Verpflegungspauschale für Dienstreisen

Auf einer Geschäftsreise fallen zahlreiche Kosten an. Fahrten und Flüge, Übernachtungen und Unternehmungen – all das will bezahlt werden. Einen kleineren, aber doch bedeutenden Anteil macht auch die Verpflegung der Mitarbeiter:innen vor Ort aus: Frühstück im Hotel, Mittag in der Kantine oder beim Bäcker nebenan und am Abend noch ein Restaurantbesuch mit den Kolleg:innen vor Ort. Diese Kosten können am Ende eines Aufenthalts ganz schöne Summen ergeben – und die wiederum wollen und sollen die Reisenden nicht allein tragen. Die deutsche Lösung: eine Verpflegungspauschale.  

Aber wie funktioniert das mit der Verpflegungspauschale überhaupt? Wofür greift sie und wie hoch fallen die Spesensätze aus? Anhand welcher Kriterien errechnet sich der konkrete Pauschbetrag, den die Reisenden für den Verpflegungsmehraufwand auf einer Dienstreise einfordern können, und was ist ein Verpflegungsmehraufwand überhaupt genau? Wo bekommen Reisende das Geld her und vor allem wann? Wir klären die wichtigsten Fragen rund um das Thema Verpflegungspauschale und zeigen Ihnen, wie Sie diesen Part am besten in Ihre Reiserichtlinie integrieren.

Definition: Was ist eine Verpflegungspauschale?

Die Verpflegungspauschale ist ein gesetzlich geregelter Pauschbetrag für Dienstreisende. Sie dient als Entschädigung für den Verpflegungsmehraufwand, sprich die zusätzlichen Kosten, die im Zuge einer beruflichen Auswärtstätigkeit für Mahlzeiten, Getränke und Lebensmittel – also für die leibliche Versorgung – anfallen. 

Im Falle einer Auswärtstätigkeit werden Reisekosten entweder direkt vom Arbeitgeber übernommen oder bei Vorlage der entsprechenden Rechnungen und Quittungen in ihrem tatsächlichen Umfang zurückerstattet. Unter diese Reisekosten fallen in der Regel Zugfahrten, Mietwagen und Übernachtungen im Hotel oder in einer Wohnung nahe der vorübergehenden Tätigkeitsstätte. Beim Verpflegungsmehraufwand kommt hingegen meist eine andere Art der Reisekostenerstattung zum Zug: Die Rückzahlung erfolgt über eine Pauschale. Das hat in erster Linie einen praktischen Hintergrund. 

Warum die Verpflegungspauschale sinnvoll ist

Auf einer Geschäftsreise fallen die Ausgaben für Speisen und Getränke in der Regel höher aus als zu Hause. Die Differenz, die dadurch entsteht, bezeichnet man als Verpflegungsmehraufwand. Dass es zu einem solchen Mehraufwand kommt, ist unumstritten – wie hoch er genau ausfällt, lässt sich allerdings kaum ermitteln. 

Zum einen müsste man dafür rekonstruieren können, wie hoch die regulären Verpflegungskosten im Alltag der Mitarbeiter:innen zu Hause sind. Zum anderen müssten alle Ausgaben, die im Rahmen einer Dienstreise für die leibliche Versorgung anfallen, genauestens dokumentiert und anschließend geprüft werden. Das ginge wiederum mit einem hohen bürokratischen Aufwand einher – sowohl für die Reisenden als auch für die Finanzabteilung. Um dies zu umgehen, erfolgt die Abwicklung der Verpflegungsmehraufwendungen nicht Cent für Cent individuell, sondern über festgeschriebene Spesensätze – und zwar mithilfe der Verpflegungspauschale. 

Übrigens: Auch Übernachtungen im Hotel oder in einer Wohnung können pauschal abgerechnet werden. Da die Übernachtungspauschale mit 20 € pro Übernachtung im Inland aber in der Regel weit unter den tatsächlich entstehenden Kosten liegt, übernimmt der Arbeitgeber die Übernachtungskosten oftmals in voller Höhe. 

