Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2023

Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Arbeitsalltag. Doch je nach Reiseziel und Art der Geschäftsreise kann die Planung und Umsetzung viel Zeit, Geld und Ressourcen kosten. Damit Geschäftsreisen für Unternehmen nicht zur Kostenfalle werden, sind eine sorgfältige Organisation und ein effizientes Spesenmanagement ausschlaggebend. Wir erklären Ihnen, welche Kosten überhaupt zu den Reisekosten zählen, welche Folgen ein ineffizientes Reisekostenmanagement mit sich bringen kann und wie Sie bei Ihren Reiseausgaben Geld sparen können.

Alles, was Sie über Reisekostenmanagement wissen müssen

Der Name verrät es schon: Geschäftsreisekosten sind Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise entstehen. Darunter fallen: 

• sämtliche Reisekosten für den Transport und die Übernachtung (Flug, Bahn, Hotel etc.),
• Verpflegungskosten zur Sicherung des leiblichen Wohls (Verpflegungspauschale),
• oder sonstige Ausgaben wie beispielsweise Bewirtungskosten, wenn Sie im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstehen. 

Für derartige Reise- und Reisenebenkosten müssen Arbeitnehmer:innen während einer Dienstreise nicht selbst aufkommen. Persönliche Ausgaben hingegen, die beispielsweise im Rahmen von Freizeitaktivitäten außerhalb der Arbeitszeit getätigt werden, zählen nicht zu den erstattungsfähigen Kosten.  

Um Missverständnissen vorzubeugen, ist es wichtig, die Reisekosten für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen exakt zu benennen und zu definieren. Ihre Mitarbeiter:innen sollten genau wissen, welche Kosten zu den Spesen zählen und welche nicht. Hierfür eignet sich zum Beispiel die unternehmenseigene Reiserichtlinie. 

Ebenso wichtig ist ein gut organisiertes Spesenmanagement, um die Reisekosten Ihres Unternehmens stets im Blick zu behalten und die Finanzplanung der Dienstreisen effektiv und übersichtlich zu gestalten. 

Ineffizientes Spesenmanagement: Ursachen & Folgen

Denn weist das Reisekostenmanagement Schwächen auf, führt das schnell zu einem finanziellen Mehraufwand, einem höheren Verwaltungsaufwand und nicht zuletzt auch zu Frustration bei den Mitarbeiter:innen – sei es bei den Reisenden selbst, bei den verantwortlichen Travel Manager:innen oder in der Finanzabteilung oder Buchhaltung. Die Ursachen hierfür sind vielseitig:

1. Ungenügende Datenerfassung & falsche Finanzplanung: Wenn die Spesen im Unternehmen nur langsam oder gar nicht vollumfänglich erfasst werden, fehlt der Finanzabteilung die nötige Datengrundlage, um die aktuellen Ausgaben auszuwerten und zukünftige Reisekosten zu kalkulieren. 
2. Papierbelege & manuelle Datenverarbeitung: Wo Reisekostenformulare händisch ausgefüllt und Quittungen in Form von Papierbelegen eingereicht werden, entsteht ein erhöhter bürokratischer Aufwand für alle Beteiligten – die Reisenden selbst wie auch die Finanzabteilung und Buchhaltung. Im schlimmsten Fall gehen Dokumente in der Fülle der Papiere verloren, einzelne Kostenpunkte werden übersehen oder lassen sich nicht rekonstruieren und es kommt zu Verzögerungen bei der Kostenrückerstattung an die Mitarbeiter:innen – was wiederum zu Frustration auf allen Seite führt. 
3. Aufwendige Kommunikation & strikte Rollenteilung: Im klassischen Reise- und Spesenmanagement werden sämtliche Reisen von den zuständigen Travel Manager:innen gebucht, um sicherzustellen, dass sie auch im Budget liegen. Das mag dem Unternehmen zwar die volle Kontrolle über die Vorgänge geben, hat allerdings auch einen erhöhten Kommunikationsaufwand zwischen Buchenden und Reisenden zur Folge und kann zu Unzufriedenheiten bei den Reisenden sowie zu Überlastungen bei den Buchenden führen. 

