Das Flugzeug ist für viele Dienstreisende das Transportmittel ihrer Wahl – vor allem, wenn es darum geht, längere Strecken zurückzulegen. Doch geschäftliche Flugreisen können mitunter auch eine Herausforderung sein, sowohl für das Travel Management, das den Flug organisiert, als auch für die Reisenden selbst. 

In diesem Guide erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die Geschäftsreise mit dem Flugzeug:  von der Planung und Organisation über persönliche Vorbereitungen wie Gepäck und Dokumente bis hin zum Umgang mit spontanen Problemen und Planänderungen. Eben alles, was es bei geschäftlichen Flugreisen zu beachten gilt.

Vor- und Nachteile von dienstlichen Flugreisen

Dienstliche Flugreisen erfreuen sich noch immer großer Beliebtheit – kein Wunder, zählt das Flugzeug doch zu den schnellsten Verkehrsmitteln, die uns zur Verfügung stehen. Gerade auf langen Strecken ist die Zeitersparnis verglichen mit anderen Transportmitteln, wie etwa Bahn oder Auto, enorm. So können auch spontane Geschäftsreisen schnell realisiert werden, und oft gilt es bei wichtigen Geschäften sowieso, keine Zeit zu verlieren. Wer möchte schon 12 Stunden unterwegs sein, wenn diese wertvolle Zeit vor Ort besser und gewinnbringend genutzt werden kann? 

Neben der Schnelligkeit kann zudem auch die Sicherheit des Flugzeugs als Pluspunkt gewertet werden, denn das Flugzeug ist statistisch gesehen das sicherste Verkehrsmittel, mit dem man reisen kann. 

Doch natürlich haben Flugreisen nicht nur Vorteile, sondern auch negative Aspekte. Bei Interkontinental- oder Langstreckenreisen lässt sich die Reise mit dem Flugzeug meist nicht vermeiden, doch in vielen Fällen wird das Flugzeug von Geschäftsreisenden vor allem für Kurzstreckenflüge genutzt. Die dadurch entstehenden CO₂-Emissionen sind enorm, obwohl man sie bei kurzen Strecken mit einem Umstieg auf nachhaltigere Verkehrsmittel leicht vermeiden könnte. 

Ein weiterer Nachteil ist das starre Buchungssystem, das nur sehr schlecht mit spontan auftretenden Problemen umgehen kann. Fällt etwa eine Bahn aus, so stehen die Chancen gut, dass zeitnah eine weitere fährt und man dort auch Platz findet – in der Regel gibt es bei der Bahn keine Passagierbegrenzung. Anders verhält es sich beim Flugzeug, denn dort können bei einem spontanen Ausfall nicht beliebig viele Passagiere umgebucht werden. So kann es sein, dass man stundenlang auf einen Weiterflug warten muss oder die Reise gar komplett ins Wasser fällt. 

Wie Sie sehen, bieten geschäftliche Flugreisen, ebenso wie private, sowohl Vor- als auch Nachteile, die es zu bedanken gilt. Wenn Sie sich für Ihre nächste Geschäftsreise dennoch für das Flugzeug entscheiden oder gar darauf angewiesen sind, so geben wir Ihnen in diesem Guide einige Tipps und klären wichtige Themen und Fragen rund um dienstliche Flugreisen. Welche Themen das sind? Hier ein Überblick:

Flugreise planen und buchen – richtlinienkonform

Die Planung und Buchung einer Geschäftsflugreise erfordert Sorgfalt und Achtsamkeit, denn im Gegensatz zu privaten Flügen gibt es hier mehr Regeln und Vorschriften zu beachten. So zum Beispiel die Einhaltung der firmeninternen Reiserichtlinien. Als Geschäftsreisende:r sollten Sie stets sicherstellen, dass alle Aspekte Ihrer Flugreise – von der Wahl der Fluggesellschaft bis hin zu den geplanten Ausgaben – den Vorgaben Ihres Unternehmens entsprechen. Dies schließt auch Vorschriften zur Buchungsfrist und zur Kostentransparenz mit ein.

Ebenso wichtig ist es, dass Sie einen effizienten Flugplan erstellen, der auch eventuelle Verspätungen oder Anschlussflüge berücksichtigt. Vor allem, wenn Sie die Reise für einen ganz bestimmten geschäftlichen Termin wahrnehmen, sollten Sie ausreichend Zeit für die Anreise einplanen. 

Bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen können Ihnen spezielle Geschäftsreiseplattformen, wie etwa TravelPerk, behilflich sein. Mit TravelPerk haben Unternehmen Zugriff auf ein branchenführendes Reiseinventar für Flugreisen. Dank der Integration der Reiserichtlinien auf der Plattform können Reisende ihre Flüge ganz bequem und richtlinienkonform selbst buchen. Und die App-Anwendung hält die Reisenden mit stets aktuellen Reiseinformationen und Benachrichtigungen im Fall einer Planänderung immer auf dem Laufenden.

Economy Class vs. Business Class

Ein wichtiger Aspekt bei der Planung und Buchung von geschäftlichen Flugreisen ist die Frage nach Economy oder Business Class. Diese Entscheidung kann erheblichen Einfluss auf die Reiseerfahrung und Produktivität der Geschäftsreisenden haben.

Die Economy Class bietet Reisenden in der Regel eine kosteneffiziente Möglichkeit, ihr Ziel zu erreichen. Dabei gilt es allerdings zu bedenken, dass der Raum am Sitzplatz begrenzt und damit auch der Komfort eingeschränkt ist – insbesondere bei Langstreckenflügen. Kostenloses Bordentertainment und Mahlzeiten sind meist Standard, doch Extras wie WLAN oder Steckdosen können zusätzliche Kosten verursachen. 

Die Business Class hingegen bietet nicht nur mehr Platz und Komfort, sondern oft auch zusätzliche Annehmlichkeiten wie Zugang zu Flughafen-Lounges, bevorzugtes Ein- und Aussteigen sowie hochwertige Mahlzeiten und Getränke. Zudem haben Reisende hier meist direkten Zugang zu WLAN und Steckdosen, sodass sie die Zeit an Bord effektiv nutzen können.

Bei der Wahl zwischen Economy und Business Class spielen verschiedene Faktoren eine Rolle – dazu zählen die Dauer des Fluges, das Budget sowie firmeninterne Reiserichtlinien und auch die Frage danach, ob der oder die Reisende während des Fluges arbeiten möchte oder vielleicht sogar muss. Vor der Buchung Ihrer nächsten Reise kann es sich daher lohnen, Genaueres über die Vorgaben zur Buchung von Business Class Flügen in Ihrem Unternehmen in Erfahrung zu bringen.

Flugmeilen-Programme & Sonderkonditionen

Ein weiterer wichtiger beziehungsweise vorteilhafter Aspekt der geschäftlichen Flugreisen sind Flugmeilen-Bonusprogramme. Viele Fluggesellschaften bieten ihren Geschäftskunden Treueprogramme an, bei denen Reisende für jeden geflogenen Kilometer Punkte sammeln können. Diese lassen sich in der Regel gegen verschiedene Prämien wie kostenfreie Flüge, Upgrades in eine höhere Klasse oder zusätzliches Freigepäck einlösen.

Besonders interessant für Geschäftsreisende sind auch solche Programme, die nicht nur Boni für den Flug selbst, sondern beispielsweise auch für Hotelbuchungen, Mietwagen oder andere Reiseleistungen vergeben. Vor allem für Vielflieger, die oft dieselbe Airline nutzen, lohnt sich die Mitgliedschaft in einem solchen Programm.

Zusätzlich zu den Bonus-Programmen bieten viele Fluglinien Geschäftskunden auch immer wieder Sonderkonditionen an. Dazu gehören etwa Rabatte auf flexible Tickets, die auch kurzfristige Änderungen ermöglichen, oder spezielle Angebote für kleine und mittlere Unternehmen.

Um das Beste aus diesen Programmen herauszuholen, ist es sinnvoll, sich über verschiedene Anbieter zu informieren und diese miteinander zu vergleichen. Am Ende wählen Sie dann die Airline und das Programm, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Vergessen Sie dabei nicht: Jede gesparte Meile kann Ihre Reiseerfahrung verbessern, Ihre Effizienz auf der Reise steigern und Ihrem Unternehmen im besten Fall sogar etwas Geld sparen.

Was beachten bei Langstreckenflügen?

Langstreckenflüge können eine besondere Herausforderung sein, denn das Reisen über mehrere Zeitzonen hinweg ist anstrengend und durch den Jetlag kann auch die Produktivität beeinträchtigt werden. Daher ist es wichtig, gut vorbereitet zu sein und den Flug richtig zu planen.

Bei der Buchung gilt es zu überlegen, ob ein Direktflug oder doch eine Verbindung mit Zwischenlandungen besser für die Bedürfnisse der Reisenden geeignet ist. Direktflüge können zeitsparender sein, aber Flüge mit Zwischenlandungen bieten Reisenden die Möglichkeit, sich zu erholen und auch mal die Beine zu vertreten.

Ebenso wichtig ist es, im Voraus Sitzplätze zu reservieren – insbesondere auf Langstreckenflügen sind Plätze mit extra Beinfreiheit oder einer Steckdose in der Nähe sehr beliebt. Zudem sollten Sie sich auch über den Bordservice informieren. Viele Airlines bieten auf Langstreckenflügen spezielle Annehmlichkeiten wie eine größere Auswahl an Unterhaltungsangeboten oder bessere Mahlzeiten an. Informieren Sie sich auch über Möglichkeiten zum Arbeiten während des Fluges, also zum Beispiel darüber, ob WLAN verfügbar ist.

Vorbereitung: Gepäck, Unterlagen und Co.

Nach der Planung und Buchung geht es an die persönlichen Vorbereitungen für den Flug. Dazu zählen die Organisation der wichtigsten Unterlagen und Dokumente (Flugticket, Reisepass etc.) sowie das Kofferpacken entsprechend den Vorgaben der Fluglinie. Die richtige Planung in Bezug auf Gepäck, Unterlagen und andere Notwendigkeiten kann den Unterschied ausmachen zwischen einer stressfreien und einer chaotischen Geschäftsreise.

Gepäck, Handgepäck & Richtlinien

Beim Gepäck gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen, so zum Beispiel die Größe und das Gewicht der Gepäckstücke sowie die spezifischen Richtlinien zur Mitnahme verschiedener Gegenstände. 

Da diese von Airline zu Airline stark variieren können, ist es wichtig, sich im Vorfeld genau darüber zu informieren, was Sie mitnehmen dürfen und was nicht – so vermeiden Sie unangenehme Überraschungen am Flughafen. Ist Ihr Gepäck am Ende zum Beispiel zu schwer, so müssen Sie in der Regel zusätzliche Gebühren entrichten. Überlegen Sie daher sorgfältig, welche Kleidungsstücke und persönlichen Gegenstände Sie benötigen und versuchen Sie, Ihr Gepäck so leicht wie möglich zu halten.

Für Geschäftsreisende ist besonders das Handgepäck relevant. Im Idealfall sollten Sie in der Lage sein, alle notwendigen Utensilien für Ihre Reise hier unterzubringen. Denken Sie daran: Weniger ist oft mehr. Packen Sie nur das Nötigste ein und organisieren Sie Ihr Handgepäck so, dass Sie schnell und einfach auf die wichtigsten Dinge zugreifen können.

Achten Sie dabei besonders auf die Sicherheitsbestimmungen für das Handgepäck und informieren Sie sich zudem über herrschende Zollbestimmungen – insbesondere, wenn Ihre Geschäftsreise ins Ausland führt.

Wichtige Unterlagen & Versicherungen

Für jede Flugreise sind bestimmte Dokumente unerlässlich. Dazu gehören unter anderem Ihr Reisepass oder Personalausweis sowie Ihre Bordkarte. Bei internationalen Flügen können zusätzlich noch Visa oder andere Einreisedokumente für das Zielland erforderlich sein. 

Bewahren Sie alle wichtigen Dokumente während der Reise stets organisiert und leicht zugänglich auf – dies schließt Flugtickets, Hotelreservierungen oder Mietwagenbuchungen ein. Dabei können Sie Ihre Unterlagen entweder analog handhaben, oder aber Sie nutzen dafür spezielle Apps oder digitale Wallets.

Als Geschäftsreisende:r sollten Sie außerdem stets sicherstellen, dass Sie alle für Ihre Arbeit relevanten Unterlagen dabeihaben. Dazu könnten beispielsweise die Entsendebescheinigung für Ihre Geschäftsreise, Präsentationsunterlagen oder Vertragsentwürfe für Kund:innen gehören. 

Eine geeignete Reiseversicherung ist ebenfalls ein wichtiger Punkt auf Ihrer Checkliste für die Flugreise-Planung. Eine Auslandsreisekrankenversicherung kann beispielsweise vor hohen Kosten schützen, falls medizinische Behandlungen im Ausland notwendig werden. Bei der Auswahl der passenden Versicherung sollten Sie neben dem Preis auch auf den Leistungsumfang achten und prüfen, ob dieser Ihren individuellen Bedürfnissen entspricht.

Checkliste & Tipps für die Flugreise 

Egal, ob Sie mit dem Flugzeug oder mit einem anderen Transportmittel unterwegs sind, es ist empfehlenswert, sich für jede Reise eine Checkliste zu erstellen – sei es eine Liste für Ihr Gepäck oder für Ihre Reiseplanung. Wenn Sie Ihre Reise strukturiert planen und Sie genau wissen, was Sie mitnehmen müssen und bei der Organisation zu beachten haben, gestalten Sie Ihre Reise um einiges entspannter. Es heißt nicht umsonst: Gut geplant ist halb erledigt! 

Darüber hinaus sind hier noch einige weitere Tipps für Ihre nächste Flugreise: 

• Denken Sie daran, Ihre technischen Geräte wie Laptop oder Smartphone vor Beginn der Reise vollständig aufzuladen. Packen Sie gegebenenfalls auch notwendige Adapter ein. Zudem kann es sich lohnen, eine mobile Powerbank für längere Flüge mitzunehmen. Nicht in jedem Flugzeug bzw. an jedem Flughafen haben Sie Zugang zu Strom und damit eine Möglichkeit, Ihr Handy zu laden. 
• Um den kompletten Flug über fit zu bleiben, sollten Sie stets ausreichend Wasser trinken und sich zwischendurch immer mal wieder die Beine vertreten. Damit tun Sie sowohl Ihrem Körper als auch Ihrem Kopf etwas Gutes und bleiben produktiv. 
• Haben Sie vor, auf dem Flug zu arbeiten, kann es sich lohnen, Ohrstöpsel einzupacken, um störende Umgebungsgeräusche anderer Fluggäste auszublenden. Bei langer Bildschirmzeit am Laptop können auch regenerierende Augentropfen ein guter Reisebegleiter sein – aufgrund der sehr trockenen Luft, die in Flugzeugen herrscht, trocknen die Augen schneller aus und werden so schneller müde.  
• Maximieren Sie Ihren persönlichen Komfort. Auch wenn Sie auf Geschäftsreise sind, müssen Sie während des Fluges noch keine Termine wahrnehmen – dementsprechend leger kann auch Ihre Reisekleidung ausfallen. Haben Sie einen Termin direkt im Anschluss an den Flug, so kann es sich lohnen, die Businesskleidung fein säuberlich im Handgepäck zu verstauen und sich am Zielflughafen umzuziehen – etwa während man auf das Gepäck wartet. Das ist vor allem auf Langstreckenflügen empfehlenswert. 
• Als Geschäftsreisende:r kann man sich manchmal nicht aussuchen, mit welchem Transportmittel man unterwegs ist. So kann es passieren, dass auch Personen mit Flugangst geschäftlich fliegen müssen. Sollten Sie zu diesen Personen zählen, sollten Sie sich gut auf die Reise vorbereiten und gegebenenfalls Ihren Arbeitgeber von Ihrer Flugangst in Kenntnis setzen.

Unterwegs: am Flughafen und an Bord

Die Reise beginnt lange vor dem eigentlichen Abflug, nämlich bereits mit Ihrer Ankunft am Flughafen. Hier gilt es, einige wichtige Punkte im Blick zu behalten. Nutzen Sie idealerweise den Online-Check-In, um Wartezeiten am Schalter zu vermeiden. Viele Airlines bieten diese Option an und ermöglichen es Ihnen sogar, Ihren Sitzplatz im Vorfeld auszuwählen.

Auch das Navigieren durch den Flughafen kann eine Herausforderung darstellen. Informieren Sie sich daher im Voraus über die Lage der Gates und die Wege dorthin, besonders wenn es sich um einen großen internationalen Flughafen handelt oder ein Anschlussflug geplant ist.

Sobald Sie an Bord sind, ist der stressigste Teil überstanden und Sie können sich in Ruhe auf die bevorstehende Reise einstellen. Ob Sie während des Fluges arbeiten oder sich entspannen, bleibt Ihnen überlassen. Wenn Sie allerdings notwendige Vorbereitungen, etwa für ein Meeting, bereits während des Fluges treffen, können Sie später entspannter in Ihren Geschäftstermin gehen.

Wissenswertes zu Check-In & Gepäckaufgabe 

Ein reibungsloser Check-In und eine reibungslose Gepäckaufgabe sind essenziell für eine sorglose Reiseerfahrung und sollten dementsprechend ernst genommen werden. 

In jedem Fall ist es ratsam, sich frühzeitig über die spezifischen Bedingungen für das Einchecken bei Ihrer Airline zu informieren, um bei der Ankunft am Flughafen bestmöglich vorbereitet zu sein. Gibt es zum Beispiel einen Online-Check-In oder ist das nur am Schalter möglich? 

Bei der Gepäckaufgabe sollten Sie die geltenden Bestimmungen bezüglich Größe, Gewicht und Inhalt Ihres Gepäcks genau kennen. Einige Airlines erlauben beispielsweise nur ein Handgepäckstück pro Person oder haben strenge Regeln für die Mitnahme bestimmter Gegenstände. Um Verzögerungen am Gepäckschalter und bei der Sicherheitskontrolle zu vermeiden und Ihre Reise effizienter zu gestalten, sollten Sie sich im Voraus über die Dos and Don'ts für Gepäckstücke informieren.

Was tun bei Verspätungen?

Verspätungen bei Flugreisen sind leider eine Realität, mit der sowohl Privatreisende als auch Geschäftsreisende rechnen müssen. Eine gute Vorbereitung kann jedoch dabei helfen, Stress in solch ungeplanten Situationen zu minimieren und bestmöglich auf diese zu reagieren. Informieren Sie sich am besten bereits im Vorfeld bei der Fluglinie über Ihre Rechte bei Verspätungen und Stornierungen – so wissen Sie, wie die Fluggesellschaft Alternativflüge, Umbuchungen und Entschädigungen handhabt.  

Halten Sie zudem Ihre Reisedokumente und die Kontaktdaten Ihrer Fluggesellschaft griffbereit, um schnell reagieren zu können. Bei Verspätungen ist es empfehlenswert, proaktiv zu handeln: Fluggäste sollten regelmäßig die Fluginformationen auf Veränderungen überprüfen und gegebenenfalls Kontakt mit der Airline aufnehmen.

Darüber hinaus können spezielle Reise-Apps helfen, Verspätungen frühzeitig zu erkennen und alternative Flugoptionen vorzuschlagen. Denken Sie auch daran, potenzielle Auswirkungen einer Verspätung auf nachfolgende Pläne oder Anschlussflüge einzukalkulieren. Integrieren Sie nach Möglichkeit einen ausreichenden Puffer in Ihren Zeitplan. Vor allem sollten Sie aber genug Zeit zwischen Ihrer Landung und Ihrer ersten geschäftlichen Verpflichtung im Zielland einplanen. So verhindern Sie, dass Sie wichtige Termine aufgrund einer Flugverspätung verpassen.

Anschlussflüge, Zwischenstopps & Gabelflüge

Um Ihre Flugreise so entspannt wie möglich zu gestalten, sollten Sie Ihre Reiseroute gut durchdacht planen und genau kennen. Fliegen Sie auf direktem Weg oder gibt es Zwischenstopps? Müssen Sie mehrere Orte besuchen und nutzen daher einen Gabelflug? Egal, wie Ihre Route aussieht, hier sind ein paar Tipps: 

• Bei Anschlussflügen ist es entscheidend, genügend Zeit für den Transfer einzuplanen. Bedenken Sie dabei sowohl die Zeit für das Umsteigen selbst als auch mögliche Verzögerungen Ihres ersten Flugs. Informieren Sie sich auch darüber, ob beim Gate-Wechsel eine erneute Sicherheitskontrolle stattfindet oder nicht. 
• Zwischenstopps können eine willkommene Gelegenheit sein, um sich zu entspannen und Energie für den nächsten Abschnitt Ihrer Reise zu sammeln. Informieren Sie sich vorab über die Einrichtungen am Zwischenstopp-Flughafen wie Lounges oder Arbeitsbereiche.
• Gabelflüge eröffnen Ihnen die Möglichkeit, mehrere Ziele in einer einzigen Reise abzudecken. Bei der Buchung solcher Flüge ist es wichtig, Besonderheiten in Bezug auf Gepäckbestimmungen und Einreisevorschriften zu beachten.

Spontane Planänderungen gekonnt meistern

Trotz sorgfältiger Planung können auf Geschäftsreisen unerwartete Ereignisse eintreten, die eine spontane Planänderung notwendig machen. Ob es sich um einen verschobenen Geschäftstermin handelt oder um eine kurzfristige Änderung Ihrer Reiseroute – Flexibilität ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder erfolgreichen Geschäftsreise.  

Was aber kann man als Reisende:r tun, wenn der Flug annulliert wird, man umbuchen muss oder aber das Gepäck verloren geht?

Flug stornieren oder umbuchen

Es kann vorkommen, dass Sie Ihren Flug aus verschiedenen Gründen entweder stornieren oder umbuchen müssen. In solchen Fällen ist es wichtig, die Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen der gewählten Fluggesellschaft zu kennen. 

Die meisten Airlines bieten die Möglichkeit, Buchungen zu ändern, allerdings variieren die Bedingungen und Gebühren dafür erheblich. Für eine reibungslose Umbuchung sollten Sie zunächst Ihre Fluggesellschaft kontaktieren und die spezifischen Richtlinien zur Umbuchung erfragen. Einige Airlines bieten flexible Tarife an, die eine kostenfreie Umbuchung ermöglichen.

Achten Sie darauf, dass Sie beim Umbuchen Ihres Fluges alle relevanten Informationen wie Ihre Buchungsnummer und Reisedaten zur Hand haben. Eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit der Fluggesellschaft ermöglicht Ihnen mehr Optionen für alternative Flugverbindungen.

Und auch bei einer Stornierung des Fluges sollten Sie über mögliche Stornogebühren Bescheid wissen und diese im Zweifelsfall mit einkalkulieren. Einige Fluggesellschaften bieten eine kostenlose Stornierung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt an, etwa eine Woche vor Abflug. Können Sie diesen Termin nicht einhalten, erhalten Sie unter Umständen nur einen Teil Ihrer Reisekosten erstattet.

Gepäck verloren oder verspätet

Ein weiterer Aspekt, den Sie berücksichtigen sollten, ist der Umgang mit Gepäckproblemen. Leider ist es nicht ungewöhnlich, dass Gepäck verspätet ankommt oder gar verloren geht. In so einem Fall ist es wichtig, unverzüglich eine Meldung bei der Fluggesellschaft zu machen. Dies kann in der Regel am Service-Schalter des jeweiligen Flughafens erfolgen.

Es ist ratsam, vor der Reise ein Foto Ihres Gepäcks und des Inhalts zu machen, um eventuelle Ansprüche gegenüber der Fluggesellschaft belegen zu können. Bewahren Sie Ihre Bordkarte und das Gepäckticket sorgfältig auf – diese Dokumente sind für die Bearbeitung Ihrer Gepäckreklamation von entscheidender Bedeutung.

Eine vorausschauende Reiseplanung beinhaltet aus diesem Grund das Mitführen von wichtigen Utensilien und Dokumenten im Handgepäck. Stellen Sie also sicher, dass alle wichtigen Artikel wie Laptop, wichtige Dokumente und Medikamente im Handgepäck und nicht im Aufgabegepäck verstaut sind.

Möchten Sie sich zusätzlich absichern, kann auch eine passende Reiseversicherung in solchen Fällen hilfreich sein. Prüfen Sie im Vorfeld, ob Ihre Versicherung Gepäckverlust oder -verspätung abdeckt, und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.

Flug annulliert

Zu guter Letzt kann es natürlich auch passieren, dass die Fluggesellschaft Ihren Flug annulliert – etwa aufgrund von technischen Problemen, enormen Verspätungen, mangelndem Personal oder Streik. 

In einem solchen Fall ist es wichtig, dass Sie als Flugpassagiere Ihre Fluggastrechte kennen. Bei einer Annullierung des Fluges ist die Airline dazu verpflichtet, Sie dennoch zu befördern und an Ihr Ziel zu bringen. Die Fluggesellschaft muss Sie also umbuchen oder Ihnen alternative Transportmittel organisieren, wenn Sie das möchten. 

Wird Ihr Flug annulliert, setzen Sie sich unverzüglich mit der Fluggesellschaft in Verbindung, entweder am Service-Schalter am Flughafen oder über die Service-Hotline. Haben Sie Ihre Geschäftsreise über ein spezielles Portal gebucht, können Sie unter Umständen auch dort Hilfe anfragen. 

Bei TravelPerk etwa steht Ihnen unser Kundenservice 24/7 zur Verfügung. Mit einer angestrebten Reaktionszeit von 15 Sekunden helfen unsere Kundenbetreuer:innen Ihnen bei Ihrem Anliegen weiter – so auch, wenn Ihr Flug gestrichen wird.  Unser Team bucht Sie auf einen Alternativflug um, sodass Sie trotz Planänderung ganz entspannt weiterreisen können.

FAQ – häufige Fragen rund um die Flugreise

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Das Berufsbild „Office Manager“ hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Vor allem nach der Rückkehr ins Büro nach der Pandemie wurden Büroleiter:innen mit neuen Aufgaben betraut. Sie sind nicht mehr länger nur für die Büroorganisation zuständig oder dafür, Büromaterial zu kaufen – nun ist es auch ihre Aufgabe, sich um die Zufriedenheit und Sicherheit der Mitarbeiter:innen zu kümmern, die Mitarbeiterbindung zu stärken und vieles mehr.  

