Firmenreisen sollen Spaß machen und Erholung vom Arbeitsalltag bieten. Im Gegensatz zur Dienstreise stehen hier Freizeiterlebnisse im Mittelpunkt. Gruppenreisen für Unternehmen bieten einen unvergleichlichen Erinnerungswert fürs Team und stärken ganz nebenbei die Mitarbeitermotivation. Mit Firmenreisen können Sie Unternehmenserfolge gebührend feiern, besondere Leistungen belohnen und anstehende Projekte vorstellen. Wie die Firmenreise aussehen soll, bleibt dabei ganz Ihnen überlassen. Ob Aktivreise, Städtetrip oder Busreisen – Sie wissen am besten, womit Sie Ihre Mitarbeiter:innen begeistern können.
Die reine Idee zur Firmenreise markiert aber erst den Anfang auf Ihrer To-do-Liste. Was Sie nun brauchen, ist eine gut strukturierte Planung. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die wichtigsten Aspekte bei der Planung einer Firmenreise vor und klären, worauf es bei Gruppenbuchungen von Flügen und Hotels ankommt. Darüber hinaus haben wir für Sie Tipps und Ideen rund um Betriebsausflug, Incentivereisen und Firmenevents gesammelt. Lassen Sie sich inspirieren und freuen Sie sich auf einzigartige Erlebnisse mit Ihrem Team. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Planung!
Die wichtigsten Aspekte bei der Planung von Firmenreisen
Haben Sie einmal das Ziel Ihrer Firmenreise festgelegt, geht es an die eigentliche Planung. Die wichtigsten Aspekte, die Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen sollten, sind diese:
- An- und Abreise: Gruppenbuchung für Flugreisen
- Unterkunft: Gruppenbuchung für Hotels
- Verpflegung
- Aktivitäten und Veranstaltungen
Darüber hinaus sollten Sie ein paar grundlegende Dinge beachten, die wir im Folgenden kurz skizzieren.
Budget & Detailplanung
Beachten Sie bei der Planung die Budgetgrenzen und kalkulieren Sie gegebenenfalls die Finanzierung von CO2-Kompensationen ein. Planen Sie so detailliert wie möglich. Vor allem für wetterabhängige Aktivitäten sollten Sie vorab einen Plan B ausarbeiten. Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Informationen Sie von Ihren Mitarbeiter:innen benötigen, zum Beispiel hinsichtlich Allergien, Unverträglichkeiten oder Ernährungsweisen.
Kommunikationsstrategie
Incentivereisen sind eine besondere Art von Firmenreisen, weil sie explizit als Belohnung für erbrachte Leistungen ausgelobt werden. Planen Sie eine Incentivereise für ausgewählte Mitarbeiter:innen oder das gesamte Team, ist es sinnvoll, eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln. Die Reise soll ein möglichst großer Anreiz sein (engl. incentive = Anreiz), der Ihr Team motiviert, bis zum Zeitpunkt der Reise ihr Bestes zu geben. Um die Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen aufrechtzuerhalten, sollten Sie deshalb in regelmäßigen Abständen die Highlights kommunizieren, die Ihr Team auf der Reise erwarten. Wählen Sie hierfür vor allem Präsentationstechniken mit emotionalem Gehalt, wie zum Beispiel Videos vom Reiseort oder einzelnen Aktivitäten, die für die Firmenreise geplant sind. Oder wenden Sie sich als Travel-Manager oder CEO per E-Mail direkt an Ihre Mitarbeitenden. Überlegen Sie sich auch einen prägnanten Satz, mit dem Sie die Idee zur Reise präsentieren können.