Fest steht: Die Zeit, die in das unorganisierte und ineffiziente Ausgabenmanagement fließt, könnte auch sinnvoller und vor allem gewinnbringender genutzt werden. Mit einem effektiven und gut durchdachten Spesenmanagement erleichtern Sie nicht nur Ihren Mitarbeiter:innen die Arbeit, sondern sparen unter Umständen auch bares Geld.  

Herausforderungen beim Reisekostenmanagement

Um Ihr Reisekostenmanagement zu optimieren, müssen Sie sich zuallererst der grundlegenden Herausforderungen bewusst werden, die diese Aufgabe für alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen mit sich bringt. Worauf gilt es bei der Reiseplanung im Hinblick auf das Spesenmanagement zu achten und wo passieren die häufigsten Fehler? 

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die größten Herausforderungen: 

• Falsche & ungenaue Spesenabrechnungen (auch: Reisekostenabrechnung): Die Bearbeitung von Spesenabrechnungen kann kostspielig sein, vor allem wenn der Prozess aufgrund ungenauer oder zu spät eingereichter Spesenformulare wiederholt werden muss. Zudem zeichnen sich veraltete und manuelle Systeme zur Reisekostenabrechnung durch zum Teil sehr langwierige Vorgänge und ein erhöhtes Potenzial für Fehler aus. 
• Fehlende Belege & Dokumente: Mit der fehlerhaften Spesenabrechnung gehen auch oft fehlende oder vergessene Belege, wie Rechnungen und Quittungen, einher. Liegt dem Unternehmen aber kein konkreter Kostennachweis oder eine entsprechende Übersicht vor, so können den Geschäftsreisenden ihre Auslagen im Rahmen der Reisekostenabrechnung auch nicht erstattet werden. Eine Erstattung der Kosten ohne Nachweis kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen. 
• Unautorisierte Buchungsvorgänge: Bei einer fehlenden oder ungenauen Reiserichtlinie sowie manuellen Prozessen kann es zudem sehr leicht passieren, dass unautorisierte Buchungsvorgänge stattfinden. Darunter fallen zum Beispiel Buchungen, die das vorgegebene Budget sprengen. Vor allem, wenn es keine Möglichkeit der Kostenerstattung für die Reise gibt, können solche Buchungen zu Kostenfallen werden – entweder für die Reisenden oder für das Unternehmen. 
• Fehlender Zugang zu Reise- & Reisekostendaten: Manuelle Prozesse der Reisekostenabrechnung, ob analog oder digital, gestalten es oft schwierig, konkrete und vor allem aussagekräftige Daten über die Reiseausgaben zu erhalten. Eine ungenaue Erfassung, menschliche Fehler oder eine mangelnde Kategorisierung der einzelnen Ausgaben gestalten einen genauen Überblick über die Finanzen schwierig. Das wiederum wirkt sich negativ auf die Finanzplanung für zukünftige Reisekosten aus. 
• Fehlende oder komplizierte Reiserichtlinien: Ein Knackpunkt in vielen ineffizienten Reisekostenmanagementsystemen ist eine fehlende oder nur schwer verständliche Reiserichtlinie. Eine offizielle und einheitliche Reiserichtlinie ist wichtig, um Klarheit darüber zu schaffen, wie das Reisekostenmanagement im Unternehmen gehandhabt wird – also beispielsweise welche Kosten abgedeckt werden und welche nicht und wie die Mitarbeiter:innen ihre Auslagen im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet bekommen können. So beseitigen Sie bereits im Vorfeld Unklarheiten und beugen Missverständnissen und falschen Buchungen und Abrechnungen vor. 

Wie gelingt ein gutes Reisekostenmanagement?

Für ein gutes Ausgabenmanagement sollten sie unbedingt einheitliche und konkrete Regelungen für die einzelnen Schritte des Dienstreisegenehmigungsprozesses und der Abrechnung festlegen. Wer darf buchen, wo wird gebucht, was darf gebucht werden, welches Budget gilt es einzuhalten, wie wird bezahlt und wie und bis wann müssen Spesenabrechnungen eingereicht werden – all das sind relevante Fragen im Buchungsprozess. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Punkte, die Sie für ein effizientes Spesenmanagement berücksichtigen sollten.