In unserem Guide geben wir Ihnen eine Übersicht über 10 Qualitäten, Fertigkeiten und Tools, die moderne Office Manager:innen meistern sollten, um ihren alten und neuen Aufgaben gerecht zu werden und in ihrem Job zu glänzen. 

So werden Sie ein:e großartige:r Büroleiter:in

Die Aufgabenbereiche eine:r Office Manager:in sind sehr unterschiedlich und reichen von der Organisation des Büros über die Schaffung eines angenehmen Arbeitsumfeldes bis hin zur Tätigkeit als Assistenz der Geschäftsführung. Zudem sind Büroleiter:innen Ansprechpartner bei Problemen und oft auch die erste Anlaufstelle für alle Angestellten, die in das Unternehmen kommen oder es verlassen.

Der Tätigkeitsbereich von Office Manager:innen ist sehr umfangreich und genau aus diesem Grund stapelt sich die Arbeit auch sehr schnell. Als Büroleitung müssen Sie nicht nur Büroräume funktional und dynamisch gestalten, sondern sich auch um das Personal und dessen Erwartungen kümmern. Die Anforderungen an Office Manager:innen sind sehr hoch, dennoch kann es ein lohnender Beruf sein, denn Sie setzen sich nicht nur für Ihren persönlichen Erfolg, sondern auch für den des Unternehmens und all seiner Mitarbeiter:innen ein. 

Doch welche Qualitäten, Fertigkeiten und Zusatzqualifikationen sollte jede:r Office Manager:in beherrschen, um den vielfältigen Aufgaben des Berufsbildes gerecht zu werden? Wir geben Ihnen 10 Tipps an die Hand. 

1. Seien Sie die am besten organisierte Person im Unternehmen

Organisationsfähigkeit und Zeitmanagement stehen ganz oben auf der Fertigkeitsliste der Office Manager:innen, und das aus gutem Grund. Denn sie müssen nicht nur ihren eigenen Zeitplan kennen, sondern auch den der anderen. Büroleiter:innen müssen mit den Mitarbeiter:innen und mit Drittanbietern, ebenso wie mit langfristigen Geschäftsplänen und auch dem Tagesgeschäft jonglieren. Wem hier das Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise fehlen, der kann sich schnell in den verschiedenen Aufgaben verlieren.

2. Seien Sie ein großartiger Kommunikator

Für eine erfolgreiche Tätigkeit im Büromanagement sind gute Kommunikationsfähigkeiten erforderlich. Diese helfen Ihnen dabei, klare Anweisungen zu geben, Konflikte zu lösen und so Fehler zu vermeiden. Als Büroleiter:in ist man eine der wenigen Personen im Unternehmen, die mit wirklich jedem kommunizieren muss – von den Angestellten bis hin zu den Vorgesetzen. Verfügen Sie über Kommunikationsstärke, kann Ihnen das den Job als Office Manager:in um einiges erleichtern.

3. Seien Sie innovativ bei der Problemlösung

Als Office Manager:in eignen Sie sich im Laufe der Jahre ein umfassendes Unternehmenswissen an. Und je länger Sie in dieser Position tätig sind, desto häufiger werden Sie von allen Führungsebenen um Rat gebeten, wenn es um schwierige Mitarbeitersituationen oder Ähnliches geht. Um den Führungskräften und Mitarbeiter:innen dann mit Rat und Tat zur Seite stehen zu können, benötigen Sie eine hervorragende Problemlösefähigkeit.  

Und auch in anderen Bereichen besteht immer wieder die Notwendigkeit einer innovativen Problemlösung. Etwa dann, wenn sie als Office Manager:in damit beauftragt werden, eine Aufgabe mit wenig oder gar keinem Budget zu realisieren. Diese Rolle verlangt von Ihnen, dass Sie mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen innovativ umgehen und ungeachtet der Probleme, mit denen Sie konfrontiert werden, das Ziel erreichen.

4. Seien Sie einfühlsam und nutzen Sie emotionale Intelligenz

Neben der Kommunikation sind auch Einfühlungsvermögen und gute zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend, wenn es darum geht, das Büro und dessen Team zu leiten. Durch Empathie verbessern Sie nicht nur die Zusammenarbeit mit den Teammitgliedern und erhöhen die Erfolgschancen Ihrer Projekte, sondern schaffen auch Vertrauen. Dabei kann es ebenfalls hilfreich sein, eine positive Einstellung zu haben, die den Menschen das Gefühl gibt, mit Ihnen über alles reden zu können. 

Jede:r Büroleiter:in sollte in der Lage sein, seine Teammitglieder zu verstehen und sich in sie hineinzuversetzen. Als zentraler Teil des Teams mit einem guten Überblick über die Arbeitssituation aller Mitarbeiter:innen sind Office Manager:innen oft das Sprachrohr für eine große Mehrheit der Beschäftigten. Daher müssen Sie in der Lage sein, mit Einfühlungsvermögen und Charisma zu führen, um sicherzustellen, dass jede:r gehört und verstanden wird. 

Zu guter Letzt sind Sie als Büroleiter:in auch oft in Ausschüssen vertreten, etwa zur Umsetzung von positiven Initiativen im Unternehmen (z.B. Mitarbeiterzufriedenheit). Auch in dieser Position müssen Sie in der Lage sein, die Zügel bei einfühlsamen Themen und Projekten in die Hand zu nehmen und dabei geschäftlichen Verstand mit Empathie zu verbinden. So können Sie es schaffen, die Erwartungen der Mitarbeiter:innen und die machbare Realität in Einklang zu bringen. 

Grundlegend hat sich gezeigt, dass Unternehmen, deren Management auf emotionale Intelligenz setzt, in der Regel eine bessere Kundenbindung und ein höheres Mitarbeiterengagement aufweisen – das wiederum führt zu einem größeren Erfolg für das Unternehmen. Es gibt sogar spezielle Kurse zum Thema emotionale Intelligenz, bei denen Sie mehr darüber lernen können, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern:innen in Kontakt treten und Emotionen für eine höhere Produktivität im Job nutzen können.

5. Entwickeln Sie Verhandlungsgeschick

Für eine Position im Büromanagement ist ein gewisses Maß an Verhandlungsgeschick von Vorteil. Als Office Manager:in sind Sie für ein Budget verantwortlich, mit dem Sie den täglichen Bürobetrieb aufrechterhalten oder auch Firmenveranstaltungen, Konferenzen und vieles mehr realisieren müssen. Es ist die Aufgabe der Büroleitung, das Budget durch gute Verhandlungen optimal auszuschöpfen und so das Beste für das Unternehmen herauszuholen.

Und auch im Konfliktmanagement wird Ihr Verhandlungsgeschick des Öfteren gefragt sein. Ein vielfältiges Unternehmen bringt unterschiedliche Persönlichkeiten mit sich, und es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen von Zeit zu Zeit aneinandergeraten. Diese Konfrontationen werden oft von der Personalabteilung und dem/der Büroleiter:in geschlichtet, um eine friedliche Lösung zu finden, die allen gerecht wird.

6. Arbeiten Sie immer an Ihrem Geschäftswissen

Es heißt nicht umsonst: Wissen ist Macht. Versuchen Sie also stets, Ihr Geschäftswissen zu erweitern und an Ihren Fertigkeiten zu arbeiten. Egal, ob es um Budgetierung, Finanzplanung, Einstellungsstrategien oder Managementtheorie geht – all dieses Wissen kann Ihnen dabei helfen, effektiver zu arbeiten und schneller voranzukommen. Moderne Office Manager:innen stehen oft in engem Kontakt mit der Geschäftsführung. Wenn Sie dann über grundlegendes Finanz- oder Geschäftswissen verfügen, können Sie Ideen und Aufgaben besser und schneller umsetzen. 

7. Juristisches Grundlagenwissen ist hilfreich

Office Manager:innen sind oft allein für die Büroverträge und für den Umgang mit externen Lieferanten und Drittanbietern zuständig. Dabei ist es praktisch, wenn man sich mit den Rechtsgrundlagen der Vertragsschließung auskennt. Die Kenntnis juristischer Grundlagen kann Ihnen dabei helfen, Verträge besser zu beurteilen und das Kleingedruckte besser zu verstehen. Zudem fällt es Ihnen leichter, die vertraglichen Rahmenbedingungen einzuschätzen und so das bestmögliche Ergebnis für Ihr Unternehmen zu erzielen. 

8. Werden Sie ein Excel-Profi

Büromanager:innen sind unter anderem für die Dateneingabe und -speicherung, die Unterstützung von Verwaltung und Management, Buchhaltung, Budgetierung, Datenanalyse, Forschung, Berichterstattung und auch Prognosen zuständig. Bei all diesen Tätigkeiten werden sie früher oder später mit der Software Excel in Kontakt kommen.

Um sich Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und Ihre Aufgaben effizient erfüllen zu können, sollten Sie daher lernen, Excel in vollem Umfang zu nutzen. Lernen Sie, wie Sie das Tool richtig formatieren, welche Funktionen und Shortcuts es gibt und wie Sie es für die jeweilige Aufgabe am besten nutzen. Als Excel-Profi schaffen Sie sich einen großen Vorteil und meistern durch diese Zusatzqualifikation Ihre Aufgaben als Büroleiter:in souverän. 

9. Nutzen Sie eine Buchhaltungs- und Projektmanagement-Software

Office Manager:innen haben oft nicht nur ihr eigenes Budget zu verwalten, sondern werden häufig auch damit beauftragt, andere Abteilungen bei der Verwaltung ihrer Ausgaben und Finanzen zu unterstützen. Dabei kann es nötig und sinnvoll sein, unternehmensweite Prozesse für die Buchhaltung einzurichten. So wird sichergestellt, dass alle Abteilungen ihre Budgets in einer für alle verständlichen und vor allem einheitlichen Art und Weise verwalten. Die gute Nachricht ist, dass es eine Vielzahl von Buchhaltungssoftwares gibt, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen können. Es liegt in der Zuständigkeit der Büroleitung, die für das Unternehmen am besten geeignete Software zu finden und diese dann auch einzuführen.

Das Gleiche gilt für Projektmanagement-Software. Egal, ob es sich um Teambuilding-Tage, Firmenevents, Versammlungen oder interne Fortbildungen handelt – in einem Unternehmen gibt es immer Projekte, die es zu managen gilt. Diese Projekte fallen oft in die Hände der Office Manager:innen. Wenn Sie dann eine Projektmanagement-Software nutzen und beherrschen, sind Sie klar im Vorteil. Damit behalten Sie den Überblick über Aufgaben und Personen und sorgen dafür, dass jedes zugewiesene Projekt so effizient wie möglich abgeschlossen wird.

In unserem Blogbeitrag „Projektmanagement-Tools“ stellen wir Ihnen über 30 verschiedene Anwendungen vor, die den Arbeitsalltag im Büro effizienter und organisierter gestalten. 

10. Werden Sie ein Reisemanagement-Guru

Besitzt ein Unternehmen keinen Travel Manager, so liegt es oft in der Zuständigkeit der Büroleitung, Geschäftsreisen zu organisieren. Um sich selbst Zeit und Ihrem Unternehmen Geld zu sparen, sollten Sie eine geeignete Reisemanagement-Software nutzen und sich mit dieser vertraut machen. 

Anders als bei externen Reisebüros oder Reiseplattformen, die primär für den privaten Nutzen gedacht sind, helfen Ihnen spezialisierte Reisemanagement-Tools dabei, Geschäftsreisen effizient, strukturiert, zeitsparend und vor allem geschäftsorientiert zu organisieren. Auf den meisten Geschäftsreise-Plattformen können Sie nicht nur Flug und Unterkunft buchen, sondern auch Reiserichtlinien digitalisieren und Kostenberichte einsehen. So werden Sie zum Reisemanagement-Guru und beeindrucken die Geschäftsführung mit Ihrer Budgetkontrolle und Zeiteffizienz.  

Sie wissen noch nicht, worauf Sie bei der Auswahl eines Travel-Management-Tools achten sollten? In unserem Blogbeitrag zu diesem Thema verraten wir Ihnen, worauf es ankommt. 

Fazit: Office Manager:innen sollten…

… vor allem eins sein: flexibel. Denn je nachdem, wie umfangreich Ihr Zuständigkeitsbereich als Büroleitung ist, kann es erforderlich sein, immer wieder neue Fertigkeiten und Kenntnisse zu erwerben. Mithilfe unserer 10 Tipps haben Sie nun einen guten Überblick über die Qualitäten, Kompetenzen und Tools, die den Arbeitsalltag jede:r Office Manager:in erleichtern und Ihnen dabei helfen können, Ihrer zentralen Rolle im Unternehmen gerecht zu werden.   

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Das Office Management umfasst einen vielfältigen Aufgabenbereich. Büroleiter:innen kümmern sich heutzutage nicht mehr nur darum, Büromaterial zu beschaffen oder Verwaltungsaufgaben zu erledigen – beim modernen Office Management geht es vielmehr darum, ein positives und gut organisiertes Büroumfeld zu schaffen und so den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen angenehmer und effektiver zu gestalten.

In diesem Leitfaden werden wir uns genauer mit dem Office Management beschäftigen. Wir erklären Ihnen unter anderem, was Büromanagement überhaupt ist, welche Fähigkeiten ein:e Office Manager:in benötigt und welche Aufgaben zum Büromanagement gehören. 

Was ist Office Management?

Das Office Management ist eine Tätigkeit, die sich auf die Verbesserung der Produktivität, der Effizienz und der Arbeitsbedingungen in einem Büro konzentriert. Zum Büromanagement gehören zum Beispiel folgende Aufgaben:  

• Verwaltung des Arbeitsplatzes
• Umgang mit der Büroausstattung
• Aufbau einer einladenden Büroumgebung
• Verwaltung der Bürofinanzen und des Budgets
• Begrüßung von Besucher:innen und neuen Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz
• Organisation von Aktivitäten im Büro und externen Veranstaltungen für das Büropersonal
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen
• Verwaltung der internen Kommunikation
• Beschaffung von Büromaterial, Büromöbeln und vieles mehr

Die zuständige Person, die sich um all diese Aufgaben kümmert, ist der oder die sogenannte „Office Manager:in“. Alternativ sind auch Berufsbezeichnungen wie Workplace Manager:in, Büroleiter:in oder Büromanager:in verbreitet. Ebenso vielfältig wie potenziellen Bezeichnungen für das Berufsbild sind auch die Aufgaben der Office Manager:innen. Denn je nach Branche, Größe und Abteilungsstruktur des Unternehmens variieren diese stark. Die Büroverwaltung läuft in jedem Unternehmen anders ab, daher müssen sich die Office Manager:innen je nach Firma auch verschiedenen Herausforderungen stellen – und dazu bedarf es einer Reihe grundlegender Fähigkeiten und Soft Skills.

Fähigkeiten von Office Manager:innen

Um den vielen verschiedenen Aufgaben gewachsen zu sein und sich den ständig wechselnden Anforderungen des Büromanagements anzupassen, sollte ein:e gut:e Office Manager:in verschiedene Fertigkeiten beherrschen. 

Allem voran ist eine ausgeprägte soziale Kompetenz wichtig für diesen Beruf, denn Büroleiter:innen vermitteln oft zwischen verschiedenen Parteien – sei es zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter:innen, zwischen der Personalabteilung und den Angestellten oder zwischen dem Unternehmen und externen Dienstleister:innen im Gebäude, wie etwa dem Reinigungspersonal. Aber auch technische Fertigkeiten sind nicht zu vernachlässigen, da Office Manager:innen etwa für die Kommunikation und die Personalführung mit diversen Software-Programmen vertraut sein müssen – Excel und PowerPoint bilden hierbei nur den Anfang.  

Doch grundlegend sind vor allem folgende Soft Skills und Fertigkeiten wichtig, um den Beruf des Büroleiters bzw. der Büroleiterin erfolgreich auszuüben: 

• Organisationstalent und Zeitmanagement: Nur Büroleiter:innen mit einem guten Organisationstalent und einem effektiven Zeitmanagement können angesichts der Vielzahl und Vielfalt der Anforderungen in diesem Beruf wirklich gute Leistungen erbringen. 
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten und Führungsqualitäten: Diese beiden Fertigkeiten ermöglichen es Office Manager:innen, zufriedene Mitarbeiter:innen zu halten, einen guten ersten Eindruck bei Besucher:innen zu hinterlassen und Meinungsverschiedenheiten im Team zu schlichten. Zudem müssen Office Manager:innen auch mit vielen verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, wie zum Beispiel mit der Finanzabteilung oder der Personalabteilung. Auch hier können Menschenkenntnis und Durchsetzungsvermögen von Vorteil sein. 
• Kommunikationsstärke: Durch eine gute und eindeutige Kommunikation können Office Manager:innen den Angestellten eine klare Vorstellung davon vermitteln, was die Unternehmensleitung für die Zukunft plant und was von den einzelnen Mitarbeiter:innen erwartet wird. Auch in der Personalführung ist Kommunikationsstärke ein Vorteil. 
• Verhandlungsgeschick: Egal, ob Office Manager:innen mit externen Dienstleister:innen über die Konditionen für einen Vertrag verhandeln oder vielleicht auf der Suche nach einem neuen Bürogebäude sind – Verhandlungsgeschick und Entscheidungsfähigkeit helfen ihnen dabei, stets das beste Angebot für das Unternehmen zu finden bzw. auszuhandeln. 

In unserem Beitrag „Office Manager:in werden – 10 Tipps für angehende Büroleiter:innen“ geben wir Ihnen weitere Tipps an die Hand, mit welchen Fertigkeiten und Qualifikationen Sie als Office Manager:in glänzen und Ihre Karriere vorantreiben können. 

Was sind die Hauptaufgaben des Office Managements?

Im Folgenden gehen wir genauer auf die Aufgabenfelder im Unternehmen ein, die typischerweise von Office Manager:innen erledigt werden. Zu den Hauptaufgaben des Büromanagements zählen:

• Organisation der Büroräume
• Verwaltung der Mitarbeiter:innen
• Umgang mit externen Dienstleister:innen
• Eventplanung
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
• Verwaltung der internen Kommunikation
• Sicherheit und Wohlergehen der Angestellten 

Organisation der Büroräume

Das Organisieren der Büroräume ist oft eine der wichtigsten Aufgaben des Office Managements. Dabei gilt es, ein Gleichgewicht zwischen Form und Funktion zu finden, um eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen und gleichzeitig eine hohe Leistungsfähigkeit zu gewährleisten.

Beispielhafte Aufgaben: 

• Anpassung der Ästhetik der Büroräume an die Marke des Unternehmens und die Bedürfnisse der dort arbeitenden Angestellten 
• Festlegung der Arbeitskultur, der Normen sowie der Organisation von Tätigkeiten und Arbeitsabläufen im Büro
• Schaffung eines angemessenen Arbeitsumfelds für die Mitarbeiter:innen, um Produktivität und Arbeitsmoral zu verbessern
• Ersetzen von kaputter, verbrauchter oder veralteter Ausrüstung
• Verwaltung von und Umgang mit von verschiedenen Teams genutzten Besprechungsräumen

Verwaltung der Mitarbeiter:innen

Häufig werden Office Manager:innen gebeten, die Personalabteilung bei der Mitarbeiterverwaltung zu unterstützen. Bei kleinen, aufstrebenden Unternehmen gibt es vielleicht auch gar kein HR-Team, sodass die gesamte Verantwortung auf den oder die Büroleiter:in übergeht. In solchen Fällen sollte der oder die Office Manager:in nicht nur über Organisationstalent verfügen, sondern auch über umfassende Kenntnisse im Arbeitsrecht.

In der Regel umfasst die Hilfestellung des Office Managements für die HR-Abteilung aber einfachere Aufgaben, wie etwa die Entgegennahme von Mitarbeiter:innen-Feedback, oder aber Aufgaben im Zusammenhang mit Löhnen und Sozialleistungen.

Beispielhafte Aufgaben: 

• Zusammenarbeit mit der Personalabteilung bei der Rekrutierung und der Einstellung neuer Angestellter
• Verwaltung der Gehälter und Beförderungen der bestehenden Mitarbeiter:innen
• Verwaltung von Vergünstigungen und Wohlfühlprogrammen
• Unterstützung bei der Schaffung externer Motivation für die Angestellten
• Erkennen und Umsetzen von Wünschen und Bedürfnissen, um die Produktivität und Zufriedenheit der Angestellten zu steigern

Umgang mit externen Dienstleister:innen

Die Mitarbeiter:innen des Unternehmens sind oft nicht die einzigen Personen, die in den Büroräumen arbeiten oder dort unterwegs sind. Stattdessen sind zum Beispiel auch externe Dienstleister:innen und Mitarbeiter:innen des angemieteten Gebäudes im Büro unterwegs. Der Umgang mit sämtlichen Personen, die im Büro verkehren, fällt im Allgemeinen ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich des Office Managements.

Beispielhafte Aufgaben: 

• Zusammenarbeit mit Personen, die in den Büroräumen arbeiten, aber keine Angestellten des Unternehmens sind, z. B. Wartungspersonal, Reinigungspersonal oder Kurierdienste
• Kommunikation mit Vermieter:in oder Hausverwaltung
• Anlaufstelle und Beziehungspflege für externe Lieferant:innen und Dienstleister:innen

Eventplanung

Die Organisation von Veranstaltungen in den Büroräumen fällt eindeutig in den Aufgabenbereich der Office Manager:innen. Und dies gilt oft auch für Events außerhalb des Büros, seien es Teambuilding-Aktivitäten, Betriebsausflüge oder Veranstaltungen mit Kund:innen und Interessent:innen.

Beispielhafte Aufgaben:

• Planung und Organisation von Weihnachtsfeiern und anderen Betriebsveranstaltungen
• Organisation von externen Veranstaltungen wie Workshops, Teambuilding-Events, Klausurtagungen etc.
• Umgang mit Veranstaltungsorten und Verkäufer:innen und Organisation von Equipment und Reiseplänen

Verwaltung der internen Kommunikation

Die Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung eines Unternehmens und den Angestellten ist für die produktive Arbeit äußerst wichtig. Die Verwaltung dieser Kommunikation wird häufig dem oder der Büroleiter:in übertragen. Selbst wenn ein Unternehmen eine Kommunikationsabteilung oder Kommunikationsspezialist:innen im Marketingteam hat, kann das Office Management gebeten werden, bei dieser Art von Arbeit auszuhelfen.

Beispielhafte Aufgaben: 

• Kommunikation der Ziele und Anforderungen des Unternehmens an die Mitarbeiter:innen
• Unterrichtung des Personals über Veränderungen im Unternehmen, z. B. Markenbildung, Neueinstellungen und Neuerungen in den Abteilungen
• Anhören und Berücksichtigen von Anliegen und Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen 

Sicherheit und Wohlergehen der Angestellten

Es obliegt dem Office Management, dafür zu sorgen, dass sich die Angestellten im Unternehmen wohlfühlen. Um dies zu erreichen, ist es vor allem wichtig, ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen. Das bedeutet, dass die Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeiter:innen sicher sein müssen und dass das Unternehmen vor potenziellen externen Bedrohungen geschützt sein sollte.

Beispielhafte Aufgaben: 

• Organisation und Durchführung von Sicherheitsübungen, z. B. Brandschutzübungen
• Verwaltung von Sicherheitsteams und/oder Videoüberwachung
• Verteilung und Kontrolle von Schlüsseln und Ausweisen für Mitarbeiter:innen und Gäste
• Sicherstellung des Zugangs zu geeigneter Sicherheitsausrüstung
• Genehmigung und Prüfung von Werkzeugen und Materialien, die von den Mitarbeiter:innen verwendet werden
• Datensicherheit (in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung)
• Umgang mit Belästigung, Diskriminierung oder bedrohlichem Verhalten von Mitarbeiter:innen (in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung)

Organisation von Geschäftsreisen

Besitzt ein Unternehmen kein spezialisiertes Personal für das Travel Management, fällt die Verwaltung von Geschäftsreisen für gewöhnlich ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich des Büromanagements. Bei der Organisation von Geschäftsreisen gilt es allerdings einige Faktoren zu berücksichtigen und der Arbeitsaufwand für das Reisemanagement kann immens und bisweilen sehr zeitintensiv sein.

Unvorhergesehene Komplikationen im Zusammenhang mit Reisen können zudem weitreichende Folgen für das Unternehmen haben. Wenn Probleme bei der Reiseplanung nicht professionell gehandhabt werden, kann es im schlimmsten Fall passieren, dass zum Beispiel ein wichtiges Branchenereignis verpasst wird oder bedeutende Beziehungen verloren gehen. Zum Glück gibt es heutzutage zahlreiche Reisebuchungssysteme und -portale, die sich auf die Organisation von Geschäftsreisen spezialisiert haben und Unternehmen Hilfestellung in dieser Angelegenheit bieten. 

Beispielhafte Aufgaben: 

• Verwaltung eines Reisebudgets für Mitarbeiter:innen
• Abwicklung von Flügen, Transport zum und vom Flughafen und Unterbringung
• Umgang mit Notfällen, z. B. Stornierungen oder verpasste Flüge

Formen des Office Managements

Büroleiter:innen gehören in vielen Unternehmen mittlerweile fest zur Belegschaft. Doch je nach Branche, in der das Unternehmen tätig ist, fallen diesem besonderen Posten die unterschiedlichsten Aufgaben zu. Daher möchten wir Ihnen im Folgenden die vier gängigsten Arten von Office Manager:innen vorstellen:

• Office Manager:innen in Unternehmen
• Juristische Büroleiter:innen
• Leiter:innen von Arztpraxen
• Virtuelle Office Manager:innen

Office Manager:innen im klassischen Unternehmen

In Unternehmen besteht die Hauptaufgabe der Büroleiter:innen darin, die Leistung der im Büro tätigen Belegschaft zu verbessern. Die Umgebung, in der die Mitarbeiter:innen agieren, sollte sowohl deren Tätigkeiten als auch der Kultur des Unternehmens selbst angemessen sein – und es liegt in der Zuständigkeit der Office Manager:innen, genau das zu gewährleisten. Neben der Organisation und Verwaltung der Büroräume und der Arbeitsabläufe werden Büroleiter:innen in Unternehmen auch oft in die Arbeit anderer Abteilungen wie etwa Personalwesen (HR), Finanzen und sogar Marketing eingebunden.

