Dienstreise mit Urlaub verbinden – wie geht das?

Ursprünglich war eine Dienstreise genau das: Mitarbeiter:innen, die ausschließlich zu Arbeitszwecken verreisten. Mittlerweile bieten jedoch viele Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, eine Dienstreise mit Urlaub zu verbinden. Ein Trend, der viele Vorteile hat und unter dem Begriff „Bleisure Travel“ bekannt ist. Auch internationale Hotelketten wie Marriott, Placemakr oder Limehome erkennen den Trend und bieten komfortable Apartments speziell für Bleisure Traveller an.

Wie sich Geschäftsreisen mit einer Urlaubsreise kombinieren lassen, können Sie in Ihrer Reiserichtlinie festlegen. Wir klären im Folgenden, was Sie dabei beachten müssen und welche gesetzlichen Grundlagen es für Bleisure Travel und Co. gibt.

Die Vorteile von Bleisure Travel & Co.

Business Travel und Leisure Travel lassen sich hervorragend verbinden. Von dieser Verbindung profitieren Unternehmen und Mitarbeiter:innen gleichermaßen. Während Mitarbeiter:innen mehr Flexibilität bei der Urlaubsplanung und Abwechslung im Reiseverlauf genießen, können sich Unternehmen über eine höhere Mitarbeiter:innenbindung freuen: Einen Kundentermin wahrzunehmen und die Freizeit danach an einem Urlaubsort zu verbringen, wirkt motivierend.Ein weiterer Pluspunkt betrifft Ihre Unternehmens-Reisekasse: Verlängert sich die Dienstreise um einen Privataufenthalt, fällt die Abreise möglicherweise auf einen Wochentag. Zug- oder Flugkosten sind somit günstiger, als wenn Mitarbeiter:innen von der Dienstreise am Wochenende nach Hause kommen.

Wer zahlt was?

Verlängern Mitarbeiter:innen ihre Dienstreise durch einen Privataufenthalt, werden dienstliche und private Kosten bei der Reisekostenabrechnung getrennt. Die Aufteilung der Reisekosten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in regelt das Bundesreisekostengesetz. § 13 BRKG (Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen) legt fest, inwiefern Aufwendungen wie Fahrtkosten, Hotelkosten und Verpflegungskosten durch den Arbeitgeber oder das Finanzamt erstattungsfähig sind. Wer was zahlt, haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Kosten, die der Arbeitgeber übernimmt

Beschränkt sich der Privataufenthalt vor, nach oder während einer Dienstreise auf maximal fünf Tage, gilt die Reise laut § 13 BRKG als reine Dienstreise. Die Reisekosten für den dienstlichen Teil der Reise übernimmt entweder der Arbeitgeber oder das Finanzamt – je nachdem, welche Art der Reisekostenerstattung Sie in Ihrer Reiselinie festgelegt haben. 

Müssen Mitarbeiter:innen während einer Dienstreise einzelne Tage überbrücken, weil nicht an allen Tagen Geschäftstermine anfallen, so übernimmt der Arbeitgeber auch die Kosten für den Brückentag. Dazu zählen zum Beispiel Hotelkosten und Verpflegungskosten. Kosten für private Vergnügungen, wie einen Kinobesuch, sind davon ausgenommen. 

Als Arbeitgeber können Sie die erstatteten Reisekosten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Für die Erstattung der Fahrtkosten bei Misch-Reisen können Sie sich in Ihrer Reiserichtlinie zwischen verschiedenen Optionen entscheiden. Dazu später mehr.

Tipp: Welche Kosten der Arbeitgeber bei Dienstreisen im Detail übernimmt, klären wir in unserem Blog-Beitrag zum Thema Kostenübernahme bei Geschäftsreisen.