1. Mitarbeiterfreundliche Zahlungsmethoden

Für die Vereinfachung des Reisekostenmanagements bietet es sich an, den Mitarbeiter:innen die Buchung von Geschäftsreisen über eine Firmenkreditkarte zu ermöglichen. Dies hat zwei große Vorteile:

1. Da die Spesen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden, muss im Anschluss an die Reise keine Spesenabrechnung mehr eingereicht werden. Das vermindert den bürokratischen Verwaltungsaufwand erheblich.
2. Durch die Nutzung einer Firmenkarte hat das Unternehmen stets den genauen Überblick über alle Ausgaben und kann diese effektiv kontrollieren. 

In der Praxis bietet sich dieses Vorgehen aber primär für große Firmen an, die hohe Reisekosten handhaben müssen. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es immer noch üblich, dass Kosten ausgelegt und später erstattet werden. Aber auch hier gilt es die Zahlungsmethode, sowie den Bezahl- und Rückerstattungsvorgang genau zu kommunizieren. 

2. Berechnung, Erfassung & Kategorisierung der Ausgaben

Um den genauen Überblick über die getätigten Ausgaben zu behalten, gilt es, diese zeitnah, umfassend und korrekt zu erfassen. Halten Sie Ihre Daten über die getätigten Reisekosten immer aktuell, am besten, indem Sie die Spesendaten in regelmäßigen Abständen aktualisieren. In kleinen Unternehmen kann das im 2-Wochen-Takt erfolgen, in großen Unternehmen je nach Notwendigkeit hingegen auch täglich. 

Zudem sollten Sie alle Kosten effektiv kategorisieren – versehen Sie alle Ausgaben mit entsprechenden Kategorien und Tags, damit Sie diese schnell einer bestimmten Kostengruppe zuordnen können. Hier einige Beispiele, wie Sie Reisekosten gruppieren können:

• Nach Art der Reise (Bestandskunde, Verkauf, Firmenveranstaltung, Weiterbildungen etc.)
• Nach Reiseziel
• Nach Abteilung oder Kostenstelle
• Nach Spesenart (Kosten für Transport und Übernachtung, Verpflegungsmehraufwände, sonstige Ausgaben) 

Durch eine Kategorisierung der Reiseausgaben erhalten Sie wertvolle Daten, anhand derer Sie das benötigte Budget für zukünftige Reisen besser beurteilen und berechnen können. So sehen Sie beispielsweise, wie viel des Reisebudgets durchschnittlich für den Transport oder die Übernachtung aufgewendet wird, welche Reisearten oder Reiseziele das höchste Budget voraussetzen und vieles mehr. Zudem können Sie so auch erkennen, ob es bestimmte Reisen oder Mitarbeiter:innen gibt, die vielleicht mehr kosten als der Durchschnitt. 

3. Gemeinsame Reiserichtlinien, klarer Abrechnungs- & Rückerstattungsprozess

Für ein effektives und geordnetes Spesenmanagement ist es unerlässlich, klar definierte Abrechnungs- und Rückerstattungsprozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Egal, ob Sie Papierformulare, eine Tabellenkalkulation oder eine Travel Expense Management Software für Ihr Reisekostenmanagement nutzen: Gleichbleibende Vorgehensweisen rund um die Buchung und die Abrechnung von Dienstreisen tragen erheblich zur Effektivität des gesamten Prozesses bei. 

Hat Ihr Unternehmen noch keine Reiserichtlinie, ist nun der richtige Zeitpunkt gekommen, um eine solche zu erstellen. Halten Sie darin alle relevanten Informationen und Aspekte rund um das Reisekostenmanagement fest. Klären Sie unter anderem, 

• ob Ihre Angestellten einen Kostenvoranschlag für Ihre geplante Dienstreise erstellen müssen,
• wer eine Dienstreise bzw. das Budget für diese in Ihrem Unternehmen genehmigen darf, 
• wo und wie eine Reise gebucht wird und welche (finanziellen) Rahmenbedingungen erfüllt werden müssen,
• wie bezahlt wird (Firmenkreditkarte oder private Vorkasse),
• welche Belege und Dokumente die Reisenden benötigen und aufbewahren müssen, 
• wie, in welcher Form und bei welcher Kostenstelle Spesenabrechnungen einzureichen sind,
• welche Fristen für die Einreichung von Spesenabrechnungen in Ihrem Unternehmen herrschen,
• in welchem Zeitraum den Mitarbeiter:innen ihre ausgelegten Spesen erstattet werden,
• und vor allem auch, wer die jeweiligen Ansprechpartner:innen für die einzelnen Prozesse und Vorgänge sind. 