Bei großen Unternehmen ist es zudem häufig der Fall, dass mehrere Firmenniederlassungen existieren. In der Regel verfügt jede der Niederlassungen dann über eine:n eigene:n Office Manager:in. Diese wiederum sind meist dem oder der hauptverantwortlichen Büroleiter:in im Hauptsitz der Firma unterstellt.  

Office Manager:innen einer Anwaltskanzlei

In Anwaltskanzleien sind Büroleiter:innen vorwiegend dafür zuständig, das Arbeitsumfeld sowohl für die Angestellten als auch für die potenziellen Kund:innen zu verwalten. Die Zuständigkeiten sind dabei von Büro zu Büro unterschiedlich, doch häufig sind Office Manager:innen damit betraut,

• Kund:innen und andere Besucher:innen des Gebäudes zu empfangen und zu betreuen,
• mit Verwaltungsassistent:innen zu verhandeln,
• die Gehaltsabrechnung des Personals zu bearbeiten, 
• und in Zusammenarbeit mit dem HR-Team an Projekten zu arbeiten.

Die wohl wichtigste Aufgabe von Kanzleimanager:innen sind aber die Büroräume selbst. Da diese häufig der Ort sind, an dem sich aktuelle und potenzielle Mandant:innen mit ihrem Rechtsbeistand treffen, muss der Arbeitsbereich ein Höchstmaß an Professionalität vermitteln. 

Die Arbeit als Office Manager:in in einer Kanzlei erfordert darüber hinaus auch ein Verständnis für juristische Belange und ein grundlegendes Fachwissen insbesondere in dem Bereich, auf den sich das Unternehmen spezialisiert hat.

Office Manager:innen von Arztpraxen

In der Gesundheitsbranche werden Office Manager:innen häufig in Krankenhäusern, Arztpraxen und Zahnarztpraxen eingesetzt. In diesem Fall wird von den Büroleiter:innen im Allgemeinen ein gewisses Maß an einschlägigem Branchenwissen verlangt. Dazu kann Wissen in den Bereichen Gesundheitswesen oder Anatomie, Laborverfahren und sogar Recht im Gesundheitswesen erforderlich sein.

Ein:e Büromanager:in ist auch im Gesundheitswesen primär für den Arbeitsbereich zuständig, wobei der Schwerpunkt hier auf der Schaffung einer für die Patient:innen geeigneten Umgebung liegt. Vor allem ist eine strenge Sauberkeit in der gesamten Einrichtung unerlässlich.

Der Komfort und das Wohlbefinden der Patient:innen sind ebenfalls von großer Bedeutung, daher sollten Wartezimmer und Operationssäle eine beruhigende und sichere Ästhetik aufweisen. Und auch das Personal muss vom Office Management dazu angehalten werden, im Umgang mit den Patient:innen eine ähnliche Präsenz zu zeigen.

Zu den zusätzlichen Aufgaben von Office Manager:innen im Gesundheitswesen können auch folgende zählen:

• Umgang mit Vertraulichkeiten der Patient:innen und der Schweigepflicht 
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Entsorgung von medizinischen Abfällen
• Möglicherweise auch die Beaufsichtigung von medizinischen Assistent:innen 

Virtuelle Office Manager:innen

In vielen Unternehmen besteht kein Bedarf an Office Manager:innen, die in Vollzeit an einem Standort arbeiten. Vielleicht ist das Unternehmen schlicht zu klein und kann sich die Stelle nicht leisten oder aber es sind nur ein paar Stunden Arbeit pro Woche zu bewältigen. Es wird auch immer üblicher, dass Unternehmen auf Remote-Arbeitskräfte setzen und so ein großer Teil der Belegschaft von zu Hause aus arbeitet. In solchen Unternehmen ist es daher eine beliebte Praxis, virtuelle Büromanager:innen einzustellen. So können weiterhin wichtige Aufgaben vom Office Management erledigt werden, ohne dass das Unternehmen gezwungen ist, wieder auf eine traditionelle Struktur umzustellen. 

Die Aufgaben von virtuellen Office Manager:innen hängen stark vom Unternehmen selbst ab – von den Bedürfnissen der Firma, der Unternehmenskultur und auch vom Arbeitsumfang, der von den Büroleiter:innen geleistet werden soll. Doch auch wenn sich das Ganze auf die digitale Ebene verschiebt, bleibt ein Großteil der Aufgaben gleich. Der größte Unterschied zwischen virtuellen und stationären Office Manager:innen besteht einfach darin, dass im Falle eines vermehrt online agierenden Unternehmens kein physischer Raum mehr zu verwalten ist. An dieser Stelle kann man sich natürlich fragen: Ist ein:e Büroleiter:in nicht überflüssig, wenn es gar kein Büro zu verwalten gibt? Die Antwort lautet: Nein.  

In einem virtuellen Büro müssen Büromanager:innen immer noch die meisten Aufgaben des traditionellen Office Managements erledigen – etwa Reisen organisieren, externe Firmenveranstaltungen planen, anderen Teams bei Projekten helfen, Verwaltungs- und Kommunikationsaufgaben erledigen oder Videokonferenz-Tools implementieren. 

Anders als im stationären Büro kümmern virtuelle Office Manager:innen sich aber nun um Teams an verschiedenen Standorten. Das kann sogar bedeuten, dass länderübergreifend gearbeitet werden muss. Es mag auf den ersten Blick zwar wenig intuitiv erscheinen, aber vielleicht ist die Beschäftigung von Office Manager:innen gerade dann am wichtigsten, wenn es gar kein physisches Büro gibt. 

Wie verändert sich das Konzept des Office Managements?

Das Office Management hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Büroleiter:innen haben sich von Sekretär:innen, die nur mit der Anfertigung von Fotokopien und der Weiterleitung von Nachrichten betraut waren, hin zu Mitarbeiter:innen mit strategischer Bedeutung für das Unternehmen entwickelt.

Viele Büromanager:innen treffen sich regelmäßig mit leitenden Angestellten und werden oft mit wichtigen Entscheidungen wie Standortwahl, Produktivitätsverbesserungen und mehr betraut.

Was ein modernes Office Management ausmacht

Von modernen Office Manager:innen wird erwartet, dass sie durch ihre Tätigkeiten einen direkteren Einfluss auf die Umsatzgenerierung des Unternehmens haben. Büroleiter:innen müssen dazu nicht nur ihre eigenen Projekte planen und durchführen, sondern auch die Funktionalität der Räumlichkeiten und der anderen Abteilungen analysieren und bewerten – alles mit dem Ziel, einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Immer häufiger werden Office Manager:innen auch in die Arbeit anderer Teams eingebunden, etwa bei der Ausarbeitung großer Marketing- und Branding-Kampagnen, bei der Planung von Firmenveranstaltungen oder bei Projekten des HR-Teams zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität. So ist es nicht unüblich, dass Office Manager:innen damit beauftragt werden, geeignete Wellness-Programme für die Angestellten zu finden und einzurichten.

Mit dieser zusätzlichen Verantwortung und der Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung sind aber auch höhere Erwartungen verbunden. Erfahrene Büroleiter:innen sollten daher

• über fundierte Kenntnisse in den vom Unternehmen verwendeten Softwareprogrammen verfügen.
• gutes Projektmanagement beherrschen, da sie selbstständig arbeiten und weitreichende Projekte betreuen müssen. 
• ihre Grundkenntnisse und ihr Fachwissen stets erweitern und sich immer über die Branche und die Tätigkeiten des eigenen Unternehmens auf dem Laufenden halten, z. B. über Trends, Vorschriften und Neuigkeiten.

Office Manager:innen sind oft mit zahlreichen verschiedenen Aufgaben betraut und müssen daher nicht nur ihre Softskills wie Organisationstalent und Kommunikationsstärke stetig verbessern, sondern auch ihre Fertigkeiten und Kenntnisse in anderen Bereichen ausbauen.

Das Aufgabenfeld des Office Managements kann sich in einer Firma von Woche zu Woche verändern. So kann es passieren, dass Büroleiter:innen andere Abteilungen spontan bei Projekten unterstützen müssen, etwa wenn große Ereignisse bevorstehen oder aber eine plötzliche Veränderung in der Branche stattfindet. Neue Aufgaben und unbekannte Arbeitssituationen gehören somit zum Alltag von modernen Office Manager:innen. Das erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. 

Fazit: ein Beruf mit Potenzial

Das Office Management entwickelt sich ständig weiter, parallel dazu verändert sich auch die Rolle der Office Manager:innen und die Anforderungen an die Position werden immer höher. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie umfassend das Aufgabenfeld von Büroleiter:innen ist, kann es sich lohnen, einen Blick auf diverse Stellenanzeigen zu werfen. Anhand derer können Sie erkennen, welche Erwartungen Unternehmen an Bewerber:innen im Bereich Office Management stellen. 

Die Verantwortung und der Mehrwert, den gute Office Manager:innen mit sich bringen, bleiben aber nicht ungesehen. Wer das Arbeitsumfeld und die Produktivität der Firma positiv und nachhaltig beeinflusst, spielt eine zentrale Rolle in der Unternehmensführung – und wird vielleicht mit entsprechenden Aufstiegschancen im Unternehmen belohnt. So können Büroleiter:innen mit der Zeit auch leitende Positionen einnehmen, wie etwa Personalchef:in oder Chief Operation Officer. 

FAQ – häufige Fragen zum Office Management

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Nachhaltigkeit und Klimaschutz sind Teil unseres Alltags geworden. Auch Unternehmen suchen vermehrt nach Möglichkeiten, ihren CO₂-Fußabdruck zu reduzieren – und reagieren damit auf Forderungen und Wünsche ihrer Kund:innen und Mitarbeiter:innen. Unternehmen, die sich nicht auf eine möglichst nachhaltige Geschäftsabwicklung einstellen, werden in Zukunft wahrscheinlich vor Herausforderungen stehen. Ob Konzern, Mittelstand oder 10-Personen-Betrieb: Die Reduzierung der Treibhausgasemissionen sollte für jedes Unternehmen eine hohe Priorität haben.

Bevor Sie jedoch notwendige Veränderungen umsetzen können, müssen Sie den Ist-Zustand bewerten – und gemeinsam an einem Strang ziehen. Manche Prozesse bedürfen unter Umständen einer radikalen Veränderung – beispielsweise indem Sie neue Anbieter suchen, neue Umweltrichtlinien entwickeln und in die Bildung Ihrer Mitarbeiter:innen investieren. Welche Maßnahmen Sie konkret ergreifen können, um Ihr Unternehmen auf einen grünen Kurs zu bringen, klären wir hier.

Was ist der „CO₂-Fußabdruck“?

Der CO₂-Fußabdruck, oder auch CO₂-Bilanz, ist zur Norm geworden, wenn es darum geht, direkte oder indirekte Umweltauswirkungen von Aktivitäten und Produkten zu messen. Er bezieht sich auf die Menge an Kohlendioxid, die bei der Ausübung einer Tätigkeit in die Atmosphäre freigesetzt wird. 

Wenn wir beispielsweise über eine einfache Flasche Wasser sprechen, die in Ihrem Unternehmen verbraucht wird, umfasst der CO₂-Fußabdruck sämtliche Treibhausgasemissionen, die bei der Beschaffung des Wassers, der Herstellung der Flasche und ihrem Transport entstehen. Hinzu kommen alle durchgeführten Aktivitäten des Wasserversorgers, die erforderlich sind, damit diese Flasche hergestellt und an Sie verkauft werden kann.

Warum die Reduktion von CO₂-Emissionen wichtig ist

Wenn Sie den CO₂-Fußabdruck in Ihrem Unternehmen reduzieren, gelangen weniger Kohlenstoffemissionen in die Atmosphäre. Gemeinsam mit anderen klimafreundlichen Unternehmen können Sie auf diese Weise die Umwelt schonen. Die Ressourcen der Erde werden besser genutzt und der Klimawandel kann verlangsamt werden. 

Die Reduktion der CO₂-Emissionen in Ihrem Unternehmen hat aber nicht nur positive Effekte auf Klima und Umwelt, sondern bringt auch Ihnen eine Reihe von Vorteilen:

• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: Halten Sie mit klimaneutralen Unternehmen mit.
• Gestaltungs- und Entscheidungsfreiheit: Integrieren Sie neue Prozesse in Ihr Unternehmen.
• Langfristige Mitarbeiterbindung: Als umweltbewusstes Unternehmen überzeugen Sie Mitarbeiter:innen und Bewerber:innen.
• Mehr Umsatz: Die Nachfrage für nachhaltige Produkte steigt. 
• Vorbereitet sein: Immer mehr Unternehmen müssen Nachhaltigkeitsreportings vorlegen. Wenn Sie schon jetzt Ihren CO₂-Fußabdruck messen, sind Sie gut vorbereitet.
• Positives Image: Umweltbewusste Unternehmen stehen besser da als Unternehmen ohne Klimastrategie.

Die Rolle von Nachhaltigkeitsmanager:innen im Reduktionsprozess

Wenn es darum geht, den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens zu reduzieren, spielen Nachhaltigkeitsmanager:innen eine wichtige Rolle. Nachhaltigkeitsmanager:innen sind dafür verantwortlich, die Auswirkungen eines Unternehmens auf die Umwelt zu analysieren und Strategien zur Reduzierung seines CO₂-Fußabdrucks zu entwickeln. Sie sind für die Planung und Umsetzung umweltfreundlicher Richtlinien sowie für die Einhaltung der Umweltgesetze verantwortlich.

12 Tipps, wie Ihr Unternehmen seinen CO₂-Ausstoß reduzieren kann

Der Wandel hin zu einem umweltfreundlicheren Unternehmen mag zunächst komplex erscheinen und mit hohen Investitionen verbunden sein. Aber: Auch kleine Veränderungen machen einen großen Unterschied. Hier sind einige Tipps und Beispiele zur CO₂-Einsparung, die Ihnen den Einstieg in diesen Wandlungsprozess erleichtern sollen:

1. Messen Sie Ihren CO₂-Fußabdruck.
2. Beachten Sie die drei „Rs“: Reduce, reuse, recycle.
3. Setzen Sie auf erneuerbare Energien.
4. Nutzen Sie CO₂-Kompensationen. 
5. Nutzen Sie nachhaltiges Webhosting.
6. Reisen Sie umweltfreundlicher.
7. Verringern Sie Emissionen im Straßenverkehr.
8. Fördern Sie umweltfreundliches Pendeln.
9. Investieren Sie in Umweltprojekte.
10. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen.
11. Steigern Sie die Energieeffizienz.
12. Stellen Sie regionale Verpflegung zur Verfügung.

1. Messen Sie Ihren CO₂-Fußabdruck.

Beginnen Sie mit der Bilanzierung des CO₂-Fußabdrucks Ihres Unternehmens. Dieser ergibt sich aus direkten und indirekten Emissionen, wie zum Beispiel dem unternehmensinternen Energieverbrauch, der Energieerzeugung, dem Materialverbrauch und den CO₂-Emissionen durch Arbeitswege und in der gesamten Wertschöpfungskette. Am CO₂-Fußabdruck können Sie ablesen, welche Bereiche Sie für die Einsparung von CO₂ priorisieren sollten. 

Heutzutage stehen Ihnen viele Tools zur Verfügung, mit denen Sie die gesamten von Ihrem Unternehmen verursachten Treibhausemissionen berechnen können. Wenn große Veränderungen erforderlich sind, ist die Beauftragung eines externen Unternehmens für eineNachhaltigkeitsberatung empfehlenswert. Dieses misst nicht nur Ihren CO₂-Fußabdruck, sondern erstellt auch einen Plan mit entsprechenden Zielen und Maßnahmen, um die Klimabilanz Ihres Unternehmens zu verbessern. Die Berater:innen unterstützen Ihr Unternehmen während des gesamten Umsetzungsprozesses, fordern Nachhaltigkeitszertifizierungen an und führen Schulungen durch.

2. Reisen Sie umweltfreundlicher.

Reisen ist eine der kohlenstoffintensivsten Aktivitäten in einem Unternehmen und dennoch Teil der Geschäftsabläufe. Es gibt jedoch verschiedene Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um reisebedingte CO₂-Emissionen zu reduzieren. Einige davon umfassen:

• Messen und Analysieren des CO₂-Fußabdrucks, der durch Geschäftsreisen verursacht wird: Welche Aspekte verursachen die höchsten Emissionen? Gibt es hierfür Alternativen?
• Buchen Sie umweltfreundlichere Hotels: Es gibt verschiedene Zertifizierungen, die ökologisch nachhaltige Unterkünfte auszeichnen.
• Wenn möglich, reisen Sie mit der Bahn oder anderen umweltfreundlichen Verkehrsmitteln.
• Kompensieren Sie Ihre durch Geschäftsreisen verursachten CO₂-Emissionen: Das ist eine großartige Möglichkeit, Klimaneutralität bei Geschäftsreisen zu erreichen.

Tipp: Mit GreenPerk können Sie den CO₂-Fußabdruck Ihrer Geschäftsreisen messen und zu 100 % kompensieren. Wir ermitteln Ihre CO₂-Emissionen individuell für jede Geschäftsreise und Sie können diese auf direktem Weg ausgleichen. Alle Mittel sammeln wir in einem Pool und investieren sie in zertifizierte Projekte. Das Ergebnis Ihres Beitrags stellen wir Ihnen in transparenten Berichten vor.

3. Beachten Sie die drei „Rs“: Reduce, reuse, recycle.

Reduzieren, Wiederverwenden, Recyceln – das Prinzip der drei Rs ist ein Muss, wenn es um Umweltfreundlichkeit geht. Überlegen Sie, wie Sie diese Strategie in den verschiedensten Bereichen Ihres Unternehmens anwenden können – von Büromaterialien über den Wasser- und Stromverbrauch bis hin zu Verpackungen und Workflows. Was kann reduziert, wiederverwendet oder recycelt werden? Wahrscheinlich viel mehr, als Sie denken. 

Dieses Prinzip kann Ihr Unternehmen nicht nur umweltfreundlicher machen, sondern auch das Geschäftsergebnis verbessern – denn wo vermeidbares Material oder manuelle Arbeitsabläufe eingespart werden können, winkt auch die Einsparung von Kosten.

4. Setzen Sie auf erneuerbare Energien.

Da immer mehr Anbieter grüner Energie auf dem Markt sind, ist die Umstellung auf die Nutzung erneuerbarer Energien heute viel einfacher als früher. Erkundigen Sie sich zunächst bei Ihrem Energieversorger, ob dort Angebote für erneuerbare Energien verfügbar sind. Ist das nicht der Fall, sollten Sie einen Wechsel zu einem Anbieter in Betracht ziehen, der Ihnen garantieren kann, dass Ihr Energieverbrauch aus erneuerbaren Quellen stammt.

5. Nutzen Sie CO₂-Kompensationen.

Unabhängig davon, wie viele umweltfreundliche Entscheidungen Ihr Unternehmen trifft, wird es bei seinen Aktivitäten immer noch eine gewisse Menge an CO₂-Emissionen verursachen. Für unvermeidbare Emissionen können Investitionen in CO₂-Kompensationen eine Lösung sein. Hier stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung – von unternehmensweiten Projekten, die an die jeweilige Branche angepasst sind, bis hin zu Programmen, die speziell auf eine bestimmte Aktivität in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind. 

Unser Tipp: Entscheiden Sie sich für zertifizierte Projekte, damit Sie sicher sein können, dass die Kompensation der Treibhausgase Wirkung zeigt.

6. Nutzen Sie nachhaltiges Webhosting.

Das Webhosting kommt vielleicht nur wenigen in den Sinn, wenn sie an CO₂-Emissionen denken. Gesetzt den Fall, dass Ihre Server extern gehostet werden: Haben Sie jemals über die Energiekosten nachgedacht, oder darüber, welche Menge an fossilen Brennstoffen aufgewendet werden muss, um sie am Laufen zu halten? Die Antwort ist: Zu viel. Die gute Nachricht ist, dass es umweltfreundliche Optionen gibt, um ihren CO₂-Ausstoß bei der Servernutzung zu reduzieren:

• Technologie, die Energieeffizienz gewährleistet
• Erneuerbare Energiequellen
• Emissionsausgleich
• Energiesparende Geräte

7. Verringern Sie Emissionen im Straßenverkehr.

Je nach Branche scheinen die Emissionen im Straßenverkehr ein unvermeidlicher Teil unternehmerischer Aktivitäten zu sein. Wenn Sie jedoch über eine Transportflotte verfügen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese effizienter zu gestalten. Einige Beispiele sind kraftstoffeffiziente Fahrzeuge mit geringen Emissionen oder Elektrofahrzeuge.

8. Fördern Sie umweltfreundliches Pendeln.

Haben Sie die Auswirkungen des Arbeitsweges Ihrer Mitarbeiter:innen auf den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens berücksichtigt? Die Unterstützung von Mitarbeiter:innen bei umweltfreundlicheren Pendelfahrten wird zunehmend auch als Verantwortung von Unternehmen angesehen. Hier sind einige Beispiele für mögliche Maßnahmen, mit denen Ihr Unternehmen umweltfreundlicheres Pendeln fördern kann:

• Kostenlose oder ermäßigte Abonnements für den öffentlichen Nahverkehr anbieten
• Kostenlose Fahrräder zur Verfügung stellen oder attraktive Leasing-Angebote für Fahrräder und E-Bikes einführen
• Arbeiten im Homeoffice ermöglichen

Die meisten dieser Maßnahmen können einem Unternehmen sogar Steuervorteile bieten, was die Umsetzung einfacher macht.

9. Investieren Sie in Umweltprojekte.

Die größten und erfolgreichsten Unternehmen der Welt führen Initiativen durch, um sich für den Umweltschutz einzusetzen, und Ihr Unternehmen kann das auch tun – ganz gleich, wie groß oder klein es ist. Ob durch einen finanziellen Beitrag oder unternehmensweites Engagement, in Form von persönlicher Verantwortung oder als Unterstützung anderer – es gibt immer etwas, das für die Umwelt getan werden kann. Überlegen Sie, was Sie innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens tun können: von der Umsetzung umweltfreundlicher Initiativen und Incentives in Ihrem Büro bis hin zur Teilnahme an Gemeinschaftsprojekten zum Schutz der lokalen Umwelt.

Gut zu wissen: Mit GreenPerk investieren Sie in zertifizierte Umweltprojekte wie Aufforstung oder erneuerbare Energien. Auf diese Weise kompensieren Sie den CO₂-Ausstoß Ihrer Geschäftsreisen – zu 100 %. So funktioniert’s: Wir berechnen den CO₂-Fußabdruck Ihrer Geschäftsreise, Sie zahlen den Ausgleich, den wir in zertifizierte Projekte investieren. Das Ergebnis Ihrer Investition bereiten wir in 100 % transparenten Berichten auf.

10. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen.

(Klima-)Bildung ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle Analysen und Klimaschutzmaßnahmen, die in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden, tatsächlich erfolgreich durchgeführt werden. Die Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens sind der Schlüssel zum Erfolg bei dieser Herausforderung – deshalb müssen sie informiert werden. Dabei ist es wichtig zu bedenken, dass Bildung ein fortlaufender Prozess ist. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig zum Thema Klimaschutz und bieten Sie ihnen an, Fortbildungen zu besuchen und selbst aktiv zu werden.

11. Steigern Sie die Energieeffizienz.

Um die Energieeffizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern, können Sie diverse Maßnahmen einleiten – zum Beispiel in den Bereichen Heizung, Beleuchtung und Kommunikationstechnik. Zu Ihren Energiesparpotenzialen können Sie sich von Energieberater:innen informieren lassen. Unter bestimmten Voraussetzungen trägt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) bis zu 80 % der Kosten für eine solche Energieberatung. 

Neben einer energetischen Modernisierung oder der Investition in neue Technologien können manchmal schon einfache Verhaltensänderungen helfen: Licht ausschalten in unbenutzten Räumen, Heizung beim Lüften herunterdrehen, Wasserhahn beim Händewaschen zudrehen usw.

12. Stellen Sie regionale Verpflegung zur Verfügung.

Achten Sie auf die Herkunft der Lebensmittel, die Sie Ihren Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen. Greifen Sie bei Obst und Gemüse zum Beispiel zu saisonalen und regionalen Produkten. Auf diese Weise gehen Sie sicher, dass die Lebensmittel keine langen Transportwege mit Flugzeug, Schiff und/oder LKW hinter sich haben, auf denen viel CO₂ ausgestoßen wird. Nebenbei unterstützen Sie damit die lokale Wirtschaft und sparen sogar Geld – denn saisonale Lebensmittel aus der Region sind oft günstiger. Bei Kaffee sollten Sie Sorten mit Fairtrade-Siegel und aus ökologischer Landwirtschaft kaufen.

FAQ – häufige Fragen zum Thema „CO₂ reduzieren im Unternehmen“

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Kennen Sie ihn auch, diesen Moment, wenn Ihr:e Chef:in auf Sie zukommt und Ihnen mitteilt, dass Sie für die Buchung einer bevorstehenden Gruppenreise verantwortlich sind? Keine große Sache, heißt es zunächst – lediglich eine Gruppenreservierung für Flug und Hotel für 85 Personen von Berlin nach Madrid. 

Aber es ist durchaus eine große Sache. Denn eine Gruppenreise zu buchen, egal für wie viele Personen, kann eine echte Herausforderung sein. Als Travel Manager:in oder Verantwortliche:r müssen Sie viele Details im Auge behalten und einiges beachten: von den unterschiedlichen Anforderungen aller Teilnehmer:innen über die Festlegung der am besten geeigneten Reisedaten bis hin zur Suche nach den günstigsten Flug- und Hotelpreisen oder dem Vergleich verschiedener Pauschal-, Frühbucher- oder Gruppenangeboten. 

Giacomo Guarnieri, unser Geschäftsreisespezialist von TravelPerk, gibt Ihnen seine besten Tipps und Tricks für die Buchung von Gruppenreisen an die Hand und steht Ihnen Rede und Antwort zu den wichtigsten Fragen rund um Gruppenreisen. 

Fragen & Antworten zur Gruppenbuchung von Flügen

Die Gruppenbuchung für Flüge kann knifflig sein. Mal sehen, welche Tipps unser Profi Giacomo für Reisegruppen hat, die gemeinsam fliegen möchten.

Wie funktioniert eine Gruppenbuchung bei Fluggesellschaften?