Rechtliche Grundlage und Auszahlung der Verpflegungspauschale

Damit die Pauschale dem durchschnittlichen Verpflegungsmehraufwand möglichst nah kommt, werden die genauen Verpflegungspauschbeträge für Geschäftsreisen ins Inland wie auch ins Ausland Jahr für Jahr neu berechnet und vom Bundesfinanzministerium (BMF) entsprechend aktualisiert. Als rechtliche Grundlage dient das Einkommenssteuergesetz. Der § 9, Absatz 4a EStG regelt auch, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die Verpflegungspauschale greift:  

• Wer? Selbstständige und Angestellte 
• Wo? Außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte
• Warum? Zu dienstlichen Zwecken
• Wie lange? Mindestens 8 Stunden

Die Auszahlung der Verpflegungspauschale kann nach der Dienstreise auf zwei Wegen erfolgen: 

1. Durch den Arbeitgeber, der die Pauschale steuerlich absetzen kann
2. Als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung

Für das Finanzamt braucht es dabei keinen konkreten Nachweis des tatsächlichen Verpflegungsmehraufwands in Form von Quittungen und Co. Somit wird die Pauschale auch dann ausgezahlt, wenn der tatsächliche Betrag weitaus geringer ausfällt – gleichsam fällt die Rückerstattung aber auch dann nicht höher aus, wenn der Spesensatz unter den realen Verpflegungsmehraufwendungen liegt. 

Wie Sie als Unternehmen mit der Verpflegungspauschale umgehen, entscheiden Sie selbst. Wichtig ist nur, dass Ihre Mitarbeiter:innen die unternehmensspezifischen Regelungen kennen und jederzeit in der Reiserichtlinie nachschlagen können. Wie Sie bei der Erstellung Ihrer individuellen Reiserichtlinie vorgehen, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt in unserem Guide. 

Spesensätze: Wie errechnet sich die Verpflegungspauschale?

Wie hoch die Verpflegungspauschale ausfällt, hängt von zwei Faktoren ab: der Abwesenheitsdauer und dem Aufenthaltsort, sprich der vorübergehenden Arbeitsstätte. 

Je nach Länge des Aufenthalts greift entweder die kleine oder die große Spesenpauschale. Bei einer mehrtägigen Geschäftsreise fallen die Tage der An- und Abreise ebenfalls unter die kleine Spesenpauschale. Für das Jahr 2023 ergeben sich innerhalb Deutschlands folgende Spesensätze:

Spesensätze für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Während deutschlandweit dieselben Pauschbeträge ausgezahlt werden, entscheidet bei Arbeitsstätten im Ausland das konkrete Land über die Höhe des Spesensatzes. In einigen Ländern können die Beträge je nach Region voneinander abweichen. Grund dafür sind Schwankungen in den Lebenshaltungskosten vor Ort.

Ein paar Beispiele für Länder, die im Europäischen Wirtschaftsraum häufig zum Ziel deutscher Dienstreisen werden, sowie einige Beispiele aus dem nicht-europäischen Ausland haben wir unten für Sie zusammengetragen.

Verpflegungsmehraufwand 2023 im Europäischen Wirtschaftsraum

Verpflegungsmehraufwand 2023 außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Die vollständige Tabelle mit den gültigen Verpflegungspauschalen für alle Zielländer und -regionen gibt es beim BMF – die Spesensätze für den Verpflegungsmehraufwand 2023 finden Sie zum Beispiel in dieser Tabelle des BMF.