Haben Sie klare Richtlinien für die Abrechnung- und Kostenrückerstattung bei Geschäftsreisen definiert, gilt es, diese anschließend auch umfassend an Ihre Angestellten zu kommunizieren. Hierzu können Sie zum Beispiel regelmäßig Informations-Mails verschicken oder aber die Richtlinien auf einem firmenweiten Server jederzeit zur Verfügung stellen. Denn es gilt: Auch die beste Reiserichtlinie hat keine Wirkung, wenn sie nicht befolgt wird. 

Alle wichtigen Informationen rund um die Reiserichtlinie finden Sie auch in unserem Guide „Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2023“. 

Business Travel Plattformen – Aufwand & Kosten sparen

Sie sehen, dass ein effektives Reisekostenmanagement viel Arbeit bedeuten kann, doch das muss es nicht. Business Travel Plattformen, die auf das Management von Geschäftsreisen und Geschäftsreisekosten spezialisiert sind, können Ihnen unter anderem bei der Dienstreiseplanung und der Dienstreisegenehmigung helfen. Durch die Integration von Spesenverfolgungs-Programmen unterstützen die Plattformen Sie zudem auch effektiv beim Überwachen Ihrer Unternehmensausgaben und erleichtern Ihnen so das Spesenmanagement erheblich. Durch die Nutzung eines Reisemanagement-Tools können Sie alle Prozesse rund um die Geschäftsreise – ob planerischer oder finanzieller Natur – optimieren und so Geld sparen.  

Moderne Geschäftsreisemanagement-Tools, wie TravelPerk, ermöglichen Ihnen unter anderem Folgendes:

• Planung & Buchung der gesamten Reise direkt auf der Plattform: Suchen Sie direkt auf TravelPerk nach geeigneten Transportmitteln und Unterkünften und profitieren Sie dabei von Firmentarifen und Vergünstigungen. 
• Integration von Reiserichtlinien: Durch die Integration der Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess können Ihre Mitarbeiter:innen ihre Reisen selbstständig und richtlinienkonform buchen. 
• Umfängliche Einsicht in die aktuellen Reisedaten: Dank regelmäßiger Kostenberichte behalten Sie stets den Überblick über die aktuellen Reisekosten Ihres Unternehmens. 
• Einfache Bezahlmethode: Geschäftsreisende sollten Ihre Reisekosten nicht zurückfordern müssen. Auf TravelPerk können Unternehmen ihre Ausgaben einfach und bequem mit einer monatlichen Rechnung begleichen. So müssen die Mitarbeiter:innen die Kosten nicht mehr selbst auslegen.
• Keine Spesenabrechnungen mehr: Dadurch, dass die Reisekosten direkt vom Unternehmen übernommen werden, müssen Angestellte auch keine Spesenabrechnungen mehr ausfüllen.
• Automatisierte Erstattungen: Legen Sie Maximalbeträge fest, bis zu welchen Mitarbeiter:innen Kosten für etwa Verpflegung oder Taxifahrten automatisch und ohne weitere Genehmigung erstattet bekommen. 
• Automatischer Abgleich der Firmenkarten: Alle relevanten Belege und Quittungen werden automatisch mit den auf einer Firmenkreditkarte gebuchten Kosten abgeglichen. 

Reisemanagement-Lösungen bieten Ihnen die Möglichkeit, viele Prozesse, die vorher aufwendig manuell bearbeitet werden mussten, zu automatisieren und vor allem auch papierlos zu gestalten. Das reduziert den bürokratischen Mehraufwand erheblich und ermöglicht Ihren Mitarbeiter:innen im selben Zug eine größere Flexibilität bei der Buchung von Geschäftsreisen. 