Wenn Sie Gruppenbuchungen für Flüge organisieren, wenden Sie sich direkt an die Fluggesellschaften. Diesen teilen Sie den Abflughafen, das Reiseziel und die Anzahl der Reisenden mit. Auf Grundlage der von Ihnen angegebenen Reisedaten unterbreiten die Airlines Ihnen dann individuelle Gruppenangebote. Verschiedene Fluggesellschaften können Ihnen je nach Ihren spezifischen Buchungsanforderungen auch unterschiedliche Tarife, Vorteile und eventuell auch Gruppenrabatte bieten. 

Im Gegensatz zu einer direkten Online-Buchung ist dieser Prozess der manuellen Buchung etwas langsamer und zeitintensiver. Trotz des Mehraufwands lohnt es sich aber, Anfragen an mehrere Fluggesellschaften zu stellen, um so die beste Preisoption zu finden. Das gilt im Übrigen auch, wenn Sie Anfragen an Reisebüros stellen – und im Allgemeinen, wenn es um die Buchung von Gruppentarifen geht. 

Sind Gruppenflüge billiger?

Ein Gruppenangebot von einer Fluggesellschaft bietet nicht immer den besten Preis. Der Preis pro Flug bei einer Gruppenbuchung ist oft höher als bei Einzelbuchungen. Das liegt daran, dass die Fluggesellschaft weiß, wie viel sie an einem bestimmten Tag im Durchschnitt für ein Ticket einnimmt beziehungsweise verlangen kann und wie viele Fluggäste etwa erwartet werden. Vor allem in Ferienzeiten bieten Airlines daher selten günstigere Flüge für Gruppen an, da sie mit Einzeltickets mehr Geld verdienen können. Versuchen Sie deshalb, solche „Blackout Dates“ zu vermeiden, an denen Sie keine Sonderangebote erwarten können.

Warum ist die Buchung von Flug-Gruppenreisen teurer?

Nehmen wir an, Sie gehen auf ein Reiseportal und sehen, dass der Preis für den von Ihnen gewünschten Flug momentan 50 Euro beträgt. Die Fluggesellschaft weiß aber, dass sie die Tickets für 150 Euro verkaufen könnte, wenn das Reisedatum näher rückt. Daher werden Ihrer Reisegruppe aufgrund der vielen Teilnehmer:innen Flugtickets zum Preis von 80 Euro angeboten. 

Aus diesem Grund ist es bei einer Gruppe mit einer Gruppengröße von 25 oder weniger Personen oft günstiger, Flüge selbst zu buchen, als Gruppenangebote zu nutzen. Wenn ich dies für unsere Kund:innen tue, dann buche ich die Flüge meist in Gruppen von 8 Personen. Einige Fluggesellschaften, insbesondere die Billigfluggesellschaften, erhöhen den Preis sofort nach der Buchung, daher warte ich dann meist ein paar Stunden, bevor ich die Tickets für die nächste Gruppe buche.

Bieten Fluggesellschaften überhaupt Gruppenrabatte an?

Wie ich bereits erwähnt habe, bieten Airlines nicht unbedingt Sonderpreise oder Gruppenrabatte an. Was Sie allerdings bieten, ist die Sicherheit, dass alle Gruppenmitglieder denselben Flug nehmen können (es sei denn, Ihre Reisegruppe besteht aus Hunderten von Personen). 

Nehmen wir an, Sie gehen auf Firmenreise und fliegen von München nach London, um dort eine Klausurtagung zu veranstalten. Die Fluggesellschaft wird ihr Bestes tun, um zu garantieren, dass alle Teilnehmer:innen denselben Flug nehmen – je nach Verfügbarkeit der Tickets für die gewünschte Reiseroute. So bezahlen Sie eventuell mehr, als wenn Sie die Tickets einzeln kaufen würden, können dafür aber sicher sein, dass alle Teilnehmer:innen der Gruppe denselben Flug nehmen können und so gleichzeitig am Reiseziel ankommen. 

Wenn Gruppenbuchungen für Flüge keinen Preisvorteil bringen, warum sollte man es dann machen?

Wenn Sie den Flug manuell buchen, haben Sie keine Garantie, dass alle Mitglieder der Reisegruppe auch denselben Flug bekommen. Es kann sein, dass Sie Tickets für die letzte Reisegruppe buchen wollen, dann aber kein Platz mehr im Flugzeug frei ist. Wenn Sie Reisen weit im Voraus planen, ist dies zwar sehr selten der Fall, stellt aber trotzdem ein Risiko dar. Möchten Sie also das günstigste Reiseangebot erhalten, so müssen Sie bereit sein, das Risiko einzugehen, dass einige Reisende unter Umständen eine andere Route oder eine andere Fluggesellschaft nutzen müssen.

"Der andere Nachteil, wenn man selbst bucht und keinen Gruppentarif bekommt, ist, dass man keine Flexibilität hat.“

Die meisten Airlines bieten bei Einzelbuchungen keine kostenlose Stornierung an, sodass die Reisenden an den gebuchten Flug und die festen Reisedaten gebunden sind.

Bei Gruppenbuchungen hingegen, die mit der Fluggesellschaft ausgehandelt wurden, haben Sie meist noch Zeit, Änderungen vorzunehmen. Das ist von Fluggesellschaft zu Fluggesellschaft unterschiedlich, aber in der Regel können Sie bis zu einem Monat vor Reiseantritt zum Beispiel 10 % der Passagiere hinzufügen oder streichen, ohne dass Sie deren Namen bei der Buchung angeben müssen. Das ist für Unternehmen, die auf ihren Firmenreisen auf Flexibilität angewiesen sind, ein wertvoller Pluspunkt. 

Fragen & Antworten zur Gruppenbuchung von Hotels

So, nun haben wir schon einiges über die Gruppenbuchung von Flügen erfahren. Aber wie sieht es eigentlich mit Gruppenunterkünften aus? Mal sehen, was Giacomo uns über die Gruppenbuchung von Hotels erzählen kann.

Wie erhält man die besten Preise für Gruppenbuchungen bei Hotels?

Im Allgemeinen ist es viel einfacher, mit Hotels Reiseangebote für große Gruppen auszuhandeln als mit Fluggesellschaften. Die Buchungen bei Hotels sind nämlich weniger vorhersehbar und so ist es wahrscheinlicher, dass Ihnen die Unterkünfte einen Gruppenrabatt anbieten. Da die Hotelpreise nicht so stark schwanken und die Anbieter daher nicht befürchten müssen, später potenziell zahlungskräftigere Kund:innen zu verlieren, stehen die Chancen auf einen Preisnachlass im Sinne eines besonderen Gruppentarifs bei Hotels besser.

Wie bei Flügen müssen Sie auch die Hotels, die Sie in Betracht ziehen, im Voraus kontaktieren, um ihnen die Anzahl der Zimmer und der Personen pro Zimmer sowie die gewünschten Reisedaten mitzuteilen. Überprüfen Sie die Mindestaufenthaltsdauer und die günstigen Tarife, die für diesen Zeitraum angeboten werden. Stellen Sie ruhig Anfragen an bis zu 10 oder mehr verschiedene Hotels, um deren Angebote einzuholen, und versuchen Sie dann, den Preis herunterzuhandeln.

Tipp: Denken Sie daran, dass Sie bei Geschäftsreisen Ihre Mitarbeiter:innen nach Möglichkeit nicht zwingen sollten, ein Zimmer zu teilen. 

Was kann man noch mit den Hotels verhandeln?

Während es schwieriger ist, zum Beispiel besondere Rabatte oder Preisvorteile zu erhalten, ist es am einfachsten, über zusätzliche Leistungen für die Reisegruppe zu verhandeln. Bei Hotels und Unterkünften wären das beispielsweise Zimmer-Upgrades oder kostenlose Mahlzeiten. Und auch bei Flügen können Zusatzleistungen wie etwa Freigepäck oder bevorzugtes Einchecken mit den Airlines vereinbart werden.

Allgemeine Fragen & Antworten zu Gruppenreisen

Mit Flügen und Hotels sind die zwei größten Kosten- und Organisationspunkte auf der Checkliste für die Buchung von Gruppenreisen abgehakt. Aber auch darüber hinaus gibt es bei Firmenreisen mit größeren Personengruppen einiges zu beachten. Unser Reiseexperte Giacomo hat noch mehr Tipps und Antworten auf Lager, die Ihnen dabei helfen, besonders attraktive Reiseangebote für Gruppenreisen zu erhalten.

Welche Gruppenreisen gibt es?

Es gibt zahlreiche verschiedene Arten der Gruppenreise. Im Privaten können das zum Beispiel Kleingruppenreisen im Familien- oder Freundeskreis, Vereinsreisen oder aber Reisen sein, auf denen man sich Gruppen mit Gleichgesinnten anschließt, etwa Wanderreisen oder Aktivreisen. Im geschäftlichen Umfeld, in dem wir uns bewegen, werden Gruppenreisen primär für den Besuch von Messen, Kongressen oder Tagungen organisiert – oder um beispielsweise größere Gruppen von Führungskräften oder Spezialist:innen in Unternehmensstandorten hin- und herzuschicken.

Wie sieht der allgemeine Prozess für die Buchung von Gruppenreisen aus?

Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie Angebote von Hotels und Fluggesellschaften einholen und einen Gruppenpreis aushandeln wollen oder ob Sie die Gruppenbuchung selbst online vornehmen möchten. Sie können die Optionen einzeln durchgehen, mir persönlich fällt es aber meist leichter, je nach Reisezeitraum, Reiseziel und Größe der Gruppe zu entscheiden, welche Buchungsoption die beste ist.

Wann lohnt sich der Aufwand für Verhandlungen nicht?

Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, lohnt es sich nicht, mit Fluggesellschaften um einen besseren Preis zu verhandeln. Manchmal dauert es 24 bis 48 Stunden, bis die Fluggesellschaft sich bei Ihnen meldet, und so befinden Sie sich in keiner guten Verhandlungsposition. Denn je mehr Zeit verstreicht, desto höher werden auch die durchschnittlichen Ticketkosten. So kann die Fluggesellschaft am Ende im Zweifelsfall noch höhere Preise von Ihnen verlangen. 

Es hängt teils aber auch stark vom jeweiligen Unternehmen ab, was man aushandeln kann und bis zu welchem Zeitpunkt. Ich gehe bei jeder Fluggesellschaft und jedem Hotel anders vor, je nach Situation.

"Das ist ein wichtiger Grund, warum unsere Kund:innen den Service von TravelPerk so sehr schätzen. Sie müssen sich nicht darum kümmern, ein besseres Angebot zu bekommen – und das ist eine Kunst. Wir übernehmen alle Verhandlungen."

Wie geht man mit Reisegruppen um, deren Teilnehmer:innen von unterschiedlichen Orten aus starten?

Vor einigen Jahren planten wir eine Gruppenreise für 400 Personen zum Netcentric Summit 2018 in Barcelona. Die Mitglieder kamen aus 12 verschiedenen Orten. Wir haben im Vorfeld ein Formular verschickt, in dem wir alle Teilnehmer:innen gefragt haben, woher sie kommen und wie viele Tage sie in Barcelona bleiben werden. Anschließend haben wir die Antworten sortiert und die Teilnehmer:innen nach Ort und Reisedatum in Kleingruppen zusammengefasst. Unsere weitere Vorgehensweise bei der Buchung haben wir dann danach ausgerichtet, was für jede einzelne Reisegruppe das Beste war.

Wie lange dauert es, eine Gruppenreise zu buchen?

Eine Gruppenreise zu buchen, kann zwischen drei Tagen und drei Monaten dauern. Natürlich sind drei Monate das Äußerste, zum Beispiel bei der Buchung für Reisen zu großen Konferenzen, Veranstaltungen oder MICE-Events. Durchschnittlich ist aber wohl eher eine Woche typisch für die Buchung einer Gruppenreise.

Wie kann man die Gruppenbuchung optimieren?

Das Beste, was Sie tun können, ist, sich alle Informationen im Voraus von den Kund:innen zu beschaffen. Versuchen Sie, proaktiv Fragen zu stellen. Geben Sie sich also nicht damit zufrieden, zu wissen, dass Ihr:e Kund:in ein Hotel in London oder Rom benötigt. Erkundigen Sie sich genau nach dem gewünschten Viertel und dem bevorzugten Stil des Hotels, zum Beispiel modern oder Boutique.

Ich versuche auch oft, eine Vorabgenehmigung für die Buchung von Kund:innen zu erhalten, besonders bei kurzfristigen Reisen. Nehmen wir an, es geht um eine Gruppenreise mit 16 Personen, die in 6 Wochen stattfinden soll. Ich erkläre den Verantwortlichen auf Kundenseite zuerst, warum die Gruppenangebote der Fluggesellschaften in diesem Fall teurer sind und dass ich die Buchung daher manuell vornehmen werde. Dann bitte ich um eine Genehmigung, dass ich die Buchung auch selbstständig und ohne weitere Rückfragen abschließen darf, solange die zweite Gruppe von 8 Personen nicht mehr als 50 Euro ausmacht. 

Das ist natürlich nur ein Beispiel, aber der Punkt ist, dass ich proaktiv versuche, organisatorische Rückfragen zu minimieren und so den Buchungsprozess zeiteffizienter zu gestalten. Es gibt ein Gleichgewicht zwischen Geld- und Zeitersparnis für die Kund:innen. Wenn ich zu lange für die Buchung brauche, kann das Geld kosten. Deshalb sorge ich immer dafür, dass ich so viele Informationen wie möglich anfrage und die Genehmigung zur Buchung im Voraus einhole, falls dies erforderlich ist. 

Bei den meisten Reisen, die genug Vorlauf bieten, kann ich aber zunächst die verschiedenen Reisemöglichkeiten aufzeigen und die Kund:innen vor der endgültigen Buchung über die Optionen entscheiden lassen.

Wie können Büroleiter:innen bei Gruppenbuchungen glänzen?

Als Büroleiter:in können Sie dieselbe Strategie beispielsweise auch für die Buchung einer Firmenveranstaltung nutzen: Holen Sie alle relevanten Informationen und Genehmigungen von den richtigen Personen im Voraus ein.

"Ich versuche immer, so wenig E-Mails wie möglich zu verschicken und mich klar auszudrücken. Das macht es für die Kund:innen weniger stressig. Ich versuche, die Kommunikation zu bündeln."

Diese Vorgehensweise hat sich nicht nur im Umgang mit externen Kund:innen bewährt, sondern auch bei der internen Kommunikation. Als Büroleiter:in sollten Sie so viele Informationen und Genehmigungen wie möglich im Voraus anfragen, alle offenen Fragen, die die Reisenden haben könnten, bündeln und dann bei der Kommunikation der Buchungsoptionen so deutlich wie möglich sein. 

Hier sind ein paar Dinge, die Sie in Ihre E-Mail bezüglich der Gruppenbuchung aufnehmen sollten:

• Hotel- und Fluginformationen: Wer übernachtet wo, und wie ist die Route (Abflughafen und Reiseziel). Fordern Sie auch das An- und Abreisedatum an. 
• Mindestaufenthalt: Wie viele Tage wird die Reise dauern? Geben Sie den Teilnehmer:innen Bescheid, damit sie planen können, was sie im Anschluss an die geschäftliche Veranstaltung machen wollen. Vielleicht möchten einige Mitarbeiter:innen die Reise nach dem Ende des Firmenevents um ein paar Tage verlängern und in einen Familienurlaub verwandeln? 
• Reiseanforderungen: Benötigen einige Kolleg:innen besondere Unterlagen oder zusätzliche Unterstützung vonseiten der Büroleitung? Bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine Möglichkeit, Sie zu kontaktieren. 
• Zahlungsmodalitäten: Was wird vom Unternehmen bezahlt und was bekommen die Reisenden erstattet? Sollen die Mitarbeiter:innen auf der Reise ihre eigenen Kreditkarten verwenden?
• Kommunizieren Sie auch die Details: Was können die Reisenden bei der Ankunft erwarten? Müssen sie ein Auto mieten oder ist der Transport bereits organisiert?
• Skizzieren Sie die Aktivitäten: Um welche Reiseart handelt es sich (Aktivreise, Erlebnisreise, Erholungsreise)? Was unternehmen die Reisenden während der Veranstaltung, welche Aktivitäten sind geplant? 

Was war einer deiner schlimmsten Fehler bei der 
Gruppenbuchung und wie bist du damit umgegangen?

Einmal hatten wir 40 Zimmer für eine Gruppenveranstaltung in Lissabon gebucht. Die Reisenden teilten sich in diesem Fall Zweibettzimmer.

Wir erhielten dann einen Anruf, dass die Badezimmerwände aus Glas waren, sodass sich die Reisenden gegenseitig hätten sehen können, wenn sie das Bad oder die Dusche benutzt hätten. Wir haben direkt mit dem Hotel gesprochen, und sie haben Abdeckungen organisiert. Das Hotel musste die Glaswände in allen 40 Zimmern abdecken!

Was war deine schlechteste Erfahrung bei der Buchung von Transportmitteln für Gruppen?

Für den einige Antworten zuvor erwähnten Gipfel in Barcelona 2018 hatten wir Busse organisiert, die alle Teilnehmer:innen vom Flughafen abholen sollten. In dieser Woche schneite es aber in ganz Europa und alle Flüge waren verspätet. Die Pläne für die Transferbusse wurden komplett durcheinandergeworfen.

Wir organisierten Reiseleiter:innen, die die Reisenden am Flughafen in Empfang nahmen und ihnen weiterhalfen. Vor Ort mussten die Reiseleiter:innen die Busgruppen neu organisieren, da alle Reisenden aufgrund der Verspätungen zu anderen Zeiten angekommen waren als ursprünglich geplant. Es war verrückt, aber wir haben es hinbekommen!

Wie kann man mehr über deine Hilfe bei Gruppenbuchungen erfahren?

Wenn Unternehmen Hilfe bei der Organisation von Gruppenreisen und bei Gruppenbuchungen wünschen, kann TravelPerk den gesamten Prozess übernehmen. Wir beraten die Kund:innen, entscheiden über die beste Vorgehensweise und verhandeln die Preise mit den Anbietern oder buchen die Reisen manuell.

"Jede:r unserer Kund:innen erhält eine:n feste:n Ansprechpartner:in, sodass wir auf Augenhöhe mit den Unternehmen zusammenarbeiten und eine echte Beziehung aufbauen können.“ - Giacomo Guarnieri

Wenn Kund:innen Gruppenreisen oder auch -veranstaltungen bei uns buchen, nehmen sie unseren Service fast immer auch für ihre nächsten Firmenreisen in Anspruch. Mit TravelPerk können Unternehmen viel Zeit, Geld und Stress bei der Buchung von Gruppenreisen sparen. Als spezialisierter Geschäftsreiseanbieter können wir bessere Preise aushandeln und natürlich ist unser fachkundiger Support eine große Erleichterung für unsere Kund:innen. Es gibt einfach so viele Pannen, die bei der Buchung für Reisegruppen passieren können, vor allem wenn die Gruppengröße jenseits der 25 Personen liegt. Mit TravelPerk ist das alles aber kein Problem! 

Sie möchten mehr über die Gruppenbuchungen erfahren und unsere Hilfe dafür in Anspruch nehmen? Dann werden Sie Mitglied bei TravelPerk! Im nächsten Schritt können Sie die gewünschte Gruppenbuchung per E-Mail an group@travelperk.com oder telefonisch beim Support beantragen. Wir werden uns dann mit Ihnen in Verbindung setzen und eine Gruppenreise nach Ihren Wünschen planen und buchen.

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Unternehmen, die ihre Angestellten regelmäßig auf Geschäftsreise schicken, versuchen stets, ihre Reiseausgaben zu senken. Rabatte für Geschäftsflüge oder Hotels sind hier ein wichtiger Faktor. Doch nicht nur für Flug und Unterkunft gibt es attraktive Vergünstigungen, auch spezielle Mietwagenangebote können sich lohnen.

Mietwagenangebote für Unternehmen

Viele Mietwagenanbieter gewähren Firmenkunden, deren Mitarbeiter:innen oft geschäftlich mit dem Auto unterwegs sind, spezielle Firmentarife mit niedrigeren Preisen. Eine solche Partnerschaft hat Vorteile für beide Seiten: Die Autovermietung gewinnt Langzeitkunden, das Unternehmen profitiert von den gewährten Rabatten und spart so Kosten. 

Die Mietwagenangebote werden dabei auf das jeweilige Unternehmen und dessen Transportbedarf zugeschnitten. So werden unter Umständen auch verschiedene Servicepakete mit unterschiedlichen Mietwagen und Ausstattungen angeboten – eben genau die Fahrzeuge, die das Unternehmen braucht. 

Bei der Mietwagenbuchung gibt es ein großes Potenzial für Kostenersparnis, doch wie genau findet man nun die besten Deals und den besten Mietwagenanbieter für die eigenen Zwecke? Wir geben Ihnen fünf einfache Tipps, wie Sie Mietwagen für Ihr Unternehmen am günstigsten buchen können.

So bekommen Sie die besten Mietwagenangebote für Ihr Unternehmen

1. Travel-Management-Plattformen verwenden

Moderne Travel-Management-Plattformen unterstützen den/die Reisemanager:in Ihres Unternehmens bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen – und praktischerweise haben einige dieser Tools auch Autovermietungen in ihrem Reiseinventar. Da die Plattformen bereits strategische Partnerschaften mit den Mietwagenfirmen pflegen, profitieren die Kund:innen der Geschäftsreise-Tools automatisch von speziellen Mietwagenangeboten und ausgehandelten Preisen. So wird Ihnen als Unternehmen die Suche nach einem passenden und preisgünstigen Mietwagenangebot erheblich erleichtert.

2. Mietwagenfirmen und -angebote vergleichen

Bevor Sie sich für ein Mietwagenangebot entscheiden, sollten Sie auf jeden Fall verschiedene Autovermietungen und Angebotspakete miteinander vergleichen. Dabei sollten Sie sich aber nicht nur an den Webseiten der Mietwagenanbieter und der dortigen Preise orientieren, denn diese Informationen sind oft für Privatkunden gedacht. Sie als Geschäftskunde haben aber andere Bedürfnisse und Möglichkeiten.

Daher lohnt es sich viel mehr, die Autovermietungen direkt anzusprechen und die Bedürfnisse und Wünsche Ihres Unternehmens konkret zu erläutern. Die Anbieter werden Ihnen dann maßgeschneiderte Angebote unterbreiten, die Sie sich in Ruhe ansehen und miteinander vergleichen können. Achten Sie hierbei vor allem auf die Mietbedingungen, die Art der Fahrzeuge und deren Ausstattung, auf die Option zur Langzeitmiete, auf Tankregelungen oder auch darauf, wie hoch die Selbstbeteiligung bei der Autoversicherung ist. Prüfen Sie zudem unbedingt, dass keine versteckten Servicegebühren, Verzichtserklärungen, Stornierungs- und Änderungsgebühren oder Ähnliches anfallen. Am Ende können Sie sich dann für das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihre Zwecke entscheiden.

Doch der Preis ist manchmal nicht alles, denn schließlich sollten das gewählte Angebot und die enthaltenen Mietautos auch zu Ihrem Unternehmen passen. Achten Sie also bei der Mietwagenbuchung darauf, dass das Angebot mit den Reiserichtlinien und dem Image Ihres Unternehmens übereinstimmt. 

3. Verhandeln

Nennen Sie es, wie Sie möchten – doch verhandeln bzw. „feilschen“ ist manchmal die effektivste Methode, um das beste Mietwagenangebot für Ihr Unternehmen zu erhalten. Wenn Sie Angebote von verschiedenen Autovermietungen erfragen, sollten Sie stets betonen, wie umfangreich Ihr Anliegen ist und wie viel geschäftliches Potenzial der Deal für den Mietwagenanbieter mit sich bringt. Es kann zudem nicht schaden, zu erwähnen, wenn Ihnen bereits verschiedene Angebote von Autovermietungen mit entsprechenden Leistungen vorliegen. Unter diesen Umständen werden manche Mietwagenanbieter vielleicht versuchen, Ihnen ein besseres Angebot als die Konkurrenz zu unterbreiten. 

4. Geeignete Firmenkreditkarte nutzen

Auch durch eine passende Firmenkreditkarte lassen sich tatsächlich Reisekosten für Mietautos sparen. Wenn Sie also in Erwägung ziehen, für Ihr Unternehmen eine Firmenkreditkarte zu beantragen, so sollten Sie prüfen, welche zusätzlichen Boni die Karte mit sich bringt. Viele Firmenkreditkarten beinhalten Zusatzleistungen, wie etwa Versicherungspakete mit einer Auslandskrankenversicherung oder einer Reiserücktrittsversicherung. Einige Kreditkarteninstitute bieten aber auch explizite Mietwagenrabatte für feste Vertragspartner an. Vergleichen Sie also auch hier verschiedene Anbieter und entscheiden Sie sich für eine Firmenkreditkarte mit umfangreichen Leistungen, die die Reisekosten Ihres Unternehmens zusätzlich senken.  

Tipp: Alle Regelungen rund um das Buchen von Mietwagen und die Finanzierung (mit oder ohne Firmenkreditkarte) sollten Sie unbedingt in die Dienstwagenrichtlinie Ihres Unternehmens aufnehmen. Was eine Dienstwagenrichtlinie ist und wie sie erstellt wird, erfahren Sie in unserem Guide „Dienstwagenrichtlinie – so erstellen Sie eine Car Policy“.

5. Loyalität gegenüber Ihrer Mietwagenfirma

Viele Mietwagenfirmen bieten treuen Kund:innen Punkteprogramme an. Durch das Sammeln von Treuepunkten können Firmenkunden bei der Mietwagenbuchung Zugang zu verschiedenen Rabatten und Angeboten erhalten, wie etwa kostenlose Miettage, kostenlose Upgrades, unbegrenzte Kilometer oder verbesserte Abhol- und Rückgabebedingungen für die Fahrzeuge. Loyalität kann sich also durchaus bezahlt machen – vor allem, da bei einer Langzeitpartnerschaft mit einer Autovermietung oft nicht nur Treuepunkte, sondern auch dauerhaft niedrigere Preise für die Mietwagenangebote möglich sind.

So nutzen Sie TravelPerk für ein optimiertes Mietwagenmanagement im Unternehmen

Mit TravelPerk als Ihr Geschäftsreisemanagement-Tool haben Sie Zugriff auf ein umfangreiches Inventar an Mietwagen für Geschäftsreisen. Wir haben Partnerschaften mit führenden Anbietern wie Avis, Enterprise, Europcar, Hertz, National und Sixt. Alle diese Anbieter können Sie direkt auf unserer Plattform miteinander vergleichen und so das beste Angebot und die besten Preise für Ihr Unternehmen finden. Und falls das passende Mietwagenangebot noch nicht dabei ist, ist das auch kein Problem. Unser Concierge-Service stellt gerne eine Buchungsanfrage an Ihre Wunsch-Autovermietung. 

