Comment choisir son agence de voyages professionnels?

Que vous souhaitiez changer d’agence de voyage professionnels ou que vous en recherchiez une pour la première fois, vous devriez vous poser un certain nombre de questions :

• Ai-je vraiment besoin d’une agence de voyage d’affaires ?
• Comment puis-je trouver l’entreprise qui répondra à tous mes besoins tout en contrôlant les frais de déplacement ?
• Comment saurai-je que c’est l’agence qu’il me faut ?

Pour répondre à la première question... Oui, vous avez forcément besoin d’une agence de voyages d’entreprise ou d’une plateforme qui propose des fonctionnalités de gestion des voyages. Ce qu’il vous faut, c’est une solution de réservation qui associe les avantages de la technologie à un vrai contact et à une assistance humaine. Et en ce qui concerne les deux questions suivantes, nous allons y répondre dans cet article.

46 % des voyageurs d’affaires ont déjà effectué une réservation sans respecter la politique d’entreprise sur les réservations d’hôtel notamment. Il y a donc clairement un problème dans l’industrie du voyage d’affaires. Les réservations de voyages d’affaires « sauvages » représentent une problématique de taille. Et si l’on n’y fait pas attention, ces réservations en dehors de la politique d’entreprise se multiplient.

Continuez votre lecture pour comprendre comment un outil ou une agence de gestion des voyages peuvent vous aider à atteindre une plus grande conformité, tout en maintenant la satisfaction des voyageurs.

L’agence de voyage d'affaires partenaire

Une agence de voyages a pour mission de réserver et de gérer les voyages d’une entreprise. En règle générale, une entreprise aura une personne de contact principale à l’agence, ou tout du moins un nombre limité de points de contact. Le rôle de cette personne est d’assister à la réservation des voyages d’affaires en accord avec la politique de l’entreprise, et d’apporter une assistance aux voyageurs en cas de besoin.

De nombreuses agences de voyage d’affaires occupent le marché, et il n’est pas tâche facile de résumer les différents services qu’elles offrent. Les grandes agences peuvent proposer une assistance dans une multitude de langues, mais factureront chaque appel. Les petites agences peuvent être difficiles à joindre en dehors des heures de bureau et ne couvrent pas autant de langues. Cela dit, elles peuvent proposer des services premiums mensuels qui couvriront tous vos besoins.

Toutes les agences de voyage d’affaires présentent quand même quelques similitudes :

• Elles permettent de réserver des voyages pour vos salariés
• Elles offrent une assistance en cas d’annulations, de modifications de dates de voyage, etc.
• Elles proposent des tarifs préférentiels pour les groupes et les entreprises

Les avantages d’une agence de voyages d’entreprise

Faire appel à une agence de voyage d’affaires présente de nombreux avantages.  Aussi, nous avons établi pour vous cette petite liste des principaux bénéfices :

• Compléter le manque de ressources ou d’expertise en interne : vous n’avez peut-être pas besoin d’un responsable de voyage à temps plein, et votre équipe est probablement déjà submergée de travail. Une agence de voyage d’affaires peut subvenir à vos besoins, vous évitant ainsi d’embaucher du personnel supplémentaire.
• Négocier des tarifs pour les groupes et les entreprises : pour les voyages de groupe ou les déplacements longs et réguliers, les agences peuvent négocier de meilleurs tarifs pour leurs clients.
• Assistance voyage 24h/24-7j/7 : pour les managers, il peut être stressant de devoir assister des membres de l’équipe qui rencontrent des difficultés en voyage. Ils sont sous pression et font des heures supplémentaires pour se rendre disponibles. Les voyageurs peuvent aussi s’inquiéter de ne pas obtenir de l’aide à toute l’heure, de jour comme de nuit, en semaine comme en week-end. Une agence de voyages permet d’éviter ce problème.
• Suivre les dépenses de voyage : afin d’optimiser les budgets, les entreprises doivent savoir combien chaque service dépense en déplacements. Les agences peuvent détailler les dépenses par équipe, par service ou par projet.
• Maintenir la conformité : chaque entreprise dispose de règles qui composent la politique de voyage et qui sont appliquées par les agences lors de la réservation.

Ce qui manque aux agences de voyage professionnels

Passer par une agence de voyage d’affaires peut néanmoins causer quelques inconvénients.  

• Une technologie inadaptée aux besoins des voyageurs ou des managers : les agences de voyages interagissent avec leurs clients en échangeant de nombreux appels et courriers électroniques. Mais les voyageurs d’aujourd’hui préfèrent éviter les coups de fil. Ils veulent réserver par eux-mêmes facilement dans le cadre de la politique de l’entreprise. De même, de nombreux gestionnaires apprécient davantage d’utiliser une plateforme pour obtenir des réponses à leurs questions. Ils favorisent maintenant les e-mails pour demander des rapports.
• Tarifs et frais élevés : les agences de voyages peuvent négocier des tarifs préférentiels pour les clients particuliers, mais n’ont généralement pas les meilleurs tarifs pour les voyages d’affaires. De plus, elles facturent des frais et des majorations pour chaque service qu’elles proposent.
• Un inventaire de voyage pauvre : les agences de voyages peuvent uniquement s’associer à quelques fournisseurs de voyages. Elles n’offrent généralement pas de fournisseurs low cost comme Southwest Airlines ou EasyJet.

Heureusement, les agences de voyages d’affaires ne sont pas votre seule option.

Agences de voyage d’affaires traditionnelles VS plateformes de voyage d’affaires

Utilisez-vous une agence de voyages pour réserver vos vacances à Malte ? Probablement pas. Et pourquoi ça ? Parce qu’il existe des sites de réservation grand public comme Expedia ou Booking.com qui répondent à tous vos besoins pour voyager.