Kosten, die Mitarbeiter:innen übernehmen

Grundsätzlich gilt: Privates wird privat übernommen. Wenn Mitarbeiter:innen aber eine Dienstreise mit Urlaub verbinden, vermischen sich Berufliches und Privates – zumindest bei den Fahrtkosten. Möchten Mitarbeiter:innen eine Dienstreise privat verlängern, müssen Flugkosten oder Fahrtkosten aber nicht zwingend selbst getragen werden. Beispiel: Verlängert ein/e Mitarbeiter:in eine Dienstreise, indem er/sie zwei Urlaubstage an drei Arbeitstage hängt, dann ist zwar die Anreise noch rein geschäftlich, die Rückreise aber privat. In diesem Fall muss der/die Mitarbeiter:in die Kosten für die Rückreise aber nicht selbst tragen, weil die Urlaubstage unter der Maximalgrenze von fünf Tagen liegen.Anders ist es bei Reisen, die hauptsächlich privat unternommen werden. Das ist der Fall, wenn mehr als fünf Tage der Dienstreise Urlaubstage sind oder der berufliche Teil der Reise weniger als zehn Prozent ausmacht. Dann gilt eine Reise als reine Urlaubsreise, auch wenn geschäftliche Termine in diesen Zeitraum fallen. Die Kosten für die An- und Abreise tragen Mitarbeiter:innen in dem Fall selbst. Lediglich die Kosten, die unmittelbar mit dem Kundentermin oder anderen beruflichen Verpflichtungen zusammenhängen, sind erstattungsfähig.

Dienstreise mit Urlaub verbinden: Geldwerter Vorteil?

Ein geldwerter Vorteil liegt vor, wenn der Arbeitgeber private Kosten bei einer Mischreise übernimmt. Bei einem geldwerten Vorteil handelt es sich um ergänzende Leistungen zum Einkommen. Gewährt ein Unternehmen solche Leistungen, muss es diese versteuern, sofern die Freibetragsgrenze überschritten wird. Sachleistungen dürfen laut §8 II EStG einen Freibetrag von 44 Euro im Monat nicht überschreiten. Rabatte oder Vergünstigungen sind bis zu einem jährlichen Freibetrag von 1.080 Euro steuerfrei.

Wenn Mitarbeiter:innen eine Dienstreise mit Urlaub verbinden, kann der geldwerte Vorteil zum Beispiel darin bestehen, dass Ihr Unternehmen die Fahrtkosten für nicht notwendige Umwege bezahlt.

Weitere Informationen für Ihre Reiserichtlinie

Eine Reiserichtlinie gibt Antworten auf mögliche Fragen von Mitarbeiter:innen und beinhaltet Anleitungen zu Ausgaben, Genehmigungsprozessen sowie zur Dokumentation von Geschäftsreisen. Wenn Ihre Mitarbeiter:innen eine Dienstreise mit Urlaub verbinden möchten, sollte Ihre Reiserichtlinie auch darauf Antworten geben. Geschäftliche und private Reiserichtlinien unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Im Folgenden finden Sie jedoch einige grundlegende Informationen, die in einer Geschäfts- und Privatreiserichtlinie enthalten sein sollten.

Wie groß darf der private Anteil sein?

Wenn Sie in Ihrer Reiserichtlinie festlegen, dass die Reisekostenerstattung über die Steuer erfolgen soll, gibt es klare Vorgaben von Seiten des Finanzamts: Der private Anteil der Geschäftsreise darf fünf Tage nicht überschreiten, damit die Reise noch als solche gilt. Darüber hinaus muss sich die Dauer des Dienstgeschäftes auf sieben bis neun Stunden pro Tag erstrecken, damit Hotelkosten und Verpflegungskosten steuerlich geltend gemacht werden können. Fahrtkosten werden anteilig übernommen.

Nutzen Ihre Mitarbeiter:innen mehr als fünf Tage für private Zwecke, gilt die Reise als Urlaub. In dem Fall können Arbeitnehmer:innen keine vollständige Reisekostenvergütung erwarten. Nur einzelne Betriebsausgaben können als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Fahrtkosten zählen in diesem Fall nicht dazu.

Sie können in Ihrer Reiserichtlinie aber auch festlegen, dass die Reisekostenabrechnung direkt über das Unternehmen erfolgt. Wichtig: Wenn Sie als Arbeitgeber für die Reisekostenvergütung aufkommen, können Mitarbeiter:innen die Betriebsausgaben nicht mehr von der Steuer absetzen. In der Reiserichtlinie sollten Sie darüber hinaus festlegen, in welchem Umfang Sie zum Beispiel Fahrtkosten erstatten: entweder in vollem Umfang oder anteilig. Wenn Sie nur den dienstlichen Anteil der Fahrtkosten erstatten wollen, können Sie sich an der Dauer des Dienstgeschäftes orientieren. Beträgt dieser im Vergleich zum privaten Anteil der Reise 70 Prozent, so erstatten Sie 70 Prozent der Kosten. 