Neben der Suche und dem Vergleich verschiedener Mietwagenfirmen bietet Ihnen TravelPerk zudem auch die Möglichkeit 

• Leihwagen für Langzeitmieten von mehr als 28 Tagen 
• sowie mehrwertsteuerfreundliche Mietwagen (Mietwagen mit absetzbarer Mehrwertsteuer) 

auszuwählen. 

Auf diese Weise sparen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen viel Zeit und Geld bei der Suche nach dem richtigen Mietwagenangebot. 

Apropos mehrwertsteuerfreundlich: TravelPerk bietet Ihnen auch einen Mehrwertsteuer-Rückforderungsservice an. Unternehmen verlieren jedes Jahr Milliarden durch nicht eingeforderte Mehrwertsteuer auf Reisekosten. Mit unserem Mehrwertsteuer-Rückerstattungsservice können Sie bis zu 25 % Ihres jährlichen Reisebudgets einsparen – und das auch bei Mietwagen.

Sie sehen also, mit ein paar einfachen Tricks und etwas Vergleichsarbeit lassen sich die Kosten für Mietwagen im Unternehmen um einiges senken. Und wenn Sie für die Mietwagensuche und -buchung auch noch ein spezielles Geschäftsreise-Tool nutzen, können Sie sogar noch mehr Zeit und Geld sparen – probieren Sie es aus!

FAQ – häufige Fragen zu Mietwagenangeboten

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Das Berufsbild des/der Travel Manager:in ist noch relativ jung, denn noch immer übernehmen in Unternehmen oft ungeschulte Angestellte, etwa aus der Personalabteilung, die Reiseplanung für Geschäftsreisen nebenbei. Doch es findet ein Umdenken statt, und Fachkräfte mit Expertise – die Reisemanager:innen – sind gefragt wie nie. Doch was genau machen Reisemanager:innen überhaupt, welche Aufgaben haben sie und welchen Mehrwert bieten sie Unternehmen? Wir klären hier alles, was Sie über Travel Manager:innen wissen sollten.

Was ist ein:e Reisemanager:in?

Reisemanager:innen (auch: Travel Manager:innen) sind für die Verwaltung und Planung aller Aspekte von Geschäftsreisen im Unternehmen verantwortlich. Sie erstellen Reiserichtlinien für Unternehmen, treffen Reisevorbereitungen, überwachen Reiseausgaben und kümmern sich um das Wohlergehen von Geschäftsreisenden. Und auch nach dem Ende Geschäftsreise geht die Arbeit von Reisemanager:innen weiter, sie sind nämlich auch für die Reisekostenabrechnung, die Analyse der Reisekostendaten und für die Optimierung zukünftiger Reisen verantwortlich. 

Das Geschäftsreisemanagement ist ein sehr breites Feld und umfasst zahlreiche verschiedene Aufgaben und Tätigkeiten, daher benötigen Reisemanager:innen unterschiedlichste Kompetenzen. Zu den wichtigsten zählen unter anderem: 

✓ Expertise in der Reisebranche,
✓ ein ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent,
✓ ein gutes Händchen für Finanzen sowie
✓ messerscharfes und strategisches Denken. 

In vielen Unternehmen wird das Reisemanagement oft noch immer von Büroleiter:innen oder Mitarbeiter:innen der Personalabteilung übernommen. Diese Personen sind aber meist nicht speziell für das Reisemanagement ausgebildet und übernehmen die Geschäftsreiseorganisation zusätzlich zu ihren eigentlichen Tätigkeiten. Die fehlende Expertise und der arbeitstechnische und bürokratische Mehraufwand für die Angestellten sind nur zwei Nachteile dieser Vorgehensweise. 

Doch immer mehr Unternehmen erkennen allmählich, welche Vorteile es bietet, eine:n qualifizierte:n Reisemanager:in einzustellen. Vor allem Firmen, bei denen Geschäftsreisen auf der Tagesordnung stehen, können von dem Wissen und den Kompetenzen der Spezialisten profitieren.

Warum ist ein:e Reisemanager:in wichtig?

Die Aufwendungen für Geschäftsreisen stellen für Unternehmen nach den Gehältern und Zusatzleistungen an die Mitarbeiter:innen oft den zweitgrößten Kostenpunkt dar. Allein aus finanzieller Sicht lohnt es sich also, Geschäftsreisen und Reisekosten professionell managen zu lassen. Reisemanager:innen sind Experten für die Reisebuchung und wissen dementsprechend, wo gebucht werden sollte, wie sich Reisekosten einsparen lassen und sich Buchungsvorgänge effizienter gestalten lassen. Dieses Wissen kann Unternehmen viel Geld und den Reisenden viel Zeit sparen, die sie sinnvoller investieren können. 

2020 hatte die Corona-Pandemie die Zahl der Geschäftsreisen zwar stark reduziert, diese Entwicklung kehrt sich aber schnell wieder um und wird in den kommenden Jahren voraussichtlich wieder auf das Niveau vor der Krise zurückkehren. Geschäftsreisen werden also auch in Zukunft eine große Rolle für Unternehmen spielen – und gleiches gilt auch für das professionelle Reisemanagement.

Die Aufgaben eines Reisemanagers

Unternehmensweite Reiserichtlinien

Eine der Hauptaufgaben von Reisemanager:innen ist es, eine Reiserichtlinie für das Unternehmen zu erstellen. In einer solchen Richtlinie werden alle potenziellen Kosten der Dienstreise berücksichtigt und Regeln und Vorschriften festgelegt, die Mitarbeiter:innen bei der Organisation und Buchung der Reise einhalten müssen. 

Eine Reiserichtlinie sollte unter anderem über folgende Aspekte informieren:

• Buchungsvorgang und genehmigtes Reisebuchungstool
• Bevorzugte Reiseanbieter
• Zulässige Kosten der Buchung (Hotels, Flüge, Transport an Land)
• Ausgabenlimits für Reisekosten
• Zahlungsmodalitäten rund um die Reise – wer zahlt was und wie? 
• Spesenkosten, Reisekostenabrechnung und Reisekostenrückerstattung
• Freigabeprozess für Geschäftsreisen und zuständige Personen
• Evtl. Sonderregelungen (für etwa kurzfristige oder von den Richtlinien abweichende Dienstreisen)
• Reiseversicherungsträger
• Maßnahmen zur Gewährleistung der Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen

Alles Wichtige zum Thema Reiserichtlinien, den Inhalten und der Erstellung erfahren Sie in unserem Guide „Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2023“.

Vorbereitung und/oder Überwachung von Reiseplänen

In einigen Unternehmen sind Reisemanager:innen dafür verantwortlich, die Geschäftsreise für ihre Kolleg:innen zu buchen – in diesem Fall zählen die Planung und Buchung von Flug, Hotel, Transport und mehr zu den direkten Aufgaben des Reisemanagements. 

In anderen Unternehmen können Mitarbeiter:innen ihre Reisen hingegen selbstverantwortlich buchen, doch auch in diesen Fällen ist es zumindest Aufgabe der Reisemanagerin, den Buchungsvorgang und die Reisepläne gemäß der Reiserichtlinie zu überwachen und gegebenenfalls anzupassen. Zudem kann sie Reisenden mit Rat und Tat zur Seite stehen, wenn diese sich bei der Buchung oder den Kosten unsicher sind.

Verwaltung von Ausgaben und Reisebudgets

Geschäftsreisen können vor allem eines sein: kostspielig. Umso mehr, da einige Ausgaben nur schwer vorherzusehen sind, wie zum Beispiel die tatsächlichen Kosten am Reiseziel. Existieren keine Ausgabenlimits oder klare Regelungen für das Reisebudget, werden Dienstreisen schnell zur Kostenfalle für Unternehmen. 

Daher ist eine der wichtigsten Aufgaben von Reisemanager:innen, das Reisebudget zu überwachen und sinnhafte Ausgabenlimits für die Reisekosten festzulegen – sowohl für die Transportmittel und Unterkünfte als auch für weitere Ausgaben. Durch ein entsprechendes Limit für Kreditkarten und eine Obergrenze für Spesen haben Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Ausgaben, und die Nachverfolgbarkeit der Finanzen wird vereinfacht. 

Doch nicht alle Reisekosten können pauschalisiert werden, da sich die Lebenshaltungskosten je nach Reiseziel stark unterscheiden können. In solchen Fällen müssen Reisemanager:innen die Kostenplanung entsprechend anpassen und sinnhafte Regelungen für Ausnahmen festlegen. Ziel des Reisekostenmanagements ist es dabei stets, die Geschäftsreisen für die Mitarbeiter:innen angenehm zu gestalten, aber dennoch die Kosteneffizienz für das Unternehmen zu gewährleisten.

Datenanalyse

Um den Geschäftsreiseprozess und die Reiserichtlinien im Unternehmen zu optimieren, sollten die bereits getätigten Reisen stets analysiert werden. Dazu sammeln Reisemanager:innen verschiedene Reisedaten, wie beispielsweise die Finanzdaten, anhand derer sie fundierte Entscheidungen für die Weiterentwicklung der Richtlinien und die Verbesserung des Geschäftsreiseprozesses treffen können.

Durch die Pflege einer zuverlässigen Reisedaten-Datenbank und eine sorgfältige Analyse der Daten lassen sich Probleme im Geschäftsreiseprozess schnell erkennen. Stellen Reisemanager:innen zum Beispiel fest, dass Mitarbeiter:innen bei der Buchung von Reisen immer wieder das Budget überschreiten, so können sie zeitnah darauf reagieren – etwa indem sie das Gespräch mit den Angestellten suchen oder die Reiserichtlinien konkretisieren oder ändern. 

Die bei der Analyse erhobenen Finanzdaten sind zu guter Letzt auch hilfreich, um die Rentabilität von Geschäftsreisen mithilfe regelmäßiger Kostenberichte zu überprüfen. Das Reisemanagement sieht genau, wie viel für jede Reise ausgegeben und was damit verdient wurde, und kann so erkennen, welche Geschäftsreisen wirklichen Mehrwert für das Unternehmen bieten.

Herausforderungen für Reisemanager:innen

Bei der Erfüllung ihrer vielfältigen Aufgaben müssen sich Reisemanager:innen oft auch einer Reihe von Herausforderungen stellen, die es zur Zufriedenheit sowohl des Unternehmens als auch der Reisenden zu klären gilt.

Fehlende Datentransparenz und unzureichende Reisedaten

Wie wir bereits erfahren haben, ist die Analyse der Reisedaten und die Erstellung von Kostenberichten ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsreisemanagements. Doch genau das wird Travel Manager:innen oft durch fehlende Datentransparenz und unzugängliche Reisedaten erschwert. Vor allem, wenn die Reisedaten manuell ins System eingetragen werden, die Erfassung nur zeitverzögert stattfindet oder verschiedene Daten in verschiedenen Abteilungen landen, erschwert das die Überprüfung der Reisen erheblich. 

Ohne strukturierte und regelmäßige Berichte kann das Reisemanagement keine fundierten Aussagen darüber treffen, ob die Budgetplanung momentan gut funktioniert und die Rentabilität gegeben ist oder eben nicht. Aus diesem Grund sollten Reisedaten im besten Fall nur in einem System oder auf einer Plattform gebündelt undregelmäßig aktualisiert werden.

Mangelnde Kontrolle bei der Reisebuchung

Eine weitere Herausforderung ist die mangelnde Kontrolle bei der Reisebuchung, vor allem dann, wenn Angestellte ihre Geschäftsreisen selbst buchen. Auch wenn es Reiserichtlinien gibt und darin alle Buchungsmodalitäten geklärt sind, kann es immer wieder passieren, dass es zu unautorisierten Buchungsvorgängen kommt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Angestellte Dienstreisen über nicht genehmigte Reisebüros oder Buchungstools abwickeln. Solche Buchungen tauchen meist nicht im System des Unternehmens oder von Reise-Vertragspartnern auf. Daher werden die damit verbundenen Richtlinienverstöße und Zusatzkosten oft zu spät erkannt, nämlich dann, wenn die Geschäftsreise schon stattgefunden hat. 

Passiert so etwas häufiger, kann das zu erheblichen Mehrkosten für das Unternehmen führen. Besteht das Unternehmen aber darauf, dass Mitarbeiter:innen ihre Reisen individuell buchen dürfen, fehlt es Reisemanager:innen oft an Mitteln und Wegen, die Einhaltung der Richtlinien durchzusetzen und so die Kontrolle über die Kosten zu behalten.

Zwischen Compliance und Zufriedenheit der Reisenden

Die eben erwähnte Einhaltung der Reiserichtlinien oder auch „Compliance“ genannt, ist ein weiterer Knackpunkt für Travel Manager:innen. Denn eine Reiserichtlinie kann noch so gut sein, zeigt aber keine Wirkung, wenn sie von den Reisenden nicht befolgt wird. 

Im Hinblick auf die Compliance müssen Unternehmen meist zuerst eine Grundsatzentscheidung treffen und sich für einen der folgenden Wege entscheiden:  

1. Reiseplanung und -buchungen werden ausschließlich von Reisemanager:innen übernommen. 
2. Mitarbeiter:innen dürfen ihre Geschäftsreisen selbst buchen. 

Die erste Variante garantiert die Einhaltung der Richtlinien, lässt den einzelnen Angestellten aber keine Möglichkeit zur individuellen und flexiblen Reiseplanung. Das kann das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen unter Umständen belasten, da sich Reisende bevormundet fühlen können oder denken, dass ihnen vom Unternehmen kein Vertrauen entgegengebracht wird. 

Die zweite Option gibt den Reisenden die Möglichkeit, die Geschäftsreise auf ihre Bedürfnisse anzupassen und die Planung und Buchung eigenverantwortlich anzugehen – das steigert die Zufriedenheit der Angestellten auf Reisen teils enorm. Zudem signalisiert der Arbeitgeber durch dieses Vorgehen, dass er den Mitarbeiter:innen vertraut. Zugleich besteht aber auch ein erhöhtes Risiko, dass Reisende sich nicht an die Reiserichtlinien halten, die Compliance leidet und ungewollte Kosten und Probleme für das Unternehmen entstehen.  

Der Reisemanager befindet sich bei der Gestaltung des Geschäftsreisemanagements stets auf einer Gratwanderung zwischen der Durchsetzung der notwendigen Compliance, um die Kosteneffizienz zu gewährleisten, und der Erfüllung der Mitarbeiterbedürfnisse, um die Zufriedenheit der Reisenden zu gewährleisten.

Unterstützung für moderne Reisemanager:innen – Travel-Management-Tools

Doch moderne Unternehmen und Reisemanager:innen müssen sich diesen Herausforderungen nicht mehr allein stellen. Mittlerweile gibt es eine Reihe von Travel-Management-Tools, die den Geschäftsreiseprozess vereinfachen und Reisemanagern die nötigen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie für ein optimales Reisemanagement benötigen.

TravelPerk ist eines dieser Tools und ermöglicht es Travel Manager:innen, alle Aspekte einer Geschäftsreise auf nur einer einzigen Plattform zu verwalten: von der Organisation über die Buchung von Flug und Unterkunft bis hin zur Abrechnung und der Reisedatenanalyse. Dadurch, dass sämtliche Buchungen und Abrechnungen an nur einem Ort stattfinden, stehen Reisemanager:innen die aktuellen Reisekostendaten stets vollumfänglich und transparent zur Verfügung. Echtzeit-Reportings und Kostenberichte geben Aufschluss über alle getätigten Buchungen und über das dafür genutzte Reisebudget. Durch den Zugriff auf aussagekräftige Datensätze können Reisemanager:innen fundierte Entscheidungen für die weitere Reise- und Kostenplanung im Unternehmen treffen. 

Und auch in Sachen Compliance bieten Travel-Management-Tools verschiedene Lösungen an. TravelPerk beispielsweise ermöglicht die direkte Integration der Reiserichtlinien in den Such- und Buchungsprozess. Dadurch können Mitarbeiter:innen Flüge, Unterkunft und Transportmittel ganz bequem, flexibel und vor allem richtlinienkonform selbst buchen. So müssen sich Travel Manager:innen nicht mehr zwischen der Durchsetzung der Compliance und der Zufriedenheit der Reisenden entscheiden. 

Ein weiterer Vorteil: Durch die Integration der Reiserichtlinie und durch ein automatisiertes Verfahren zur Geschäftsreisegenehmigung wird das Risiko für unautorisierte Buchungen erheblich reduziert – der Reisemanager behält stets den Überblick und die Kontrolle über die Buchungen. So können alle Beteiligten entspannt auf Geschäftsreise gehen, ohne sich Sorgen um Richtlinienverstöße oder unautorisierte Buchungen machen zu müssen.

Fazit: zukunftsfähiges Reisemanagement

Reisemanager:innen unterstützen ihre Unternehmen dabei, Geschäftsreisen sowohl kosteneffizient als auch angenehm für die Reisenden zu gestalten. Dafür erstellen Sie Reiserichtlinien, helfen bei der Auswahl des richtigen Reisebüros oder der richtigen Buchungsplattform und behalten die Reisekosten stets im Blick. Allzu oft wird ihnen die Arbeit aber durch veraltete und langwierige bürokratische Herangehensweisen im Unternehmen erschwert. Doch die Geschäftsreise-Technologie entwickelt sich rasant weiter und bietet Unternehmen immer mehr Möglichkeiten, das Reisemanagement effizienter und vor allem zukunftsfähig zu gestalten – zum Beispiel durch den Einsatz von Travel-Management-Tools.

Diese digitalen All-in-One-Lösungen für Geschäftsreisen ermöglichen es nicht nur Buchungsprozesse zu beschleunigen und das Reisekostenmanagement zu vereinfachen – durch mehr Flexibilität bei der Buchung wird auch die Zufriedenheit der Reisenden erhöht und zugleich behalten Reisemanager:innen die volle Kontrolle.

FAQ – häufige Fragen zu Reisemanager:innen in Unternehmen

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Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Arbeitsalltag. Doch je nach Reiseziel und Art der Geschäftsreise kann die Planung und Umsetzung viel Zeit, Geld und Ressourcen kosten. Damit Geschäftsreisen für Unternehmen nicht zur Kostenfalle werden, sind eine sorgfältige Organisation und ein effizientes Spesenmanagement ausschlaggebend. Wir erklären Ihnen, welche Kosten überhaupt zu den Reisekosten zählen, welche Folgen ein ineffizientes Reisekostenmanagement mit sich bringen kann und wie Sie bei Ihren Reiseausgaben Geld sparen können.

Alles, was Sie über Reisekostenmanagement wissen müssen

Der Name verrät es schon: Geschäftsreisekosten sind Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise entstehen. Darunter fallen: 

• sämtliche Reisekosten für den Transport und die Übernachtung (Flug, Bahn, Hotel etc.),
• Verpflegungskosten zur Sicherung des leiblichen Wohls (Verpflegungspauschale),
• oder sonstige Ausgaben wie beispielsweise Bewirtungskosten, wenn Sie im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstehen. 

Für derartige Reise- und Reisenebenkosten müssen Arbeitnehmer:innen während einer Dienstreise nicht selbst aufkommen. Persönliche Ausgaben hingegen, die beispielsweise im Rahmen von Freizeitaktivitäten außerhalb der Arbeitszeit getätigt werden, zählen nicht zu den erstattungsfähigen Kosten.  

Um Missverständnissen vorzubeugen, ist es wichtig, die Reisekosten für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen exakt zu benennen und zu definieren. Ihre Mitarbeiter:innen sollten genau wissen, welche Kosten zu den Spesen zählen und welche nicht. Hierfür eignet sich zum Beispiel die unternehmenseigene Reiserichtlinie. 

Ebenso wichtig ist ein gut organisiertes Spesenmanagement, um die Reisekosten Ihres Unternehmens stets im Blick zu behalten und die Finanzplanung der Dienstreisen effektiv und übersichtlich zu gestalten. 

Ineffizientes Spesenmanagement: Ursachen & Folgen

Denn weist das Reisekostenmanagement Schwächen auf, führt das schnell zu einem finanziellen Mehraufwand, einem höheren Verwaltungsaufwand und nicht zuletzt auch zu Frustration bei den Mitarbeiter:innen – sei es bei den Reisenden selbst, bei den verantwortlichen Travel Manager:innen oder in der Finanzabteilung oder Buchhaltung. Die Ursachen hierfür sind vielseitig:

1. Ungenügende Datenerfassung & falsche Finanzplanung: Wenn die Spesen im Unternehmen nur langsam oder gar nicht vollumfänglich erfasst werden, fehlt der Finanzabteilung die nötige Datengrundlage, um die aktuellen Ausgaben auszuwerten und zukünftige Reisekosten zu kalkulieren. 
2. Papierbelege & manuelle Datenverarbeitung: Wo Reisekostenformulare händisch ausgefüllt und Quittungen in Form von Papierbelegen eingereicht werden, entsteht ein erhöhter bürokratischer Aufwand für alle Beteiligten – die Reisenden selbst wie auch die Finanzabteilung und Buchhaltung. Im schlimmsten Fall gehen Dokumente in der Fülle der Papiere verloren, einzelne Kostenpunkte werden übersehen oder lassen sich nicht rekonstruieren und es kommt zu Verzögerungen bei der Kostenrückerstattung an die Mitarbeiter:innen – was wiederum zu Frustration auf allen Seite führt. 
3. Aufwendige Kommunikation & strikte Rollenteilung: Im klassischen Reise- und Spesenmanagement werden sämtliche Reisen von den zuständigen Travel Manager:innen gebucht, um sicherzustellen, dass sie auch im Budget liegen. Das mag dem Unternehmen zwar die volle Kontrolle über die Vorgänge geben, hat allerdings auch einen erhöhten Kommunikationsaufwand zwischen Buchenden und Reisenden zur Folge und kann zu Unzufriedenheiten bei den Reisenden sowie zu Überlastungen bei den Buchenden führen. 

Fest steht: Die Zeit, die in das unorganisierte und ineffiziente Ausgabenmanagement fließt, könnte auch sinnvoller und vor allem gewinnbringender genutzt werden. Mit einem effektiven und gut durchdachten Spesenmanagement erleichtern Sie nicht nur Ihren Mitarbeiter:innen die Arbeit, sondern sparen unter Umständen auch bares Geld.  

Herausforderungen beim Reisekostenmanagement

Um Ihr Reisekostenmanagement zu optimieren, müssen Sie sich zuallererst der grundlegenden Herausforderungen bewusst werden, die diese Aufgabe für alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen mit sich bringt. Worauf gilt es bei der Reiseplanung im Hinblick auf das Spesenmanagement zu achten und wo passieren die häufigsten Fehler? 

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die größten Herausforderungen: 

• Falsche & ungenaue Spesenabrechnungen (auch: Reisekostenabrechnung): Die Bearbeitung von Spesenabrechnungen kann kostspielig sein, vor allem wenn der Prozess aufgrund ungenauer oder zu spät eingereichter Spesenformulare wiederholt werden muss. Zudem zeichnen sich veraltete und manuelle Systeme zur Reisekostenabrechnung durch zum Teil sehr langwierige Vorgänge und ein erhöhtes Potenzial für Fehler aus. 
• Fehlende Belege & Dokumente: Mit der fehlerhaften Spesenabrechnung gehen auch oft fehlende oder vergessene Belege, wie Rechnungen und Quittungen, einher. Liegt dem Unternehmen aber kein konkreter Kostennachweis oder eine entsprechende Übersicht vor, so können den Geschäftsreisenden ihre Auslagen im Rahmen der Reisekostenabrechnung auch nicht erstattet werden. Eine Erstattung der Kosten ohne Nachweis kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen. 
• Unautorisierte Buchungsvorgänge: Bei einer fehlenden oder ungenauen Reiserichtlinie sowie manuellen Prozessen kann es zudem sehr leicht passieren, dass unautorisierte Buchungsvorgänge stattfinden. Darunter fallen zum Beispiel Buchungen, die das vorgegebene Budget sprengen. Vor allem, wenn es keine Möglichkeit der Kostenerstattung für die Reise gibt, können solche Buchungen zu Kostenfallen werden – entweder für die Reisenden oder für das Unternehmen. 
• Fehlender Zugang zu Reise- & Reisekostendaten: Manuelle Prozesse der Reisekostenabrechnung, ob analog oder digital, gestalten es oft schwierig, konkrete und vor allem aussagekräftige Daten über die Reiseausgaben zu erhalten. Eine ungenaue Erfassung, menschliche Fehler oder eine mangelnde Kategorisierung der einzelnen Ausgaben gestalten einen genauen Überblick über die Finanzen schwierig. Das wiederum wirkt sich negativ auf die Finanzplanung für zukünftige Reisekosten aus. 
• Fehlende oder komplizierte Reiserichtlinien: Ein Knackpunkt in vielen ineffizienten Reisekostenmanagementsystemen ist eine fehlende oder nur schwer verständliche Reiserichtlinie. Eine offizielle und einheitliche Reiserichtlinie ist wichtig, um Klarheit darüber zu schaffen, wie das Reisekostenmanagement im Unternehmen gehandhabt wird – also beispielsweise welche Kosten abgedeckt werden und welche nicht und wie die Mitarbeiter:innen ihre Auslagen im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet bekommen können. So beseitigen Sie bereits im Vorfeld Unklarheiten und beugen Missverständnissen und falschen Buchungen und Abrechnungen vor. 

Wie gelingt ein gutes Reisekostenmanagement?

Für ein gutes Ausgabenmanagement sollten sie unbedingt einheitliche und konkrete Regelungen für die einzelnen Schritte des Dienstreisegenehmigungsprozesses und der Abrechnung festlegen. Wer darf buchen, wo wird gebucht, was darf gebucht werden, welches Budget gilt es einzuhalten, wie wird bezahlt und wie und bis wann müssen Spesenabrechnungen eingereicht werden – all das sind relevante Fragen im Buchungsprozess. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Punkte, die Sie für ein effizientes Spesenmanagement berücksichtigen sollten.