Wann die Pauschale gekürzt wird

Bei einer mehrtägigen Dienstreise – zum Beispiel von Montag bis Donnerstag –, bei der vor Ort vom Frühstück bis zum Abendessen alle Verpflegungskosten selbst getragen werden, lässt sich der Verpflegungspauschbetrag also sehr einfach errechnen: 

+ 1 x kleiner Spesensatz für die Anreise (Montag)

+ 2 x großer Spesensatz für die vollen Kalendertage vor Ort (Dienstag und Mittwoch)

+ 1 x kleiner Spesensatz für die Abreise (Donnerstag) 

Reist Ihre Mitarbeiterin Frau Schneider beispielsweise beruflich nach München, um dort einen Kunden zu besuchen, und kommt für alle Kosten zunächst selbst auf, erhält sie eine Mehraufwandsentschädigung in Höhe von 84 €: 2 x 14 € für den An- und Abreisetag + 2 x 28 € für die vollen Tage. 

Zu schön, um wahr zu sein? Vielleicht. Denn in der Praxis kommt es immer wieder zu Situationen, in denen nicht der volle Pauschbetrag ausgezahlt wird. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn das Frühstück bereits im Übernachtungspreis inbegriffen ist oder wenn der Arbeitgeber am Abend einlädt, sei es zu einem Geschäftsessen mit Kund:innen oder zu einem Arbeits- oder Belohnungsessen mit Kolleg:innen. In solchen Fällen kommt es zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale – glücklicherweise ist aber auch diese gesetzlich geregelt.

Kürzung der Spesensätze

Streng genommen spielt es dabei übrigens keine Rolle, ob die Mitarbeiter:innen die Mahlzeit auch wirklich einnehmen oder nicht – es geht allein um die Verfügbarkeit. Kleinere Snacks wie Müsliriegel, Nüsse oder Co. gelten dabei nicht als vollwertige Mahlzeiten – ein belegtes Brötchen vom Imbiss um die Ecke hingegen schon. 

Hilfestellung gefällig? Unsere Muster-Reiserichtlinie dient als Orientierung und zeigt, wie und wo Sie Infos rund um die Verpflegung auf einer Dienstreise in Ihre Reiserichtlinie einbauen können.

Wie gehe ich mit der Verpflegungspauschale um?

Als Arbeitgeber haben Sie im Umgang mit dem Verpflegungsmehraufwand drei Möglichkeiten: 

1. Sie zahlen Ihren Mitarbeiter:innen die Verpflegungspauschale im Rahmen der Reisekostenabrechnung. 
2. Sie verzichten auf die Auszahlung der Verpflegungspauschale und verweisen auf die Möglichkeit, den Verpflegungsmehraufwand im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. 
3. Sie erstatten Ihren Mitarbeiter:innen im Rahmen der Reisekostenabrechnung den tatsächlichen Betrag oder erhöhen die gesetzliche Pauschale im eigenen Ermessen.  

Die Auszahlung der Verpflegungspauschale für Dienstreisen ist für Sie somit nicht verpflichtend. Als Spesen können Sie diese Kosten aber steuerlich geltend machen und auch für die Arbeitnehmer:innen ist die Erstattung sozialversicherungs- und steuerfrei. Rückzahlungen, die den finanziellen Rahmen der Pauschale übersteigen, müssen hingegen versteuert werden. Hier gelten besondere Regeln: Zahlt der Arbeitgeber beispielsweise den doppelten Betrag, ist die Dopplung pauschal mit 25 % zu versteuern.  

Gegenüber der sogenannten belegscharfen Rückzahlung, also der Rückerstattung der tatsächlichen Verpflegungskosten, bietet die Spesenabwicklung über die Pauschale drei grundlegende Vorteile: 

• Es werden keine Nachweise über die tatsächlichen Ausgaben benötigt. 
• Die zu zahlenden Beträge sind 1) vorgegeben und 2) immer gleich. 
• Sie können die rückerstattete Pauschale vollumfänglich von der Steuer absetzen. 

Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden: Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen aktiv darüber in Kenntnis setzen. Integrieren Sie die geltenden Pauschbeträge sowie die Kontaktdaten der Ansprechperson(en) in der Buchhaltung fest, gut auffindbar und verständlich in Ihre Reiserichtlinie. Das macht die Dienstreise für alle Beteiligten entspannter: sowohl im Vor- als auch im Nachhinein. 

FAQ: häufige Fragen rund um die Verpflegungspauschale