Testreise
Eine Testreise ist vor allem für Firmenreisen mit stark individuellem Charakter empfehlenswert. Erst vor Ort können Sie einschätzen, wie gut der Service des Hotels wirklich ist, ob die Location Ihren Vorstellungen entspricht und ob Ihr Zeitplan für Aktivitäten aufgeht. Ein weiterer Vorteil: Wenn Sie vorab persönlichen Kontakt zu den Ansprechpartnern vor Ort hatten, gehen diese eher auf Sonderwünsche ein. Darüber hinaus können Sie Fragen Ihrer Mitarbeiter:innen leichter beantworten. Mit einer Testreise steigern Sie in jedem Fall die Chance, dass die Firmenreise ein Gewinn für Ihr Team wird.
Evaluierung
Planen Sie auch eine Evaluierung im Anschluss der Reise ein. Holen Sie Feedback von Ihren Mitarbeiter:innen ein und bewerten Sie auch die finanzielle Seite: War Ihr Reisekostenmanagement stimmig? Haben Sie Ihr Budget eingehalten? Sind Nebenkosten im Rahmen geblieben? Auf diese Weise erhalten Sie wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Firmenreisen.
Gruppenbuchungen bei Flugreisen
Flug-Gruppenbuchung: Bedingungen checken
Wenn Sie Gruppenbuchungen für Flüge organisieren, wenden Sie sich im ersten Schritt mit Ihrer Anfrage an die Fluggesellschaften und teilen die Anzahl der Reisenden sowie Ihre persönlichen Daten und Flugdaten mit. Hierfür bieten die Airlines in der Regel ein Onlineformular an. Je nachdem, welche spezifischen Buchungsanforderungen Sie haben, werden Ihnen die verschiedenen Fluggesellschaften unterschiedliche Gruppentarife und Vorteile anbieten. Vergleichen Sie die Angebote und entscheiden Sie sich für das mit den besten Bedingungen für Ihre Firmenreise.
Sind Gruppenbuchungen bei Flügen günstiger?
Die Fluggesellschaften bieten nicht unbedingt Sonderpreise an. Was sie aber bieten, ist die Gewissheit, dass alle in Ihrer Gruppe in denselben Flieger steigen – außer es handelt sich um Hunderte von Personen.
Ein Gruppenangebot von einer Fluggesellschaft muss nicht unbedingt gleichbedeutend mit dem besten Preis sein. Der Ticketpreis pro Flug kann bei einer Gruppenbuchung sogar höher sein als individuelle Flugkosten. Das liegt daran, dass Fluggesellschaften an unterschiedlichen Tagen unterschiedlich viel für die Tickets verlangen können – die Ticketpreise schwanken also. Bei einer Firmengruppe von 25 Personen oder weniger ist es deshalb oft günstiger, die Flüge selbst zu buchen.
Hinweis: Da viele Airlines ab einer Gruppengröße von 10 Personen eine Gruppenbuchung fordern, sollten Sie immer nur für 8 Personen gleichzeitig buchen. Aber Achtung: Hier können Geldstrafen drohen.
Tipps rund um die Flug-Firmenreise
Für die Gruppenbuchung von Flugreisen haben wir ein paar Tipps gesammelt, die Ihnen die Buchung erleichtern können:
- Kontaktieren Sie mehrere Fluggesellschaften, um unterschiedliche Preisoptionen zu erhalten.
- Planen Sie für die Phase, in der Sie auf Antwort von den Airlines warten, genügend Zeit ein.
- Handeln Sie zusätzliches Freigepäck oder Priority-Check-ins aus, sofern diese Leistungen nicht inklusive sind.
- Vermeiden Sie teure Gruppentarife nach Möglichkeit und buchen Sie Flüge für 25 Personen oder weniger am besten selbst – oder lassen Sie TravelPerk die Buchung übernehmen.
Mit TravelPerk vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement und finden alles in einem einzigen Tool – von der Buchung über die Verwaltung von Reisedaten bis hin zu Rechnungen. Gerne übernehmen wir die Buchung von Gruppenreisen für Sie und handeln die besten Konditionen für Ihre Firmenreise aus. Auch für Sonderwünsche stehen wir Ihnen mit unserem Concierge-Service zur Verfügung und organisieren für Sie Firmenevents, Touren oder Stadtführungen.