1. Mitarbeiterfreundliche Zahlungsmethoden

Für die Vereinfachung des Reisekostenmanagements bietet es sich an, den Mitarbeiter:innen die Buchung von Geschäftsreisen über eine Firmenkreditkarte zu ermöglichen. Dies hat zwei große Vorteile:

1. Da die Spesen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden, muss im Anschluss an die Reise keine Spesenabrechnung mehr eingereicht werden. Das vermindert den bürokratischen Verwaltungsaufwand erheblich.
2. Durch die Nutzung einer Firmenkarte hat das Unternehmen stets den genauen Überblick über alle Ausgaben und kann diese effektiv kontrollieren. 

In der Praxis bietet sich dieses Vorgehen aber primär für große Firmen an, die hohe Reisekosten handhaben müssen. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es immer noch üblich, dass Kosten ausgelegt und später erstattet werden. Aber auch hier gilt es die Zahlungsmethode, sowie den Bezahl- und Rückerstattungsvorgang genau zu kommunizieren. 

2. Berechnung, Erfassung & Kategorisierung der Ausgaben

Um den genauen Überblick über die getätigten Ausgaben zu behalten, gilt es, diese zeitnah, umfassend und korrekt zu erfassen. Halten Sie Ihre Daten über die getätigten Reisekosten immer aktuell, am besten, indem Sie die Spesendaten in regelmäßigen Abständen aktualisieren. In kleinen Unternehmen kann das im 2-Wochen-Takt erfolgen, in großen Unternehmen je nach Notwendigkeit hingegen auch täglich. 

Zudem sollten Sie alle Kosten effektiv kategorisieren – versehen Sie alle Ausgaben mit entsprechenden Kategorien und Tags, damit Sie diese schnell einer bestimmten Kostengruppe zuordnen können. Hier einige Beispiele, wie Sie Reisekosten gruppieren können:

• Nach Art der Reise (Bestandskunde, Verkauf, Firmenveranstaltung, Weiterbildungen etc.)
• Nach Reiseziel
• Nach Abteilung oder Kostenstelle
• Nach Spesenart (Kosten für Transport und Übernachtung, Verpflegungsmehraufwände, sonstige Ausgaben) 

Durch eine Kategorisierung der Reiseausgaben erhalten Sie wertvolle Daten, anhand derer Sie das benötigte Budget für zukünftige Reisen besser beurteilen und berechnen können. So sehen Sie beispielsweise, wie viel des Reisebudgets durchschnittlich für den Transport oder die Übernachtung aufgewendet wird, welche Reisearten oder Reiseziele das höchste Budget voraussetzen und vieles mehr. Zudem können Sie so auch erkennen, ob es bestimmte Reisen oder Mitarbeiter:innen gibt, die vielleicht mehr kosten als der Durchschnitt. 

3. Gemeinsame Reiserichtlinien, klarer Abrechnungs- & Rückerstattungsprozess

Für ein effektives und geordnetes Spesenmanagement ist es unerlässlich, klar definierte Abrechnungs- und Rückerstattungsprozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Egal, ob Sie Papierformulare, eine Tabellenkalkulation oder eine Travel Expense Management Software für Ihr Reisekostenmanagement nutzen: Gleichbleibende Vorgehensweisen rund um die Buchung und die Abrechnung von Dienstreisen tragen erheblich zur Effektivität des gesamten Prozesses bei. 

Hat Ihr Unternehmen noch keine Reiserichtlinie, ist nun der richtige Zeitpunkt gekommen, um eine solche zu erstellen. Halten Sie darin alle relevanten Informationen und Aspekte rund um das Reisekostenmanagement fest. Klären Sie unter anderem, 

• ob Ihre Angestellten einen Kostenvoranschlag für Ihre geplante Dienstreise erstellen müssen,
• wer eine Dienstreise bzw. das Budget für diese in Ihrem Unternehmen genehmigen darf, 
• wo und wie eine Reise gebucht wird und welche (finanziellen) Rahmenbedingungen erfüllt werden müssen,
• wie bezahlt wird (Firmenkreditkarte oder private Vorkasse),
• welche Belege und Dokumente die Reisenden benötigen und aufbewahren müssen, 
• wie, in welcher Form und bei welcher Kostenstelle Spesenabrechnungen einzureichen sind,
• welche Fristen für die Einreichung von Spesenabrechnungen in Ihrem Unternehmen herrschen,
• in welchem Zeitraum den Mitarbeiter:innen ihre ausgelegten Spesen erstattet werden,
• und vor allem auch, wer die jeweiligen Ansprechpartner:innen für die einzelnen Prozesse und Vorgänge sind. 

Haben Sie klare Richtlinien für die Abrechnung- und Kostenrückerstattung bei Geschäftsreisen definiert, gilt es, diese anschließend auch umfassend an Ihre Angestellten zu kommunizieren. Hierzu können Sie zum Beispiel regelmäßig Informations-Mails verschicken oder aber die Richtlinien auf einem firmenweiten Server jederzeit zur Verfügung stellen. Denn es gilt: Auch die beste Reiserichtlinie hat keine Wirkung, wenn sie nicht befolgt wird. 

Alle wichtigen Informationen rund um die Reiserichtlinie finden Sie auch in unserem Guide „Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2023“. 

Business Travel Plattformen – Aufwand & Kosten sparen

Sie sehen, dass ein effektives Reisekostenmanagement viel Arbeit bedeuten kann, doch das muss es nicht. Business Travel Plattformen, die auf das Management von Geschäftsreisen und Geschäftsreisekosten spezialisiert sind, können Ihnen unter anderem bei der Dienstreiseplanung und der Dienstreisegenehmigung helfen. Durch die Integration von Spesenverfolgungs-Programmen unterstützen die Plattformen Sie zudem auch effektiv beim Überwachen Ihrer Unternehmensausgaben und erleichtern Ihnen so das Spesenmanagement erheblich. Durch die Nutzung eines Reisemanagement-Tools können Sie alle Prozesse rund um die Geschäftsreise – ob planerischer oder finanzieller Natur – optimieren und so Geld sparen.  

Moderne Geschäftsreisemanagement-Tools, wie TravelPerk, ermöglichen Ihnen unter anderem Folgendes:

• Planung & Buchung der gesamten Reise direkt auf der Plattform: Suchen Sie direkt auf TravelPerk nach geeigneten Transportmitteln und Unterkünften und profitieren Sie dabei von Firmentarifen und Vergünstigungen. 
• Integration von Reiserichtlinien: Durch die Integration der Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess können Ihre Mitarbeiter:innen ihre Reisen selbstständig und richtlinienkonform buchen. 
• Umfängliche Einsicht in die aktuellen Reisedaten: Dank regelmäßiger Kostenberichte behalten Sie stets den Überblick über die aktuellen Reisekosten Ihres Unternehmens. 
• Einfache Bezahlmethode: Geschäftsreisende sollten Ihre Reisekosten nicht zurückfordern müssen. Auf TravelPerk können Unternehmen ihre Ausgaben einfach und bequem mit einer monatlichen Rechnung begleichen. So müssen die Mitarbeiter:innen die Kosten nicht mehr selbst auslegen.
• Keine Spesenabrechnungen mehr: Dadurch, dass die Reisekosten direkt vom Unternehmen übernommen werden, müssen Angestellte auch keine Spesenabrechnungen mehr ausfüllen.
• Automatisierte Erstattungen: Legen Sie Maximalbeträge fest, bis zu welchen Mitarbeiter:innen Kosten für etwa Verpflegung oder Taxifahrten automatisch und ohne weitere Genehmigung erstattet bekommen. 
• Automatischer Abgleich der Firmenkarten: Alle relevanten Belege und Quittungen werden automatisch mit den auf einer Firmenkreditkarte gebuchten Kosten abgeglichen. 

Reisemanagement-Lösungen bieten Ihnen die Möglichkeit, viele Prozesse, die vorher aufwendig manuell bearbeitet werden mussten, zu automatisieren und vor allem auch papierlos zu gestalten. Das reduziert den bürokratischen Mehraufwand erheblich und ermöglicht Ihren Mitarbeiter:innen im selben Zug eine größere Flexibilität bei der Buchung von Geschäftsreisen. 

Die richtige Business Travel Plattform finden

Doch worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Geschäftsreisemanagement-Tools achten? Hier sind einige Punkte, auf die Sie Wert legen sollten:

• Großes Reiseinventar für Flüge, Hotels etc.
• Anpassbare Reiserichtlinien & Genehmigungen
• Monatliche Rechnung zur Begleichung der Reisekosten
• Aufschlussreiche Analysen & Berichte zu den Reisekosten
• Zuverlässige mobile App für die Reisenden
• Professioneller & schneller Kundensupport
• Benutzerfreundliche Oberfläche der Plattform

TravelPerk bietet Ihnen all das und noch mehr. Mit FlexiPerk haben Sie zum Beispiel zusätzlich die Möglichkeit einer Kostenrückerstattung von bis zu 80 %, sollten Sie Ihre Geschäftsreise stornieren oder abbrechen müssen.

Geschäftsreisekosten senken – 6 einfache Tipps

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen noch sechs einfache Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie aktiv Reisekosten für Ihr Unternehmen einsparen können. 

1. Ist eine Übernachtung nötig? Diese Frage sollten Sie sich bei jeder geplanten Geschäftsreise stellen. Viele Fluggesellschaften und Bahnbetreiber bieten auch Verbindungen früh morgens oder spätabends an. Diese bedeuten für die Reisenden womöglich etwas weniger Schlaf, können aber eine gute Möglichkeit sein, um Geld zu sparen, da keine Übernachtungskosten anfallen. Wenn Sie ein Travel-Management-Tool wie TravelPerk verwenden, können Sie auch alle Reisen mit Übernachtung freigabepflichtig machen. 
2. Sammeln Sie Treuepunkte: Viele Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagenunternehmen und sogar Anbieter alternativer Unterkunftsmöglichkeiten bieten heutzutage Treueprogramme an. Sehen Sie sich die verschiedenen Vorteile an, welche die Treuepunkte mit sich bringen, und entscheiden Sie dann, welche für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Und auch hier kann TravelPerk Ihnen das Leben erleichtern – Sie hinterlegen Ihre Prämiennummern nur einmal und schon werden bei jeder Reise, die die gewählten Anbieter enthält, automatisch Punkte gesammelt. 
3. Firmentarife nutzen: Frequentieren Ihre Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen bestimmte Hotels, so kann es sich lohnen, spezielle Firmentarife mit den Unterkünften auszuhandeln. Hotels schätzen solche Stammkund:innen und gewähren Übernachtungen dann oft auch zu günstigeren Tarifen. TravelPerk verfügt über ausgezeichnete Beziehungen zu zahlreichen Hotels und Unterkünften weltweit und kann Sie bei der Verhandlung von Firmentarifen unterstützen. 
4. Taxis meiden: Dies mag wie eine Kleinigkeit klingen, bietet aber großes Potenzial, um Kosten zu sparen. Vor allem der Weg vom Flughafen zur Unterkunft kann mit einem Taxi sehr teuer werden. Erwägen Sie daher, Ihre Mitarbeiter:innen dazu zu verpflichten, wo möglich die Bahn, U-Bahn, Busse oder Shuttle-Services zu nutzen. So können Sie bis zu 50 % der Kosten für den Transfer sparen, insbesondere wenn Mitarbeiter:innen allein reisen. 
5. Korrekte Tagessätze zahlen: Wenn Sie den Mehraufwand für die Verpflegung Ihrer Geschäftsreisenden über eine Verpflegungspauschale begleichen, sollten Sie darauf achten, die Tagessätze an das jeweilige Reiseziel anzupassen. So gibt es beispielsweise sogar innerhalb der EU große Preisunterschieden bei den Pauschalen, manchmal variieren diese sogar von Stadt zu Stadt. Informieren Sie sich also immer über die aktuellen Tagessätze, um den korrekten Betrag für die Verpflegungsmehraufwände Ihrer Mitarbeiter:innen zu zahlen und so vielleicht auch Geld zu sparen.
6. Steuern zurückfordern: Sie können Reisekosten über die Mehrwertsteuer zurückfordern. Unternehmen, die auf diese Rückforderung verzichten, zahlen zwischen 5 und 25 % mehr als nötig! 

Genauere Informationen sowie weitere Tipps und Tricks rund zur Kosteneinsparung bei Geschäftsreisen finden Sie in unserem Blog-Beitrag zum Thema „Reisekosten optimieren“.     

FAQ – häufige Fragen rund ums Spesenmanagement

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In Sachen Reisemanagement fanden in den letzten Jahren einige Veränderungen statt: Langwieriges Mikromanagement wird abgelöst von übersichtlichen Prozessen, die auf Vertrauen, Transparenz und Einfachheit bauen.

Geschäftsreisende benötigen heutzutage eine einfache, digitale Möglichkeit, selbst nach ihren Wünschen zu buchen – und aus einem großen Inventar aus Unterkünften und Transportmitteln auszuwählen. Gleichzeitig möchten Unternehmen weiterhin ihre Kosten senken und die Ausgaben stets im Blick behalten. Dafür braucht es ein Reisemanagement, das beide Interessen berücksichtigt: den Wunsch nach Selbstständigkeit seitens der Arbeitnehmer:innen und die Notwendigkeit der Kostenkontrolle auf Arbeitgeberseite.

Unser Leitfaden zum Reisemanagement hilft Ihnen dabei, diese scheinbar widersprüchlichen Ziele zu kombinieren – und zu erreichen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Reisemanagement effektiver gestalten und Workflows integrieren, die ihren Namen verdienen.

Was versteht man unter Reisemanagement?

Reisemanagement umfasst alle Reiseprozesse, die mit Geschäftsreisen zusammenhängen. Das Ziel des Reisemanagements liegt darin, die Reisekosten und den Planungsaufwand zu reduzieren, damit sich Mitarbeiter:innen auf das Wesentliche konzentrieren können. Zum Reisemanagement zählen alle Aufgaben, die vor, während und nach einer Dienstreise anfallen – das heißt:

• Reiserichtlinien erstellen und Compliance sicherstellen
• Genehmigungsprozesse für Dienstreiseanträge
• Reiseplanung: Reisedaten checken und koordinieren
• Buchungsprozess: Reisebuchung sowie die Buchung weiterer Reisedienstleistungen
• Laufende Kostenkontrolle
• Abrechnungsprozess: Zusammenführen aller Reisekosten in der Reisekostenabrechnung bzw. Spesenabrechnung
• Evaluierung von Reiseprozessen und Optimierung für zukünftige Dienstreisen

Geschäftsreisen können von externen Geschäftsreisebüros, von internen Reisemanager:innen oder von einer Verwaltungsfachkraft durchgeführt werden, z. B. von Mitarbeiter:innen des Büromanagements.

Unabhängig davon, wer für das Reisemanagement verantwortlich ist, verlassen sich die meisten Unternehmen auf Geschäftsreiseplattformen, um Reiseprozesse von der Buchung bis zur Abrechnung im Blick zu behalten.

Welche Vorteile bietet Reisemanagement für Unternehmen?

Reisemanagement umfasst eine Reihe an Prozessen, die Mitarbeiter:innen nur schwer nebenbei erledigen können. Aus diesem Grund ist Reisemanagement besonders dann effektiv, wenn es Mitarbeiter:innen gibt, die speziell dafür eingestellt bzw. damit beauftragt werden – entweder unternehmensintern oder über einen externen Dienstleister. So können sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter:innen von den Vorteilen profitieren:

• Geringere Reisekosten
• Wenig Planungsaufwand für Geschäftsreisende
• Mehr Zeit für die wesentlichen Tätigkeiten

Was macht ein:e Travel Manager:in?

Travel Manager:innen übernehmen alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit Reiseprozessen anfallen. Neben den oben genannten bürokratischen Prozessen gehören auch Vertragsverhandlungen mit potenziellen Partnern wie Fluggesellschaften oder Hotels dazu. Darüber hinaus tragen Travel Manager:innen auch eine soziale Verantwortung und sind für die Sicherheit und Zufriedenheit der Geschäftsreisenden zuständig. Zu ihren Aufgaben zählen deshalb auch: 

• Travel Risk Management: Fürsorgepflicht, Versicherung und Co.
• Eventmanagement
• Vergabe von Dienstwagen
• Informationen zu und Organisation von Bleisure Travel, Workation und Co.
• Ermöglichen von nachhaltigen Geschäftsreisen

Travel Manager:innen sollten stets mitarbeiterorientiert kommunizieren, um die Compliance für die Reiserichtlinie sowie eine hohe Mitarbeitermotivation aufrechtzuerhalten. Sie sollten sich auf dem Geschäftsreisemarkt auskennen, über eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit verfügen und betriebswirtschaftliche Kenntnisse sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent mitbringen.

Herausforderungen im Reisemanagement

Viele existierende Dienstleister und Angebote passen jedoch nicht zu den Anforderungen, die Unternehmen heute haben – zum Beispiel im Hinblick auf die Flexibilität. Wenn sich die Reiseplanung kurzfristig ändert, brauchen Geschäftsreisende einfache Lösungen. Auf der anderen Seite gibt es eine Menge Probleme und Herausforderungen, wenn Unternehmen das Geschäftsreisemanagement selbstständig, sprich ohne Dienstleister und ohne geeignete Hilfsmittel, übernehmen:

• Jede Reisebuchung sorgt für ein endloses Hin und Her im E-Mail-Verkehr, das unnötig viel Zeit kostet und die Laune verdirbt.
• Verantwortliche sind durch jede Buchungsanfrage, Flugänderung und Stornierung überarbeitet und gestresst, weil sie das Reisemanagement „nebenbei“ abwickeln müssen.
• Dem Finanzteam fehlt ein einheitliches Tool zur Kostenkontrolle, sodass es den Überblick verliert, wer für welche Reisen Geld ausgibt und warum.
• Verantwortliche haben viel Zeit investiert, um eine Reiserichtlinie zu erstellen, die am Ende aber niemand liest und einhält.
• Das Finanzteam überwacht jede Reisebuchung, um die Ausgaben durch Mikromanagement zu kontrollieren. Das kostet Zeit und Nerven.
• Reisende finden nicht die Buchungsoptionen, die sie sich wünschen, wie z. B. Airbnb, oder haben keine einfachen Buchungstools.
• Das führt dazu, dass Reisende außerhalb der Unternehmensrichtlinien buchen – und Ihr Unternehmen die Kontrolle über die Reisekosten verliert.

Gängige Buchungsmethoden und ihre Nachteile

Einige Unternehmen greifen für die Buchung von Geschäftsreisen noch auf gängige Buchungsmethoden zurück und nutzen Online-Reisebüros, stationäre Reisebüros oder die traditionelle Unternehmenssoftware. Diese Dienstleister verursachen allerdings Probleme für Geschäftsreisende, Verwaltung und Finanzabteilung gleichermaßen. Welche das sind, schauen wir uns im Folgenden an.

1. Online-Reisebüros

• Reisende müssen verschiedene Websites vergleichen und die Reise aus eigener Tasche bezahlen oder einen langwierigen E-Mail-Verkehr mit der Verwaltungsfachkraft führen, welche die Buchung vornimmt. Wenn unterwegs Probleme auftauchen, gibt es oft keine Unterstützung.
• Verwaltung: Im Zuge der Buchung für die Reisenden kommt es zu einem starken E-Mail-Verkehr. Oft fehlt die Unterstützung innerhalb des Betriebs und die Mitarbeiter:innen fühlen sich mit Problemen, Änderungen und Stornierungen allein gelassen und sind schnell überfordert.
• Finanzabteilung: Scheinbar gute Preise sind oftmals nicht erstattungsfähig, zudem fallen Gebühren für Stornierungen und Änderungen an. Aufwandsentschädigung, Erstattung und Bestandsverfolgung erfolgen manuell. So ist es nahezu unmöglich, die Einhaltung der Reiserichtlinien zu gewährleisten.

2. Stationäre Reisebüros

• Reisende: Online-Formulare der Reisebüros sind oft fehlerhaft und haben eine schlechte Bedienoberfläche. Die Mitarbeiter:innen rufen am Ende den Support an, um zu buchen, und würden eigentlich lieber Zeit sparen und selbst buchen, um die gewünschten Optionen zu erhalten.
• Verwaltung: Oft kommt es zu einem verstärkten E-Mail-Verkehr zwischen Reisenden und Reisebüro, bis die Reisen abgeschlossen sind.
• Finanzabteilung: Der Service ist kostspielig und die Reisepreise liegen über dem Marktniveau. Ein Reporting ist nur eingeschränkt möglich, ebenso wie die Integration. 

3. Traditionelle Unternehmenssoftware

• Reisende: Verfügt die traditionelle Unternehmenssoftware über eine benutzerunfreundliche oder wenig zeitgemäße Bedienoberfläche, nutzen die Reisenden sie nicht gern. Hinzu kommt ein Offshore-Kundenservice, der in der Regel bei Kundenbewertungen als die größte Frustrationsquelle angegeben wird.
• Verwaltung: Durch die vielseitigen Funktionen und Aufgaben einer allgemeinen Software ist die Verwaltung von Reisebuchungen über derartige Tools oft kompliziert und undurchschaubar. Wenn Reisende das Tool nicht verwenden möchten, kann die Reise entsprechend auch nicht kontrolliert werden.
• Finanzabteilung: Es fehlen günstige Flüge und Hotels, die online verfügbar sind. Reisende mögen die Bedienoberfläche der Software nicht und buchen daher außerhalb der Richtlinien an anderer Stelle. 

Reisemanagement vereinfachen – mit Reisemanagement-Unternehmen

Aufgrund der Probleme der gängigen Buchungsmethoden entscheiden sich Unternehmen zunehmend für externe Partner. Das müssen nicht immer Reisebüros sein – auch Softwareunternehmen fallen in die Kategorie Reisemanagement und bieten neben einem 24-Stunden-Support digitale Selbstbuchungsplattformen für Unternehmen.

Als Partner für Ihr Reisemanagement übernimmt TravelPerk entweder die komplette Verantwortung für das Reisemanagement oder stellt Ihren Mitarbeiter:innen die benötigten Tools zur Verfügung, um Geschäftsreisen ohne großen Zeitaufwand selbst zu managen. Um Ihr Reisemanagement zu vereinfachen, übernehmen wir folgende Aufgaben für Sie:

• Selbstbuchung innerhalb der Richtlinien Ihres Unternehmens
• Concierge-Buchungen
• Gruppenbuchungen
• 24/7-Support
• Automatisierte Reisekostenberichte
• Einfache Erstellung von Reiserichtlinien
• Tracking des Reisebudgets
• Kennzeichnen und Kategorisieren von Reiseausgaben

Die Säulen des modernen Reisemanagements

Um sich von manuellen und komplizierten Buchungsvorgängen und unübersichtlichem E-Mail-Verkehr zu verabschieden, können Sie einige grundlegende Dinge in Ihrem Unternehmen verändern. Orientieren Sie sich dabei an den vier Säulen des modernen Reisemanagements und schaffen Sie Übersichtlichkeit für sich und Ihr Unternehmen:

1. Vertrauen – Vertrauen Sie Reisenden, dass sie gemäß den genehmigten Prozessen und Richtlinien buchen, und vereinfachen Sie die Buchung.
2. Transparenz – Lassen Sie Reisende sehen, was sie ausgeben dürfen, und entsprechend auswählen können. Lassen Sie Finanz- und andere Verantwortliche sehen, was gebucht wird und warum.
3. Einfachheit – Führen Sie Prozesse für die Buchung, Genehmigung und Abrechnung ein, die funktionieren und alle Anforderungen erfüllen.
4. Auswirkungen – Messen Sie die Auswirkungen von Geschäftsreisen auf das Unternehmen und sparen Sie unnötige Kosten ein.

Fünf Schritte zum effektiven Geschäftsreisemanagement

In Unternehmen jeder Größe können Sie Geschäftsreisen effektiv verwalten, indem Sie diese fünf Schritte gehen:

1. Wählen Sie ein intelligentes Buchungstool.
2. Stellen Sie einen 24/7-Support für Ihre Reisenden sicher.
3. Erstellen Sie Richtlinien und Genehmigungsworkflows.
4. Organisieren und nutzen Sie Daten zu Ihren Dienstreisen.
5. Verbessern Sie die interne Zusammenarbeit.

Wir schauen uns im Folgenden an, was es mit diesen Schritten auf sich hat und wie Sie Ihnen zu einem effektiven Reisemanagement verhelfen können.

1. Geeignetes Buchungstool wählen

Die allgegenwärtige Präsenz von Online-Reisebüros im privaten Bereich hat dazu geführt, dass Unternehmen Ihre Geschäftsreisen häufig auch auf Verbraucherseiten buchen.

Aber was passiert, wenn ein Unternehmen Verbrauchertools verwendet, um Reisen zu buchen? Einer der vielen Nachteile: CFOs fehlt die Kontrolle. So bleibt ihnen häufig keine andere Wahl, als Nachforschungen anzustellen. Die Finanzabteilungen sind gezwungen, die Reisekosten für jede Abteilung zu mikromanagen. Dadurch verlieren sie Zeit und machen sich beim Team unbeliebt. 

Reisende möchten aus einem großen Reiseinventar wählen und unkompliziert buchen können, während CFOs Kostenkontrolle und Übersicht brauchen. Ohne die passende Technologie lassen sich diese Interessen nur schwer in Einklang bringen. Der erste Schritt beim modernen, technologiebasierten Reisemanagement besteht darin, ein Tool auszuwählen, das auf Vertrauen, Transparenz und, nicht zu vergessen, Einfachheit basiert – also auf drei der vier Säulen des modernen Reisemanagements.

Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einer Plattform für Reisemanagement achten sollten:

• Selbstbuchung innerhalb der Richtlinien – Vertrauen Sie Ihren Reisenden, dass sie buchen, was sie benötigen, und richten Sie entsprechend Richtlinien und Parameter ein.
• Konsolidierte Rechnungsstellung – Erhalten Sie eine monatliche Rechnung für alle Reisen von einem Anbieter, anstatt diese über verschiedene Buchungsseiten verteilt zu haben.
• Reisekostenberichte – Achten Sie auf einen einfachen Zugriff für alle Teammitglieder der Finanzabteilung und Verwaltung, die Details zu Reiseplänen und Ausgaben nach Kostenstellen, Tags oder Labels verfolgen müssen.
• Einfacher Buchungsprozess, den Reisende gerne durchlaufen – Rechnungskonsolidierung und genaues Reporting sind nicht möglich, wenn Mitarbeiter:innen das genehmigte Tool umgehen möchten. Wählen Sie daher ein Tool, das mit einer benutzerfreundlichen und einfach verwendbaren Bedienoberfläche ausgestattet ist.
• Tolles Angebot – Optionen sind nicht unwichtig. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Plattform alle verfügbaren Optionen aufzeigt, die Sie online finden können, und dass das Unternehmen verpflichtet ist, mehr Angebote hinzuzufügen.
• Reisesupport – Sie benötigen einen Reisesupport, der rund um die Uhr in Ihrer Muttersprache verfügbar ist, damit Mitarbeiter:innen auch dann Hilfe erhalten, wenn ihr Team im Unternehmen nicht verfügbar ist.

