterschiedlich, an welchen Sozialversicherungsträger der Antrag für eine A1-Bescheinigung übermittelt werden muss. Dabei kommt es auf die Versicherungsverhältnisse der Arbeitnehmer:innen an.
- Der/die Angestellte ist gesetzlich versichert 🡪 Antrag an die Krankenkassen
- Der/die Angestellte ist privat versichert 🡪 Antrag an die Rentenversicherung
- Der/die Angestellte ist privat versichert und Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung (z. B. Ärzt:innen) 🡪 Antrag an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV)
Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen sollten aber gleichermaßen darauf achten, dass der A1-Antrag für den Auslandseinsatz rechtzeitig vor der Entsendung gestellt wird. Die Sozialversicherungsträger haben per Gesetz bis zu drei Arbeitstage Zeit, um die Bestätigung der A1-Bescheinigung elektronisch zu übermitteln.
Wie lange gilt eine A1-Bescheinigung?
Eine A1-Bescheinigung gilt generell so lange, wie die Entsendung dauert. Doch es gibt eine zeitliche Obergrenze von maximal 24 Monaten, für die eine A1-Bescheinigung ausgestellt werden kann.
Dauert die Dienstreise länger als zwei Jahre, so gilt für die Entsendeten ab dem 25. Monat das Sozialversicherungsrecht und die damit einhergehenden Rechtsvorschriften des Empfangsstaates. Jedoch können auch Ausnahmeregelungen mit den zuständigen Stellen vor Ort getroffen werden.
Dienstreise ohne A1-Bescheinigung – Folgen
Können Arbeitnehmer:innen auf Dienstreise aufgrund einer fehlenden A1-Bescheinigung nicht nachweisen, dass sie in ihrem Heimatland weiter sozialversichert sind, so unterliegen sie vorerst dem Sozialrecht des Ziellandes. Dies kann beispielsweise dazu führen, dass die Arbeitnehmer:innen zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge im Empfangsstaat entrichten müssen. Möglich sind aber auch hohe Bußgelder bis zu 5.000 € pro Angestellten oder eine Verweigerung der Tätigkeitsausübung – das heißt: Angestellte müssen ihre Arbeit unter Umständen sofort niederlegen.
Um solche Sanktionen und Ahndungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, die A1-Bescheinigung für jede Dienstreise zu beantragen.
A1-Bescheinigung – Sonderfälle
Eine A1-Bescheinigung bei temporärer Erwerbstätigkeit im Ausland ist Pflicht und auch deren Höchstdauer von 24 Monaten ist festgeschrieben. Dennoch gibt es Ausnahmefälle, bei denen die A1-Bescheinigung auch nachgereicht werden kann oder länger als zwei Jahre gültig ist.
Kurzzeitige und kurzfristige Dienstreisen
Bei kurzzeitigen Dienstreisen mit einer Dauer von bis zu sieben Tagen oder aber kurzfristigen Entsendungen, die eine vorherige Antragstellung für die A1-Bescheinigung nicht zulassen, ist es rechtens, die Bescheinigung auch nachträglich zu beantragen.
Es ist also prinzipiell möglich, die A1-Bescheinigung nachzureichen, dennoch sollte vor jeder Dienstreise überprüft werden, welche Gesetze und Regelungen diesbezüglich im Empfangsstaat gelten. Denn auch wenn aus deutscher Sicht das Nachreichen erlaubt ist, muss dies nicht automatisch auch im Zielland der Fall sein. Manche Länder, wie beispielsweise Österreich und Frankreich, bestehen darauf, dass Entsandte vor Beginn ihrer Dienstreisen eine A1-Bescheinigung beantragen. Aufgrund der strengen Regelungen werden Verstöße auch entsprechend hart geahndet, beispielsweise mit hohen Bußgeldern.
Gelten im Empfangsstaat keine expliziten Vorschriften, so kann die Bescheinigung auch nachträglich angefordert werden. Dennoch gilt: Mit einer gültigen A1-Bescheinigung kann Problemen und möglichen Missverständnissen mit den nationalen Sozialbehörden im Empfangsstaat präventiv vorgebeugt werden.
Gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit
Von einer „gewöhnlichen Mehrfacherwerbstätigkeit“ spricht man dann, wenn Arbeitnehmer:innen regelmäßig in mehreren Mitgliedsstaaten der EU oder des EWR und der Schweiz erwerbstätig sind. Dies ist bereits der Fall, wenn Arbeitnehmer:innen für nur einen Tag im Monat oder aber fünf Tage im Quartal beruflich ins Ausland entsandt werden.
In solchen Fällen muss nicht für jede Dienstreise eine eigene A1-Bescheinigung beantragt werden. Stattdessen kann eine Dauerbescheinigung mit einer Laufzeit von bis zu fünf Jahren für alle Mitgliedsstaaten, in denen die Arbeit gewöhnlich ausgeübt wird, angefordert werden.
Die Anfrage für eine solche A1-Bescheinigung muss bei einem Wohnsitz in Deutschland bei der DVKA, der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland, beantragt werden.
Ein Beispiel:
Ein Fernfahrer transportiert mehrmals im Monat Güter von Deutschland über Österreich nach Italien. Da er seine Erwerbstätigkeit regelmäßig in mehreren Mitgliedsstaaten der EU oder des EWR ausübt, zählt der Fernfahrer zu den gewöhnlich Mehrfacherwerbstätigen. Er kann also bei der DVAK eine 5-Jahres A1-Bescheinigung für seine Entsendungen in die Länder Österreich und Italien beantragen.
FAQ – häufige Fragen rund um die A1-Bescheinigung
Die A1-Bescheinigung für Dienstreisen ist eine Entsendebescheinigung. Mit dieser können Arbeitnehmer:innen auf Dienstreise im EU-Ausland, in Mitgliedsstaaten des EWR und der Schweiz nachweisen, dass für sie weiterhin das Sozialversicherungsrecht ihres Entsendestaates gilt.
Alle Arbeitnehmer:innen, die für geschäftliche Zwecke temporär in das EU-Ausland, in Mitgliedsstaaten des Europäischen Wirtschaftsraumes oder in die Schweiz entsendet werden, benötigen eine A1-Bescheinigung.
Unternehmen müssen die A1-Bescheinigung auf elektronischem Weg via eines geeigneten Entgeltabrechnungsprogramms oder aber online über die Website sv.net beantragen. Ob der A1-Antrag aber bei der Krankenkasse, der Rentenversicherung, der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen oder bei der DVKA eingereicht werden muss, ist von Fall zu Fall unterschiedlich – je nachdem wie Arbeitnehmer:innen versichert sind und ob es sich um eine einmalige A1-Bescheinigung handelt oder um eine Dauerbescheinigung.
Hat man für eine Entsendung keine A1-Bescheinigung, können Bußgelder drohen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass Arbeitnehmer:innen ihre Arbeit sofort niederlegen oder im Empfangsstaat Sozialversicherungsabgaben entrichten müssen.
Generell gilt, dass für jede Dienstreise ins EU-Ausland, den EWR oder die Schweiz eine A1-Genehmigung benötigt wird, unabhängig davon, wie lange die Reise dauert. Bei kurzzeitigen Dienstreisen bis zu einer Dauer von sieben Tagen und sehr kurzfristigen Reisen besteht jedoch die Möglichkeit, die A1-Bescheinigung nachträglich zu beantragen. Prüfen Sie allerdings vorab, ob dies auch im Zielland möglich ist.
Generell wird eine A1-Bescheinigung für Transitländer nur dann benötigt, wenn Arbeitnehmer:innen in diesen Ländern ebenfalls ihrer Erwerbstätigkeit nachgehen. Wird eine Angestellte zum Beispiel von Deutschland nach Italien entsandt, nimmt aber auf ihrem Weg noch an geschäftlichen Meetings in Österreich teil, so benötigt sie eine A1-Bescheinigung sowohl für Italien als auch für Österreich. Übt die Angestellte ihre Erwerbstätigkeit hingegen nur in Italien aus, dann wird für das Transitland Österreich keine A1-Bescheinigung benötigt.
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