Gruppenbuchung Hotels
Günstige Angebote für die Hotel-Gruppenbuchung finden
Im Allgemeinen ist es einfacher, vorteilhafte Gruppenpreise und -konditionen mit Hotels auszuhandeln als mit Fluggesellschaften. Hier können Sie zum Beispiel eher mit einem volumenbasierten Rabatt rechnen. Außerdem schwanken Hotelpreise nicht so stark.
Wie auch bei den Flugbuchungen senden Sie den Hotels, die Sie in Betracht ziehen, eine Anfrage und teilen ihnen die Anzahl der benötigten Zimmer sowie die Reisedaten mit. Überprüfen Sie vorab die Mindestaufenthaltsanforderungen und sehen Sie sich die wettbewerbsfähigen Tarife an, die für diese Zeiträume angeboten werden.
Tipps rund um die Hotelbuchung für die Firmenreise
Ähnlich wie für Flugbuchungen gibt es auch für die Hotelbuchung für Gruppen einige Tipps, die Sie beachten sollten:
- Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter:innen sich keine Zimmer teilen müssen, sofern das möglich ist.
- Holen Sie Angebote von 5 bis 15 verschiedenen Hotels ein, um das Beste zu finden.
- Handeln Sie zusätzliche Vorteile wie Zimmer-Upgrades oder kostenlose Mahlzeiten aus.
Extra-Tipp: In unserem Blog-Beitrag stellen wir 10 Möglichkeiten vor, wie Ihr Unternehmen Geld bei Geschäftsreisen sparen kann.
Firmenreisen – Ideen rund um Betriebsausflug, Gruppenreisen und Co.
Gruppenreise als Firmenevent: Tipps & Ideen
Schwebt Ihnen für das nächste Firmenevent eine Gruppenreise vor, sollten Sie als Erstes überlegen, in welche Richtung es gehen soll. Braucht Ihr Team gerade Outdoor und Action oder eher Wellness? Vielleicht wollen Sie die Gruppenreise auch mit sozialem Engagement verbinden und auf diese Weise das Wir-Gefühl in Ihrem Unternehmen stärken? Wir haben einige Ideen für Ihre Firmenreise gesammelt.
1. Aktivreise
Aktivreisen eignen sich zum Auspowern und um den Zusammenhalt im Team durch sportliche Aktivitäten zu stärken. Ob Radreisen mit kulturellen Zwischenstopps, Wandertouren mit atemberaubender Aussicht oder Skireisen mit abendlichen Partys – Aktivreisen haben definitiv einen hohen Erinnerungswert.
2. Städtetrip
Ein Städtetrip eignet sich nicht nur für einen kurzen Betriebsausflug, sondern auch für längere Firmenreisen. Lernen Sie Barcelona, Kopenhagen und Co. aus einer anderen Perspektive kennen, indem Sie eine alternative Stadtführung buchen, eine Stadt-Rallye veranstalten oder per Segway, Vespa oder historischer Straßenbahn die schönsten Sehenswürdigkeiten erkunden.
3. Busreisen
Erkunden Sie mit einem komfortabel ausgestatteten Reisebus die Ziele Ihrer Wahl, während ein Reiseleiter die Organisation für Sie übernimmt. Der Vorteil: Sie sind nicht auf einen Ort festgelegt, sondern können mehrere Ziele miteinander verbinden.
4. Wellnessreisen
Gemeinsam entspannen in außergewöhnlichen Resorts: Wellnessreisen für Firmen bieten eine besondere Abwechslung vom Arbeitsalltag. Viele Hotels und Resorts eignen sich ideal für Firmenreisen und bieten neben Sauna und Co. auch Sportanlagen und Räume für Veranstaltungen und Workshops.