2. Rund-um-die-Uhr-Support sicherstellen

Es ist nicht einfach, rund um die Uhr für Reisende da zu sein und nachts sowie am Wochenende Stornierungen, Änderungen und andere Anfragen zu bearbeiten. Dazu kommt, dass die Zeit, die für die wirklich wichtigen Projekte benötigt wird, darunter leidet.

Wenn Sie nicht für Support zur Verfügung stehen, bleiben Reisende stecken und warten auf eine Lösung, was Ihr Unternehmen letztendlich Zeit, Geld und Nerven kostet. Die logische Konsequenz lautet, sich auf einen Partner zu verlassen, der rund um die Uhr Unterstützung bietet, sodass es nicht an Ihnen als Büroleiter:in oder Reisemanager:in hängen bleibt.

Nachfolgend finden Sie die Anforderungen, auf die Sie achten sollten:

• Rund um die Uhr verfügbar
• Echte Mitarbeiter:innen, keine Chatbots
• Garantierte und schnelle Antwortzeiten
• Support in verschiedenen Sprachen
• Geschultes Personal

Viele Büroleiter:innen und Reisemanager:innen sind immer noch mit dem täglichen Klein-Klein von Reisen und den damit verbundenen Last-Minute-Problemen beschäftigt. Das ist bis zu einem bestimmten Level grundsätzlich kein Problem. Es geht nur darum, einen verfügbaren Partner in Ihrer Abwesenheit zu haben – oder für den Fall, dass Ihr Unternehmen zu groß geworden ist, als dass sich Reisemanager:innen selbst um alles kümmern können. In der Regel ist dies bei mehr als 50 Mitarbeiter:innen der Fall, bei Beratungsunternehmen schon ab 20 Mitarbeiter:innen.

Neben der Abdeckung von routinemäßigen Support-Aufgaben wie Änderungen und Stornierungen sollten Sie auch Support bei der Buchung von Gruppenreisen erhalten. Große Reisen von acht oder mehr Personen können das Büromanagement-Team wirklich belasten. Prüfen Sie beim Testen von Tools, ob sie Ihnen bei der Buchung von Gruppenreisen helfen, einschließlich der Preisverhandlung.

3. Richtlinien automatisieren

Durch die Automatisierung Ihrer Reiserichtlinien ergeben sich drei zentrale Vorteile: 

1. Sie erhöhen die Einhaltung von Reiserichtlinien. 
2. Ihre Verantwortlichen sparen Zeit, da sie nicht mehr alle Reisen buchen müssen.
3. Reisende erhalten mehr Freiheiten bei der Buchung.

Haben bestimmte Abteilungen, Büros oder Reisende besondere Reisebedürfnisse oder Berechtigungen? In diesem Fall sollten Sie gesonderte Reiserichtlinien erstellen, die auf die jeweilige Mitarbeitergruppe oder Führungsebene zugeschnitten sind.

Für die meisten Unternehmen sind folgende grundlegende Faktoren mindestens erforderlich und sollten in der Reiserichtlinie festgelegt sein:

• Budget pro Flug
• Budget pro Hotel und Nacht
• Mindestanzahl der im Voraus gebuchten Tage
• Erlaubte Hotelsterne
• Erlaubte Flugklassen

Aber das ist erst der Anfang! Sie können sogar noch mehr ins Detail gehen und zum Beispiel für jede Stadt die maximalen Kosten für ein Hotel individuell festlegen.

Genehmigungsworkflows

Beim Einrichten automatisierter Reiserichtlinien können Sie festlegen, wie streng oder nachsichtig Sie sein möchten. Im Folgenden finden Sie drei sehr unterschiedliche Vorgehensweisen, um Richtlinien zu automatisieren und Reisen zu genehmigen, die außerhalb der gesetzten Budgets liegen:

1. Keine Genehmigungen erforderlich
2. Für einige Reisen ist eine Genehmigung erforderlich
3. Für jede Reise ist eine Genehmigung erforderlich

Für den Fall, dass Mitarbeiter:innen versuchen, eine Reise zu buchen, die nicht den Richtlinien entspricht, sollten Sie einen möglichst einfachen Genehmigungsprozess aufsetzen. Reisende sollten in der Lage sein, innerhalb Ihrer Lösung eine Genehmigung anzufordern, welche automatisch an die Vorgesetzten geht.

Als nächstes müssen Sie entscheiden, wer die Reisen genehmigt: die oder der Vorgesetzte, die Verantwortlichen für Geschäftsreisen, der oder die CFO oder mehrere Abteilungsleiter:innen?

Für eine Verwaltungsfachkraft, die regelmäßig Reisen genehmigt, ist eine Plattform hilfreich, die alle offenen Genehmigungsverfahren direkt im Dashboard anzeigt. Auf diese Weise haben Sie für jede offene Reise einen zentralen Ort und müssen Ihre E-Mails nie lange durchsuchen.

4. Reisedaten organisieren

Effektives Reisemanagement ist nicht nur für die Verantwortlichen für Geschäftsreisen wichtig. Auch Operations und die Finanzabteilung sind involviert. Diese Teams brauchen eine funktionierende Berichterstattung über Reisekosten, die nicht nur detailliert, sondern auch aufschlussreich ist.

Indem Sie Kostenstellen sowie Labels verwenden und sicherstellen, dass alle Ihre Reisen im Reportingtool verfügbar sind, können Sie intelligente Reportings erstellen, mit denen die Finanzabteilung Trends, Fehlerquellen und Möglichkeiten zur Budgetoptimierung erkennen kann.

• Kostenstellen – Verwendet Ihr Unternehmen unterschiedliche Zahlungskonten für unterschiedliche geografische Regionen? Wie viele Kostenstellen hat das Unternehmen? Stellen Sie sicher, dass die richtigen Konten mit den Reisekosten belastet werden.
• Tags und Labels – Gibt es neben den Kostenstellen wichtige Filter, die der Finanzabteilung beim Anzeigen von Reisekostenberichten helfen würden? Möchten Sie beispielsweise, dass jede Reise nach Team oder Projekt getaggt wird? Tags von Beginn an zu benutzen, spart später viel Zeit.

Um genaue Reportings zu erhalten, sollten Sie alle Daten zu Ihren Dienstreisen nach Möglichkeit an einem zentralen Ort aufbewahren. Stellen Sie daher möglichst sicher, dass Ihre Management-Lösung mit vielen Drittanbietern kommunizieren kann, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind, z. B. Billigfluggesellschaften, Airbnb oder europäische Bahnlinien. Wenn Ihr Unternehmen Sonderkonditionen mit Hotels ausgehandelt hat, sollte das Tool diese Preise für Sie sicherstellen können, damit Sie die Reisedaten nicht durch direkte Buchungen verlieren.

5. Zusammenarbeit verbessern

Das Wichtigste im modernen Reisemanagement ist, dass es dem gesamten Unternehmen dient. Wir haben erwähnt, dass Reisende mit einem 1A-Support ausgestattet sein müssen. Wir haben auch darüber gesprochen, wie man in der Verwaltung und Administration Zeit spart. Was ist also mit der Finanzabteilung?

Sie sollten auf Folgendes achten:

• Optimierter Genehmigungsprozess – Automatische Benachrichtigungen und Abstimmungsprozesse, die in das Buchungstool Ihrer Wahl integriert sind, sparen Zeit.
• Einfacher Zugriff auf Rechnungen – Das Finanz-Team muss alle Rechnungen schnell abrufen können, um die Ausgaben abzugleichen. Der beste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer Plattform, welche die Reisekosten in einer monatlichen Rechnung zusammenfasst.
• Möglichkeit der Sofort-Verfolgung von Ausgaben – Konsolidieren Sie alle Reiseausgaben auf einer Plattform, damit Sie Berichte darüber erstellen können, was von wem ausgegeben wird und warum. Verwenden Sie Tags und Labels und achten Sie auf die Möglichkeiten eines monatlichen Reportings – idealerweise automatisiert.
• Kosteneinsparungen bei Reisen – Bei der Optimierung von Reisen geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen. Viele Unternehmen nutzen immer noch Lösungen für ihr Geschäftsreisemanagement, die es schon in den 80ern und 90ern gab. Dies bedeutet, dass die Preise der Angebote so gestaltet sind, dass das Unternehmen mehr zahlt als ein:e Verbraucher:in! Hier verbirgt sich ein erhebliches Sparpotenzial.

Fazit – bereit für effektives Reisemanagement!

Reisemanagement ist umfangreich und braucht ebenso viel Zeit wie Expertise. Aber Sie können Ihre Reiseprozesse optimieren, indem Sie auf Vertrauen, Transparenz und Einfachheit setzen. 

Mit den folgenden fünf Schritten können Sie viel verändern:

1. Wählen Sie ein intelligentes Buchungstool, das alle Anforderungen erfüllt.
2. Verteilen Sie die Last des Supports – Versuchen Sie nicht, allein rund um die Uhr für alle Reisenden da zu sein.
3. Richten Sie Kostenstellen und Labels ein, um die Übersicht zu behalten.
4. Erstellen Sie Richtlinien und Genehmigungsworkflows – Fügen Sie die Richtlinie in den Buchungsprozess ein.
5. Verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Finanzabteilung – Automatisieren Sie die Rechnungslegung und Erstellung von Reportings.

FAQs – häufige Fragen zum Thema Reisemanagement

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Firmenreisen sollen Spaß machen und Erholung vom Arbeitsalltag bieten. Im Gegensatz zur Dienstreise stehen hier Freizeiterlebnisse im Mittelpunkt. Gruppenreisen für Unternehmen bieten einen unvergleichlichen Erinnerungswert fürs Team und stärken ganz nebenbei die Mitarbeitermotivation. Mit Firmenreisen können Sie Unternehmenserfolge gebührend feiern, besondere Leistungen belohnen und anstehende Projekte vorstellen. Wie die Firmenreise aussehen soll, bleibt dabei ganz Ihnen überlassen. Ob Aktivreise, Städtetrip oder Busreisen – Sie wissen am besten, womit Sie Ihre Mitarbeiter:innen begeistern können. 

Die reine Idee zur Firmenreise markiert aber erst den Anfang auf Ihrer To-do-Liste. Was Sie nun brauchen, ist eine gut strukturierte Planung. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die wichtigsten Aspekte bei der Planung einer Firmenreise vor und klären, worauf es bei Gruppenbuchungen von Flügen und Hotels ankommt. Darüber hinaus haben wir für Sie Tipps und Ideen rund um Betriebsausflug, Incentivereisen und Firmenevents gesammelt. Lassen Sie sich inspirieren und freuen Sie sich auf einzigartige Erlebnisse mit Ihrem Team. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Planung!

Die wichtigsten Aspekte bei der Planung von Firmenreisen

Haben Sie einmal das Ziel Ihrer Firmenreise festgelegt, geht es an die eigentliche Planung. Die wichtigsten Aspekte, die Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen sollten, sind diese:

• An- und Abreise: Gruppenbuchung für Flugreisen
• Unterkunft: Gruppenbuchung für Hotels
• Verpflegung
• Aktivitäten und Veranstaltungen

Darüber hinaus sollten Sie ein paar grundlegende Dinge beachten, die wir im Folgenden kurz skizzieren.

Budget & Detailplanung

Beachten Sie bei der Planung die Budgetgrenzen und kalkulieren Sie gegebenenfalls die Finanzierung von CO₂-Kompensationen ein. Planen Sie so detailliert wie möglich. Vor allem für wetterabhängige Aktivitäten sollten Sie vorab einen Plan B ausarbeiten. Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Informationen Sie von Ihren Mitarbeiter:innen benötigen, zum Beispiel hinsichtlich Allergien, Unverträglichkeiten oder Ernährungsweisen.

Kommunikationsstrategie

Incentivereisen sind eine besondere Art von Firmenreisen, weil sie explizit als Belohnung für erbrachte Leistungen ausgelobt werden. Planen Sie eine Incentivereise für ausgewählte Mitarbeiter:innen oder das gesamte Team, ist es sinnvoll, eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln. Die Reise soll ein möglichst großer Anreiz sein (engl. incentive = Anreiz), der Ihr Team motiviert, bis zum Zeitpunkt der Reise ihr Bestes zu geben. Um die Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen aufrechtzuerhalten, sollten Sie deshalb in regelmäßigen Abständen die Highlights kommunizieren, die Ihr Team auf der Reise erwarten. Wählen Sie hierfür vor allem Präsentationstechniken mit emotionalem Gehalt, wie zum Beispiel Videos vom Reiseort oder einzelnen Aktivitäten, die für die Firmenreise geplant sind. Oder wenden Sie sich als Travel-Manager oder CEO per E-Mail direkt an Ihre Mitarbeitenden. Überlegen Sie sich auch einen prägnanten Satz, mit dem Sie die Idee zur Reise präsentieren können.

Testreise

Eine Testreise ist vor allem für Firmenreisen mit stark individuellem Charakter empfehlenswert. Erst vor Ort können Sie einschätzen, wie gut der Service des Hotels wirklich ist, ob die Location Ihren Vorstellungen entspricht und ob Ihr Zeitplan für Aktivitäten aufgeht. Ein weiterer Vorteil: Wenn Sie vorab persönlichen Kontakt zu den Ansprechpartnern vor Ort hatten, gehen diese eher auf Sonderwünsche ein. Darüber hinaus können Sie Fragen Ihrer Mitarbeiter:innen leichter beantworten. Mit einer Testreise steigern Sie in jedem Fall die Chance, dass die Firmenreise ein Gewinn für Ihr Team wird.

Evaluierung

Planen Sie auch eine Evaluierung im Anschluss der Reise ein. Holen Sie Feedback von Ihren Mitarbeiter:innen ein und bewerten Sie auch die finanzielle Seite: War Ihr Reisekostenmanagement stimmig? Haben Sie Ihr Budget eingehalten? Sind Nebenkosten im Rahmen geblieben? Auf diese Weise erhalten Sie wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Firmenreisen.

Gruppenbuchungen bei Flugreisen

Flug-Gruppenbuchung: Bedingungen checken

Wenn Sie Gruppenbuchungen für Flüge organisieren, wenden Sie sich im ersten Schritt mit Ihrer Anfrage an die Fluggesellschaften und teilen die Anzahl der Reisenden sowie Ihre persönlichen Daten und Flugdaten mit. Hierfür bieten die Airlines in der Regel ein Onlineformular an. Je nachdem, welche spezifischen Buchungsanforderungen Sie haben, werden Ihnen die verschiedenen Fluggesellschaften unterschiedliche Gruppentarife und Vorteile anbieten. Vergleichen Sie die Angebote und entscheiden Sie sich für das mit den besten Bedingungen für Ihre Firmenreise.

Sind Gruppenbuchungen bei Flügen günstiger?

Die Fluggesellschaften bieten nicht unbedingt Sonderpreise an. Was sie aber bieten, ist die Gewissheit, dass alle in Ihrer Gruppe in denselben Flieger steigen – außer es handelt sich um Hunderte von Personen. 

Ein Gruppenangebot von einer Fluggesellschaft muss nicht unbedingt gleichbedeutend mit dem besten Preis sein. Der Ticketpreis pro Flug kann bei einer Gruppenbuchung sogar höher sein als individuelle Flugkosten. Das liegt daran, dass Fluggesellschaften an unterschiedlichen Tagen unterschiedlich viel für die Tickets verlangen können – die Ticketpreise schwanken also. Bei einer Firmengruppe von 25 Personen oder weniger ist es deshalb oft günstiger, die Flüge selbst zu buchen. 

Hinweis: Da viele Airlines ab einer Gruppengröße von 10 Personen eine Gruppenbuchung fordern, sollten Sie immer nur für 8 Personen gleichzeitig buchen. Aber Achtung: Hier können Geldstrafen drohen.

Tipps rund um die Flug-Firmenreise

Für die Gruppenbuchung von Flugreisen haben wir ein paar Tipps gesammelt, die Ihnen die Buchung erleichtern können:

• Kontaktieren Sie mehrere Fluggesellschaften, um unterschiedliche Preisoptionen zu erhalten.
• Planen Sie für die Phase, in der Sie auf Antwort von den Airlines warten, genügend Zeit ein.
• Handeln Sie zusätzliches Freigepäck oder Priority-Check-ins aus, sofern diese Leistungen nicht inklusive sind.
• Vermeiden Sie teure Gruppentarife nach Möglichkeit und buchen Sie Flüge für 25 Personen oder weniger am besten selbst – oder lassen Sie TravelPerk die Buchung übernehmen.

Mit TravelPerk vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement und finden alles in einem einzigen Tool – von der Buchung über die Verwaltung von Reisedaten bis hin zu Rechnungen. Gerne übernehmen wir die Buchung von Gruppenreisen für Sie und handeln die besten Konditionen für Ihre Firmenreise aus. Auch für Sonderwünsche stehen wir Ihnen mit unserem Concierge-Service zur Verfügung und organisieren für Sie Firmenevents, Touren oder Stadtführungen.

Gruppenbuchung Hotels

Günstige Angebote für die Hotel-Gruppenbuchung finden

Im Allgemeinen ist es einfacher, vorteilhafte Gruppenpreise und -konditionen mit Hotels auszuhandeln als mit Fluggesellschaften. Hier können Sie zum Beispiel eher mit einem volumenbasierten Rabatt rechnen. Außerdem schwanken Hotelpreise nicht so stark.

Wie auch bei den Flugbuchungen senden Sie den Hotels, die Sie in Betracht ziehen, eine Anfrage und teilen ihnen die Anzahl der benötigten Zimmer sowie die Reisedaten mit. Überprüfen Sie vorab die Mindestaufenthaltsanforderungen und sehen Sie sich die wettbewerbsfähigen Tarife an, die für diese Zeiträume angeboten werden.

Tipps rund um die Hotelbuchung für die Firmenreise

Ähnlich wie für Flugbuchungen gibt es auch für die Hotelbuchung für Gruppen einige Tipps, die Sie beachten sollten:

• Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter:innen sich keine Zimmer teilen müssen, sofern das möglich ist.
• Holen Sie Angebote von 5 bis 15 verschiedenen Hotels ein, um das Beste zu finden.
• Handeln Sie zusätzliche Vorteile wie Zimmer-Upgrades oder kostenlose Mahlzeiten aus.

Extra-Tipp: In unserem Blog-Beitrag stellen wir 10 Möglichkeiten vor, wie Ihr Unternehmen Geld bei Geschäftsreisen sparen kann.

Firmenreisen – Ideen rund um Betriebsausflug, Gruppenreisen und Co.

Gruppenreise als Firmenevent: Tipps & Ideen

Schwebt Ihnen für das nächste Firmenevent eine Gruppenreise vor, sollten Sie als Erstes überlegen, in welche Richtung es gehen soll. Braucht Ihr Team gerade Outdoor und Action oder eher Wellness? Vielleicht wollen Sie die Gruppenreise auch mit sozialem Engagement verbinden und auf diese Weise das Wir-Gefühl in Ihrem Unternehmen stärken? Wir haben einige Ideen für Ihre Firmenreise gesammelt.

1. Aktivreise

Aktivreisen eignen sich zum Auspowern und um den Zusammenhalt im Team durch sportliche Aktivitäten zu stärken. Ob Radreisen mit kulturellen Zwischenstopps, Wandertouren mit atemberaubender Aussicht oder Skireisen mit abendlichen Partys – Aktivreisen haben definitiv einen hohen Erinnerungswert.

2. Städtetrip

Ein Städtetrip eignet sich nicht nur für einen kurzen Betriebsausflug, sondern auch für längere Firmenreisen. Lernen Sie Barcelona, Kopenhagen und Co. aus einer anderen Perspektive kennen, indem Sie eine alternative Stadtführung buchen, eine Stadt-Rallye veranstalten oder per Segway, Vespa oder historischer Straßenbahn die schönsten Sehenswürdigkeiten erkunden.

3. Busreisen

Erkunden Sie mit einem komfortabel ausgestatteten Reisebus die Ziele Ihrer Wahl, während ein Reiseleiter die Organisation für Sie übernimmt. Der Vorteil: Sie sind nicht auf einen Ort festgelegt, sondern können mehrere Ziele miteinander verbinden.

4. Wellnessreisen

Gemeinsam entspannen in außergewöhnlichen Resorts: Wellnessreisen für Firmen bieten eine besondere Abwechslung vom Arbeitsalltag. Viele Hotels und Resorts eignen sich ideal für Firmenreisen und bieten neben Sauna und Co. auch Sportanlagen und Räume für Veranstaltungen und Workshops.

Incentivereisen als Mitarbeitermotivation

Incentivereisen leben von Individualität und besonderen Erlebnissen. Unternehmen planen diese Reisen als Belohnung für Ihr Team und schaffen damit einen bleibenden Erinnerungswert. Dieser wirkt sich wiederum positiv auf die Mitarbeitermotivation aus, weshalb Incentivereisen eine lohnende Investition sind. Beliebt sind ausgefallene Locations und Aktivitäten mit Adrenalin pur, wie eine Wüstensafari in Abu Dhabi, Whale Watching in Reykjavik oder River Rafting in einer atemberaubenden Gebirgskulisse. Kurze Infotainment-Einlagen runden die Reise ab – so können Sie Ihrem Team eine Pause von den Adrenalinkicks gönnen und auf unterhaltsame Weise regionale Besonderheiten näherbringen.

Betriebsausflug organisieren

Es muss nicht immer gleich die große Reise sein – auch ein Firmenausflug hebt die Stimmung und kann unvergessliche Erlebnisse für Ihr Team bereithalten. Für einen besonderen Betriebsausflug bieten sich zum Beispiel kulinarische Erlebnisse an, wie ein Cocktailworkshop, Biertasting, eine Tapas-Tour oder eine Weinverkostung. Auch gemeinsame Koch-Events, angeleitet von Sterne-Köch:innen, stärken den Zusammenhalt im Team. 

Abseits der Kulinarik bieten sich besondere Firmenevents wie ein Casinobesuch, ein Tauchkurs oder eine Tour mit Oldtimern an. Auch soziale Aktivitäten wie ein Clean Up des heimischen Stadtparks sorgen für ein Wir-Gefühl. Nach getaner Arbeit können Sie den Tag bei einem gemeinsamen Essen ausklingen lassen.

Tipp: Mit TravelPerk Events wird Ihr nächstes Firmenevent garantiert zum Erlebnis! Gästeliste erstellen, Location buchen, Infos teilen – erledigen Sie alles ganz einfach in einem einzigen Tool.

FAQ – häufige Fragen zum Thema Firmenreisen

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Ein Fuhrpark stellt für viele Unternehmen eine wichtige Ressource im Arbeitsalltag dar. Dabei ist es sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer:innen wichtig, dass die Nutzung von Dienstfahrzeugen klar geregelt ist – an dieser Stelle kommt die Dienstwagenrichtlinie ins Spiel. Wir erklären Ihnen, was eine Dienstwagenrichtlinie ist und welche Themen sie behandeln sollte.

Was ist eine Dienstwagenrichtlinie und warum ist sie wichtig?

In einer Dienstwagenrichtlinie – auch Car Policy genannt – legen Unternehmen Regeln und Bedingungen für die Nutzung von Dienstwagen durch Mitarbeiter:innen fest. 

Doch warum ist eine Dienstwagenrichtlinie wichtig? Die Car Policy regelt, welche Mitarbeiter:innen Anspruch auf einen Dienstwagen haben und wer diesen anschaffen darf. Darüber hinaus können Sie in Ihrer Dienstwagenrichtlinie klare Zuständigkeiten definieren. 

Durch eine strukturierte Dienstwagenrichtlinie schafft ein Unternehmen:

• Einheitlichkeit: Eine Dienstwagenrichtlinie stellt sicher, dass für alle Mitarbeiter:innen, die ein Dienstfahrzeug nutzen, gleiche Regeln gelten. So sichern Sie die Gleichberechtigung im Team. 
• Transparenz: Eine Dienstwagenrichtlinie kommuniziert offen die Bedingungen und Kriterien für die Nutzung von Dienstwagen. Durch die transparente Kommunikation vermeiden Sie Missverständnisse oder Unklarheiten in Bezug auf die Dienstfahrzeugnutzung. 
• Kostenoptimierung: Eine Dienstwagenrichtlinie kann zur Kostenoptimierung beitragen, indem sie zum Beispiel die Auswahl der Fahrzeuge, die Nutzungsdauer durch Mitarbeitende oder aber den Nutzungsumfang (z. B. Kilometerbegrenzung) regelt. 
• Risikominimierung: Eine Dienstagwagenrichtlinie kann Risiken minimieren, indem sie eindeutige Vorgaben beispielsweise zur Fahrschulung der Mitarbeitenden oder Verfahrensweisen im Falle eines Unfalls oder eines Schadens enthält. 

Generell dient eine Car Policy aber nicht nur dazu, die Mitarbeiter:innen über ihre Aufgaben und Pflichten im Umgang mit dem Dienstwagen aufzuklären. Die Dienstwagenrichtlinie ist auch eine zusätzliche juristische Absicherung für das Unternehmen. Im rechtlichen Zweifelsfall kann sich der Arbeitgeber auf die in der Dienstwagenrichtlinie festgehaltenen Regelungen berufen. 

Hinweis: Die Dienstwagenrichtlinie ist nicht zu verwechseln mit dem Dienstwagenüberlassungsvertrag. Während die Car Policy eine allgemeine Richtlinie zur Nutzung der Dienstfahrzeuge darstellt, ist der Dienstwagenüberlassungsvertrag ein Vertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen, der konkrete Details zur Dienstwagennutzung regelt. 

Allgemeine Regelungen in der Dienstwagenrichtlinie

Dienstwagenrichtlinien sind nicht gesetzlich vorgeschrieben und deshalb in ihren Inhalten auch nicht genau definiert. Das gibt Unternehmen eine gewisse Freiheit bei der Ausgestaltung ihrer eigenen Car Policy. Einige der wichtigsten Themen und Inhalte, die eine Dienstwagenrichtlinie beinhalten sollte, stellen wir Ihnen jetzt vor. 