L’industrie du voyage d’affaires évolue de la même façon.

Différences de l’évolution des voyages d’affaires par rapport aux voyages de loisirs :

• Évolution de la politique de voyage vers un modèle plus fluide et plus simple
• Paiement par l’entreprise et non par le salarié
• Suivi des dépenses de voyage pour faciliter l’analyse budgétaire
• Déclaration automatisée des dépenses

Similitudes avec les voyageurs classiques :

• Besoin d’autonomie et d’auto-réservation
• Accès à toutes les options de vol et d’hôtel disponibles dans le monde entier
• Expérience utilisateur agréable et intuitive
• Usage mobile fluide
• Assistance voyage en temps réel (difficile à obtenir pour les particuliers, indispensable pour les voyageurs d’affaires)

On constate que malgré les disparités, en termes de politique d’entreprise et de suivi des dépenses, les voyages d’affaires et les voyages de loisirs présentent beaucoup de besoins similaires.

Tout comme les vacanciers, les voyageurs d’affaires veulent réserver par eux-mêmes, rechercher parmi toutes les options disponibles, et profiter d’une expérience plaisante, que ce soit au téléphone avec un conseiller de l’assistance voyage ou sur une tablette pour vérifier leur itinéraire.

Or, la grande majorité des agences de voyage d’affaires ne s’aligne pas encore sur ces nouveaux usages et besoins. Elles imposent toujours aux employés d’appeler la hotline pour réserver et facturent chacun de ces appels.

C’est pourquoi lorsque vous recherchez votre agence de voyage d’affaires, vous devez vous assurer qu’elle dispose aussi bien de la technologie et que des ressources humaines nécessaires. On trouve de plus en plus souvent des plateformes de gestion des voyages dont certaines sont renommées pour gérer les déplacements avec brio. Elles peuvent représenter une bonne option, selon la taille et les besoins de votre entreprise.

En 2021, il n’est plus suffisant de proposer uniquement une gestion humaine des voyages, ou, à l’inverse, de compter sur la technologie seule. Car même s’il est important qu’un conseiller soit disponible au cas où un de vos voyageurs se retrouve dans une impasse, l’automatisation des démarches est, elle aussi, essentielle. La solution réside dans l’équilibre entre les deux.

C’est pourquoi vous avez besoin, à la fois, d’une bonne solution technique et d’un bon support humain.

Que doit proposer une bonne agence de voyage professionnels?

L’équilibre humain-technologie, c’est primordial. Mais pour offrir à vos voyageurs une assistance voyage solide et satisfaire votre directeur financier avec un bon suivi des dépenses, il vous faudra aussi prendre en compte d’autres points importants.

Une réservation simple

S’ils le souhaitent, les voyageurs devraient être en mesure de réserver par eux-mêmes. De même, les responsables doivent pouvoir réserver de façon simple et agréable pour les employés.

Un inventaire de voyages riche

Les voyageurs doivent pouvoir accéder à toutes les compagnies aériennes, ainsi qu’à tous les hôtels disponibles sur le marché. Réduisez vos dépenses de voyage en utilisant des transporteurs low cost comme Norwegian et EasyJet. Tout l’inventaire mondial devrait être à votre disposition en qualité d'entreprise sans avoir à utiliser un outil grand public.

Pas de coûts cachés

Prenez le temps d’analyser et de comprendre la structure des frais avant de signer avec une agence de voyages. Prêtez attention aux signaux indiquant des coûts supplémentaires, comme des appels d’assistance surtaxés ou des réservations simples et routinières soumises à commissions.

Une excellente assistance voyage

C’est là que l’élément humain entre vraiment en jeu. Aucune technologie ne peut vous sauver lorsque votre vol a été annulé et que vous avez vraiment besoin d’assister à un événement. Seul un ou une conseiller(ère) humain(e) pourra rapidement vous trouver un autre itinéraire. Vérifiez bien que l’assistance voyage proposée fonctionne 24h/24-7j/7, dans plusieurs langues, et que les voyageurs précédents en sont satisfaits.

Une politique de voyage et des processus de validation intégrés

Comment s’assurer que tous les voyages de votre entreprise sont conformes à la politique établie ? Premièrement, vous devrez intégrer votre politique de voyage à votre plateforme de réservation. Deuxièmement, faire en sorte que tous vos voyageurs et gestionnaires utilisent cet outil. Vous devez non seulement trouver un outil qui propose ces fonctionnalités, mais également vous assurer qu’il offre une expérience utilisateur agréable afin de convaincre vos équipes de l’adopter.

Suivi des dépenses de voyage

Avoir une bonne visibilité des dépenses de voyage est un avantage indéniable. En réservant un voyage sur plusieurs plateformes différentes, il est très difficile de rassembler toutes les données nécessaires. Rappelez-vous, 46 % des voyageurs d’affaires ont déjà réservé leur déplacement sur des sites grand public. Les données numériques (prix, unités) se retrouvent ainsi dispersées et ne peuvent pas être consultées tant qu’un achat n’est pas effectué. Recherchez une agence (ou une plateforme) qui offre des rapports en temps réel. Votre service de comptabilité vous en remerciera.

Une plateforme innovante et évolutive

Les voyages d’affaires sont en constante évolution. Et ce n'est que le début. En sélectionnant une agence ou une plateforme de voyages, pensez à vérifier que l’entreprise est innovante et que la solution peut s'adapter à la croissance de votre entreprise.

Nous avons dressé une liste complète de critères à examiner pour choisir la solution adaptée à la gestion de vos voyages d'affaires :

• Un guide d’identification et résolution des problèmes de gestion des voyages dans votre entreprise
• Une checklist à télécharger au format PDF ou Excel
• Un récapitulatif de tous les critères importants