Incentivereisen als Mitarbeitermotivation
Incentivereisen leben von Individualität und besonderen Erlebnissen. Unternehmen planen diese Reisen als Belohnung für Ihr Team und schaffen damit einen bleibenden Erinnerungswert. Dieser wirkt sich wiederum positiv auf die Mitarbeitermotivation aus, weshalb Incentivereisen eine lohnende Investition sind. Beliebt sind ausgefallene Locations und Aktivitäten mit Adrenalin pur, wie eine Wüstensafari in Abu Dhabi, Whale Watching in Reykjavik oder River Rafting in einer atemberaubenden Gebirgskulisse. Kurze Infotainment-Einlagen runden die Reise ab – so können Sie Ihrem Team eine Pause von den Adrenalinkicks gönnen und auf unterhaltsame Weise regionale Besonderheiten näherbringen.
Betriebsausflug organisieren
Es muss nicht immer gleich die große Reise sein – auch ein Firmenausflug hebt die Stimmung und kann unvergessliche Erlebnisse für Ihr Team bereithalten. Für einen besonderen Betriebsausflug bieten sich zum Beispiel kulinarische Erlebnisse an, wie ein Cocktailworkshop, Biertasting, eine Tapas-Tour oder eine Weinverkostung. Auch gemeinsame Koch-Events, angeleitet von Sterne-Köch:innen, stärken den Zusammenhalt im Team.
Abseits der Kulinarik bieten sich besondere Firmenevents wie ein Casinobesuch, ein Tauchkurs oder eine Tour mit Oldtimern an. Auch soziale Aktivitäten wie ein Clean Up des heimischen Stadtparks sorgen für ein Wir-Gefühl. Nach getaner Arbeit können Sie den Tag bei einem gemeinsamen Essen ausklingen lassen.
Tipp: Mit TravelPerk Events wird Ihr nächstes Firmenevent garantiert zum Erlebnis! Gästeliste erstellen, Location buchen, Infos teilen – erledigen Sie alles ganz einfach in einem einzigen Tool.
Wir helfen Ihnen dabei, Ihren nächsten Betriebsausflug zu organisieren!
FAQ – häufige Fragen zum Thema Firmenreisen
Zu den wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Planung von Firmenreisen berücksichtigen sollten, zählen diese:
- An- und Abreise: Gruppenbuchung von Flugreisen
- Unterkunft: Gruppenbuchung von Hotels
- Verpflegung
- Aktivitäten und Veranstaltungen
Sinnvoll ist außerdem ein Plan B sowie eine möglichst detaillierte Planung, die zum Beispiel Lebensmittelunverträglichkeiten von Mitarbeiter:innen berücksichtigt. Machen Sie, wenn möglich, vorab eine Testreise, um Ihre Planung zu überprüfen und Kontakte zu Ansprechpartnern zu knüpfen. Incentivereisen sollten Sie mit einem gut strukturierten Kommunikationskonzept ankündigen. Zu guter Letzt sollten Sie eine Evaluierung einplanen, die Sie nach der Reise durchführen.
Es gibt einige Wege, wie Sie als Office-Manager:in vor, während und nach der Buchung von Firmenreisen Kosten sparen können:
1. Legen Sie im Vorfeld erstattungsfähige Ausgabekategorien in Ihrer Reiserichtlinie fest, damit Mitarbeiter:innen das Budget nicht überschreiten.
2. Buchen Sie Flüge oder Zugverbindungen für den frühen Morgen oder den späten Abend. Auf diese Weise sparen Sie die Kosten für eine Übernachtung.
3. Buchen Sie über eine Geschäftsreisemanagement-Plattform wie TravelPerk, um die besten Konditionen zu erhalten.
4. Vermeiden Sie Gruppenbuchungen von Flügen, wenn Sie für weniger als 25 Personen buchen. Gruppentarife sind oft teurer als Einzeltickets.
5. Lassen Sie sich die Mehrwertsteuer erstatten.
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