Die richtige Business Travel Plattform finden

Doch worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Geschäftsreisemanagement-Tools achten? Hier sind einige Punkte, auf die Sie Wert legen sollten:

• Großes Reiseinventar für Flüge, Hotels etc.
• Anpassbare Reiserichtlinien & Genehmigungen
• Monatliche Rechnung zur Begleichung der Reisekosten
• Aufschlussreiche Analysen & Berichte zu den Reisekosten
• Zuverlässige mobile App für die Reisenden
• Professioneller & schneller Kundensupport
• Benutzerfreundliche Oberfläche der Plattform

TravelPerk bietet Ihnen all das und noch mehr. Mit FlexiPerk haben Sie zum Beispiel zusätzlich die Möglichkeit einer Kostenrückerstattung von bis zu 80 %, sollten Sie Ihre Geschäftsreise stornieren oder abbrechen müssen.

Geschäftsreisekosten senken – 6 einfache Tipps

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen noch sechs einfache Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie aktiv Reisekosten für Ihr Unternehmen einsparen können. 

1. Ist eine Übernachtung nötig? Diese Frage sollten Sie sich bei jeder geplanten Geschäftsreise stellen. Viele Fluggesellschaften und Bahnbetreiber bieten auch Verbindungen früh morgens oder spätabends an. Diese bedeuten für die Reisenden womöglich etwas weniger Schlaf, können aber eine gute Möglichkeit sein, um Geld zu sparen, da keine Übernachtungskosten anfallen. Wenn Sie ein Travel-Management-Tool wie TravelPerk verwenden, können Sie auch alle Reisen mit Übernachtung freigabepflichtig machen. 
2. Sammeln Sie Treuepunkte: Viele Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagenunternehmen und sogar Anbieter alternativer Unterkunftsmöglichkeiten bieten heutzutage Treueprogramme an. Sehen Sie sich die verschiedenen Vorteile an, welche die Treuepunkte mit sich bringen, und entscheiden Sie dann, welche für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Und auch hier kann TravelPerk Ihnen das Leben erleichtern – Sie hinterlegen Ihre Prämiennummern nur einmal und schon werden bei jeder Reise, die die gewählten Anbieter enthält, automatisch Punkte gesammelt. 
3. Firmentarife nutzen: Frequentieren Ihre Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen bestimmte Hotels, so kann es sich lohnen, spezielle Firmentarife mit den Unterkünften auszuhandeln. Hotels schätzen solche Stammkund:innen und gewähren Übernachtungen dann oft auch zu günstigeren Tarifen. TravelPerk verfügt über ausgezeichnete Beziehungen zu zahlreichen Hotels und Unterkünften weltweit und kann Sie bei der Verhandlung von Firmentarifen unterstützen. 
4. Taxis meiden: Dies mag wie eine Kleinigkeit klingen, bietet aber großes Potenzial, um Kosten zu sparen. Vor allem der Weg vom Flughafen zur Unterkunft kann mit einem Taxi sehr teuer werden. Erwägen Sie daher, Ihre Mitarbeiter:innen dazu zu verpflichten, wo möglich die Bahn, U-Bahn, Busse oder Shuttle-Services zu nutzen. So können Sie bis zu 50 % der Kosten für den Transfer sparen, insbesondere wenn Mitarbeiter:innen allein reisen. 
5. Korrekte Tagessätze zahlen: Wenn Sie den Mehraufwand für die Verpflegung Ihrer Geschäftsreisenden über eine Verpflegungspauschale begleichen, sollten Sie darauf achten, die Tagessätze an das jeweilige Reiseziel anzupassen. So gibt es beispielsweise sogar innerhalb der EU große Preisunterschieden bei den Pauschalen, manchmal variieren diese sogar von Stadt zu Stadt. Informieren Sie sich also immer über die aktuellen Tagessätze, um den korrekten Betrag für die Verpflegungsmehraufwände Ihrer Mitarbeiter:innen zu zahlen und so vielleicht auch Geld zu sparen.
6. Steuern zurückfordern: Sie können Reisekosten über die Mehrwertsteuer zurückfordern. Unternehmen, die auf diese Rückforderung verzichten, zahlen zwischen 5 und 25 % mehr als nötig! 

Genauere Informationen sowie weitere Tipps und Tricks rund zur Kosteneinsparung bei Geschäftsreisen finden Sie in unserem Blog-Beitrag zum Thema „Reisekosten optimieren“.     

FAQ – häufige Fragen rund ums Spesenmanagement