Anspruch auf einen Dienstwagen

Als Erstes sollten Sie festlegen, welche Mitarbeiter:innen überhaupt Anspruch auf einen Dienstwagen haben. Dazu sollten Sie klar definieren, welche Voraussetzungen Arbeitnehmer:innen erfüllen müssen, um einen Dienstwagen nutzen zu dürfen. Exemplarisch könnten etwa der Arbeitsvertrag, die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Abteilung oder eine bestimmte Anzahl an Geschäftsterminen außer Haus relevante Kriterien sein. Wie streng oder locker diese Anforderungen formuliert werden, liegen ganz in der Hand des Unternehmens. 

Grundlegend sollten Sie aber darauf verweisen, dass die Angestellten mindestens eine gültige Fahrerlaubnis benötigen und sich keine Delikte im Straßenverkehr haben zuschulden kommen lassen.

Auswahl und Ausstattung des Dienstwagens

Die Auswahl und Ausstattung der Firmenfahrzeuge sind ebenfalls Thema einer Car Policy. An diesem Punkt sollten Sie zweifelsfrei vermerken, dass der Arbeitgeber und nicht die Arbeitnehmer:innen für die Auswahl der Dienstwagen zuständig ist. So kann das Unternehmen frei über das Fahrzeugmodell, die Antriebsart, das Design und auch die Ausstattung der Firmenwagen entscheiden. Auf diese Weise können Sie die Firmenflotte einheitlich und dem Firmenimage entsprechend zu gestalten. 

Ferner sollte die Dienstwagenrichtlinie klären, ob unterschiedliche Personengruppen Zugang zu unterschiedlichen Fahrzeugmodellen und Sonderausstattung haben. Oder ob Mitarbeiter:innen zwischen verschiedenen Modellen wählen können. Ihre Dienstwagenrichtlinie können Sie an dieser Stelle durch eine Anlage ergänzen, die eine Übersicht der verschiedenen Dienstwagenausführungen enthält. 

Versicherung und Wartung des Dienstwagens

Ein weiterer wichtiger Punkt, den es zu klären gilt, ist die Versicherung des Dienstwagens. Die Car Policy sollte festhalten, welche Versicherungen für die Dienstfahrzeuge abgeschlossen werden – in vielen Fällen sind das eine Vollkaskoversicherung und eine Kfz-Insassen-Unfallversicherung. Zudem sollten Sie vermerken, wer die Selbstbeteiligung im Versicherungsfall übernimmt. 

Das Unternehmen ist darüber hinaus dafür verantwortlich, regelmäßige Wartungstermine für die Fahrzeuge zu vereinbaren, um die Sicherheit der Fahrer:innen fortlaufend zu gewährleisten. Auch dies sollten Sie schriftlich vermerken.

Fahrerunterweisung und Fahrerlaubnis

Werden Dienstfahrzeuge zur Verfügung gestellt, ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Unternehmen ihren Arbeitnehmer:innen einmal jährlich eine Fahrerunterweisung geben. Dieser verpflichtende Termin, ebenso wie eine regelmäßige Kontrolle der Fahrerlaubnis, sollten in der Dienstwagenrichtlinie festgehalten werden.

Nutzungsregelungen in der Dienstwagenrichtlinie

Nachdem nun die allgemeinen Regelungen seitens des Unternehmens geklärt sind, werfen wir als Nächstes einen genaueren Blick auf die konkreten Nutzungsregelungen. Dieser Teil der Dienstwagenrichtlinie bezieht sich zum Großteil auf die allgemeinen Aufgaben und Pflichten der Arbeitnehmer:innen. Hier wird etwa geregelt, ob die Mitarbeiter:innen die Fahrzeuge nur geschäftlich oder auch privat nutzen dürfen, oder für welche Kosten sie aufkommen müssen.

Nutzung für geschäftliche Zwecke

Firmenfahrzeuge sind primär für die Nutzung während des „Dienstes“, also der Arbeitszeit gedacht. Doch damit sind nicht automatisch alle Fahrten mit dem Fahrzeug während der Arbeit erlaubt. Deshalb sollten Sie in der Car Policy unter anderem folgende wichtige Fragen beantworten:

• Ist der Firmenwagen das allgemeine Reisemittel für Dienstfahrten?
• Sind Mitarbeiter:innen befugt, andere Reisemittel für geschäftliche Zwecke zu nutzen? Falls ja: Wird eine Genehmigung des Fuhrparkmanagements oder einer Führungskraft benötigt?
• Sind Mitarbeiter:innen befugt, das Firmenfahrzeug für geschäftliche Zwecke im Ausland zu nutzen? Falls ja: Wird hierfür ebenfalls eine separate Genehmigung benötigt?

Nutzung für private Zwecke

Es ist weit verbreitet, dass Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen neben der geschäftlichen auch die Privatnutzung der Dienstfahrzeuge erlauben. In der Dienstwagenrichtlinie eines Unternehmens sollte klar geregelt sein, ob den Angestellten eine solche Nutzung für private Zwecke erlaubt ist oder nicht. Ist Letzteres der Fall, gilt es, die Rahmenbedingungen dafür genau zu definieren. Folgende Fragen sollten Sie unter anderem klären: 

• Sind Privatfahrten mit dem Firmenfahrzeug nur im In- oder auch im Ausland gestattet?
• Dürfen nur Angestellte das Fahrzeug fahren oder auch Familienmitglieder? Und müssen Mitarbeitende die Führerscheine der Fahrer:innen vor Fahrtantritt prüfen? 
• Ist eine uneingeschränkte Nutzung des Wagens erlaubt oder gibt es eine Kilometerbegrenzung für Privatfahrten? 
• Ist die Weitergabe des Fahrzeugs an Dritte gestattet? Falls nein: Übernehmen in solchen Fällen dann die Arbeitnehmer:innen die Haftung? 

Bedenken Sie auch hier, dass die Dienstwagenrichtlinie für alle Mitarbeiter:innen gilt. Sollten Sie vorsehen, die Privatnutzung nicht für alle Mitarbeitende zuzulassen, sollten Sie an dieser Stelle einen Katalog mit Voraussetzungskriterien einfügen. So können Mitarbeitende auf einen Blick sehen, ob sie zur privaten Nutzung des Dienstwagens berechtigt sind. 

Nutzungsdauer und Fahrzeugwechsel

Ein weiterer wichtiger Punkt der Dienstwagenrichtlinie ist das Festlegen der Nutzungsdauer des Firmenwagens. Hier sollten Sie deutlich machen, ab wann der grundlegende Anspruch auf ein Dienstfahrzeug gilt und wann dieser endet. Oft werden hier der Beginn und das Ende des Arbeitsverhältnisses genannt. 

Solange Arbeitnehmende Anspruch auf ein Dienstfahrzeug haben, muss der Arbeitgeber diesen auch erfüllen. In der Car Policy gilt es daher zu regeln, was etwa im Falle eines Dienstwagenausfalls oder Fahrzeugwechsels passiert.

Finanzen und Haftung in der Dienstwagenrichtlinie

Nicht zuletzt ist vor der Bereitstellung eines Dienstwagens natürlich auch das Finanzielle zu klären. Deshalb benötigt jede Dienstwagenrichtlinie einen Abschnitt, der sich den wichtigsten finanz- und haftungsrechtlichen Aspekten widmet, die bei der Nutzung eines Dienstwagens zu beachten sind. Hierzu zählen die Regelungen zur Kostenübernahme, die Versteuerung des Dienstwagens sowie die Haftung im Falle eines Unfalls.

Kostenregelung

Um unschöne Überraschungen in der Reisekostenabrechnung zu vermeiden, empfiehlt es sich, im Rahmen der Dienstwagenrichtlinie eine eindeutige Kostenregelung zu definieren. Hier sollten Sie genau festhalten, welche Kosten in Bezug auf das Dienstfahrzeug das Unternehmen übernimmt und welche die Arbeitnehmer:innen. Mögliche Kostenpunkte können sein:

• Reparaturkosten
• Kfz-Steuer
• Autoreinigungskosten
• Kraftstoff
• Sanktionsgebühren (z. B. Strafzettel)
• Parkgebühren oder Stellplatzkosten

Je nach Fahrleistung ist der wohl größte Posten in der Kostenabrechnung der Kraftstoffverbrauch. Vor allem, wenn Sie Dienstwagen zur Privatnutzung freigeben, sollten Sie klar regeln, wer den Kraftstoff in diesen Fällen bezahlt. Im Falle von Dienstreisen wird dieser Kostenpunkt meist über die Kilometerpauschale abgegolten.

Versteuerung des Dienstwagens

Dienstwagen stellen grundlegend einen geldwerten Vorteil für Arbeitnehmer:innen dar, egal ob das Fahrzeug nur geschäftlich oder auch privat genutzt wird. Aus diesem Grund muss der Dienstwagen auch entsprechend versteuert werden. 

Grundlegend gibt es zwei Methoden, dies zu tun: entweder das Führen eines Fahrtenbuchs oder aber die Listenpreismethode, besser bekannt als 1%-Regelung. Im Fahrtenbuch werden die zurückgelegten Kilometer notiert und diese dann versteuert. Bei der 1%-Regelung wird ein Pauschalbetrag in Höhe von 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugmodells besteuert. 

Ob sich eher die Besteuerung über das Fahrtenbuch oder die Abrechnung nach Bruttolistenpreis lohnt, hängt stark von der individuellen Nutzung ab – also wie viel Strecke Mitarbeiter:innen tatsächlich mit einem Dienstwagen zurücklegen. In der Dienstwagenrichtlinie sollten Sie festhalten, ob beide Methoden zur Versteuerung möglich sind, oder nur eine.

Unfall und Haftung

Unfälle mit dem Auto können passieren. Umso wichtiger ist es, dass die Vorgehensweise in einem solchen Fall in der Car Policy genau geregelt ist. So sollten Sie vermerken, dass Mitarbeiter:innen stets die Polizei hinzuziehen sollten und dass ein Unfallprotokoll notwendig ist. Arbeitnehmende sollten auch darüber informiert werden, ob es ihnen zusteht, vor Ort die Schuld auf sich zu nehmen oder Versprechungen für Zahlungen oder Haftungsübernahme zu leisten. 

Zudem sollten Sie hier klären, in welchen Fällen der Arbeitgeber für den entstandenen Schaden haftet und wann die Arbeitnehmer:innen. Die Schlagworte hier sind „Fahrlässigkeit“ und „Vorsatz“. Definieren Sie genau, ab welchem Grad der Fahrlässigkeit Arbeitnehmer:innen in Haftung genommen werden. 

Darüber hinaus sollten Mitarbeiter:innen wissen, in welchen Fällen sie einen Unfall beim Arbeitgeber und dem Fuhrparkmanagement melden sollten.

Sanktionen und Rückgabe des Dienstwagens

Last but not least bleiben noch zwei Fragen offen: Was passiert bei einem Regelverstoß und wie läuft die Rückgabe des Dienstwagens.

• Sanktionen: In der Dienstwagenrichtlinie sollten Sie vermerken, dass sich der Arbeitgeber im Falle eines Regelverstoßes Sanktionen vorbehält. Definieren Sie, welche Sanktionen wann zum Einsatz kommen können: Verwarnung, Entzug des Anspruchs auf den Dienstwagen, Abmahnung, Kündigung etc.
• Rückgabe: Zu guter Letzt bleibt noch die Frage nach der Rückgabe des Fahrzeugs. Hier gilt es zu klären, wann, wo, an wen und in welchem Zustand Mitarbeiter:innen den Dienstwagen an die Firma zurückgeben müssen.

Car-Allowance statt Car Policy: PKW-Überlassungspauschale

Eine Alternative zum klassischen Dienstwagen ist die sogenannte Car-Allowance, zu Deutsch „PKW-Überlassungspauschale“. Bei der Pauschale handelt es sich um eine Zahlung des Arbeitgebers an Arbeitnehmer:innen, wenn diese sich dazu bereit erklären, das private Fahrzeug für geschäftliche Zwecke zu nutzen. 

Die Car-Allowance bietet vor allem Vorteile für Arbeitnehmer:innen, denn so können diese selbst entscheiden, welches Auto sie fahren möchten, können das Fahrzeug auch nach einem Jobwechsel behalten und müssen zudem keinen geldwerten Vorteil versteuern.  

Doch auch für den Arbeitgeber bietet die PKW-Überlassungspauschale Vorteile. Der unternehmerische Verwaltungsaufwand für einen eigenen Fuhrpark ist weitaus höher als bei der Car-Allowance. Doch im Gegenzug für die verwaltungstechnische Erleichterung hat das Unternehmen keinen Einfluss auf die Außenwirkung und den Zustand der Fahrzeuge, die für dienstliche Zwecke genutzt werden. 

Car Policy und E-Mobility: Elektromobilität stärken

Aufgrund der hohen CO₂-Ausstöße und angesichts des Klimawandels werden die Themen Klimafreundlichkeit und Klimaneutralität für Unternehmen zunehmend relevant. In diesem Zusammenhang rückt auch das Fuhrparkmanagement und die Car Policy in den Fokus. Durch die Bereitstellung von Dienstwagen mit zukunftsweisenden Antriebsarten wie dem Hybrid- oder E-Motor kann ein Unternehmen seinen Fuhrpark klimaschonender gestalten und nachhaltiges Reisen ermöglichen. Als positiver Nebeneffekt profitiert zudem das Firmenimage. Darüber hinaus können Sie in der Dienstwagenrichtlinie auch weitere klimaschonende Bestimmungen festlegen, wie zum Beispiel effiziente Fahrweisen oder alternative Reisemöglichkeiten. Tipp: In unserem Blogbeitrag finden Sie acht Tipps, um nachhaltiger zu reisen.

Darüber hinaus bieten Hybrid- und E-Autos auch einen steuerlichen Vorteil beim geldwerten Vorteil. Anders als Verbrenner werden Elektroantriebe mit einem geringeren Prozentsatz besteuert. Auch dies kann ein Anreiz sein, den Fuhrpark nachhaltiger zu gestalten. 

Die Dienstwagenlandschaft hat außerdem Auswirkungen auf den Gebrauchtwagenmarkt: Die dienstlich genutzten Fahrzeuge können Sie nach Ablauf einer bestimmten Nutzungsdauer als Gebrauchtwagen in private Hände verkaufen. So kann sich das klimaschonende Fuhrparkmanagement auch noch postitiv auswirken, nachdem das Fahrzeug das Unternehmen verlassen hat. 

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Dienstwagenrichtlinie

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Wenn Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig auf Geschäftsreisen sind, gehört es zu Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber, Ihr Team über mögliche Reiserisiken zu informieren. Ein wirksames und klar strukturiertes Travel Risk Management ist deshalb wichtig. Denn nur wenn Ihr Risikomanagement gut aufgestellt ist, können Sie die Reisesicherheit Ihres Teams jederzeit gewährleisten. 

Den Grundstein für ein gutes Risikomanagement legen Sie mit der Reiserichtlinie: Hier können Sie mögliche Risiken definieren und Ansprechpartner:innen für den Ernstfall benennen. Wie Sie dabei am besten vorgehen und was in puncto Reisesicherheit in der Richtlinie enthalten sein sollte, klären wir hier. 

Definition & Bedeutung: Was ist Travel Risk Management und warum ist es wichtig?

Travel Risk Management ist ein Risikomanagement, das speziell auf Geschäftsreisen ausgelegt ist. Es dient dazu, Mitarbeiter:innen vor und während einer Geschäftsreise über mögliche Reiserisiken zu informieren und sie auf diese Weise vor Gefahren zu schützen. Auch wenn Notfälle möglichst zu vermeiden sind, sind Sie und Ihre Kolleg:innen mit einem guten Travel Risk Management auf den Ernstfall vorbereitet. Dazu gehört, dass Mitarbeiter:innen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn es mal nicht rund läuft. Das Risikomanagement kann entweder intern etabliert werden oder zum Beispiel über externe Reiserisikomanagement-Unternehmen abgewickelt werden. 

Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen ist der eine Aspekt, weshalb das Travel Risk Management so wichtig ist. Es gibt aber noch andere Aspekte, die dafür sprechen, ein gut funktionierendes Risikomanagement in Ihr Unternehmen zu integrieren. Eines ist sicher: Wenn sich Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen um ihre Sicherheit sorgen oder allein mit Zug- oder Flugausfällen herumschlagen müssen, bleibt ihnen nicht mehr viel Energie für den eigentlichen Grund der Reise. Herrscht hingegen Klarheit über die Situation im Reiseland und fühlen die Mitarbeiter:innen sich sicher, sind sie motivierter und produktiver. Gleichzeitig erfüllen Sie als Arbeitgeber Ihre Fürsorgepflicht und haben ihrerseits die Gewissheit, dass Ihre Geschäftsziele nicht unter möglichen Reiserisiken leiden.

Ein gut etabliertes Travel Risk Management ist also nicht erst seit dem Ausbruch von COVID-19 wichtig, sondern nützt Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen in jeglicher Hinsicht.

ISO 31030:2021 – der Standard für Travel Risk Management

Wie bedeutsam das Thema „Travel Risk Management“ ist, können Sie auch daran erkennen, dass dafür ein eigener ISO-Standard entwickelt wurde: ISO 31030:2021. Die ISO-Norm mit dem Titel „Travel Risk Management – Guidance for organizations“ ist ein international anerkannter Leitfaden, der 2021 von der International Organization for Standardization veröffentlicht wurde.

Dieser Leitfaden gibt Unternehmen und Organisationen jeder Größe eine Orientierungshilfe rund um die Verwaltung von Reiserisiken. So bietet der ISO-Standard einen strukturierten Ansatz, um

✓ die politische Situation im Reiseland zu bewerten und überprüfen,

✓ ein Hilfsprogramm für den Ernstfall zu entwickeln,

✓ Bedrohungen und Gefahren zu identifizieren,

✓ Risiken realistisch einzuschätzen,

✓ Ressourcen und Stärken Ihres Unternehmens zu identifizieren,

✓ Präventionsmaßnahmen zu entwickeln und umzusetzen.

Die ISO-Norm unterstützt Sie also dabei, das Risikomanagement in Ihrem Unternehmen wirksam umzusetzen. Bevor es jedoch an die Umsetzung geht, sollten Sie wissen, was konkret in den Aufgabenbereich des Travel Risk Managements fällt. Wir geben Ihnen ein paar Anhaltspunkte.

Umfang: Was ist Teil des Travel Risk Managements?

Letztendlich passen Sie eine Reiserichtlinie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Für ein wirksames Risikomanagement sollte die Richtlinie jedoch ein paar wesentliche Punkte enthalten, die in ihrer Gesamtheit die drei grundlegenden Pfeiler des Travel Risk Managements abbilden und mit Leben füllen: Vorbeugung, Überwachung und Reaktion.  Welche Punkte das sind, klären wir hier.

1. Notfallsituationen und Notfallkontakte

Reiserisiken können sehr vielfältig sein. Sie reichen von vermeintlich kleinen Reisestörungen wie Zug- oder Flugausfällen, Unwettern und Streiks bis hin zu ernsten Sicherheitsrisiken wie Naturkatastrophen, Terroranschlägen und schweren Unfällen. Insbesondere bei den schweren Bedrohungen gilt: Nicht erst der Eintritt einer solchen Situation, sondern bereits die ersten Anzeichen sind als ernstzunehmende Gefahr einzustufen und erfordern dementsprechend eine Handlung, um Ihre Reisenden zu schützen und in Sicherheit zu wissen. 

Ob kleine Ungereimtheiten, die zum Daily Business von Travel Manager:innen gehören, oder wahre Ausnahmesituationen: Risiken wollen gemanagt werden, damit Ihre Mitarbeiter:innen sicher und sorglos reisen können. Definieren Sie die entsprechenden Situationen deshalb in Ihrer Reiserichtlinie, damit die Mitarbeiter:innen wissen, in welchen Fällen das Travel Risk Management für sie zuständig ist und wie sie in einer Notfallsituation vorzugehen haben.

Das Herzstück dieses Abschnitts Ihrer Reiserichtlinie sind Telefonnummern und Notfallkontakte, kurzum alle Informationen, die Reisende verwenden können, um während einer Dienstreise Hilfe zu erhalten. Dazu gehören:

• Kontaktdaten und Erreichbarkeit der Ansprechpersonen im Unternehmen
• Nummer einer Notfall-Hotline, beispielsweise eines Dienstleisters, mit einer möglichst flächendeckenden Erreichbarkeit (am besten 24/7)
• Kontaktperson und Durchwahl bei der Versicherung
• Informationen zur Vorgehensweise in jedweder Notfallsituation, von Flugausfällen und Hotelstornierungen bis hin zu Krankheitsausbrüchen 

Hier sollten Sie auch festhalten, über welche Tools Mitarbeiter:innen die Zwischenfälle melden sollten, die während der Geschäftsreise auftreten, und wie Ihr Unternehmen das Krisenmanagement durchführt.

Notieren Sie außerdem, wer für die Umsetzung der Richtlinie zum Reiserisikomanagement zuständig ist. Dieser Abschnitt sollte Einzelpersonen, relevante Abteilungen und alle anderen Beteiligten umfassen. Die jeweiligen Personen und Abteilungen sind direkt dafür verantwortlich, dass die Richtlinie umgesetzt wird.

2. Risikobewertung der Reisenden & des Reiselands

Das Ziel von Reiserisikobewertungen ist es, alle Gefahren zu identifizieren, denen Geschäftsreisende während einer Dienstreise ausgesetzt sein könnten. Da sich das Reiserisiko ständig ändert, sollten Reiserisikobewertungen alle potenziellen Risiken abdecken und stets auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Die Bewertung ist deshalb vor jeder Reise durchzuführen und auch während des Aufenthalts weiterzuführen. 

Eine Reiserisikobewertung sollte Folgendes beinhalten: 

• Die Gesundheit der reisenden Personen:
  Prüfen Sie vorab, ob die Mitarbeiter:innen mit medizinischen Risiken konfrontiert oder für solche anfällig sind und stellen Sie sicher, dass eine medizinische Versorgung während der Reise ermöglicht wird. 
• Das Risikoprofil der Reisenden:
  Individuelle Faktoren wie das Geschlecht oder die Religionszugehörigkeit der Mitarbeiter:innen sind zwar für die Arbeit irrelevant, können in einem Zielland jedoch zu einem erhöhten Risiko führen. Als Arbeitgeber können Sie den Schutz der Reisenden nur gewährleisten, wenn Sie derartige Faktoren mit einbeziehen. 
• Die Situation im Zielland:
  Auch unabhängig vom Risikoprofil der Reisenden kann das Zielland zahlreiche Reiserisiken bergen – von politischer Instabilität und einer erhöhten Kriminalitätsrate über regional endemische Krankheiten oder andere Gesundheitsrisiken bis hin zu einem erhöhten Potenzial von Naturkatastrophen. All diese Aspekte müssen unbedingt Einzug ins Travel Risk Management halten.  
• Die geplanten Reiserouten:
  Nicht nur die Destination selbst, sondern auch der Weg dorthin ist auf lauernde Gefahren zu überprüfen. Travel Manager:innen sollten die exakte Reiseroute Ihrer Mitarbeiter:innen kennen und mittels Traveler Tracking im Notfall verfolgen können. Auch die Sicherheit der einzelnen Verkehrsmittel auf verschiedenen Abschnitten der Route sowie an verschiedenen Aufenthaltsorten ist zu kommunizieren.  
• Die Einreisebestimmungen des Ziellandes:
  Welche Papiere benötigen die Mitarbeiter:innen, um ins Zielland einzureisen? Ist ein Visum oder eine vorübergehende Aufenthaltsgenehmigung erforderlich? Bedarf es eines Nachweises der beruflichen Tätigkeit vor Ort? Welche Impfungen werden empfohlen oder vorausgesetzt, wie sind die COVID-19-Bestimmungen und welche Regularien zum Zoll gibt es zu beachten? All das ist ebenfalls Teil des Travel Risk Managements und somit auch der Reiserichtlinie. 

3. Versicherung

Eine Reiseversicherung kann entweder spezifisch als Vorbereitung einer konkreten Reise oder allgemein abgeschlossen werden. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen darüber, welche der beiden Optionen in Ihrem Unternehmen üblich ist und wie Sie dabei für gewöhnlich vorgehen, sprich ob die Reisenden selbst eine Police abschließen müssen oder ob dieser Schritt vom zuständigen Personal oder Dienstleister automatisiert oder auf Anweisung erfolgt. 

Im weiteren Verlauf sollte der Abschnitt zur Versicherung genauestens darauf eingehen, was von Ihrer Reiseversicherung abgedeckt wird und was nicht. Mitarbeiter:innen sollten leicht nachvollziehen können, welche Gegenstände und Ereignisse versichert sind, wie sie Verluste oder Vorfälle melden sollen und Versicherungsansprüche geltend machen können. Wenn der Versicherungsschutz beispielsweise vor Diebstahl oder Beschädigung mobiler Geräte schützt, müssen Sie klarstellen, ob die Police nur für vom Unternehmen ausgegebene Geräte gilt oder ob Mitarbeiter:innen Ansprüche auf private Geräte geltend machen können. Klären Sie in diesem Abschnitt auch, welche Versicherung Mitarbeiter:innen abschließen sollen, wenn sie einen Mietwagen nutzen.

Travel Risk Management automatisieren

Mit TravelCare bieten wir Ihnen eine Komplettlösung für Ihr Travel Risk Management. Sie erhalten Zugriff auf die neuesten Reisedaten für die Länder, in die Ihre Mitarbeiter:innen reisen. Wir informieren Sie und Ihre Mitarbeiter:innen vor, während und nach der Geschäftsreise über

✓ Reisebeschränkungen

✓ Transportprobleme (z. B. aufgrund von Streiks)

✓ Übertragungsraten von COVID-19 in der Region.

Mit diesen Informationen sind Sie in der Lage, vorausschauend zu planen und die besten Entscheidungen für die Reisesicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen zu treffen. Mit unserem praktischen Tracking können Sie außerdem schnell herausfinden, wo sich Ihre Mitarbeiter:innen gerade aufhalten, um sie im Notfall kontaktieren zu können.

Darüber hinaus profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter:innen von einem 24/7 erreichbaren Kundendienst – an 365 Tagen im Jahr. Bei uns können Sie sich auf echte Menschen verlassen, denn dringende Anliegen sollten nicht von Bots bearbeitet werden.

FAQ – häufige Fragen rund ums Travel Risk Management

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