Das Wichtigste für Ihre Reiserichtlinie in Kürze:

• Der private Anteil einer Dienstreise darf nur 5 Tage ausmachen.
• 7 bis 9 Stunden müssen an einem Tag dienstlich verbracht werden.
• Bei einem Privataufenthalt von mehr als 5 Tagen werden nur einzelne Betriebsausgaben erstattet.
• Unternehmen können Fahrtkosten in vollem Umfang oder anteilig erstatten.
• Erfolgt die Reisekostenerstattung über das Unternehmen, können keine Kosten mehr von der Steuer abgesetzt werden.

Darf der/die Partner:in mitreisen?

Wenn Mitarbeiter:innen ihre Dienstreise mit Urlaub verbinden, ist es verlockend, gemeinsam mit dem/der Partner:in zu reisen. Aus diesem Grund sollten Sie in Ihrer Reiserichtlinie festlegen, ob Mitarbeiter:innen auf einer Dienstreise Partner:innen mitnehmen dürfen. Möchten Sie dies genehmigen, sollten Sie darauf hinweisen, dass Ihre Mitarbeiter:innen die eigenen Kosten strikt von denen ihrer Begleitperson trennen müssen. Auf diese Weise bleibt die Reisekostenabrechnung übersichtlich. 

Legen Sie fest, dass Sie Fahrtauslagen, Hotelkosten und Verpflegungskosten nur für Ihre/n Mitarbeiter:in übernehmen. Zusätzliche Kosten, zum Beispiel für ein Doppelzimmer, muss die Begleitperson selbst tragen. 

Buchungs- und Genehmigungsprozess von gemischten Reisen

Klären Sie in Ihrer Reiserichtlinie darüber auf, wie Mitarbeiter:innen ihre Reisen buchen sollen, wenn sie die Dienstreise mit Urlaub verbinden. Sollen sie für die Buchung Ihr Travel-Management-System verwenden? Dürfen sie trotz Privataufenthalt von Ihren Firmenreiserabatten profitieren? All diese Fragen gilt es schon im Voraus zu beantworten. Klären Sie außerdem, ob private Unterkünfte oder Hotels gebucht werden sollen. Dieser Abschnitt sollte darüber hinaus die Information beinhalten, wer die endgültige Genehmigung für die vorgeschlagene Reiseroute erteilt.  

Sofern gemischte Reisen nicht allen Mitarbeiter:innen gestattet, sondern an die Betriebszugehörigkeit oder andere Kriterien gekoppelt sind, sollten Sie auch die entsprechenden Beschränkungen in Ihrer Reiserichtlinie festhalten. Stellen Sie klar heraus, wer wann Arbeitstage und Urlaub miteinander verbinden darf. 

Wichtig: Sie haben gegenüber Ihren Mitarbeiter:innen eine Fürsorgepflicht, wenn diese geschäftlich reisen. Wenn Mitarbeiter:innen Dienstreisen mit Urlaub verbinden, müssen Sie deutlich machen, dass Sie nicht für den gesamten Reiseverlauf die Verantwortung tragen. An den Urlaubstagen sind Ihre Mitarbeiter:innen selbst für ihre Sicherheit verantwortlich.

Besonderheiten bei der Reisekostenabrechnung

Sobald Sie erstattungsfähige und nicht erstattungsfähige Ausgaben festgelegt haben, müssen Sie die Mitarbeiter:innen über den Prozess der Reisekostenabrechnung aufklären. Wird es zum Beispiel einen separaten Prozess für die Erstattung von Spesen geben, die mit Firmenkreditkarten bezahlt wurden? Und werden privat bezahlte Spesen, wie Fahrtauslagen, gesondert erfasst? Richten Sie klare Prozesse ein, um die geschäftlichen und persönlichen Ausgaben zu trennen, und stellen Sie sicher, dass alles in Ihren Spesenabrechnungen ordnungsgemäß dokumentiert ist.

FAQ – häufige Fragen rund um gemischte Reisen